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Vivemos em um mundo onde não podemos mais nos abster da tecnologia em nossas casas, carros e principalmente nas empresas. Para ter redução de custos, menos retrabalho e melhor controle dos processos, o ideal é implantar uma solução de automatização e gerenciamento de processos eletrônicos, ou seja, o Business Process Management (BPM).
Mas, antes de implantar um BPM, precisamos saber:
- Onde ele precisa ser aplicado? Será um lugar onde precisamos economizar?
- Por quem será usado? Apenas gestores para realizarem um plano de ação? Funcionários para apontar itens cadastrados no inventário? Controle de cartão-ponto?
- Com que finalidade? Agilizar o processo? Reduzir o uso de papel?
Após ter essas respostas, vem outra pergunta: como implemento um sistema de automação de processos em minha empresa?
Para respondê-la, precisamos seguir alguns passos e algumas boas práticas. Confira!
A visão holística e a identificação dos processos
O primeiro passo de implantação de uma ferramenta de automação de processos, é verificar o que pode ser classificado como um processo dentro da empresa. Entrada e saída de mercadoria, emissão de notas fiscais e elaborações de contrato são bons exemplos e muito utilizados.
Pode soar até meio clichê, mas para mapear e identificar processos de qualidade precisa-se ter uma visão holística do seu negócio e saber onde um processo se inicia e onde ele se encerra (isso vem da teoria geral dos sistemas de Ludwig Von Bertalanffy).
Aqui vai uma dica essencial: além de identificar e mapear processos existentes, as atividades que mais precisam de atenção são aquelas que ainda não possuem processos atrelados a ela.
Não obstante, necessita-se realizar uma verificação de quais processos são mais onerosos dentro do ciclo produtivo, identificar onde falhas humanas podem ser reduzidas ou eliminadas.
Verificando esses pontos, precisa-se entender que não se edifica um castelo da noite para o dia. Precisamos ir com calma e colocar pedra sobre pedra para que a construção fique a mais sólida possível.
Assim são os projetos de implantação de sistema, por exemplo: após realizada a análise e levantamento de ideias, precisa-se estruturar, colocar no papel um organograma, identificar os papéis que temos presentes na estrutura organizacional da empresa atualmente e adicionar ou remover outros papéis, de acordo com a necessidade do nosso processo.
Testando a ferramenta
Efetuando o procedimento de planejamento, vamos para a fase de testes da ferramenta implantada. Nessa etapa serão validados os processos levantados, precisando assim encontrar pontos negativos, positivos e possíveis melhorias, ou simplesmente aprovar o processo para que o mesmo comece a ser utilizado massivamente.
Na fase de testes é preciso levar em consideração diversos fatores, como tempo de execução, limitações da ferramenta, entre outros pontos advindos da infraestrutura da TI da empresa, onde entraremos em detalhes técnicos.
Dica
Para que o sistema seja implantado com sucesso e com a melhor performance possível, é importante ter um servidor dedicado para comportar a aplicação. Além disso, sempre é bom que o time de TI da empresa esteja alinhado com os requisitos do sistema e com a infraestrutura presente que ela comporta.
Na parte de testes, tente sempre ver o processo como o usuário final, isto é, como a pessoa que irá preencher os formulários e enviar os procedimentos. Lembre-se de explorar as possibilidades e verificar cada atividade, para que a mesma possa ser liberada sem que exista problemas de condição de negócio.
O Fusion Platform conta com diversos avisos na hora de liberar a modelagem do seu processo no BPM, o que permite ao usuário ser avisado onde o processo encontra-se inconsistente. Teste nossa ferramenta gratuitamente por 15 dias.
Ao fim, quando for implantar de fato o processo, lembre-se de ter seguido o passo a passo da nossa receita de bolo para que o resultado seja o melhor possível.
Concluindo
Você já sabe como funciona para implementar uma ferramenta para automação de processos. Agora só basta realizar seus projetos, planejamentos e, mais importante, tirar tudo isso do papel. Lembre-se, se existir algum problema, nossa central de ajuda está disponível 24h com tutoriais práticos, e caso ainda tenha alguma dúvida, o time de suporte poderá lhe auxiliar!
