A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, NFS-e, ou NF-e de serviço é um documento digital criado em substituição da nota fiscal física correspondente às operações de prestação de serviços.
Buscando reduzir a burocracia, o documento possui a mesma validade jurídica que um documento de papel. Com essa medida, o intuito do Governo Federal é ter maior controle fiscal e combater a sonegação fiscal.
Embora seja extremamente vantajosa, mais segura, confiável e ágil para as transações comerciais, há alguns desafios a serem enfrentados.
Como o processo de emissão e armazenamento das NFS-e são de competência das Prefeituras, cada município pode adotar um sistema próprio para a emissão do documento. Em outras palavras, empresas que prestam ou são tomadores de serviços em diferentes municípios precisam se conectar a diferentes sistemas para emitir ou recepcionar as notas finais eletrônicas.
Por isso, sem a automação de processos é muito comum acontecer pagamentos de notas incorretas. Principalmente por não haver cruzamento de informações entre o pedido e o documento emitido.
A falta de um sistema de gestão de documentos aumenta os riscos de não conformidade, atraso nos pagamentos e dificulta a busca pelas notas fiscais que precisam ser corrigidas.
Para amenizar a complexidade das atividades relacionadas às notas fiscais eletrônicas, o Fusion Platform automatiza o recebimento das notas de diferentes municípios. O sistema busca, em tempo real, atualizações e apresenta novos documentos encontrados.
Te convidamos a embarcar na nova era de tecnologia, facilidade, conformidade e compliance. Preparamos esse material para explicar como o Fusion Platform é capaz de automatizar o recebimento e gerenciar as NFS-e.
Conhecendo mais sobre a NFS-e
A NFS-e ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é um documento digital gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal do Brasil para documentar as operações de prestação de serviços.
O Governo Federal lançou essa iniciativa com o objetivo de padronizar e melhorar a qualidade das informações, gerando maior eficácia e benefícios para os contribuintes e para a administração tributária.
Sabemos que a burocracia para as empresas brasileiras é bastante grande, e essa é uma das alternativas empregadas para reduzir a complexidade dos trâmites, aumentando a competitividade com a redução do custo-Brasil ao dispensar a emissão e guarda de documentos físicos.
Com a inclusão da tecnologia, a geração da nota fiscal é feita automaticamente via serviço informatizado. Os dados informados são analisados, processados, validados, e, se tudo estiver correto, a NFS-e é gerada.
Atualmente, qualquer empresa que presta serviço é obrigada a emitir a NFS-e, inclusive os Microempreendedores Individuais (MEI). Apenas MEIs que prestam serviços exclusivamente para outros MEIs ou que atuam no comércio varejista de combustíveis automotivos são exceções à regra.
Como se sabe, a NFS-e está diretamente relacionada às Prefeituras Municipais. Afinal, elas são responsáveis pela fiscalização de tributos referentes aos impostos de sua competência, como o ISSQN.
De maneira geral, os municípios de todo o país devem realizar um cadastro no Sistema Nacional de NFS-e para emitir ou receber notas fiscais. O município valida e armazena a nota em seu sistema. Posteriormente tanto prestador como tomador podem consultar o documento online.
Mesmo que tenham um sistema próprio, toda nota, após ser emitida pelo prestador de serviço, é transmitida eletronicamente para o município via Ambiente Nacional da NFS-e (ADN).
Com as notas fiscais eletrônicas a administração tributária terá acesso ao documento em um padrão nacionalmente utilizado, auxiliando no combate à sonegação fiscal, melhorando a qualidade dos serviços e aumento da arrecadação municipal.
Quer saber mais sobre como implantar a gestão automatizada de NFS-e no seu negócio? Acesse o e-book completo:
Você já sabe o quanto os dados são valiosos para empresas e organizações dos mais variados tamanhos e ramos de atuação. Mas, você consegue entender porque o Data Analytics é tão importante?
Data analytics é o processo de examinar dados para chegar a conclusões e obter informações utilizando métodos e ferramentas estatísticas.
