Neomind

Autor: Farley Niehues

  • Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos nos pequenos negócios

    A automatização de processos nos pequenos negócios é capaz de otimizar o fluxo de atividades, proporcionando maior produtividade e eficiência.

    Pequenos negócios, geralmente, tendem a ter a gestão e controle centralizada. Da mesma forma, é comum que todas as atividades sejam executadas por pessoas.

    Mas, será que isso é necessário? Mesmo em pequenos negócios, existem uma série de tarefas que poderiam ser executadas de maneira automatizada.

    Investir em tecnologia para melhorar os processos é uma maneira real para executar o fluxo de atividade com qualidade e produtividade.

    Muitas vezes, quando um ser humano executa tarefas de forma repetitiva é comum que haja um aumento no índice de erros e retrabalhos.

    Da mesma forma, não é raro encontrar gestores de pequenas empresas que não sabem como implementar ou porque deveriam investir na automatização de processos.

    Por que meu negócio deveria considerar a automatização de processos?

    Embora haja certa resistência de pequenos negócios em investir em automatização de processos, a tecnologia é uma grande parceria, principalmente para a competitividade.

    Se engana quem pensa que pensar em melhorar os processos é algo que só cabe aos grandes negócios.

    Quando uma pequena empresa resolve aplicar a automatização de processos, os índices de sucesso são ainda maiores.

    Acontece que pelo tamanho reduzido, é mais fácil acompanhar e controlar as melhorias. Bem como, encontrar novas oportunidades para aplicar a automatização.

    Além disso, proporcionar mais tempo para que os profissionais possam se dedicar às questões estratégicas, é um passo rumo à maior competitividade.

    Outra questão corriqueira é que o gestor de uma pequena empresa tem receio em realizar investimentos. Afinal, o orçamento é bastante apertado.

    Porém, uma ferramenta de automatização de processos proporciona a gestão ser orientada por dados e rastrear com eficiência o ROI, fator fundamental para quem tem orçamento restrito

    Ademais, o preço do erro humano é muito alto para ser pago. Quanto do seu processo não é prejudicado, e quanto se perde quando ocorre um erro ou uma falha?

    Com a automatização de processos as atividades sempre são executadas da mesma maneira, eliminando erros e retrabalhos. Ou seja, também contribui para o aumento da produtividade.

    Indiscutivelmente, a automatização de processos faz com que todas as decisões sejam baseadas em dados reais.

    Principalmente quando falamos sobre BPM pequenos negócios, onde o uso de uma aplicação eficiente gera relatórios que sintetizam uma série de dados e os transformam em informação útil.

    Processos que podem ser automatizados nos pequenos negócios

    São diversos os ambientes, departamentos e atividades que automatização de processos pode atuar. Internamente, os pequenos negócios podem se beneficiar da automatização de processos usando, por exemplo, para:

    • Gerenciamento de estoque;
    • Relacionamento e satisfação do cliente;
    • Controle de notas e outras obrigações fiscais;
    • Disparo de e-mails;
    • Busca por informações no banco de dados;
    • Obter relatórios sobre os processos e operações.

    Como implementar a automatização de processos nos pequenos negócios?

    A sequência para implementar a automatização de processos não varia por uma empresa ser grande ou pequena. Na realidade, independentemente do tamanho ou complexidade, as etapas seguem com;

    1.      Identificar a oportunidade de automatização de processos

    Implementar a automatização de processos inicia com a verificação de todos os processos existentes. Para isso, será necessário observar e questionar as pessoas envolvidas sobre as dificuldades e gargalos existentes.

    Ao levantar os dados sobre os processos será mais fácil escolher quais tarefas deseja automatizar. Ao primeiro momento, considere aquele fluxo de atividade mais simples, principalmente as tarefas repetitivas e demoradas.

    À medida que o negócio obtiver os benefícios da automatização de processos, será possível entender melhor como essa ferramenta funciona. Por consequência, se evolui para abranger processos mais complexos.

    Tenha atenção apenas em não tentar automatizar as atividades que exigem pensamento criativo ou estratégico.

    2.      Escolher a ferramenta de automatização

    Ao identificar e elencar os processos que serão automatizados, é hora de buscar a ferramenta ideal para suprir suas necessidades. Neste sentido, essa ferramenta, de maneira geral, tem a missão de simplificar os processos críticos.

    Uma boa prática nesse caso é investir em bpm pequenos negócios, realizando uma busca por possíveis fornecedores. Dessa forma, aproveite o momento para agendar apresentações ou realizar testes, quando possível.

    Também faça uma lista de tudo que o pequeno negócio demanda e compare as plataformas utilizando um checklist.

    Com a ferramenta de automatização de processos adequada, será possível remodelar as atividades para que sejam executadas com maior eficiência operacional e produtividade.

    3.      Definir as metas para atingir com a automação

    Sempre que um negócio investe em uma nova ferramenta, busca obter vantagens. Por isso, defina quais são as metas e objetivos que devem ser alcançados. 

    Com essas delimitações, posteriormente, será possível avaliar o sucesso das aplicações. Da mesma forma que contribui para que cada vez mais os processos sejam melhorados.

    Assim, as metas devem ser mensuráveis para validar o impacto positivo do bpm pequenas empresas.

    A automatização de processos proporciona que as atividades sejam feitas mais rapidamente. Ou seja, redirecione os colaboradores para áreas mais estratégicas, de inovação e com foco no core business.

    4.      Analisar e acompanhar os resultados

    A automatização de processos é uma aplicação que não termina nunca. Por isso, é necessário que o software de automação forneça relatórios para análise úteis e aprofundadas.

    Os processos internos são mutáveis de acordo com as políticas internas, inovação, novos produtos, mudanças nas leis governamentais, e vários outros fatores.

    Neste sentido, a revisão é sempre importante para que os processos sejam refinados e melhorados. Proporcionando multiplicar a execução das tarefas, o que reduz os custos e contribuem com a lucratividade. 

    Dessa forma, implemente a melhoria contínua. Quanto mais oportunidades de melhorias são encontradas, maiores serão os resultados possíveis. E, maior será o retorno sobre o investimento.

    Escolhendo a plataforma de automatização de processos para o pequeno negócio

    A ferramenta ideal de automatização de processos é aquela que faz ou realiza tudo aquilo que o pequeno negócio exige. Por isso, elenque todas as necessidades e demandas, ou, tudo que gostaria que o software fizesse.

    Considerando as pequenas empresas, é normal que o orçamento seja apertado. Assim, fazer um cálculo do ROI é a maneira mais eficaz para adquirir a melhor ferramenta dentro do seu orçamento.

    A escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração. Dessa forma, o software estará constantemente atualizado e desenvolvido para atender às futuras demandas do pequeno negócio.

    Uma boa plataforma de automatização deve possuir integração com outras tecnologias que o negócio já utiliza.

    E, por se tratar de pequeno negócio, plataformas low code são mais simples de serem manuseadas. Principalmente considerando que o departamento de tecnologia em uma pequena empresa, é reduzido.

    O Fusion Platform é uma ferramenta que pode ser aplicada em empresas de diferentes portes, independentemente de seu ramo de atuação, ou complexidade dos processos.

    Tendo como objetivo criar fluxos de trabalho mais concisos e com maiores benefícios, o Fusion é a ferramenta ideal para a transformação digital do pequeno negócio.

    Aproveite para experimentar o Fusion gratuitamente por 15 dias diretamente no seu negócio. 

    Ou, em caso de dúvida, escreva para nós aqui nos comentários.

  • Saiba tudo sobre os impactos da LGPD no RH

    Saiba tudo sobre os impactos da LGPD no RH

    A LGPD no RH deve seguir todas as premissas cabíveis a lei. Ou seja, garantir que os dados pessoais estejam seguros a partir de um conjunto de princípios.

    Neste sentido, você já pensou na quantidade de dados pessoais que a área de Recursos Humanos possui?

    Estes dados vão desde o mais simples – como o nome, passando para aqueles mais complexos como de imagem e até biometria. Indiscutivelmente, os impactos da LGPD no RH são inúmeros. Afinal, este é o departamento que mais possui dados de terceiros.

    Mas, como se aplica a LGPD no RH e como garantir que todos os dados utilizados tenham consentimento de seus titulares?

