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Tag: Gestão de Empresa

Confira artigos sobre Gestão de Empresa e entenda como o gerenciamento pode proporcionar diversos benefícios ao seu negócio.

  • Indústria 5.0 e gestão de processos

    Indústria 5.0 e gestão de processos

    Sabemos dos grandes benefícios e vantagens de modernizar o processo produtivo. No entanto, diferentemente de outras eras, a Indústria 5.0 tem como foco o ser humano.

    É entender que novas ferramentas tecnológicas devem proporcionar um trabalho mais dinâmico e produtivo, e não ser visto como um viés de substituição das pessoas.

    A indústria do futuro é voltada a repensar os modelos de produção para que haja crescimento econômico, bem-estar e qualidade de vida de toda a sociedade. Incluindo ações que objetivam uma produção mais sustentável ao longo do tempo.

    Enquanto a Indústria 4.0 teve como foco a automação e modernização no processo produtivo, a nova era, 5.0 tem o objetivo de integrar os colaboradores e as máquinas, incorporando alternativas tecnológicas, como a inteligência artificial, para que as pessoas usem suas capacidades cognitivas e criativas em atividades de alto valor agregado. 

    Neste ebook explicaremos como a gestão de processos contribui para a construção de uma empresa mais eficiente. Iremos explorar todos os conceitos da Indústria 5.0, como seus desafios, oportunidades e o papel central da automação nesse processo de adaptação.

    Entenda como transformar sua indústria para o futuro da manufatura inteligente.

    Siga em frente. Boa leitura!

    O que é a Indústria 5.0?

    O conceito da Indústria 5.0 é conhecida como a humanização da automação. Ou seja, é uma nova era da revolução industrial onde os recursos tecnológicos são usados em conjunto com a criatividade e senso crítico dos seres humanos.

    A união entre máquinas e pessoas tem o objetivo de elevar os processos produtivos para oferecer muito mais valor agregado. Essa união entre tecnologia e pessoas oportuniza a fabricação de produtos personalizados e direcionados para atender demandas específicas.

    A nova era da indústria é uma evolução da manufatura com interconexão robótica e personalização em massa. 

    O maior diferencial da Indústria 5.0 é a percepção de que a tecnologia necessita de um ser humano para que todos os benefícios sejam obtidos.

    Deixa-se a noção de competição ou de que seres humanos serão substituídos pela máquina, e chega-se a um novo conceito onde a tecnologia é um instrumento que oportuniza produtividade, agilidade, personalização e sustentabilidade.

    Cabe a tecnologia executar atividades maçantes, repetitivas e de baixo valor agregado. Enquanto que os colaboradores focam no core business, dedicando-se a atividades estratégicas para a empresa.

    Quer saber sobre a Indústria 5.0 e como adaptar seu negócio para essa nova era com a gestão de processos? Baixe o material completo:

  • Assinatura mobile e seu papel na mobilidade corporativa

    Assinatura mobile e seu papel na mobilidade corporativa

    Mudanças no ambiente corporativo acontecem rapidamente, e sempre trazem melhores possibilidades e oportunidades de negócios. É o caso da assinatura mobile.

    Essa alternativa permite que as empresas fechem acordos muito mais rápido, usando apenas o celular. 

    A assinatura mobile vem como um significativo parceiro do negócio já que permite capturar assinaturas diretamente de dispositivos móveis, com toda segurança e validade jurídica.

    Além de auxiliar na produtividade e agilidade, a medida reduz os custos, já que não é necessário nenhum arquivo físico. É isso mesmo, sua empresa finalmente poderá implementar a cultura sem papel.

    Não há dúvida de que estamos na nova era dos negócios. Entenda como a assinatura mobile impulsiona o sucesso e contribui com a mobilidade corporativa da sua organização.

    O que é a assinatura mobile?

    A assinatura mobile tem se destacado como uma ferramenta essencial para a mobilidade corporativa. 

    Ela possibilita que documentos sejam assinados de forma eletrônica, com segurança e praticidade, a partir de dispositivos móveis. Isso garante flexibilidade, agilidade nas aprovações e elimina o deslocamento físico ou uso de papeis. 

    É muito mais do que apenas uma rubrica. Para garantir a veracidade e autenticidade das assinaturas, são aplicados os mais altos níveis de tecnologia, como a biometria e a criptografia.

    Já imaginou deixar de imprimir todas as folhas, enviar por malote para coletar assinatura, receber os documentos assinados e, por fim, ter que digitalizá-los?

    Com a assinatura mobile fica rápido, seguro e conveniente finalizar contratos, formulários e outros documentos eletrônicos. Tudo que você precisa é anexar os arquivos no Fusion Platform e configurar os signatários.

    Legislação brasileira aplicada à assinatura mobile

    Conhecida como a lei da assinatura eletrônica, a Lei de nº14.063 de 2020 regula sobre o uso das assinaturas mobile no Brasil. A partir da data ficam expressas as regras de uso, assim como, a ampliação da aceitação desse modelo de assinatura. 

    Para garantir a validade deve-se identificar o signatário, garantir integridade do documento e impedir que um signatário negue a autoria da assinatura. 

    Dessa forma, a validade jurídica da assinatura digital, se respeitados os procedimentos estabelecidos, é a mesma que uma assinatura física e manual.

    A assinatura mobile na mobilidade corporativa

    A possibilidade de assinar documentos diretamente do celular está intrinsecamente relacionada à mobilidade corporativa. 

    A combinação de tecnologias impulsiona a transformação digital das empresas e potencializa os negócios, trazendo benefícios como:

    • Agilidade e flexibilidade: assine documentos a qualquer hora, de qualquer lugar e diretamente pelo celular. Tudo que precisa é ter conexão à internet. Pelos documentos serem digitais, as aprovações e decisões são feitas rapidamente e de forma ágil;
    • Redução de custos: o uso do papel é eliminado ou significativamente reduzido, contribuindo com a diminuição dos custos com armazenamento, impressão e envio de documentos. A empresa fica livre de perdas, extravios e retrabalho;
    • Segurança e conformidade: por usar métodos de criptografia para identificar e autenticar o signatário e por ter rastreabilidade de informações, a assinatura eletrônica é muito segura. Outro ponto de destaque é a garantia de que, após realizada a assinatura, os documentos não podem ser modificados. Qualquer alteração invalida a assinatura, protegendo os documentos contra fraudes e alterações;
    • Experiência: clientes, parceiros e fornecedores são surpreendidos de maneira positiva com a assinatura mobile. A negociação se torna mais conveniente, sem a necessidade de deslocamentos. A assinatura digital com o Fusion Platform é totalmente intuitiva e fácil de ser usada, mesmo para quem não é familiarizado com as tecnologias digitais.

