Como a PGM do Rio de Janeiro otimizou o acompanhamento dos processos judiciais com o Fusion Platform

A Procuradoria Geral do Município (PGM) é um órgão do Poder Executivo responsável pela defesa judicial do Município do Rio de Janeiro (RJ) e pela manutenção da legalidade dos atos de todos os setores da administração municipal.

A PGM compõe-se de Procuradorias Especializadas por matéria (por exemplo, Trabalhista ou Tributária) e de Procuradorias Setoriais, estas ligadas a um órgão ou secretaria municipal. O conjunto da PGM e de suas Setoriais é o Sistema Jurídico Municipal.

Diagnóstico Inicial

A PGM utilizava um sistema desenvolvido internamente, mas que não atendia a todas as suas necessidades. Por exemplo, apesar de permitir o registro das informações e localização dos processos judiciais e administrativos no sistema, frequentemente os processos eram extraviados. Além disso, os cadastros não correspondiam à localização física real, dificultando o rastreio.

Alguns dos pontos de melhoria identificados foram a falta de transparência no andamento dos processos, tempo perdido em questões operacionais, ausência na gestão de ciclo de vida dos processos e grande movimentação de papéis (alguns processos chegavam a pesar 10Kg, tornando difícil o manuseio e deslocamento dos mesmos).

Verificou-se também que as pilhas de papéis espalhadas pelos departamentos afetava o ambiente de trabalho. Adicionalmente, pela ausência de uma ferramenta apropriada para gestão de documentos, identificou-se baixa produtividade resultada da necessidade de tramitação dos papéis.

Soluções Propostas

• Automatização dos fluxos de trabalho relativos aos trâmites internos de documentos no Fusion BPM, como por exemplo, a autuação de peças dos processos, leitura do diário, e todos os outros procedimentos que antes eram feitos manualmente.
• Digitalização dos documentos em papel e a correta classificação e gerenciamento do ciclo de vida de todos os documentos de forma estruturada na solução Fusion GED da Neomind.
• Padronização nos procedimentos de trabalho através de fluxos modelados de acordo com as melhores práticas.
• Utilização de interface de sistema amigável e ergonômica, facilitando a adesão e o tempo de implantação da nova solução por parte de todos os envolvidos, desse modo evitando resistência à nova tecnologia.
• Disponibilização dos processos virtuais online para que as informações dos processos da PGM possam ser acessadas de qualquer máquina da rede conforme permissão e papel do usuário cadastrado.

Assista ao trecho do webinar onde falamos um pouco deste caso de sucesso da PGM do Rio de Janeiro:

Resultados

Graças às funcionalidades de digitalização dos processos administrativos de acompanhamento judicial e Assinatura Digital – ambas disponíveis no Fusion Workflow BPM -, a PGM conseguiu reduzir a circulação em papel.

Houve também um aumento na produtividade da organização. Isso porque, com a automação de várias atividades operacionais os servidores ganharam mais tempo para concentrar-se na atividade fim da PGM (ou seja, a geração de peças processuais com qualidade e profundidade jurídica).

Como foi eliminado o grande movimento dos processos em papel pelos departamentos – que, além do tempo e o risco de extravio, comprometia igualmente a saúde dos envolvidos devido ao peso de alguns dos processos que eram transportados pelos próprios colaboradores – observou-se uma melhora nas condições de trabalho.

Já com a eliminação do grande volume de pilhas de processos sobre as mesas identificou-se melhoria na utilização do espaço físico e eliminação da poluição visual gerada pelo imenso número de papéis espalhados pelas áreas.

Além disso, foi possível:

• Melhorar o acesso às informações provenientes do ambiente virtual de trabalho web e da gestão de todo o ciclo de vida do grande volume de conteúdo digital movimentado na PGM.
• Ter uma organização totalmente orientada a processos (Fluxos de trabalho), conseguindo, com isso, conquistar transparência e rastreabilidade do andamento dos processos, além do controle efetivo da produtividade dos processos com relatórios e indicadores de desempenho em tempo real.
• Atingir um apelo socioambiental com a queda no uso do papel, diminuindo o uso dos recursos naturais e garantindo conformidade com as melhores práticas da ISO e legislações.
• Padronizar a forma de trabalho em todas as procuradorias especializadas através do mapeamento e modelagem dos processos no Fusion BPM, provendo um novo dia a dia para a PGM.

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