    O que é LGPD no RH?

    É um fato que dados e informações são a base para que as atividades da área de Recursos Humanos possam ser executadas. Neste sentido, o setor coleta e armazena dados desde o processo de admissão até o desligamento.

    Por isso, saber como adequar a LGPD ao RH é tão importante, principalmente para não haver punições ou multas.

    E, a aplicação da LGPD é ampla. Inclusive, envolve atividades digitais, como no cadastro para vagas em aberto realizadas através do site.

    Desta forma, o RH trabalha tanto com dados pessoais,  como com dados sensíveis, como religião, filiação a sindicatos, cor da pele, entre outros. Ademais, o RH muitas vezes trata dados de terceiros, como os dependentes.

    Neste sentido, até as imagens que as câmeras internas captam dos funcionários devem estar adequadas a LGPD.

    Como os processos internos da área exigem a captação de diversos tipos de dados, a adaptação da LGPD no RH é uma exigência. Afinal, estamos falando da área que mais capta, armazena e possui acesso a dados sensíveis.

    A lei busca assegurar o sigilo e a segurança das informações, para adequar a LGPD no RH é necessário analisar os processos. Incluindo como, e se é necessário captar determinados dados.

    Neste sentido,  os impactos da LGPD no RH não impossibilitam a execução dos processos, mas os aperfeiçoam.

    Quais são os impactos da LGPD no RH?

    Os impactos da LGPD no RH advêm principalmente da coleta e armazenamento correto das informações.

    Assim, a maior preocupação é o uso correto, o consentimento dos titulares e a segurança que evita vazamentos.

    O que muda no RH em relação à recrutamento e seleção?

    Indiscutivelmente a maioria dos processos seletivos inicia com o cadastro online dos profissionais. Assim, caso seu site possua uma área como “trabalhe conosco”  para o profissional inserir seus dados, será necessário se adequar a LGPD. E se recebe currículo por e-mail, também.

    Por isso, muitas empresas estão deixando de lado campos muito detalhistas, mesmo que isto possa tornar a seleção mais lenta.

    Assim, a LGPD no RH proporciona uma análise crítica sobre quais informações são imprescindíveis ao processo de recrutamento e seleção.

    Afinal, os dados coletados serão de responsabilidade da empresa. Por isso, dados sensíveis como raça e religião devem ser evitados.

    No entanto, mesmo que se colete apenas informações pessoais, é essencial informar quais são as políticas de privacidade adotadas.

    Além disso, ao final do processo de seleção é necessário eliminar os dados e informações excedentes.

    Processos e Registros internos

    A captação de informações dos colaboradores também ocorre durante a execução de suas atividades. Nesta lógica, ao adotar registro de atividade com a biometria, está se armazenando um dado pessoal.

    Indiscutivelmente, a prática de registrar entradas e saídas, o famoso “bater o ponto”, é fundamental para controle interno. Por isso, é preciso adequar a LGPD, buscando autorização de uso do titular.

    Nesta perspectiva, toda imagem do profissional, como foto de crachá ou vídeos promocionais precisam ter seu uso permitido.

    Além disso, dados referente a salários, bônus, produtividades, avaliações, banco de horas, entre outros, são registros que precisam ser tratados com segurança.

    Neste sentido, defina quais profissionais poderão ter acesso a estas informações. Afinal, uma pessoa pode se sentir discriminada caso suas informações sejam usadas indevidamente.

    Quando existe desligamento da companhia

    O processo de desligamento também sofre os impactos da LGPD no RH. Quando um desligamento é finalizado, a companhia deve eliminar os dados que são desnecessários.

    Ademais, se for indispensável preservar algum dado, a pessoa precisa estar ciente da finalidade e se haverá compartilhamento.

    Obviamente que adotar um procedimento total de exclusão evita danos à empresa, como vazamentos ou uso indevido.

    A importância dos termos de autorização

    Uma das melhores maneiras de como adequar o RH a LGPD é conseguindo o consentimento de uso dos dados dos titulares.

    Este tipo de concessão permite que a empresa capte, use e armazene os dados evitando problemas legais com a LGPD no RH.

    No entanto, é imprescindível explicar a cada colaborador como o processo de captação, uso e armazenamento acontecem. E, expressar para quais fins os dados são utilizados, garantindo que tudo ocorre em segurança.

    Proteção dos dados captados

    Possivelmente, dentre tudo o que muda no RH, a proteção das informações é a mais importante.

    A LGPD no RH visa a proteção dos dados. Nesse sentido, o armazenamento deve ser realizado com um software seguro. Além disso, o acesso deve ser apenas de pessoas autorizadas e que realmente farão uso pertinente das informações.

    Assim, a responsabilidade de proteger os dados é da companhia que os obteve. Saiba que, se uma terceirizada (bancos ou planos de saúde) usar indevidamente as informações, a empresa do colaborador é corresponsável pela má conduta.

    Por isso, as companhias devem firmar parcerias com fornecedores éticos e transparentes. Ademais, informe aos colaboradores com quais empresas os dados podem ser compartilhados.

    Quer saber como o BPM pode ser o diferencial dentro da Gestão de Pessoas da sua empresa? Então baixe nosso ebook!

    Como adequar o RH a LGPD com o auxílio da tecnologia?

    No primeiro momento pode parecer que LGPD no RH só traz complicações, mas não é realidade. Além da segurança para o armazenamento dos dados, esta é uma ótima oportunidade para usar a tecnologia a seu favor. 

    Neste sentido, ao adotar um sistema de gestão documental, como o Fusion Platform, você dá um passo à frente na adequação.

    Primeiramente, será preciso padronizar os processos. Essa ação é muito vantajosa. Afinal, proporciona analisar as atividades e a necessidade de coletar determinadas informações. Assim, evita-se a coleta de dados desnecessários.

    Ademais, o Fusion é capaz de proporcionar rastreio de informações e permite delimitar permissões de acesso. Além disso, há registro de todas as atividades, proporcionando maior controle.

    Assim, o processamento e uso dos dados é confiável e em conformidade com as leis pertinentes a LGPD no RH.

    Além de garantir a integridade das informações, o Fusion possui backups de segurança, armazenamento em nuvem e registro total do documento.

    Então, cria-se processos para autorizar o uso dos dados, adicionando as finalidades de uso. Outra questão que engloba a conformidade é que a ferramenta permite que as autorizações sejam assinadas com assinatura digital.

    Neste sentido, auxilia a aplicar a LGPD no RH de maneira prática e objetiva, principalmente considerando o aumento do trabalho híbrido.

    Sabemos que se adequar a novas leis é um processo trabalhoso. Por isso, o Fusion conta com templates exclusivos que auxiliam a aplicar LGPD no RH.

    A Neomind te auxilia a manter o RH adequado a LGPD. Teste o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e confira na prática todas estas vantagens.

    Como está a LGDP no RH da sua empresa? Conte a sua experiência aqui nos comentários. E também, se ficou com alguma dúvida, escreva nos comentários, iremos te responder prontamente.

  • Como o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional?

    Como o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional?

    Ninguém conhece melhor a sua empresa e os departamentos do que as pessoas que estão inseridas neste ambiente diariamente. Utilizar esse recurso é fundamental, por isso, o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional.

    As companhias contam com uma fonte interna e inesgotável de conhecimento: seus colaboradores. Muitas vezes, toda esta sabedoria não é explorada, ou se limita a uma pequena parcela de pessoas ou departamentos.

    Porém, estruturado de maneira adequada, com as ferramentas corretas, este conhecimento pode ser encontrado, armazenado e disponibilizado amplamente na empresa.

    Não é de hoje que o capital intelectual é o bem intangível mais valorizado. A força de trabalho promove diferencial competitivo.

    No entanto, para que isso aconteça é preciso de estímulo e ferramenta: o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional.

    O que é Gestão do Conhecimento Organizacional?

    A Gestão do Conhecimento Organizacional é o processo de definir, estruturar, manter e compartilhar conhecimento e experiências dos colaboradores internamente.

    O conhecimento institucional aumenta à medida que a história da empresa acontece, principalmente considerando suas características e expansão.

    Assim, a sabedoria é muito valiosa para os empreendimentos. Distribui-los para os colaboradores, especialmente os novos, mantém a equipe no mesmo caminho, impulsionando uma execução bem-sucedida.