    De fato, toda companhia fica mais produtiva com a assinatura mobile, uma vez que o tempo gasto com tarefas administrativas é reduzido.  

    Onde usar a assinatura mobile?

    Existe uma infinidade de aplicações para a assinatura mobile, tanto interna como externamente. É possível dizer que todos os departamentos e processos corporativos são beneficiados com essa tecnologia.

    Sem dúvida, a conclusão de negócios é uma das aplicações mais comuns desse modelo de assinatura. Principalmente, porque permite que propostas e contratos sejam enviados e assinados de maneira remota.

    Outro uso comum é no processo de admissão de novos colaboradores. Com o avanço do trabalho remoto, os contratos são assinados de maneira eletrônica, facilitando e agilizando as contratações.

    Ainda nesse cenário, a área de recursos humanos pode usar a assinatura mobile para gerenciar férias, atestados, licenças, entre outros.

    Na área jurídica, contribui para a agilidade de contratos e acordo legais. Além de favorecer a proteção de informações sensíveis, já otimiza a assinatura de termos de confidencialidade.  

    Implementando a assinatura mobile para maior mobilidade corporativa

    Mesmo que pareça algo muito complexo, com as soluções corretas, é muito prático implementar  a assinatura mobile no seu negócio.

    A primeira questão é escolher uma plataforma confiável e que atenda as demandas do seu negócio. É importante que tenha integração com outros sistemas, como ERP e CRM. 

    Uma das grandes vantagens é o gerenciamento dos documentos e processos de maneira contínua, oportunizando maior produtividade e agilidade.

    O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de documentos, processos, indicadores, riscos e, claro, assinatura eletrônica e digital. Todas as informações da companhia ficam centralizadas em um único local. Por isso, há maior controle e gerenciamento.

    A plataforma é totalmente amigável e personalizável para atender as complexidades da sua organização. Inclusive na integração com outros sistemas que a empresa já usa.

    Para oferecer mais mobilidade corporativa, a Neomind disponibiliza o aplicativo do Fusion Platform. Dessa forma, toda a gestão, aprovações, acompanhamento de indicadores, assinaturas e muito mais, são feitas diretamente da palma da mão.

    Além disso, a assinatura mobile pode ser feita diretamente pelo WhatsApp. Configure signatários e envie as notificações diretamente para o aplicativo de mensagens. 

    Para assinar, é só acessar o link enviado por mensagem e realizar a autenticação. Toda a atividade da assinatura pode ser acompanhada pelo aplicativo do Fusion Platform. 

    Com a assinatura mobile da Neomind, até mesmo quem não possui usuário na plataforma é apto a assinar os documentos. 

    Essa junção de comodidade e praticidade é acompanhada de rastreabilidade, clareza sobre a versão do documento, limitação de acesso e compliance.

    Sem contar que todos os aspectos para que seus documentos sejam assinados com total segurança e validade jurídica são aplicados.

    E agora, pronto para garantir a mobilidade corporativa para o seu negócio? Experimente o Fusion Platform e aproveite todos os benefícios da assinatura mobile.

  • Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Manter o seu negócio em conformidade com leis, normas e regulamentações é essencial para evitar problemas e garantir que a empresa opere de forma segura e ética. Por isso, preparamos um quiz completo que vai ajudar você a avaliar como sua empresa está em relação às boas práticas de conformidade e ao nível de compliance. Responda algumas perguntas rápidas e descubra se a sua empresa está no caminho certo ou se precisa de ajustes para garantir mais segurança e eficiência.

     Sua empresa segue normas e padrões de compliance, como ISO, regulamentações setoriais, ou outras legislações externas e internas?

    • (A) Sim, seguimos rigorosamente e estamos sempre atualizados.
    • (B) Seguimos parcialmente, focando nas exigências mais críticas.
    • (C) Não seguimos normas específicas ou apenas o mínimo necessário.

    2. Sua empresa possui rastreabilidade de processos para garantir conformidade em todas as etapas?

    • (A) Sim, temos sistemas que garantem a rastreabilidade completa dos processos.
    • (B) Temos rastreabilidade em processos principais, mas não em todos.
    • (C) Não, não temos uma política de rastreabilidade formalizada.

    Se você respondeu letra C ou B e ainda não gerencia e automatiza processos de forma eficaz, este ebook pode te ajudar!

    3. Como sua empresa gerencia auditorias de compliance e controle de documentos?

    • (A) Utilizamos um sistema centralizado que automatiza auditorias e controla documentos de maneira eficiente.
    • (B) Fazemos auditorias manuais e mantemos documentos em arquivos digitais separados.
    • (C) Não realizamos auditorias de compliance regularmente e o controle de documentos é disperso.

    Quer ter acesso ao quiz completo além de um diagnóstico do resultado do seu nível de compliance? Baixe o material gratuitamente agora mesmo:

  • Do zero à gestão automatizada de documentos

    Do zero à gestão automatizada de documentos

    Em um mundo corporativo onde contratos, relatórios, registros financeiros e correspondências são gerados a cada instante, o volume de informações empresariais cresce exponencialmente, e a gestão eficaz desses dados tornou-se um desafio crucial para empresas dos mais variados portes.

    Organizar, armazenar, recuperar e arquivar documentos de maneira manual, consome muito tempo e tem altos índices de erros. Em outras palavras: é ineficiente.

    A automatização dos documentos possibilita o tratamento desses arquivos de maneira rápida, precisa e com reduzida intervenção.

    Se você pensou que para realizar a gestão automatizada dos documentos primeiramente é preciso digitalizar todos os arquivos físicos da sua companhia, talvez seja a hora de rever seus conceitos.