Todos os dias grande volume de dados são gerados e precisam ser processados e analisados para que informações valiosas possam ser extraídas.
Com o uso desses dados será possível entender os mercados, os clientes, antecipar tendências, definir estratégias e tomar decisões baseadas em evidências sólidas.
A questão principal é, como transformar os dados coletados em conhecimento acionável capaz de impulsionar o crescimento e garantir vantagens competitivas? É isso que o Data Analytics se propõe a fazer.
O que é Data Analytics?
Data Analytics, ou Análise de dados, abrange o processo de examinar e categorizar um conjunto de dados.
Advindos de maneira algorítmica ou mecânica, a análise possibilitará extrair informações, gerar ideias, identificar padrões, e tomar decisões estratégias com base nas informações coletadas.
Embora seja um termo que ganhou popularidade atualmente, o cerne está em um ramo já muito conhecido e estudado: a estatística.
No entanto, é a crescente importância, o volume e intensidade de processamento que torna a análise de dados tão essencial às companhias.
Atualmente os dados são coletados por diversos meios e mídias. A principal questão do data analytics está no uso de ferramentas inteligentes de busca, armazenamento e processamento de dados.
Os dados, sozinhos, são apenas uma coleção de valores ou sequência de símbolos. Será a sua interpretação que os transformará em informações úteis e importantes para o negócio.
O que difere Data Analytics de Data Science e Big Data?
Os três termos se referem ao trabalho com dados. Porém, tem foco e metodologias diferentes, e são complementares dentro das organizações.
De maneira bastante prática, a definição de cada um pode ser entendida como:
Big Data: usa métodos e tecnologias para tratar grande volume de dados variados e gerados em alta velocidade;
Data Science: extrai conhecimento e ideias de dados estruturados e não estruturados. Para isso, usa de métodos científicos, sistemas, processos e algoritmos;
Data Analytics: processo de examinar dados para extrair insights úteis e apoiar a tomada de decisão.
Como você pode perceber, embora próximos, cada um trata os dados de maneira diferente. Enquanto o Big Data tem o foco em armazenar e processar grande volume de dados, os outros dois analisam e interpretam esses dados.
Entre data Science e data analytics a diferença é que o primeiro é mais abrangente e envolve uso de técnicas avançadas de modelagem e machine learning. Já o segundo, como já abordamos, trata de técnicas tradicionais de análise estatística e exploratória.
Pode-se dizer que o big data trata da infraestrutura necessária para trabalhar com os dados em larga escala. Ou seja, mesmo que em grande volume, sem serem interpretados, não são utilizáveis.
É necessária a atuação do data Science e data analytics para que haja extração de valor e obtenção de conhecimento e informações para o processo decisório.
Tipos de Análises de Dados
As análises variam de acordo com a origem, tamanho e outros fatores relacionados aos dados. No entanto, o que irá definir a abordagem serão as necessidades ou objetivos do negócio. Ou seja, o que eu quero saber com esses dados?
Mesmo que exista uma vastidão de possibilidades, comumente, 4 tipos de data analytics são mais usados:
Análise Preditiva: é o ato de antecipar possíveis efeitos de determinada decisão. Usando modelos estatísticos, o diagnóstico estabelece relações de causa e efeito do que poderá acontecer, e qual a probabilidade. Essa análise pode responder questões como gastos de determinado insumo para os próximos meses caso a produção seja aumentada. Ou, o impacto no produto final se houver aumento em determinado recurso para produção;
Análise prescritiva: é mais completa e complexa. Visa trazer uma resposta sobre o que deve ser feito em cada situação. Ou seja, quais alternativas podem maximizar ou minimizar um dos objetivos do negócio. Usa recursos matemáticos e estatísticos. Soluciona questões que envolvem a dúvida sobre a alternativa mais econômica, como minimizar gastos de determinado insumo, entre outros;
Análise descritiva: se refere a entender o que está acontecendo no momento presente, para entender o desempenho atual da empresa. Explica, por meio de dados, o que está acontecendo. Apresenta dados em recursos gráficos e relatórios, como total de vendas, satisfação de clientes, produtividade, custos, vendas e receitas;
Análise diagnóstica: detecta, no contexto atual, a explicação e razões para que algo tenha acontecido. É usada por empresas que já passaram por um período complexo e querem aprender com a experiência para que não se repita futuramente. Diferentemente da análise descritiva, aqui não se busca entender o que está acontecendo, mas, porquê determinado fato ocorreu.