    Neste sentido, a Gestão do Conhecimento Organizacional facilita a troca interna, proporcionando conexão entre quem busca e quem possui sabedoria.

    Além disso, a divulgação das informações aumenta a especialização tanto individual, como das equipes.

    A Gestão do Conhecimento Organizacional é um ciclo que cria, estrutura, compartilha e mede o conhecimento. Isso aumenta a eficiência e maximiza a coletividade dentro das organizações.

    Como a Gestão do Conhecimento Organizacional acontece na prática?

    Dentro das empresas, a Gestão do Conhecimento Organizacional possui três áreas principais de conhecimento: acumulado, armazenado e compartilhado.

    Acumular e armazenar significa organizar toda a história da companhia, quais foram suas experiências, o que a fez ter sucesso. É uma análise que reflete o passado.

    Já o compartilhar se reflete em utilizar os conhecimentos obtidos anteriormente e expandir para todas as equipes. Assim, proporciona melhoria no desempenho e provoca novas visões que contribuem para obter novas estratégias.

    Obviamente, a Gestão do Conhecimento só funciona quando a empresa prioriza uma cultura de aprendizado e desenvolvimento. Desta forma, estimula o compartilhar de informações e colaboração mútua.

    A Gestão do Conhecimento Organizacional acontece quando se identifica, captura e retém informações significativas, determinando como armazenar e distribuir. Acompanhe esses dois exemplos:

    • Colaborar aposentando: quanto mais uma pessoa permanece em uma empresa, mais acumula conhecimento. Então, quando se aposenta, é preciso explorar e gerenciar o conhecimento que possui para que os processos continuem ocorrendo sem lacunas ou interrupções.
    • Transferência ou promoção: quando um colaborador irá mudar de cargo ou departamento, precisa desenvolver novas habilidades e absorver informações correspondentes à nova função. Com a Gestão de Conhecimento este processo é simplificado e a transição ocorre com ganhos de performance.

    Os tipos de conhecimento

    Dentro da Gestão do Conhecimento Organizacional, estruturar é primordial. Por isso, classifique em três tipos:

    • Conhecimento Explícito: são aqueles facilmente codificados e ensinados, como fazer login e acessar o software de gestão.
    • Conhecimento Implícito: aqui se explica a melhor maneira de implementar o conhecimento explícito. Acontece quando um colaborador experiente utiliza sua própria compreensão para explicar detalhes explícitos, repassando a abordagem mais eficiente para a execução.
    • Conhecimento Tácito: este é adquirido com a experiência, é mais intuitivo e desafiante de compartilhar com outras pessoas. Envolve conhecimentos práticos (know-how) e pensamento inovador.

    Apesar dos dois últimos conhecimentos serem mais difíceis de implementar, com procedimentos e ferramentas corretas é possível. Isso garante que as informações importantes sejam compartilhadas e armazenadas dentro da empresa.

    Na prática o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional

    E o BPM? Bom, o gerenciamento de processos é uma imagem de como as atividades são executadas atualmente dentro da empresa.

    Para atingir este tipo de gestão, é necessário mapear como os processos estão sendo executados. Esta análise proporciona automatizar atividades para ganhos de performance.

    Ou seja, na prática, automatizar um processo com o BPM está diretamente relacionado ao conhecimento.

    A ferramenta torna os processos padronizados, ou seja, as atividades são executadas sempre da mesma maneira. Isso beneficia o entendimento das ações, os responsáveis, as inter-relações, as permissões para criar ou modificar, prazos e todas informações pertinentes.

    Além do rápido aprendizado, o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional utilizando os dados para que a tomada de decisão seja mais assertiva. Assim como, proporciona análise e melhoria contínua dos processos.

    Com uma ferramenta BPMS baseada em BPM todo o conhecimento capturado é armazenado com segurança e disponibilizado com acessibilidade: de qualquer local e a qualquer hora.

    Utilizando as estratégias e ferramentas adequadas, o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional porque oportuniza sucesso em aplicações:

    • Integração de funcionários: sistemas de gerenciamento ajudam na curva de aprendizado de novos colaboradores. O conhecimento está disponível para o acesso a qualquer momento, evitando inundar o novo contratado com uma enxurrada de informações. Proporciona maior rapidez e segurança na hora de realizar as atividades.
    • Tarefas diárias dos funcionários: possibilidade de acessar respostas relevantes e informações sobre critérios críticos das atividades de forma rápida. A execução ocorre sem perder tempo na busca por conhecimento.
    • Autoatendimento: a gestão de conhecimento também facilita a vida do cliente. Ao encontrar rapidamente a solução para determinada situação, não há necessidade de contatar a empresa ou acionar suporte.

    A Gestão do Conhecimento melhora a situação interna da organização e também aumenta os indicadores de satisfação dos clientes.

    Conclusão

    Utilizar a expertise que existe internamente melhora a execução dos processos e atividades, ou seja, se entende a situação atual da empresa. Além disso, aumenta a eficiência, melhora a tomada de decisão e cria uma força de trabalho mais sábia e colaborativa.

    Ademais, a Gestão do Conhecimento Organizacional favorece a inovação, melhora o clima organizacional, a satisfação de clientes e colaboradores, reduzindo a rotatividade.

    As pessoas são a força motriz das empresas, quando seu conhecimento é gerenciado e disponível, aumenta-se os ganhos, reduz custos e há desenvolvimento proativo e em conjunto. Uma visão de que todos juntos são uma grande equipe.

    O BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional porque organiza e disponibiliza as informações de maneira coerente, fácil e acessível. Sem perda de tempo.

    Quer implementar a Gestão de Conhecimento Organizacional dentro da sua empresa? Converse com um dos nossos consultores e esclareça todas as suas dúvidas.

    Sua empresa já está na frente e realiza a Gestão do Conhecimento com o auxílio do BPM? Conta para nós aqui nos comentários: como está sendo a sua experiência?

  • 5G: Como a tecnologia irá impactar os setores

    5G: Como a tecnologia irá impactar os setores

    A espera pela nova geração de tecnologia 5G está grande, e com a aproximação da sua disponibilidade é normal que haja dúvidas sobre o tema. Já é de conhecimento que a tecnologia 5G promete maior conectividade e velocidade.

    Porém, não será apenas o consumidor e seus smartphones que serão impactados de forma positiva. Todos os setores, desde indústrias até a área da saúde, poderão usufruir das muitas vantagens trazidas pela nova tecnologia.

    Mas afinal, do que se trata a tecnologia 5G? Como ela irá impactar os mais diversos setores? Se você também tem dúvidas, continue com a leitura e saiba tudo sobre a quinta geração de tecnologia.

    O que é a tecnologia 5G?

    É a quinta geração de rede móvel, permitindo alta velocidade na transmissão de dados, além de maior conectividade, ou seja, terá suporte para que mais dispositivos acessem ao mesmo tempo a internet móvel.

    Devido a sua alta conectividade, há rápida comunicação entre máquinas, dispositivos e objetos. Utilizando maior número de antenas, haverá maior número de transmissores, gerando densidade de uso.

    Basicamente, o 5G permitirá fazer tudo o que já fazemos, mas, com uma velocidade  e alcance incrivelmente maior. Obviamente também será fundamental para criar novas formas de vida inteligente, além de possibilitar o uso em massa de carros autônomos, vídeos e ligações com maior qualidade, utilização de realidade aumentada e virtual, drones para entregas, monitoramento de tráfego e muitos outros.

    Sabe quando você vai para a praia no fim do ano e a internet fica lenta e com falhas? É devido ao congestionamento das bandas existentes. Esse tipo de problema será solucionado com a tecnologia 5G, que possui maior suporte para acesso e consumo de dados simultâneos.

    Isso tudo sem falar na latência, que será reduzida ao máximo. O 5G também torna a conexão mais segura, já que conta com protocolos que dificultam o acesso por pessoas ou softwares mal intencionados.

    Mobilidade

    Como haverá aumento na capacidade de transferências de dados, a nova geração permite transformar toda a mobilidade. Haverá facilidade de acesso, carros autônomos e elétricos mais conectados, trânsito mais seguro, diminuição do congestionamento, inclusão de semáforos inteligentes, entregas muito mais rápidas e com novos meios de locomoção.