    Embora, é claro, essa seja realmente uma etapa da transformação digital dos negócios, antes de digitalizar o que é físico, se cria a cultura de criar e trabalhar apenas com documentos digitais. Ou seja, os documentos físicos precisam parar de serem gerados, e, posteriormente, se digitaliza os que ainda restam. 

    Neste guia iremos explorar como automatizar a gestão de documentos partindo do zero. Iremos nos aprofundar nos desafios, benefícios, e passo a passo para uma implementação de alto desempenho.

    Inicie sua jornada rumo à eficiência e produtividade obtidos com a gestão automatizada de documentos.

    Do que se trata a gestão documental?

    A gestão de documentos, basicamente, é uma área da empresa destinada à organização,  armazenamento, proteção e controle de acesso dos documentos. 

    Nesse sentido, a gestão automatizada consiste em armazenar os arquivos em um banco de dados para que sejam pesquisáveis, estando ordenados, acessíveis e seguros.

    Para isso, recursos tecnológicos como softwares ou plataformas são implementados e usados para criar, capturar, classificar, recuperar, armazenar e descartar documentos de maneira automatizada.

    Os pilares da gestão documental são:

    • organização: adotar um sistema organizado para aumentar a produtividade e facilitar o encontro, reduzindo o tempo de busca de documentos específicos;
    • ciclo de vida do documento: é preciso realizar a gestão de todos os documentos em todas as fases do ciclo, desde a criação ao descarte, para que haja conformidade com as regulamentações e políticas da empresa;
    • eficiência e eficácia: a tecnologia empregada deve ser capaz de simplificar o fluxo de atividades garantindo melhor acesso e controle, e a comunicação entre os profissionais envolvidos.

    Para isso, a gestão de documentos deve atender alguns critérios como a segurança, confiabilidade, disponibilidade e conformidade.

    Como funciona uma plataforma de gestão automatizada de documentos?

    Uma plataforma, sistema ou software de gestão de documentos disponibiliza funcionalidades relacionadas a criação, armazenamento, gerenciamento e compartilhamento de documentos digitais.

    Nesse sentido, são um repositório central de arquivos que foram armazenados, organizados, indexados e recuperados de maneira eficaz. 

     Ao serem automatizados e armazenados eletronicamente os documentos podem ser facilmente acessados por usuários autorizados. Esse acesso é feito diretamente pela internet, potencializando a mobilidade corporativa, contribuindo com o trabalho remoto e a continuidade dos projetos e atividades. 

    Quer ter acesso ao passo completo para ir do zero à gestão automatizada de documentos? Baixe o ebook completo que preparamos para você!

  • Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Buscando um futuro cada vez mais próspero e de sucesso? O Just in Time, ou JIT, é um método adotado por empresas visionárias e eficientes.

    Esse conceito é uma abordagem ampla que envolve não apenas o processo produtivo, mas toda a cadeia de suprimentos, e demais componentes das operações empresariais.

    Ao pé da letra, pode-se traduzir “Just in Time” como “no momento certo” ou “na hora certa”. É o conceito de usar os materiais sem desperdícios evitando manter altos níveis de estoque.

    Essa é uma prática de melhoria contínua que impacta diretamente no desempenho e performance da companhia. Traz ainda mais benefícios quando é associada aos recursos tecnológicos, como softwares de gestão e automação.

    Preparado para mergulhar no mundo da eficiência operacional? Conheça agora o que aborda a gestão Just in Time.

    Como surgiu e o que é Just in Time?

    Just in Time é uma metodologia que surgiu na década de 1970 no Japão, especificamente, na Toyota Motor Company. Foi desenvolvida com o intuito de coordenar a produção para que os recursos naturais limitados fossem usados sem desperdícios.

    Além disso, visava entregar os produtos no tempo adequado, sem atraso. Principalmente, considerando que a indústria automobilística, na época, estava em franco crescimento.

    De maneira resumida o Just in Time considera que nada deve ser adquirido, produzido, transportado ou vendido antes “da hora certa”. Tem como característica conectar produção com a demanda de forma que os estoques sejam reduzidos.

    Com base na metodologia Lean (empresas enxutas que reduzem o desperdícios mantendo a qualidade), o  Just in Time atua de forma que não haja excesso de estoque, seja de produtos prontos ou de matéria-prima. A produção só acontece quando há demanda real efetivada pelo cliente.

    Por essa forte ligação ao controle de estoque, a metodologia auxilia e é auxiliada por plataformas de gestão de processos e abordagens de padronização do fluxo de atividades ao longo de toda a cadeia produtiva.

    Como essa metodologia funciona na prática?

    O Just in Time possui uma série de princípios, mas pode funcionar de diversas maneiras em diferentes indústrias. Os principais aspectos de como essa metodologia funciona, compreende:

    • Produção sob demanda: a produção funciona no sistema puxado, só é acionada quando existe uma demanda real do cliente. Ou seja, apenas o necessário será produzido, evitando armazenamento indevido. Todo o fluxo de atividade é planejado para que haja tempo de as etapas serem completadas antes que a próxima seja iniciada;
    • Mão de obra: o JIT não está relacionado apenas aos insumos físicos, mas abrange a mão de obra que deve responder de forma produtiva e administrativa. A empresa deve focar na mão de obra qualificada, investindo constantemente em atualização, treinamento e desenvolvimento;
    • Estrutura física: para que tudo funcione adequadamente, o espaço físico das empresas deve ser organizado de modo que facilitem o fluxo de trabalho. A estrutura precisa ser planejada facilitando a execução de todo o fluxo de atividades planejado;
    • Qualidade: o controle da qualidade é fundamental em todo o processo produtivo. As empresas devem combinar rapidez e eficiência. Com lotes pequenos, qualquer problema pode ser identificado e corrigido imediatamente;
    • Fornecedores e parceiros: o JIT exige estreito relacionamento e colaboração entre fornecedores e fabricantes. Os fornecedores devem entregar os insumos exatamente quando for necessário para atender determinada demanda. Os relacionamentos devem ser sólidos e confiáveis. 