Como funciona e como aplicar o Data Analytics
A aplicação desse tipo de análise de dados consiste em coletar dados relevantes e usar softwares capazes de identificar padrões. Por fim, as informações obtidas são usadas para tomar decisões capazes de otimizar processos e estratégias.
De fato, não é a quantidade de dados que fez surgir o data analytics. Mas, a evolução dos recursos capazes de processá-los, organizá-los e estruturá-los.
Atualmente, programas especializados são capazes de realizar o data analytics disponibilizando as informações em relatórios, painéis e gráficos, tornando o conhecimento útil e acessível.
O Fusion Platform é uma plataforma de gestão de processos, documentos e indicadores. Por isso, os dados ficam centralizados em um único local, facilitando sua coleta, processamento e análise.
Na Central Analytics os dados são categorizados, analisados e apresentados de maneira que sua interpretação seja facilitada e rápida com o uso de painéis e gráficos que possuem dados atualizados e podem ser acompanhados em tempo real.
Por ser completa e personalizada, cada negócio pode definir quais informações deseja obter. Dessa forma, um painel pode conter dados sobre comportamento do cliente ou a produtividade dos processos.
O conhecimento obtido na Central Analytics contribui com a identificação de oportunidades de negócios e de melhorias.
Os dados podem ser extraídos de diversas origens, estando estruturados ou não, como em planilhas ou banco de dados. Por possibilitar integração, o Fusion Platform é capaz de coletar dados de outros softwares que anteriormente estavam desconexos.
Após processar e modelar os dados, a solução comunica, de maneira clara, as informações obtidas com relatórios, dashboards interativos, entre outros.
Como não trata apenas dos dados, e sim de uma ferramenta completa para a gestão de processos, documentos e indicadores, com a solução da Neomind é possível elaborar planos de ação para implementar alternativas que promovam a melhoria contínua e completa, de toda a organização.
Além da geração de insights valiosos, todas as ações podem ser revisadas e ajustadas continuamente. Assim, seu negócio fica livre para usar as informações obtidas de acordo com os objetivos e estratégias internas do projeto ou da organização.
A Gestão de Riscos é fundamental para o mundo dinâmico dos negócios nos dias de hoje. As empresas enfrentam, constantemente, uma série de desafios que podem afetar seus objetivos e sua sustentabilidade a longo prazo.
Essa gestão emerge como uma ferramenta vital para proteger os interesses e impulsionar o sucesso das empresas.
O recente lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform promete revolucionar a maneira como as organizações de todos os tamanhos e tipos lidam com riscos potenciais.
Confira mais sobre esse novo recurso e como obter uma série de vantagens significativas.
O que abrange o novo módulo de Gestão de Riscos?
Uma das características fundamentais do novo módulo é sua capacidade de ajudar as organizações a identificar e avaliar uma ampla gama de riscos que podem afetar seus objetivos.
Desde riscos operacionais até questões financeiras, legais, de conformidade e segurança da informação, o módulo proporciona uma visão abrangente das ameaças que uma organização pode enfrentar.
Após a sua identificação, o módulo facilita a avaliação da probabilidade e do impacto de cada um deles. Essa avaliação permite que as organizações priorizem seus esforços e aloquem recursos de forma eficaz, concentrando-se nos itens mais críticos e urgentes.
Em um ambiente empresarial cada vez mais complexo e volátil, essa gestão se torna uma peça fundamental para o sucesso organizacional.