    Com a latência baixa, a comunicação é praticamente instantânea, gerando maior segurança na condução, já que os softwares são capazes de tomar decisões mais rápidas e assertivas, principalmente ao que tange pedestres, pistas, ciclistas, e as demais variáveis pertencentes.

    Também contribui para a mobilidade corporativa, aliando tecnologia e benefícios dos aparelhos móveis e a computação em nuvem. Permitindo rápido acesso às informações, gerando flexibilidade, otimização do tempo e economia para as empresas. Obviamente que para que haja esta liberdade, a empresa precisa ser transformada digitalmente.

    Indústria 4.0

    A tecnologia 5G permitirá um futuro ainda mais inovador e conectado, transformando o cotidiano e otimizando os processos, tornando-os mais ágeis, facilitando as atividades dos colaboradores, principalmente quando utilizada de forma estratégica.

    Como a transmissão de dados é maior, as indústrias tendem a utilizar e executar seus sistemas de gestão em nuvem, tornando possível a tomada de decisão em tempo real, já que há flexibilidade de acesso.

    A qualidade da produção também será beneficiada, com instantâneo acesso aos dados há agilidade na correção de erros, facilita a manutenção preventiva, proporcionando reconhecer rapidamente o foco de um problema, e a criação de máquinas que potencializam a utilização dos recursos.

    Inteligência Artificial (IA)

    A inteligência artificial já é uma realidade presente em muitas máquinas e aparelhos capazes de reproduzir e aprender com a interação humana, se adaptando a novos dados para a realização de tarefas.

    O 5G expandirá o uso da IA transformando rapidamente o nosso cotidiano, principalmente quanto à interação para o uso de recursos que visam um desenvolvimento econômico e melhora na qualidade de vida, promovendo mudanças que conduzam a prosperidade.

    Assim, a inteligência artificial será cada vez mais utilizada na área da saúde, turismo, indústrias, logística, comércio eletrônico, ou seja, onde houver a possibilidade de que uma decisão possa ser tomada de forma autônoma, terá uma IA.

    Internet das Coisas (IoT)

    A internet das coisas se refere à interconexão digital entre objetos e a internet. Apesar de frequentemente ser vista mais em nosso cotidiano, como a programação para ligar o ar condicionado, ou o acender de luzes com palmas, a IoT tem uso tanto doméstico como no ambiente empresarial.

    Cada vez mais presente nas corporações, tendo poder de integrar e compartilhar informações em tempo real, a IoT terá sua usabilidade potencializada com a tecnologia 5G, já que possibilita o compartilhamento e acesso à informações em tempo real permitindo aperfeiçoar ainda mais as atividades cotidianas.

    Um dos maiores diferenciais está em aliar a IoT ao BPM, para transformar processos visando aumento da produtividade e rentabilidade, redução de custos e burocracia, evitando falhas e desperdícios, gerando satisfação e fidelização de clientes.

    O BPMS gerencia objetos e aplicativos inteligentes para a correta sequência e execução. Além do mais, gerencia alto volume de dados comuns ao cotidiano de qualquer companhia. Por isso, é preciso utilizar uma ferramenta capaz de proporcionar relatórios para análises que possua mobilidade para utilizar a velocidade do 5G para acessar estas informações independente do ambiente em que se esteja.

    Tecnologia 5G e os setores

    A nova tecnologia potencializará o uso do big data e automação dentro da indústria, proporcionando melhora na produção, cooperação e aumento da inovação. Além do uso do armazenamento em nuvem, a utilização do 5G poderá tornar as indústrias muito mais tecnológicas, sendo evidente na execução dos processos, aumentando a eficiência e melhor utilização dos recursos.

    Dentro da indústria, o 5G  facilita a implementação da IA, IoT e automação de processos, gerando tanto velocidade na produção como no atendimento ao cliente e suas demandas.

    Já no ramo da saúde, a rápida conexão permite melhor acompanhamento dos pacientes, avanços na telemedicina, inclusive utilizando IA e a realidade aumentada na execução de cirurgias e demais procedimentos a distância. Isso sem contar na utilização de ferramentas que proporcionam melhorar os processos, aperfeiçoando a gestão e contribuindo para que os profissionais estejam focados no que mais importa, salvar vidas.

    Com alta velocidade, as informações, que são preciosas dentro deste ramo, por serem confidenciais, poderão ser armazenadas em nuvens, contando com criptografia e fácil acessibilidade.

    No agronegócio, o 5G permite utilizar aplicativos com maior eficiência com rápida troca de informações, o que gera a agricultura de precisão. Além disso, poderá contar com robôs autônomos para execução de tarefas repetitivas.

    Será comum o uso de ferramentas que “conversam” com outros dispositivos, como coleiras eletrônicas, permitindo a captação e análise de dados referente a alimentação, tratamento e a saúde em geral dos animais. Também será possível utilizar drones para verificar plantações, realizar estimativa de safra,  automatização e pulverização das colheitas.

    5G e o futuro

    Independente do setor, a gestão terá grandes benefícios com a tecnologia 5G, principalmente quanto ao baixo custo e a flexibilidade em relação à infraestrutura tradicional. A possibilidade de armazenamento em nuvem proporciona utilizar menos os espaços físicos para armazenamento, gerando maior segurança e evitando extravios.

    Dentre outras, quanto se fala sobre dados e informações, a quinta geração permite maior disponibilidade, escalabilidade, segurança, e acesso rápido. Tudo isso também impactará o cliente final, que terá um atendimento muito mais rápido, aumentando a quantidade de dispositivos conectados, consequentemente aumentando os canais de contato com o consumidor.

    Um fato é que o 5G proporcionará uma revolução no nosso cotidiano e permitirá o surgimento de novas maneiras de vermos o mundo. Mas, é claro que sua empresa não precisa esperar até a expansão do 5G. A transformação digital está ao alcance das suas mãos, e nós gostaríamos muito de te auxiliar neste processo.

    Converse com nossos consultores, e esteja preparado para todas as mudanças que a nova tecnologia 5G proporcionarão.

  • Agilizando processos com o método 5W2H

    Agilizando processos com o método 5W2H

    Ferramentas de gestão são fundamentais para o planejamento e execução de atividades. E,  métodos como o 5W2H se tornaram essenciais para agilizar os processos.

    Um dos principais empecilhos para que a performance de um processo não seja a melhor, são os erros e gargalos existentes.

    A falta de clareza nas tarefas, acarreta surgimento de dúvidas, aumenta o prazo para tomada de decisão, e contribui para dificultar a comunicação entre as pessoas e setores.

    Sabemos que a tarefa de gestão não é fácil, principalmente quando não existe um planejamento quanto a prazos ou delimitação de responsabilidades.

    Por isso, conheça o 5W2H. Uma ferramenta incrivelmente útil e de vasta aplicabilidade, capaz de agilizar seus processos e contribuir na execução do plano de ação.

    O Método 5W2H

    Com o intuito de simplificar o planejamento de qualquer atividade, inicialmente, foi utilizada como planejamento para aplicar melhorias na gestão de qualidade.

    No entanto, sua facilidade de uso fez com que a aplicação se expandisse, tornando o 5W2H uma ferramenta de gestão mais ampla e difundida, sendo utilizada nas mais diversas situações.

    Isto acontece porque a metodologia que compõe a ferramenta é basicamente uma lista de itens que devem ser considerados e respondidos para garantir transparência e entendimento na execução das atividades.

    A clareza acontece porque o 5W2H funciona como um mapeamento das atividades, definindo a ordem de execução, prazos, responsáveis, áreas envolvidas, abrangendo também os motivos e objetivos pelos quais estas tarefas são realizadas.

    A metodologia ainda vai além, abrangendo como será realizado e quanto custará para a empresa.

    Agora você já entendeu que o intuito da ferramenta é captar informações condizentes para compreender como acontecem os processos dentro de uma companhia. Mas, o que são os 5W e 2H?

    Por que 5W2H?

    Como mencionamos, esta ferramenta visa responder uma espécie de checklist para entender o cenário atual de determinado processo ou atividade dentro da companhia.