    Para que essa abordagem realmente funcione, algumas especificações do JIT devem ser respeitadas, como:

    • melhoria contínua dos processos;
    • uso de Kanban para gerenciar as demandas por insumos;
    • interrupção da produção após atendimento da demanda específica;
    • envio imediato do produto acabado aos consumidores.
    • recebimento de insumos em menor quantidade e maior volume de entrega.

    Por que usar o Just in Time?

    Existe uma série de motivos que justificam a implementação da técnica Just in Time nas companhias, com destaque para:

    • redução de custos e desperdícios;
    • processos mais eficientes e efetivos;
    • mapeamento e padronização dos processos;
    • maior produtividade;
    • melhoria contínua;
    • otimização da produção;
    • flexibilidade e agilidade produtiva;
    • aprimoramento da comunicação interna e externa;
    • maior precisão e qualidade;
    • aumento na segurança e redução de riscos;
    • otimização da gestão de estoques;
    • produção limitada;
    • gestão criteriosa da qualidade das mercadorias.

    Soluções tecnológicas são grandes aliadas do Just in Time

    Pela abordagem do Just in Time ser produzir o necessário no momento certo e na quantidade certa, os processos devem ser padronizados.

    A padronização dos processos é a única alternativa para que haja agilidade e cumprimento de prazos curtos. Com o tempo cronometrado, o JIT não permite que haja mudanças constantes nos processos. Todos devem saber exatamente quais são suas atividades e responsabilidades.

    Adotar uma plataforma de gestão de processos possibilita automatizar as tarefas, para que aconteçam adequadamente, sem erros ou gargalos.

    O BPMS é uma funcionalidade do Fusion Platform onde tarefas como pedidos, compras e logística, por exemplo, podem ser executadas e controladas.

    Realizar a gestão de estoques, por exemplo, evita que os produtos fiquem parados. E, a gestão de compras, que os insumos necessários estejam na empresa quando for solicitado.

    O próprio setor produtivo confere os indicadores de Kanban no Fusion Platform e usa a plataforma para enviar uma solicitação de compras. Essa demanda passa por todos os setores correlacionados, como compras, estoque e financeiro.

    O software também permite gerenciar documentos para que orçamentos e contratos com fornecedores sejam realizados. Inclusive, a plataforma conta com assinatura eletrônica nativa, ou seja, os acordos são finalizados prontamente.

    Todas as informações de processos, documentos e indicadores ficam centralizadas no Fusion. Assim, há integração entre informações, permitindo que haja a produção por demanda.

    Na Central Analytics todos os indicadores podem ser consultados e monitorados em tempo real. 

    Como você pode perceber, estamos falando de uma solução completa que contribui com o Just in Time e com a eficiência da empresa como um todo.

    Aproveite a oportunidade e experimente o Fusion Platform. Automatize processos, centralize os dados e integre todos os departamentos da sua empresa rumo ao crescimento constante e ao sucesso.

  • Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos nos pequenos negócios

    A automatização de processos nos pequenos negócios é capaz de otimizar o fluxo de atividades, proporcionando maior produtividade e eficiência.

    Pequenos negócios, geralmente, tendem a ter a gestão e controle centralizada. Da mesma forma, é comum que todas as atividades sejam executadas por pessoas.

    Mas, será que isso é necessário? Mesmo em pequenos negócios, existem uma série de tarefas que poderiam ser executadas de maneira automatizada.

    Investir em tecnologia para melhorar os processos é uma maneira real para executar o fluxo de atividade com qualidade e produtividade.

    Muitas vezes, quando um ser humano executa tarefas de forma repetitiva é comum que haja um aumento no índice de erros e retrabalhos.

    Da mesma forma, não é raro encontrar gestores de pequenas empresas que não sabem como implementar ou porque deveriam investir na automatização de processos.

    Por que meu negócio deveria considerar a automatização de processos?

    Embora haja certa resistência de pequenos negócios em investir em automatização de processos, a tecnologia é uma grande parceria, principalmente para a competitividade.

    Se engana quem pensa que pensar em melhorar os processos é algo que só cabe aos grandes negócios.

    Quando uma pequena empresa resolve aplicar a automatização de processos, os índices de sucesso são ainda maiores.

    Acontece que pelo tamanho reduzido, é mais fácil acompanhar e controlar as melhorias. Bem como, encontrar novas oportunidades para aplicar a automatização.

    Além disso, proporcionar mais tempo para que os profissionais possam se dedicar às questões estratégicas, é um passo rumo à maior competitividade.

    Outra questão corriqueira é que o gestor de uma pequena empresa tem receio em realizar investimentos. Afinal, o orçamento é bastante apertado.

    Porém, uma ferramenta de automatização de processos proporciona a gestão ser orientada por dados e rastrear com eficiência o ROI, fator fundamental para quem tem orçamento restrito

    Ademais, o preço do erro humano é muito alto para ser pago. Quanto do seu processo não é prejudicado, e quanto se perde quando ocorre um erro ou uma falha?

    Com a automatização de processos as atividades sempre são executadas da mesma maneira, eliminando erros e retrabalhos. Ou seja, também contribui para o aumento da produtividade.

    Indiscutivelmente, a automatização de processos faz com que todas as decisões sejam baseadas em dados reais.

    Principalmente quando falamos sobre BPM pequenos negócios, onde o uso de uma aplicação eficiente gera relatórios que sintetizam uma série de dados e os transformam em informação útil.

    Processos que podem ser automatizados nos pequenos negócios

    São diversos os ambientes, departamentos e atividades que automatização de processos pode atuar. Internamente, os pequenos negócios podem se beneficiar da automatização de processos usando, por exemplo, para:

    • Gerenciamento de estoque;
    • Relacionamento e satisfação do cliente;
    • Controle de notas e outras obrigações fiscais;
    • Disparo de e-mails;
    • Busca por informações no banco de dados;
    • Obter relatórios sobre os processos e operações.

    Como implementar a automatização de processos nos pequenos negócios?

    A sequência para implementar a automatização de processos não varia por uma empresa ser grande ou pequena. Na realidade, independentemente do tamanho ou complexidade, as etapas seguem com;

    1.      Identificar a oportunidade de automatização de processos

    Implementar a automatização de processos inicia com a verificação de todos os processos existentes. Para isso, será necessário observar e questionar as pessoas envolvidas sobre as dificuldades e gargalos existentes.