O novo módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform capacita as organizações a enfrentarem os desafios com confiança, aproveitando as oportunidades e protegendo seus interesses de maneira eficaz.
Ao integrar a identificação, avaliação, mitigação e monitoramento das ameaças em uma plataforma única e poderosa, o módulo oferece uma abordagem abrangente e proativa para a Gestão de Riscos, ajudando as organizações a alcançarem novos patamares de eficiência e resiliência.
O módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform
Para se familiarizar com a solução, a primeira ação é acessar a aba “Gerenciar Contextos” na tela inicial do Fusion Platform.
Imagem do Fusion Platform
Nesse ambiente é possível acompanhar e estabelecer um contexto para gerenciar os riscos específicos de processos, questões ou projetos. Métodos de gestão de riscos distintos podem ser criados para cada contexto conforme exigido.
Para iniciar um novo contexto, basta clicar no botão “Novo”. Na tela seguinte, será necessário incluir o contexto desse risco. Para isso, insira informações sobre:
Nome: Nome do contexto. Este campo é obrigatório e permite até 255 caracteres;
Descrição: Uma breve orientação sobre o uso do contexto. O preenchimento é opcional e permite até 2000 caracteres.
Ao clicar em “Salvar”, uma mensagem de confirmação aparecerá, informando que o contexto foi criado com sucesso. A partir desse momento, sempre que acessar “Gerenciar Contextos”, esse risco estará listado.
Depois de configurar os contextos necessários, você pode criar novas categorias e riscos, associando-os ao contexto criado. Para isso, acesse “Configurações de Categoria”, e “Contextos”, a seguir inclua os dados e definições pertinentes, como os responsáveis pela tarefa.
Também será necessário cadastrar um tipo de risco. Ao clicar em “Gerenciar Tipos de Riscos” no canto esquerdo da tela, o Fusion Platform irá apresentar uma lista de tipos pré-definidos.
Dentre as possibilidades estão os riscos: ambiental, financeiro, mercado, operacional, saúde, segurança, tecnológico, entre outros.
Mesmo que essa lista consiga cobrir várias áreas da organização, poderá ser editada ou excluída, conforme necessidade. Além disso, o usuário pode criar novos tipos, basta clicar em “Novo” e definir informações como o nome do tipo de risco e a descrição.
Ao clicar na mensagem de confirmação, o novo tipo de risco será adicionado às possibilidades.
Gerenciamento dos Riscos
Para iniciar a Gestão de Riscos, é preciso identificar quais ameaças já são existentes na organização e analisar alternativas possíveis para solucioná-los.
Essa abordagem leva em consideração recursos disponíveis, prazos, custos envolvidos e, em alguns casos, acompanhar as ações regularmente.
Na Central de Riscos, cada item é indicado por um código e um nome. As informações são apresentadas em forma de lista, e cada elemento pode ser visualizado ou editado por usuários responsáveis que foram indicados na configuração do contexto do risco.
Logo abaixo do código e do nome, é apresentado o contexto relacionado a esse risco em potencial.
Além disso, o card do risco também inclui um botão de ação. Esse botão direciona o usuário para a edição, permitindo o preenchimento das informações necessárias.
O botão sempre exibirá o nome da próxima etapa a ser realizada. Por exemplo, se o risco foi preenchido até a etapa de Identificação, o botão será rotulado como “Analisar”; se estiver na etapa de Análise, será “Avaliar”; e durante a reavaliação, o botão permanecerá como “Reavaliar”.
Outro ponto importante da Central de Riscos é a possibilidade de criar uma lista de categorias para estruturar a plataforma de acordo com as necessidades da organização.
Por serem personalizadas, podem ser segmentadas pelas cidades das unidades, por áreas funcionais ou como a empresa preferir categorizar.
Existem casos em que, após criar as categorias, não será possível adicionar riscos a elas. Isso acontece quando:
A categoria não tem nenhum contexto cadastrado. Nesse caso, é necessário cadastrar um contexto dentro da categoria, o que pode ser feito a qualquer momento pelo usuário responsável;
O usuário logado não é responsável por nenhum contexto dentro da categoria criada. Mesmo usuários responsáveis pela categoria não podem adicionar riscos se não forem responsáveis por algum contexto.