    Os cinco W e os dois H advém de palavras da língua inglesa, e resumidamente, visam responder à sete questionamentos que trazem reflexão sobre determinado problema ou necessidade, são eles:

    • What?  – O que? : aqui se reflete sobre o que será feito, descrevendo etapas e os resultados que devem ser alcançados;
    • Why?  – Por que? : nesta etapa se explica a finalidade. Será para resolver ou solucionar uma necessidade? Será para melhorar uma etapa, um processo, um gargalo?
    • Where?  – Onde? : aqui se anuncia o local, setor, área ou departamento onde este projeto será executado. O local pode ser físico, ou virtual – banco de dados, por exemplo;
    • When? – Quando?: estabelecer os prazos, para cada etapa que será realizada, e para a finalização do projeto. Criar um cronograma auxilia no acompanhamento do projeto;
    • Who? – Quem? : determine qual ou quais profissionais serão responsáveis pelo desempenho de cada atividade. Além de um único responsável pelo projeto como um todo;
    • How? – Como? : esta etapa é mais ampla, onde deve ser descrito como e quais os métodos e ferramentas que serão utilizadas para que o projeto aconteça e traga os resultados almejados. Defina diretrizes para que todos estejam alinhados ao mesmo propósito;
    • How Much? – Quanto? : identifique os custos e despesas envolvidas. Lembre-se de elencar todas as necessidades, como implementação de novos equipamentos ou ferramentas e softwares, contratação de pessoal, assessorias, entre outros. Resumindo, tudo que for necessário investir financeiramente.

    Quanto melhor e mais detalhadas forem as informações de cada etapa, melhor e mais preciso será o planejamento, e, consequentemente, o controle e gestão das modificações inseridas pelo projeto.

    Ferramentas de metodologia ágil são auxiliares para acompanhar a execução de tudo que foi estipulado no plano de ação 5W2H.

    Por que usar 5W2H para agilizar os processos

    Percebeu como esta ferramenta é fácil de ser realizada e é capaz de esclarecer todas as dúvidas pertinentes sobre todos os elementos que compõem um processo?

    Este é o principal motivo para utilizar a metodologia visando agilidade nos processos, uma vez que, quando há transparência sobre o que e como uma tarefa deve ser feita, além dos responsáveis, se minimiza os erros e evita-se gargalos gerados principalmente por equívocos ou má interpretação de informações entre pessoas ou departamentos.

    A agilidade nos processos advém da melhor execução, tendo alto nível de performance. Estes indicadores são melhorados quando se analisa e identifica os gargalos e suas principais causas.

    Mapear as atividades do processo consiste em abranger tudo que envolve sua execução. Isso proporciona compreender de forma aprofundada as deficiências, mas principalmente, encontrar alternativas que possam atender e melhorar as necessidades diagnosticadas.

    Observar seus processos, e principalmente as etapas que o compõem, proporciona a criação de um plano de ação cirúrgico e condizente aos resultados almejados. Possibilitando a otimização dos recursos.

    Isto é possível, pois, muitas vezes a gestão sabe que existe determinada atividade que demanda de maior prazo para ser executada, ou mantém altos índices de retrabalho, no entanto, não sabe o motivo deste fenômeno acontecer.

    Ao aplicar o 5W2H, respondendo a todos os questionamentos, o gestor possui uma visão holística do processo, conhecendo suas deficiências e os motivos que as fazem surgir. Com isso, se cria soluções e planeja a execução de um plano de ação para implementar as melhorias cabíveis.

    Neste artigo, trouxemos uma explicação de como utilizar o 5W2H para evitar os gargalos na organização.

    Bônus – Automatização de processos aliada a agilidade com o 5W2H

    Agora que você já percebeu como o 5W2H pode gerar um plano de ação eficiente para melhorar seus processos, enfatizamos a importância de contar com a metodologia BPM para melhorá-los.

    Além de contribuir com a performance, ao contar com uma ferramenta como o Fusion Platform na automatização dos processos, sua empresa obtém benefícios como economia de tempo, ganho de produtividade, transparência, qualidade, consistência, redução de custos, melhoria contínua, e controle de métricas.

    O Fusion proporciona a personalização e geração de uma série de relatórios que contém informações relacionadas a cada etapa  e ao processo como um todo, enriquecendo e tornando mais assertivo o plano de ação a ser implementado com o 5W2H.

    Conheça o Fusion Platform dentro da realidade da sua companhia. Experimente por 15 dias ou converse com um de nossos consultores clicando aqui.

    Aproveita e conta para nós aqui nos comentários se a sua empresa utiliza 5W2H e quais foram os resultados obtidos!

  • Green BPM: tenha uma Gestão por Processos de Negócio verde

    Green BPM: tenha uma Gestão por Processos de Negócio verde

    A preocupação com o meio ambiente tem aumentado, especialmente por conta das transformações que o nosso planeta está passando. De temperaturas extremas a catástrofes ambientais, o fato é que cada vez mais os próprios clientes e consumidores têm começado a ser mais exigentes sobre as empresas que fazem seus produtos ou desenvolvem seus serviços.

    Exatamente por esse motivo é que vemos organizações investindo em tecnologias que as permitem reduzir o impacto ambiental, além de realizarem ações para contribuírem com o meio ambiente. Uma delas é ter uma Gestão de Processos de Negócio verde, conhecido também como Green BPM.

    O que é Green BPM?

    Adotar o Green BPM é analisar os processos de negócio com o objetivo de torná-los mais sustentáveis. Por isso, podemos dizer que o BPM Verde (uma tradução para Green BPM) busca:

    • Verificar os recursos e insumos sendo utilizados em cada atividade, e analisar como eles podem estar prejudicando o meio ambiente; e
    • Analisar as atividades de um processo para avaliar como cada uma delas pode melhorar no quesito de sustentabilidade.

    Embora o conceito de BPM Verde não seja tão recente assim, para muitos pode ser algo novo. Contudo, se pensarmos que ao modelar um processo detalhamos atividades, responsáveis e insumos necessários, veremos que é quase impossível termos algum processo que não interaja com a sustentabilidade ambiental, social ou econômica.

    Isso ocorre porque a gestão de processos nos permite analisar cada tarefa em um nível detalhado. Desse modo, ao desenharmos o fluxo podemos já levar em consideração o consumo de recursos de cada atividade.

    Como colocar o Green BPM em prática?

    Para começar, é preciso entender sobre o ciclo de vida do Green BPM. Na verdade, ao contrário do que muitos podem pensar, a gestão de processos verde segue as mesmas fases de qualquer outro processo:

    1. Planejamento
    2. Modelagem
    3. Simulação
    4. Execução
    5. Monitoramento e controle
    6. Melhoria

    No Infográfico As 6 Fases do Ciclo de Vida do BPM você consegue visualizar melhor as etapas, mas como o foco aqui é a implementação do Green BPM, mostraremos na prática como funciona. Para que sua compreensão seja melhor, você pode pegar um processo já existente em sua empresa.

    Tenha em mente que seu foco será em rever esse processo em cada fase do ciclo sobre o olhar da sustentabilidade. Confira:

    Fase 1- Planejamento

    A pergunta a ser respondida aqui é: como planejar e conduzir as iniciativas de BPM Verde? Neste diagnóstico é importante definir os insumos que serão necessários, como também as ferramentas que serão utilizadas e os papéis e responsabilidades.

    Fase 2 – Modelagem

    Nesta etapa os envolvidos analisam as oportunidades de melhorias (sempre olhando para o processo com a lupa da sustentabilidade). Isso significa que na modelagem dos seus processos, ao utilizar a notação padrão – BPMN – você pode inserir símbolos específicos que levem em consideração os aspectos de sustentabilidade. Por exemplo, que tal representar o consumo de energia e papel?

    Observe que o objetivo dessa etapa é entender como está o consumo dos recursos em cada atividade e já buscar fazer melhorias. E para aproveitar, caso você tenha alguma dificuldade em fazer a modelagem de processos, recomendamos a leitura de nosso Guia básico de BPMN.

    Fase 3 – Simulação

    Na aplicação do Green BPM, é nesta etapa que serão realizadas simulações/pilotos com os usuários-chave para verificar a aderência das melhorias propostas anteriormente. Além disso, é nessa hora que analisamos se as melhorias estão alinhadas aos objetivos sustentáveis.