    Ao levantar os dados sobre os processos será mais fácil escolher quais tarefas deseja automatizar. Ao primeiro momento, considere aquele fluxo de atividade mais simples, principalmente as tarefas repetitivas e demoradas.

    À medida que o negócio obtiver os benefícios da automatização de processos, será possível entender melhor como essa ferramenta funciona. Por consequência, se evolui para abranger processos mais complexos.

    Tenha atenção apenas em não tentar automatizar as atividades que exigem pensamento criativo ou estratégico.

    2.      Escolher a ferramenta de automatização

    Ao identificar e elencar os processos que serão automatizados, é hora de buscar a ferramenta ideal para suprir suas necessidades. Neste sentido, essa ferramenta, de maneira geral, tem a missão de simplificar os processos críticos.

    Uma boa prática nesse caso é investir em bpm pequenos negócios, realizando uma busca por possíveis fornecedores. Dessa forma, aproveite o momento para agendar apresentações ou realizar testes, quando possível.

    Também faça uma lista de tudo que o pequeno negócio demanda e compare as plataformas utilizando um checklist.

    Com a ferramenta de automatização de processos adequada, será possível remodelar as atividades para que sejam executadas com maior eficiência operacional e produtividade.

    3.      Definir as metas para atingir com a automação

    Sempre que um negócio investe em uma nova ferramenta, busca obter vantagens. Por isso, defina quais são as metas e objetivos que devem ser alcançados. 

    Com essas delimitações, posteriormente, será possível avaliar o sucesso das aplicações. Da mesma forma que contribui para que cada vez mais os processos sejam melhorados.

    Assim, as metas devem ser mensuráveis para validar o impacto positivo do bpm pequenas empresas.

    A automatização de processos proporciona que as atividades sejam feitas mais rapidamente. Ou seja, redirecione os colaboradores para áreas mais estratégicas, de inovação e com foco no core business.

    4.      Analisar e acompanhar os resultados

    A automatização de processos é uma aplicação que não termina nunca. Por isso, é necessário que o software de automação forneça relatórios para análise úteis e aprofundadas.

    Os processos internos são mutáveis de acordo com as políticas internas, inovação, novos produtos, mudanças nas leis governamentais, e vários outros fatores.

    Neste sentido, a revisão é sempre importante para que os processos sejam refinados e melhorados. Proporcionando multiplicar a execução das tarefas, o que reduz os custos e contribuem com a lucratividade. 

    Dessa forma, implemente a melhoria contínua. Quanto mais oportunidades de melhorias são encontradas, maiores serão os resultados possíveis. E, maior será o retorno sobre o investimento.

    Escolhendo a plataforma de automatização de processos para o pequeno negócio

    A ferramenta ideal de automatização de processos é aquela que faz ou realiza tudo aquilo que o pequeno negócio exige. Por isso, elenque todas as necessidades e demandas, ou, tudo que gostaria que o software fizesse.

    Considerando as pequenas empresas, é normal que o orçamento seja apertado. Assim, fazer um cálculo do ROI é a maneira mais eficaz para adquirir a melhor ferramenta dentro do seu orçamento.

    A escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração. Dessa forma, o software estará constantemente atualizado e desenvolvido para atender às futuras demandas do pequeno negócio.

    Uma boa plataforma de automatização deve possuir integração com outras tecnologias que o negócio já utiliza.

    E, por se tratar de pequeno negócio, plataformas low code são mais simples de serem manuseadas. Principalmente considerando que o departamento de tecnologia em uma pequena empresa, é reduzido.

    O Fusion Platform é uma ferramenta que pode ser aplicada em empresas de diferentes portes, independentemente de seu ramo de atuação, ou complexidade dos processos.

    Tendo como objetivo criar fluxos de trabalho mais concisos e com maiores benefícios, o Fusion é a ferramenta ideal para a transformação digital do pequeno negócio.

    Aproveite para experimentar o Fusion gratuitamente por 15 dias diretamente no seu negócio. 

    Ou, em caso de dúvida, escreva para nós aqui nos comentários.

  • Governança de TI: Guia Completo para as Empresas

    Governança de TI: Guia Completo para as Empresas

    Indiscutivelmente a tecnologia é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Foi justamente por essa relevância que a Governança de TI surgiu.

    Gerenciar e alinhar a infraestrutura e insumos tecnológicos aos objetivos estratégicos é algo bastante complexo. Mas, adotando um conjunto de práticas, processos e estruturas adequadas, as empresas garantem um futuro de sucesso.

    Com a governança de TI, as companhias podem controlar o negócio e mensurar os resultados de suas decisões e investimentos. Além disso, mantém o alinhamento estratégico, aumentando a competitividade.

    Sua aplicação é abrangente, e traz consigo benefícios como melhoria e automatização dos processos, segurança cibernética, redução de custos e riscos, entre outros.

    Por ser tão significativo, preparamos esse guia completo com todo conhecimento necessário sobre a governança de TI.

    O que é Governança de TI?

    A Governança de TI é um conjunto de melhores práticas e procedimentos que usam estruturas recomendadas para garantir que o setor de tecnologia esteja alinhado aos objetivos estratégicos da organização. 

    Para isso, abrange todos os recursos empregados, como hardware, software e profissionais. Nesse sentido, a governança de TI é indispensável para a gestão, controle e qualidade dos processos, produtos e serviços. 

    Essa atuação envolve:

    • Alinhamento estratégico: correlaciona as estratégias de TI e as estratégias do negócio;
    • Entrega de valor: uso adequado dos investimentos em tecnologia – entregar o máximo de valor com uma parcela aceitável de risco. É necessário clareza sobre onde o dinheiro será investido, e qual o retorno esperado;
    • Gestão e avaliação de risco: identifica, avalia e comunica os riscos para toda a empresa.  É fundamental para garantir a continuidade dos negócios, principalmente, o cumprimento dos requisitos legais;
    • Definição e gerenciamento dos recursos da área de tecnologia, incluindo pessoas e infraestrutura;
    • Segurança da informação e compliance: proteção de dados e sistemas contra acesso indevido ou não autorizado. Conformidade com leis, regulamentações e normas vigentes;
    • Mensuração de desempenho e melhoria contínua: todas as práticas devem ser analisadas, revisadas e aprimoradas constantemente;
    • Cultura de governança de TI: valorizar a importância da tecnologia da informação, envolvendo gestores e acionistas na gestão. 