As categorias podem ser organizadas em subcategorias, criando uma hierarquia de até três níveis.
Para adicionar uma subcategoria, basta selecionar a categoria desejada, clicar no ícone de edição e no ícone “Criar subcategoria” e preencher as informações necessárias em “Configurações de Categoria”, na opção “Dados”.
Configuração dos Dados
Na primeira aba, intitulada “Dados”, encontraremos três campos a serem preenchidos:
Nome: Insira um nome para a categoria (limite de 64 caracteres). Campo obrigatório;
Responsáveis: Selecione grupos, papéis ou usuários responsáveis pela categoria. Eles terão permissão para editar e configurar Contextos e Responsáveis;
Descrição: Insira uma descrição para a categoria (limite de 2000 caracteres). Campo opcional.
Configuração dos Contextos no módulo de Gestão de Riscos:
Após definir o nome da categoria e seus Responsáveis, é possível criar um ou mais Contextos. É importante notar que uma categoria pode ser salva sem ter um Contexto, mas é necessário ter pelo menos um para criar novos riscos.
Os Contextos podem ter responsáveis designados e incluir Usuários de Consulta. Clique em “Adicionar contexto” para configurar um contexto.
Nesse momento, alguns campos serão apresentados para preenchimento:
Contexto: item obrigatório e algumas sugestões de contextos são exibidas ao digitar algumas palavras. Para sua configuração, é necessário que previamente tenha sido criado o módulo Gerenciar Contextos.
Após selecionar um contexto, pode-se definir a frequência de reavaliação dos riscos associados.
Os responsáveis desempenham um papel fundamental na supervisão e gerenciamento dos riscos, enquanto os usuários de consulta acompanham o status dos riscos, contribuindo para uma gestão mais robusta.
Essas definições são cruciais para promover uma cultura de gestão de riscos eficaz e colaborativa.
Após salvar um contexto, suas informações serão exibidas na tela, incluindo detalhes sobre responsáveis, frequência de reavaliação e usuários de consulta.
Imagem do Fusion Platform
Apetite de Risco
A configuração do Apetite de Risco é o último passo na configuração da categoria. Ela é crucial para definir os níveis de probabilidade e impacto dos riscos, assim como as ações a serem tomadas em cada cenário.
O Apetite de Risco funciona como um guia que estabelece os limites em que a empresa está disposta a operar, considerando a probabilidade e o impacto dos riscos.
Ao configurá-lo, você pode definir os níveis de probabilidade e impacto, e especificar as ações a serem tomadas em cada cenário.
O sistema já possui configurações padrão para ações como “Reter”, “Mitigar” e “Evitar”, mas você pode personalizar esses quadrantes conforme necessário. A personalização para a gestão de riscos pode ser feita clicando no quadrante desejado e selecionando a opção desejada.
Imagem do Fusion Platform
Se a sua estratégia de gestão de riscos for única e exigir uma abordagem diferente, personalize as configurações para refletir essa abordagem, incluindo a possibilidade de alterar as nomenclaturas de probabilidade e impacto.
As configurações de Probabilidade e Impacto definidas na categoria servirão como referência para a criação de riscos.
O Apetite de Risco tem um efeito significativo no monitoramento contínuo de riscos, orientando as decisões de gestão e priorização de recursos.
Por exemplo, se a probabilidade de um novo produto falhar no mercado for “alta” e o impacto financeiro “muito alto”, a ação recomendada pode ser “Evitar” seu lançamento.
Essa ferramenta permite à empresa definir limites de tolerância ao risco e tomar decisões informadas. Após configurado, basta clicar em “Salvar” para criar a nova categoria.
Configurando um novo risco no módulo de Gestão de Riscos
Após criar e configurar uma nova categoria, o próximo passo é criar um novo risco. Volte à Central de Risco e clique no botão “Novo risco” no canto superior direito da tela.