    Na prática, significa analisar o consumo dos recursos e ver em quais etapas do processo pode-se diminuir ainda mais. Somente após os ajustes necessários e homologação dos usuários-chave é que poderemos partir para a próxima etapa.

    Fase 4 – Execução

    Com as mudanças de sustentabilidade implementadas é hora de ver o processo rodando no dia a dia. Apesar de cada etapa anterior ter sido minuciosamente executada, quando o processo passa a fazer parte da rotina é que podemos realmente ver o consumo de recursos nas atividades. Por isso o item seguinte é fundamental:

    Fase 5 – Monitoramento

    Para realmente ter a certeza de que sua empresa adota o conceito de Green BPM, os processos precisam ser acompanhados por meio de indicadores de desempenho (KPI) e relatórios. Além de fornecer subsídios a auditorias, esse acompanhamento possibilitará identificar quaisquer gargalos.

    Em uma visão de sustentabilidade, a empresa pode ter indicadores como:

    • Quantidade de papel sendo utilizado;
    • Consumo de energia e água;
    • Pegada de carbono;
    • Necessidade de transporte;
    • Quantidade de materiais usados, reutilizados e reciclados;
    • Quantidade de desperdícios;
    • E muitos outros.

    Fase 6 – Melhoria

    Os indicadores de desempenho foram definidos, portanto, a empresa consegue fazer uma avaliação muito mais precisa e saber se suas metas de sustentabilidade estão sendo cumpridas. Talvez após analisar os KPIs você perceba que pode automatizar uma atividade para economizar recursos, ou que o desperdício ainda esteja alto.

    Seja como for, como o nome sugere, nesta etapa o foco é em melhorar ainda mais. A melhoria deve ser contínua, isto é, pensando em Green BPM, enquanto o processo rodar ele deve ser sempre analisado também sob a ótica da consciência ambiental.

    Qual é a vantagem do Green BPM?

    O benefício mais expressivo é justamente o fato de ter uma empresa que não apenas utiliza palavras bonitas para dizer o quanto é preocupada com o meio ambiente, mas que, principalmente, faz a sua parte. Isso pode refletir em mais confiança entre funcionários, investidores, clientes e outras partes interessadas, aumento da credibilidade, atração e retenção de funcionários, aumento do reconhecimento da marca e por aí vai.

    Esses seriam bons motivos para trazer essa consciência verde aos seus processos, mas podemos ir além. Por exemplo, ao focar na redução de consumo de energia e água, e na redução de desperdícios, a empresa reduz custos significativos.

    Há também o ganho em agilidade e produtividade. Para limitar o impacto ambiental nos processos pode ser que você perceba que pode automatizar alguma atividade. A fim de ilustrar, ao invés de precisar que alguém imprima um documento para ser assinado e, em seguida, envie-o por um serviço de entrega, você pode ter uma solução de Gestão de Documentos para que todo o fluxo seja realizado eletronicamente.

    Além de eliminar a necessidade de logística (eliminando emissão de CO2), percebe que isso agiliza o processo? Esse é um exemplo bem simples para mostrar o quanto adotar o Green BPM pode tornar sua empresa muito mais ágil e produtiva.

    Concluindo

    Como você pode ver, em todo processo de negócio podemos adotar o BPM Verde. Então, que tal agora você pegar um processo da sua empresa e começar a fazer uma análise de como melhorá-lo sob a ótica da sustentabilidade?

    Uma ferramenta de BPM pode facilitar a tarefa (além de conseguir tornar muitas atividades mais ágeis e reduzir desperdícios). Mas se mesmo assim você está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de Gestão de Processos de Negócio, baixe nossa calculadora de ROI e tenha mais clareza sobre um investimento de BPM.

    Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

  • Padronização de processos: como otimizar a execução das atividades

    Padronização de processos: como otimizar a execução das atividades

    A padronização de processos é fundamental para que as atividades de qualquer tipo de organização ocorram de maneira otimizada e com excelência.

    Para que você consiga entender a importância de padronizar processos, imagine a seguinte situação: 

    Você vai ao médico, existem uma série de atividades que devem ser executadas antes de você ser atendido, correto? 

    Por exemplo, você chega no consultório, pega uma senha e aguarda a secretária chamar. Você vai até ela e, se for paciente novo, a profissional precisará fazer sua ficha. Feito isso, a secretária pede para você sentar e aguardar ser chamado pelo médico.

    Agora, imagine que não exista uma ordem nas atividades e cada um age da maneira que bem entende. Uns pacientes chegam e vão direto para a sala de espera, outros já batem na porta do médico e alguns falam com a secretária primeiro. 

    Já pensou no caos? Justamente para eliminar uma situação caótica é que são estabelecidas as melhores práticas de como realizar um processo. No caso do nosso exemplo, o processo de atendimento médico. 

    É a busca pela otimização e as melhores práticas que chamamos de Padronização de Processos.

    O que é Padronização de Processos?

    A Padronização de Processos descreve um conjunto de regras que os colaboradores devem seguir a fim de concluir uma determinada tarefa. Seu objetivo é o de organizar e normatizar processos de trabalho.

    Em qualquer meio, existem maneiras melhores e piores de realizar cada atividade da sua empresa.

    Assim, qualquer conjunto de atividades, tarefas ou procedimentos pode (e deve) adotar a padronização de processos.

    Por que padronizar processos?

    A importância de padronizar processos internos está em eliminar alternativas ineficientes e propícias a conflitos.

    É por meio da padronização de processos que se busca a melhor maneira de executar uma atividade. Alguns benefícios obtidos incluem:

    • Reduções de erros e perdas;
    • Cultura de treinamento;
    • Maior transparência; e
    • Redução de custos.

    A padronização de processos também faz com que o processo e os responsáveis sejam conhecidos de ponta a ponta. Esta prática garante que os envolvidos tenham total entendimento das entradas e saídas.

    Além disso, padronizar processos é uma vantagem competitiva. Afinal, elimina falhas, otimiza processos internos e melhora a qualidade de produtos e serviços.

    Para você entender melhor a importância do assunto, acompanhe:

    Vantagens da Padronização de Processos

    Talvez a mais evidente vantagem da Padronização de Processos seja a de que ela melhora a clareza com relação ao fluxo de atividades, reduzindo o potencial de ambiguidade e adivinhação. Justamente por descrever etapas e instruções para realizar uma tarefa é que a padronização elimina o tempo perdido dos colaboradores ao tentarem descobrir o que deve ser feito em seguida.

    Quando uma organização se preocupa com a Padronização dos Processos ela busca pela melhor maneira de realizar uma atividade. Entende-se assim que ela procura por eficiência, o que significa que padronizar processos aumenta o nível de produtividade dos funcionários.

    Ainda, a partir do momento que sua empresa tem um padrão de realizar as atividades, fica mais fácil para os novos funcionários aprenderem como executá-las. Como o trabalho é realizado de maneira pré-definida, a Padronização de Processos ajuda a garantir a qualidade, especialmente porque minimiza as chances de que detalhes cruciais sejam negligenciados.

    Tenha em mente que sempre que houver um padrão para realizar as atividades, as chances de erros diminuirão e quem fica feliz nessa história são os clientes. Aliás, ainda sobre benefícios da Padronização de Processos está a melhoria no atendimento ao cliente. Além de estabelecer processos padronizados para falar com os clientes e métodos para centralizar as informações, se sua organização for mais produtiva e eficiente, seus clientes sentirão esses resultados.

    Como padronizar processos?

    Entendemos o que é e quais as vantagens da padronização de processos. Agora é hora de colocar a mão na massa. Confira um o passo a passo para você começar a padronizar processos internos da sua empresa hoje mesmo:

    1. Comunique as equipes

    Transparência é fundamental. Por isso, o primeiro passo é cada líder reunir sua equipe e explicar sobre a padronização de processos, explicitando todas as suas vantagens.

    Os colaboradores terão que lidar com mudanças na execução de atividades. Neste sentido, é importante explicar a eles como estas modificações são positivas e os ajudarão a serem mais produtivos, reduzindo o retrabalho.

    2. Faça mapeamento de processos

    O mapeamento identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente.