    A importância da Governança de TI

    A tecnologia é uma ferramenta poderosa e que contribui para que as empresas alcancem suas metas, sendo eficiente e eficaz no curto, médio e longo prazo.

    Com o foco em melhorar a gestão de TI, a governança aumenta o valor e reconhecimento da companhia, trazendo benefícios como:

    • maior segurança da informação;
    • cumprimento das obrigações legais;
    • otimização de recursos e redução de custos;
    • aumento da produtividade;
    • melhoria na comunicação interna;
    • redução de riscos, erros e falhas nos processos;
    • facilitar e aumentar o retorno sobre os investimentos em tecnologia;
    • maior confiança e satisfação dos clientes e partes interessadas;
    • entregar valor aos investidores; 
    • agilidade na tomada de decisão e implementação de soluções;
    • monitorar as decisões de capacidade de TI;
    • gerenciar o desempenho e indicadores da empresa.

    Estrutura de Governança de TI

    As estruturas servem como base para que as empresas possam criar um sistema de governança de TI.  E existem algumas possibilidades.

    Dependendo dos objetivos, é possível implementar e usar mais de uma estrutura. Os principais frameworks de governança de TI são:

    • ITIL: biblioteca de infraestrutura de TI, é considerada o padrão de todas as estruturas.  Auxilia a visualizar todo o ciclo de vida e também a eficácia da governança de TI. Garante que os serviços de tecnologia forneçam o suporte necessário aos processos do negócio;
    • Estrutura ISO 20000: norma internacional para a gestão de serviços de TI. Fornece orientação sobre as melhores práticas e métodos de TI, e mede o nível de implementação do ITIL;
    • COBIT: permite a criação de controles para a governança de TI. Ajuda a desenvolver direções estratégicas baseadas nos pontos fortes da tecnologia da empresa;
    • COSO: análise de controles internos da empresa, avaliando aspectos relacionados aos negócios, como a gestão de riscos e a discussão de fraudes;
    • FAIR: análise de fatores de risco de informação que o departamento de TI pode enfrentar. Tem o objetivo de aumentar a segurança cibernética e reduzir o risco operacional;
    • Balanced Scorecard: quadro de indicadores para analisar e avaliar o desempenho da organização em relação aos processos internos e aspectos de aprendizado; 
    • CMII: escala que mede o desempenho, qualidade e nível de maturidade dos processos de gerenciamento de TI, identificando oportunidades de aprimoramento. 

    Impactos positivos da governança de TI

    Quando a governança de TI possui como foco a otimização e eficiência, os ganhos são muitos, podendo destacar:

    Automação de processos 

    A governança corporativa em TI visa usar os recursos e ativos de maneira mais inteligente e acertada. Ou seja, implementar melhores práticas para executar as tarefas.

    Por isso, a análise detalhada sobre os processos possibilita redesenhar o fluxo das atividades para que as tarefas repetitivas ou com alto índice de falhas, possam ser automatizadas.  

    Essa visão sobre os processos identifica oportunidades onde o uso desse recurso proporcionará ganhos de eficiência e produtividade.

    A automatização dos processos e a padronização agregam valor aos processos internos e contribuem para que os clientes sempre recebam a mesma qualidade de produtos ou serviços.

    Redução de custos

    Como a governança de TI gerencia os recursos e investimentos, há uma busca incessante por alternativas que tragam melhores retornos às demandas da empresa.

    Implementar ferramentas capazes de melhorar a produtividade, como o BPMS, é um investimento com altíssimo retorno e ganhos. 

    Especificamente sobre os recursos, soluções tecnológicas aperfeiçoam a gestão de ativos de TI, para que todos os recursos sejam usados adequadamente. 

    Segurança da informação

    Este é um dos pilares da gestão e precisa ser gerenciado em todos os tipos de negócio. A governança de TI diminui os riscos de ataques ou falhas. Também proporciona uma visão holística sobre como os dados são estruturados, armazenados, utilizados e acessados.

    Esse controle total permite que as empresas atuem com segurança e de acordo com as normas e leis vigentes. 

    Aumento na competitividade

    Alinhar as ferramentas tecnológicas às estratégias e metas do negócio possibilita que os resultados desejados sejam alcançados mais rapidamente. Essa também é uma maneira eficaz de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.

    Outro benefício é que com a alta adaptabilidade e personalização, plataformas tecnológicas permitem que as empresas possam aproveitar as oportunidades e novas demandas do mercado.

    O uso dessas ferramentas é uma forma de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.  

    A única questão é saber como escolher as ferramentas ideais e capazes de proporcionar uma governança em TI adequada às necessidades e objetivos do seu negócio.

    O uso do Fusion Platform na Governança de TI

    O Fusion Platform é uma Plataforma de Gestão Integrada que aprimora a governança de TI ao centralizar o gerenciamento de processos, documentos e indicadores em um único ambiente.

    Com recursos específicos e personalizados, a solução fornece uma visão holística de tudo que envolve e afeta o desempenho das tecnologias.

    Para implementar a automatização, o Fusion Platform realiza uma análise aprofundada, mapeando processos para identificar gargalos e meios de otimizar e simplificar o fluxo de atividade. 

    E mais, como os processos estão sendo gerenciados, qualquer mudança que seja necessária será facilmente implementada.

    Em relação aos documentos, todos os dados ficam centralizados, fazendo com que a comunicação e compartilhamento de informações seja aprimorada.

    Além disso, o Fusion Platform possui ferramentas de rastreamento, onde qualquer acesso ou modificação nas informações fica registrado. 

    Além da configuração para que apenas pessoas específicas acessem dados sensíveis. Isso assegura a proteção de dados e a conformidade regulatória, principalmente em relação à LGPD.