No processo de cadastro de um risco, há as etapas de: identificação, análise, avaliação de gravidade e impacto, e planejamento estratégico.
Esta fase é essencial para configurar o risco de maneira completa. Para começar, preencha todos os campos relacionados ao risco, assegurando a inclusão de informações essenciais, como:
Nome: Identificação do risco (obrigatório, até 255 caracteres);
Código: Valor único, não editável (sequencial);
Descrição: Descrição do risco (opcional, até 2000 caracteres);
Contexto: Seleção de contexto (obrigatório, autocompletar);
Tipo de Risco: Seleção do tipo de risco (obrigatório, autocompletar);
Origem: Indicação da origem do risco (interna ou externa).
Após preencher todos os campos necessários, avance para a próxima etapa ou salve e preencha as etapas seguintes posteriormente.
A realização da análise SWOT auxilia na compreensão dos processos e identificação de possíveis ameaças.
Após identificar um risco, é essencial analisar suas causas e consequências.
Por exemplo, a falta de mão de obra pode ser causada pela rápida expansão do mercado, sobrecarregando os funcionários e levando a atrasos nas entregas e queda na qualidade do serviço. Isso pode resultar na perda de clientes e oportunidades de negócio, prejudicando a reputação da empresa.
Portanto, uma análise minuciosa é essencial para implementar medidas eficazes de prevenção e mitigação.
Clique na aba “Analisar” e descreva as causas e consequências desse risco. Os campos são obrigatórios e têm um limite de 100.000 caracteres.
Após preencher todos os itens necessários nesta etapa, avance para a próxima etapa ou salve o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.
Na fase de Avaliação, é necessário preencher os campos de Probabilidade e Impacto, ambos obrigatórios e do tipo selecionável. Os valores desses campos são especificados nas configurações da categoria.
Imagem do Fusion Platform
Probabilidade: Indique a chance de o risco ocorrer, com opções padrão como: Muito baixa, Baixa, Média, Alta e Muito alta, ajustáveis nas configurações da categoria;
Impacto: Descreva o efeito do risco na empresa, com opções padrão como: Muito baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito alto, ajustáveis nas configurações da categoria.
Após selecionar as opções adequadas, o sistema determinará a ação necessária para o risco: Reter, Mitigar ou Evitar.
Após preencher todos os campos necessários nesta etapa, clique em avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.
Essa etapa não é obrigatória. Portanto, é possível avançar normalmente sem a necessidade de cadastrar nenhum plano de ação.
No entanto, as ações podem ser realizadas para contribuir com um monitoramento adequado e eficaz dos riscos.
Para iniciar a implementação das ações que irão orientar a gestão deste risco, basta clicar no botão “Nova Ação”, localizado no canto superior direito da tela. Isso abrirá uma nova janela para preencher os campos obrigatórios.
O plano de ação segue o método 5w2h. Ou seja, deve ser delimitado quem, o quê, como, por quê, onde, até quando, custo e tipo de ação.
Assim que concluir a configuração deste novo risco, o plano de ação será criado e estará pronto para ser iniciado, caso o risco já tenha sido salvo anteriormente. Caso contrário, será necessário salvá-lo para iniciar o plano de ação.
Os anexos se referem a qualquer tipo de arquivo que pode ser adicionado ao novo risco, e fica disponível em qualquer etapa do processo. Essa alternativa oferece vantagens significativas para o gerenciamento de riscos.
Por exemplo, ao lidar com o risco de uma expansão repentina do mercado, anexar documentos relevantes, como relatórios de análise de mercado, pode fornecer contexto valioso para a tomada de decisões sobre estratégias de mitigação.
Além disso, anexos de documentos são capazes de garantir a conformidade com políticas e procedimentos, ajudando a empresa a alinhar suas atividades com as práticas recomendadas.
A possibilidade de compartilhar informações eficientemente entre membros da equipe e utilizar os arquivos anexados como evidências em auditorias também são benefícios importantes.