    Essa é a etapa crucial da padronização de processos. Pois, é aqui que serão avaliadas as entradas e saídas, as atividades existentes, como são executadas, as ferramentas, os envolvidos e o objetivo.

    É nesse passo da padronização de processos que o processo será desenhado ou redesenhado.

    Nos casos de processos já existentes, a missão é olhar criticamente para cada um e analisar se há inconsistências ou redundâncias.

    No entanto, não só os erros devem ser observados nessa etapa. Também, é importante verificar oportunidades de melhoria para otimizar os resultados do processo e da empresa.

    Para conseguir enxergar o processo como um todo e desenhá-lo, é essencial criar um fluxograma. Isso pode ser feito manualmente, mas é muito mais simples e prático usar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM).

    Precisa saber mais sobre como mapear processos? Confira este material completo sobre Mapeamento de Processos.

    3. Documente os processos

    Após os processos mapeados, é fundamental ter todos eles documentados. Essa documentação é essencial para descrever como o processo deverá ser executado em toda a empresa. 

    A criação desta documentação permite não apenas que a padronização de processos ocorra, mas favorece o treinamento de novos colaboradores.

    Ressaltamos que a documentação deve servir como um guia. Ou seja, precisa ser simples e de fácil compreensão, principalmente para quem precisa realizar sua análise. 

    O ideal é utilizar uma notação gráfica padrão conhecida, como o BPMN.

    4. Realize treinamentos

    Como mencionamos, os colaboradores precisam estar cientes das mudanças que serão realizadas. 

    Neste sentido, mostre a todos eles como essas mudanças acontecerão na prática. Ou seja, prepare treinamentos específicos e apresente as melhorias do processo no geral.

    Ademais, enfatize como as atividades estão interligadas, como o desempenho de cada um afeta o todo. Principalmente, aborde a importância de cada envolvido cumprir com suas tarefas dentro do prazo.

    Pode ser que haja uma certa resistência, afinal, até então, não havia um procedimento a ser seguido. Isso é completamente normal, porém, é importante estar sempre aberto para o diálogo. Em pouco tempo todos perceberão os benefícios da padronização dos Processos.

    5. Monitore constantemente

    Quando trabalhamos com processos temos que entender que eles têm como função otimizar e simplificar.

    Portanto, fique atento se existem oportunidades de melhoria. Ou, se ainda existem inconsistências ou questões a serem corrigidas.

    Mais uma vez, é sempre importante manter um diálogo aberto. É natural que sejam propostas melhorias e isso é muito válido. Lembre-se que processos tratam de melhoria contínua, por isso, insira esta prática em sua cultura organizacional.

    Experimente agora o Fusion Platform.

    E como padronizar processos na prática?

    Ok, já vimos como um processo deve ser padronizado. Agora precisamos entender como esse fluxo de trabalho funcionará na prática.

    As atividades que passaram pela padronização de processos seguem uma cadeia de tarefas, com responsáveis e prazos definidos.

    O indicado é contar com uma ferramenta que trate tanto da execução dos processos quanto do controle e análise de resultados. 

    Neste sentido, a melhor solução é o Business Process Management (BPM). Basicamente, o BPM gerencia todo o processo, automatizando as etapas e otimizando a execução, proporcionando ganhos em produtividade e desempenho.

    Qual solução BPM escolher?

    A padronização de processos cria padrões e critérios que colaboradores de uma organização devem seguir a fim de concluir uma determinada tarefa.

    Seu objetivo é o de deixar a empresa mais produtiva e, com isso, aumentar a lucratividade do negócio. Mas, para que tudo isso seja realizado da maneira adequada, conte com o auxílio da tecnologia.  

    O Fusion Platform é uma plataforma BPMS amigável e adaptável às necessidades do seu negócio, proporcionando a padronização de processos. Além disso, confere clareza na comunicação, relatórios de análise, integração entre sistemas, entre outros.

    Desta forma, a Neomind oferece a melhor solução para integrar funcionários, clientes, fornecedores e todos os envolvidos no processo.

    As ferramentas BPM e BPMS são capazes de padronizar processos, reduzindo custos, gerando controle, análise e rastreabilidade. Por isso, experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e comprove a importância de padronizar processos internos.

    Possui alguma dúvida? Converse com nossos consultores, eles estão à sua total disposição para esclarecimentos.

    Ou, se preferir, escreva um comentário sobre este material, ou qualquer dúvida que possua sobre a padronização de processos.

    Aproveite e se aprofunde nos assuntos que envolvem a gestão de processos aqui mesmo, no blog da Neomind:

    O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

    Por que as organizações buscam automatizar seus processos?

    Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?

    Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados 

  • Melhorando processos de devolução de mercadorias com uma solução BPMS

    Melhorando processos de devolução de mercadorias com uma solução BPMS

    Com a proximidade de datas de alto apelo comercial, como Black Friday, o próprio dia das crianças, que já passou, bem como o início de campanhas de impacto em massa para as vendas de final de ano, um dos problemas operacionais que impactam de forma negativa as cadeias de suprimentos das empresas é o alto volume de devoluções gerado, tanto nos modelos B2C quanto no B2B. Isso acaba resultando em custos que poderiam ser evitados, desgastes de imagem junto aos clientes, falta de controle, entre outros.

    Nestes processos de devolução o volume de empresas, pessoas e até sistemas de software envolvidos é alto. A dificuldade de viabilizar uma gestão efetiva para toda essa cadeia – e ainda mantê-la de forma transparente ao seu cliente ou fornecedor – é de extrema complexidade, especialmente porque existem inúmeros problemas que podem ocorrer em pontos como: fabricação do produto, qualidade, embalagem, transporte, distribuição no ponto de venda etc.

    Como melhorar processos de devolução de mercadorias?

    Este é um típico cenário de negócio em que uma solução de BPMS que contemple toda a cadeia envolvida nestas devoluções seja essencial para integrar os envolvidos e realizar a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Importante destacar que nesta cadeia temos que contemplar o cliente (pessoas físicas ou jurídicas), transportadoras, indústria e áreas afins responsáveis pelo produto como Customer Success, Almoxarifado, Fiscal, Qualidade, Logística, Jurídico, entre outras possíveis.

    Dentre os objetivos do BPMS nos processos de devolução de mercadorias estão: encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazer benefícios diretos à operação e realizar a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

    Benefícios do BPMS nos processos de devolução de mercadorias

    Sob a lupa dos benefícios, podemos citar várias situações que o BPMS pode ajudar a resolver, como:

    1. Reincorporação dos itens devolvidos por motivos menores ao estoque disponível;
    2. Controle efetivo de descartes de itens e gestão de suas causas;
    3. Controle financeiro efetivo sobre liquidações, créditos e débitos sobre todos os envolvidos (Duplicatas, Notas de Crédito e Débito, títulos diversos etc.);
    4. Creditar quem deve ser creditado e debitar quem deve ser debitado;
    5. Identificação de pontos falhos;
    6. Ganho operacional sobre o tempo de funcionários, transportadores e clientes;
    7. Controle de descartes geradores de sinistro e seu efetivo controle pelo jurídico;
    8. Controle de responsabilidade do transportador;
    9. Alto acoplamento com os sistemas internos de controle de produção, faturamento e transportes (ERP, TMS etc.);
    10. Integração total com contas a pagar e a receber;
    11. Transparência e visibilidade de todo o fluxo de valor;
    12. Jornada do cliente e dos envolvidos bem definida;
    13. Menor esforço operacional com a aplicação de automações/integrações;
    14. Informações qualitativas e quantitativas disponíveis.

    [Ebook] BPM na Logística

    Resumindo

    Ao avaliar todo este cenário é possível afirmar que o grande apelo de trabalhar com processos de devolução de mercadorias sob a ótica do BPMS é a junção do controle com a previsibilidade.


    Em pleno 2018, ainda é muito comum, principalmente quando analisamos o ambiente de negócios que as empresas, indústrias, transportadores e seus clientes estão inseridos, vermos o macro cenário de nosso país com estradas ruins, segurança jurídica fraca, problemas de ética e intempéries das mais variadas possíveis que colidem diretamente com a necessidade de se ter um ambiente de negócios saudável e previsível.