    A plataforma é totalmente personalizável para as necessidades do seu negócio, com escalabilidade e adaptação a outros sistemas.

    Na Central Analytics é possível criar métricas e indicadores para gerenciar e manter todos os esforços voltados aos objetivos da empresa. Incluindo o monitoramento e análise do desempenho da área de tecnologia de informação.

    Resumidamente, somar o Fusion Platform com a governança de TI, promove uma gestão mais ágil, adaptável e com foco nos resultados.

    Que tal comprovar como, em pouco tempo, o Fusion Platform é capaz de contribuir com a governança de TI da sua empresa?  Experimente o Fusion Platform e gerencie processos, documentos e indicadores da área de TI e de toda sua empresa.  

  • Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Os processos de negócio são impulsionadores do sucesso das organizações. O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é a ferramenta que garante a eficiência, produtividade e competitividade. 

    Esses processos são responsáveis por transformar ideias e objetivos em resultados positivos. Devido à complexidade do mercado atual, gerenciá-los é fundamental para que a empresa alcance a excelência operacional.

    Quando uma empresa decide otimizar o fluxo das atividades obtêm benefícios em diversos âmbitos. Desde a gestão interna até a satisfação dos clientes. 

    Com a automação de processos, o gerenciamento de processos otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo custos, falhas e gargalos.

    Para que sua empresa possa atuar no mercado atual e inicie a jornada da automação, entenda tudo sobre o gerenciamento de processos de negócios, o BPM.

    O que é BPM? 

    Antes de abordar o BPM, é preciso entender o que são processos. Elemento básico nas empresas dos mais variados tamanhos e setores, um processo pode ser uma atividade ou um conjunto de atividades executadas em prol de atingir determinado objetivo.

    Esse fluxo de atividade é uma parte fundamental na rotina das empresas, justificando a importância de implementar soluções capazes de aumentar a produtividade. É isso se reflete no BPM, um método que padroniza a interação entre as etapas do processo.

    O BPM, Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina ajustável com o objetivo gerenciar os processos organizacionais. A solução proporciona  analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar, controlar e automatizar o fluxo de atividade de todos os setores.

    É uma metodologia onde a gestão do processo é realizada com maior praticidade, precisão, acessibilidade e segurança. Para que seja efetivamente capaz de trazer melhorias, o gerenciamento de processos de negócios é aplicado com o auxílio de tecnologias, em especial o BPMS.

    Categorias de gerenciamento de processos

    A aplicação desse modelo de gestão de processos é bastante ampla e envolve o uso de inúmeras ferramentas. Algumas teorias categorizam o gerenciamento como:

    • Focado no sistema: aqui o BPM se concentra em processos que envolvem fluxo de trabalho que operam sem muita intervenção humana. Geralmente os processos são automatizados em sistemas;
    • Focado no ser humano: neste caso a ferramenta BPM tem como foco criar recursos para melhorar a interação humana, como interface projetada, alertas e notificações;
    • Focado em documentos: aqui abrange tudo sobre processos como a formatação, assinatura e verificação de contratos;

    As ferramentas BPM mais avançadas e atualizadas são capazes de absorver e solucionar a demanda de todas estas categorias uniformemente. 

    Com o Fusion Platform a empresa pode personalizar notificações, realizar a assinatura eletrônica de documentos, automatizar tarefas e muito mais.

    Qual é a importância de gerenciar processos de negócio?

    O gerenciamento de processos estrutura as etapas do processo para que sua execução traga resultados consistentes.  

    Com isso, a gestão pode analisar o desempenho, visualizando elos fracos, gargalos e falhas que podem prejudicar o atingimento das metas e que devem ser corrigidos.

    Consequentemente, quando um processo é mal desenhado ou gerenciado, há ineficiência, e impactos negativos em todo o ecossistema da companhia. 

    Uma ferramenta BPM, padroniza as operações e facilita a execução das atividades, permitindo que o foco esteja no core business do negócio. 

    Além disso, as inovações são acrescentadas à medida que o negócio avança, sem comprometer a operação atual.

    Benefícios da ferramenta BPM

    As vantagens de adotar uma ferramenta BPM são inúmeras. Quando o processo é desenhado detalhadamente, a execução se torna mais eficiente, produtiva e organizada, cooperando para melhores resultados e satisfação dos clientes.

    O BPM contribui para que as empresas ofereçam produtos ou serviços melhores com menor custo. Quando a abordagem é voltada para a automação, há agilidade na adaptação e menor resistência às mudanças.

    Pontualmente, outros benefícios que a metodologia oferece para as organizações são:

    • Rápida constatação de problemas e redução de erros;
    • Acompanhamento de processos com relatórios de produtividade e procedimentos;
    • Redução de gastos e desperdícios;
    • Mais segurança para dados, com proteção extra para documentos e informações;
    • Automação de processos;
    • Aumento na performance, produtividade e eficiência.

    Recursos e benefícios de um software com módulo BPM

    Como comentamos, uma das melhores práticas para implementar a gestão de processos é usando uma plataforma de gestão integrada. Um BPMS tem como recursos:

    • Construir formulários para coletar, exibir e analisar dados e informações relevantes;
    • Automatizar o fluxo de trabalho, atribuindo tarefas, definindo prazos, regras e permissionamento;
    • Notificações e alertas personalizados, sendo possível acompanhar o status da tarefa;
    • Criação e edição de formulários eletrônicos para agilizar processos e melhorar a precisão de informações;
    • Desenvolvimento low code com design amigável onde as adaptações são feitas de acordo com as preferências ou necessidades internas;
    • Controle e mobilidade de acesso;
    • Integração com outros softwares que a organização já adota;
    • Relatório e análises com as métricas e resultados dos processos;
    • Monitoramento de atividades em painéis personalizáveis.

    Com estes e outros recursos, uma solução BPMS é capaz de influenciar positivamente a produtividade do negócio. Principalmente, quando consideramos a usabilidade, suporte, funcionalidades, capacidade de customização e integração.

    Ferramenta BPM com foco no futuro

    A gestão de processos de negócios caminha para um viés cada vez mais tecnológico, dinâmico e prático.