Manter um histórico completo de documentos anexados permite rastreamento das atividades relacionadas ao risco ao longo do tempo.
Anexar arquivos enriquece o processo de tomada de decisão, promove a colaboração, garante conformidade e transparência, e fornece histórico completo das atividades relacionadas ao risco.
Para anexar um documento, basta clicar no botão “Novo anexo” no canto superior direito da tela. Em seguida, é só selecionar um arquivo em seu dispositivo local ou arrastá-lo para a janela.
O anexo é a etapa final da criação do novo risco. Ao retornar à Central de Riscos, o item que foi criado será exibido na categoria correspondente.
Com o novo risco criado, é possível editá-lo, visualizá-lo ou removê-lo do sistema. E, também, pode ser reavaliado, permitindo que o plano de ação seja revisado e analisado repetidamente, gerando um histórico a cada revisão.
Após o risco ser salvo pela primeira vez, a etapa Avaliar se transformará em Reavaliar. Para reavaliar uma ação, basta clicar em “Reavaliar”.
Esta é a última fase do risco, destinada ao acompanhamento regular dos riscos identificados, detectando possíveis mudanças e avaliando a eficácia das medidas de tratamento implementadas.
Ao clicar sobre “Reavaliar”, serão exibidas opções para avaliar o impacto e as probabilidades desse risco acontecer. Assim, no canto esquerdo da tela, tem-se:
Imagem do Fusion Platform
Probabilidade e Impacto: Funcionam da mesma forma que na etapa de Avaliação. Na primeira visita, serão preenchidos com as opções definidas anteriormente. Nas visitas subsequentes, mostrarão os últimos valores salvos na própria fase de Reavaliação. Conforme esses valores, o quadrante é automaticamente ajustado;
Próxima etapa: Campo obrigatório e selecionável. Permite definir a ação ao salvar o risco. “Manter em reavaliação” mantém o risco aberto e editável, após salvar, o campo é limpo para nova avaliação. “Encerrar risco” finaliza-o, tornando-o inalterável;
Justificativa: Campo obrigatório, com limite de 2000 caracteres. Deve-se justificar as mudanças no risco, não apenas nesta fase, mas em todas as anteriores. Após salvar, o campo é limpo para nova avaliação;
Histórico de Avaliações: Armazena informações de cada nova avaliação dos riscos e as decisões tomadas. Inclui dados do usuário, data e campos preenchidos. O primeiro registro é da etapa de Avaliação, onde os campos “Próxima Etapa” e “Justificativa” permanecem vazios, pois não são preenchidos.
O risco é concluído quando não é mais uma ameaça significativa ou quando as medidas de mitigação foram eficazes em reduzi-lo ou eliminá-lo. Isso ocorre durante a etapa de Reavaliação, ao selecionar “Encerrar risco” na opção “Próxima etapa”.
Ao clicar em “Concluir”, o risco será finalizado. A ausência de um plano de ação será exibida como um campo não editável na visualização da etapa Planejar.
Processo de Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos
Apenas identificar um risco não é o suficiente para que o negócio seja saudável e possa encarar o mercado competitivo.
Pensando nisso, a Neomind criou no Fusion Platform recurso para que seja possível elaborar um plano de ação para conter e reverter esse risco em oportunidade.
Assim, o processo começa na etapa de Planejamento do registro de riscos, através da tabela de Plano de Ação.
Apenas os responsáveis pelo risco podem iniciar o processo, configurados na categoria à qual o risco está vinculado, dentro do contexto atribuído.
Em termos mais detalhados, ao criar uma categoria, é necessário especificar os contextos associados a ela.
Cada contexto tem seus próprios responsáveis, que serão os gestores de riscos na categoria correspondente. Eles terão autoridade para criar, iniciar e cancelar os Planos de Ação nesta etapa do registro de riscos.
Para iniciar o procedimento, pressione o botão “Iniciar”. O usuário responsável que inicia o processo do plano de ação é designado como o solicitante desse processo em particular.