    Neste ambiente tão antagônico, quanto mais previsível, controlado, sistêmico e automático forem os controles existentes – principalmente sobre aqueles processos geradores de custo operacional, como são os processos de devolução de mercadorias -, mais a cadeia envolvida na jornada tem a ganhar.

    Conheça o Fusion Platform, uma ferramenta completa de gestão de processos, documentos e indicadores, e que pode auxiliar o seu negócio a fazer o gerenciamento de custos operacionais!

    Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos:


  • Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos

    Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos

    O método PDCA é um meio usado pelas empresas para aprimorar seus processos, produtos e serviços. Esse ciclo não trata apenas de problemas pontuais, mas da implementação de uma cultura de melhoria contínua.

    Para entender melhor o conceito, pense na seguinte situação: Pedro é o gerente de vendas de um e-commerce. No último mês, o número de pedidos despencou. Clientes que costumam realizar compras a cada 15 dias, de repente desapareceram. Ao analisar alguns indicadores, Pedro viu que o indicador relacionado à satisfação do cliente caiu drasticamente.

    Então, Pedro resolveu se reunir com a equipe de atendimento ao consumidor para entender o que pode estar acontecendo. Analisando alguns dados, percebeu-se que a principal reclamação dos clientes é o atraso na entrega. O gerente começa a pesquisar a questão mais a fundo e descobre que existe uma falha no processo de vendas, o qual foi recentemente adaptado.

    Não há dúvidas de que será preciso agir para ontem, pois, do contrário, o caixa da empresa, que já está pedindo socorro, sofrerá ainda mais. 

    Assim, Pedro e a equipe resolvem elaborar um plano de ação e implementar o ciclo PDCA.

    O que é PDCA?

    Plan, Do, Act and Check (planejar, fazer, agir e verificar), das iniciais de cada palavra, temos a sigla PDCA. 

    Desenvolvido na década de 1950 pelo consultor de gestão, Dr. William Edwards Deming, quando falamos em PDCA, nos referimos à uma importantíssima ferramenta de qualidade.

    Conhecido por Ciclo de Shewhart , Ciclo de Deming, ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act), o PDCA surgiu porque Deming queria criar uma solução para ajudar as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testá-las em um ciclo contínuo de feedback. Daí o termo “ciclo PDCA”. 

    Trata-se de uma abordagem iterativa de quatro estágios que visam melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços, além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas. 

    A metodologia PDCA é amplamente utilizada por empresas que desejam melhorar seus níveis de gestão com o controle eficiente de processos e de atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisão.

    Por ser um ciclo contínuo de feedback, uma vez implantado, o PDCA se torna uma constante na empresa, uma vez que seu objetivo principal é a melhoria contínua.

    Aplicações e vantagens do ciclo PDCA

    O Ciclo PDCA pode melhorar qualquer processo ou produto, sendo aplicável em inúmeras situações. No campo da tecnologia, por exemplo, a metodologia de planejar, fazer, agir e verificar é usada para analisar o ciclo de vida do desenvolvimento de software. 

    Já na indústria de manufatura e serviços, a ferramenta é usada para o desenvolvimento de novos produtos. A gestão de projetos também usufrui de seus benefícios. 

    Esses são apenas alguns exemplos, o método pode ser usado em diversos outros departamentos ou segmentos para que se obtenha vantagens como: 

    • Ajuda na implementação de iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Seis Sigma;
    • Auxilia na melhoria contínua dos processos;
    • Evita o desperdício de recursos;
    • É replicável: a partir do momento que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método já sabendo dos resultados a serem esperados;
    • Explora uma gama de soluções para problemas;
    • Permite que a empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de investir em um método que poderá não funcionar ou que irá requerer ajustes.
    • Contribui para a redução de custos.

    Uma aplicação muito importante do Ciclo PDCA é na Gestão de Metas. Lembra da história do Pedro? Pois é, os indicadores de satisfação do cliente estavam muito abaixo do esperado, o que acabou interferindo em metas de venda e de lucratividade.

    Ao aplicar o PDCA,  desenvolve-se um plano de ação para corrigir os desvios que estão atrapalhando o cumprimento de metas. Isto é, garante-se a boa relação entre previsto e realizado.

    Como funciona o Ciclo PDCA?

    Conforme vimos, a metodologia possui quatro fases que devem ser seguidas:

    Plan (Planejar)

    É aqui que o Ciclo PDCA começa. Nessa primeira fase devem ser definidos os objetivos e as metas. Por ser a parte inicial, é recomendado dar maior atenção e considerar ações como:   

    • Estabelecer os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
    • Descrever a tarefa em detalhes, sendo claro nas especificações;
    • Elencar os profissionais que farão parte do PDCA;
    • Definir prazos, os recursos financeiros necessários, custo esperado, mão de obra, entre outros.

    Do (Fazer)

    Depois de um planejamento minucioso, ele deve ser colocado em prática, ao pé da letra. Ou seja, seguir e respeitar o que foi planejado. É aqui que se coloca a mão na massa, geralmente em três etapas:

    1. Treinamento dos envolvidos no projeto;
    2. Execução do processo;
    3. Coleta de dados.

    Não esqueça de prestar atenção em quatro pontos:

    • Execute todas as tarefas conforme o planejamento;
    • Mantenha os stakeholders informados sobre o andamento;
    • Siga o cronograma; e,
    • Destaque quaisquer variações observadas.

    Check (Checar)

    Esta é a parte do Ciclo PDCA em que são identificadas falhas no projeto. Para isso, deve-se medir os resultados alcançados e checar se as metas foram atendidas. Essa verificação pode ser feita de duas maneiras:

    • Paralelamente à implementação, para garantir que o trabalho esteja sendo bem realizado;
    • Ao final, para uma análise estatística mais abrangente. A medição no final permitirá que sejam feitos ajustes não realizados ou não percebidos anteriormente.

    Nesta etapa também são identificadas as causas raízes dos problemas ocorridos.

    Act (Agir)

    Na última fase, são aplicadas as ações corretivas. Lembra que o Ciclo PDCA é utilizado para melhoria contínua? Exatamente por isso, aqui você deve:

    • Corrigir os desvios encontrados;
    • Identificar ações preventivas para as causas raízes, como implementar a gestão de risco;
    • Implementar as ações preventivas e verificar o resultado;
    • Repetir as três primeiras etapas (Plan, Do, Act) até que todas as metas sejam atingidas.

    Pense no Ciclo PDCA como uma bola que vai sempre avançando com o objetivo de melhorar.

    Fusion Platform no ciclo PDCA

    Pedro, da nossa história, conseguiu tomar ações para reverter os resultados negativos. O processo de vendas foi melhorado com a detecção de falhas entre as atividades. Mas, Pedro sabe que o trabalho apenas começou.

    Por não querer mais passar pelo sufoco de não ter informações em tempo real e centralizadas, Pedro resolveu implementar uma plataforma de gestão de riscos, processos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica.

    Atuando de ponta a ponta, o Fusion Platform oferece um conjunto de soluções para garantir a excelência operacional. 

    Por proporcionar automatização de processos, centralização de informações, facilitar a comunicação e possuir indicadores atualizados em tempo real, a solução otimiza as rotinas e impulsiona a melhoria contínua.

    Dentre as funcionalidades disponibilizadas, é possível mapear, monitorar, gerenciar e analisar processos. Possibilitando, entre outros pontos,  identificar gargalos, acompanhar o desempenho e a execução das atividades em tempo real. 

    Especificamente para o Ciclo PDCA, a Neomind desenvolveu o módulo de Gestão de Metas e Estratégias. Além dele, há o acelerador de qualidade, que possibilita o controle efetivo dos planos de ação por meio do controle dos prazos das pendências.

    Em relação ao gerenciamento de documentos, todos os formulários e arquivos são centralizados, o que garante rápido acesso e coleta de informações. Já na Central Analytics, há relatórios e análises personalizadas sobre o desempenho de todas as atividades associadas.

    Sem dúvidas, se Pedro já contasse com o Fusion Platform, não precisaria enfrentar problemas em seu processo de vendas.

    E, se você não quer ser como Pedro e quer garantir maior eficiência, produtividade, qualidade e melhoria contínua em toda sua organização, experimente o Fusion Platform.

    Associar o Fusion Platform e o PDCA é garantir sucesso e resultados extraordinários para a sua organização.


Fale com a gente