    Neste sentido, um software que use o BPM deve ser adaptado para trazer soluções mais vantajosas para as companhias. Ao mesmo tempo em que amplia o uso para que mais usuários possam identificar, implantar e avaliar novas maneiras de realizar seus processos.

    Além disso, há franco crescimento na automação inteligente, incorporando inteligência artificial, RPA e aprendizado de máquina, para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.

    Outra questão é incluir, no BPM business, aplicativos de negócios, o gerenciamento adaptativo de processos e a modelagem interativa. Todos estes recursos fazem com que a automação de processos seja mais flexível e otimizada.

    Uma das estratégias mais inteligentes é investir em uma Plataforma de Gestão de Processos, Documentos e Indicadores. 

    O Fusion Platform é uma tecnologia completa para que sua empresa possa gerenciar os processos tendo total controle e centralização de informações. 

    Contando com módulo de automação, a solução aumenta a performance do fluxo de atividades com a modelagem e padronização de processos.

    Tome decisões com base em dados concretos e acompanhe o desempenho interno da sua companhia em tempo real usando o modo Analytics. E, use o GED para gerenciar toda a parte documental como contratos, requisições e solicitações. 

    O que está esperando? Otimize agora mesmo seus processos! Experimente o Fusion Platform, automatize e simplifique o fluxo de atividade para conquistar diferenciais competitivos para o seu negócio.

  • Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Sabemos que cada vez mais os serviços e produtos estão centrados no usuário. Afinal, ele é (ou deveria) ser o principal foco dos produtos em um mercado altamente competitivo. Porém, com o avanço da tecnologia e a adoção da mesma para expandir os negócios no meio digital, desencontros de informações entre canais on-line e o off-line começaram a surgir.

    Em meio a esse cenário, manter uma boa gestão do relacionamento com clientes tem sido um desafio. Para auxiliar na integração destes canais, surgiu o Omni-channel.

    Mas afinal, o que é Omni-channel?

    O Omni-channel (Omni= todos; Channel= canal) é uma estratégia que visa integrar o uso de todos os canais de comunicação (on-line e off-line) de uma empresa de forma simultânea. Como, por exemplo: lojas físicas, franquias, representantes, e-commerce, Market Place, entre outros.

    Entretanto, é comum a confusão entre esta e outras estratégias, como o Multi-channel e o Cross-channel. No caso do Multi-channel, a estratégia se resume em disponibilizar mais de um canal de vendas para a comodidade de seus clientes.

    Já o Cross-channel permite a compra cruzada entre canais. Ou seja, é possível comprar um produto on-line e optar por retirá-lo na loja física.

    O Omni-channel vai além dessas duas estratégias, proporcionando a integração entre todos os canais de forma simultânea.

    Por que optar pela estratégia Omni-channel?

    Imagine a seguinte situação: você comprou um produto pela internet, mas ele não estava adequado à sua necessidade. Nesse momento, você está com pressa para fazer a troca e se dirige até a loja física mais próxima. Entretanto, chegando ao local, recebe a notícia que a troca só é possível pelo mesmo canal original da compra. Situação chata, não é mesmo? Mas pode acreditar que muitos consumidores ainda passam por isso com frequência.

    Para que seus clientes não passem por dificuldades como essa, é necessário investir no gerenciamento e integração das informações. Assim como o acesso aos serviços do seu negócio. E para isso, nada melhor que o uso da própria tecnologia.

    É comum as empresas adotarem mais de um sistema com funções específicas para cada canal, resultando na falta de integração entre eles. Estes sistemas tradicionais, por sua vez, se tratam de ferramentas antigas e complexas para serem implantadas ou trocadas, e a unificação ou integração de todas se torna cansativa ou inviável. A alternativa, nessa situação, passa a ser adotar uma solução que integre todos os sistemas e que otimize a gestão de processos do negócio como um todo.

    Solução para o Omni-channel

    Há anos o Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão ou ERP) é a solução mais utilizada para gerenciar e integrar os dados corporativos. Entretanto, para Omni-channel, os ERP tradicionais são limitados. Uma parcela considerável desses sistemas são orientados a questões operacionais e dificilmente contam com a integração da gestão de processos.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de qualquer nível de complexidade, seja internos ou externos, e de corporações de qualquer segmento.

    Assim, um BPMS, solução de BPM, pode auxiliar seu negócio com:

    • Integração com outros sistemas (ERPs):

    Uma solução BPM integra diferentes tipos de sistemas, inclusive os legados. Nossa solução, Fusion Platform, faz com que qualquer tipo de sistema seja integrado, facilitando o acesso às informações disponíveis em outros sistemas.

    • Processos com apenas informações necessárias:

    Sua empresa terá processos executados com ações amigáveis e configuradas, com foco nas informações da atividade em execução, disponibilizando ao usuário apenas o que ele precisa saber.

    Portanto, caso precise integrar informações existentes em outros sistemas legados, isso é possível. Assim como a busca por estas informações, entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.

    • Atendimento de canais de comunicação:

    Imagine, por exemplo, se o chat do blog do seu site tem uma alta demanda de sugestões, dúvidas, exigindo a resolução de problemas? Nosso BPM auxilia no envio destas informações por meio da automatização de processos para os responsáveis/pertinentes àquelas solicitações na organização.

    • Processo de devolução de mercadorias:

    Cenário conhecido no varejo, uma solução BPMS integra os envolvidos (clientes, transportadoras, indústria, entre outros), e realiza a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Assim, o papel do sistema passa a ser encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazendo benefícios diretos à operação, realizando a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

    Por isso, é importante que você conheça todos os processos e necessidades da sua empresa, para então torná-los eficientes e otimizá-los. Assista mais neste webinar:

    Fusion Platform: solução integrada

    O Fusion Platform está há mais de 12 anos no mercado auxiliando empresas dos mais diferentes segmentos e contribuindo com o sucesso do seu cliente. Desde o gerenciamento de processos e documentos, até a análise de indicadores relacionados.

    Experimente gratuitamente por 15 dias grátis e veja na prática como a nossa ferramenta pode auxiliar na gestão das informações do seu negócio Omni-channel.


    Referências:
    CIO, MarkGrowth, SEBRAE.


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