Imagem do Fusion Platform
Especificando o Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos
Os dados inseridos nos campos do Plano de Ação são transferidos para a primeira etapa do fluxo, utilizando campos correspondentes. Isso envia automaticamente a primeira atividade, e o fluxo prossegue para a segunda etapa, destinada ao executor.
O executor é determinado pelo usuário indicado no campo “Quem?” durante o preenchimento do Plano de Ação.
Os gestores do processo incluem todos os usuários responsáveis pelo risco na categoria/contexto.
Os usuários de consulta são aqueles designados para consultar o risco nessa categoria/contexto. Ao pressionar “Iniciar”, o status muda para “Em execução”, sinalizando que o plano de ação está ativo.
Após iniciar o processo, uma tarefa é automaticamente atribuída e encaminhada à pessoa que foi definida como “Quem” no plano de ação.
Essa tarefa estará disponível na Central de Tarefas do usuário que deverá clicar em “Executar Ação” para acessá-la.
Na próxima tela, o usuário poderá conferir as informações desse risco, assim como, poderá detalhar as ações que foram realizadas.
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A opção de “Executar tarefa?” é um campo obrigatório e que irá determinar as ações que serão desencadeadas. Caso seja selecionado “Sim”, será preciso descrever as ações realizadas. Para a opção “Não”, deverá ser preenchido os motivos que fizeram essa tarefa não ser executada.
Após preencher os detalhes, basta clicar em “Enviar” que uma mensagem confirmará a conclusão do processo e a execução bem-sucedida da tarefa. Lembrando que o autor do processo receberá uma notificação informando que o processo foi executado.
Painel de Riscos
O Painel de Riscos é uma ferramenta disponível para usuários com permissões de Gestão de Riscos. Oferece uma visão geral das informações dos riscos aos quais o usuário tem acesso, com permissão de edição ou visualização. O acesso é restrito aos riscos específicos para os quais o usuário tem permissões atribuídas.
Imagem do Fusion Platform
Ao optar por essa funcionalidade, o usuário será redirecionado para o Painel de Riscos, onde terá acesso a diversos aspectos e informações sobre os riscos pertinentes ao seu perfil e permissões.
Ao abrir o Painel pela primeira vez, os valores serão exibidos como zerados, pois ainda não há dados cadastrados. Após a primeira visita ao Painel de Riscos, os usuários terão acesso a uma visão geral dos riscos na organização.
Essa síntese abrange os riscos ativos, em reavaliação e encerrados. A função oferece uma rápida compreensão do panorama de riscos, destacando áreas de preocupação, tendências emergentes e progresso na mitigação.
Com essa visão geral, gestores e tomadores de decisão podem agir proativamente na gestão de riscos para proteger os interesses da organização.
Usando filtros de visualização
Os usuários podem usar filtros por critérios como período, categoria, contexto e tipo, tornando a localização mais fácil. Para isso, basta clicar em “Filtrar”, abrindo uma janela com os campos disponíveis para filtragem.
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Os filtros do Painel de Riscos incluem:
Período: dois campos de data permitem inserir o período dos riscos, especificando a data de início e de término;
Categoria: seleção está limitada a categorias ou subcategorias das quais o usuário é responsável ou está associado a algum contexto dentro delas;
Contexto: são exibidos somente após a seleção de uma categoria, mostrando apenas as opções para as quais o usuário é responsável;
Tipo de Risco: as opções são apresentadas após a seleção de uma categoria, mostrando todos os tipos existentes.
Os campos “Período” e “Categoria” são essenciais para a filtragem do Painel de Riscos, sendo obrigatórios. Ou seja, não é possível gerar o painel sem preencher esses campos.
Após clicar em “Aplicar”, o status dos riscos será exibido na tela. Caso queira remover os filtros aplicados, basta usar a opção “Limpar”.
Após aplicar um filtro, ele será automaticamente salvo. Quando o usuário retornar ao Painel de Riscos, o último filtro utilizado estará aplicado.
Na parte inferior da tela, os usuários podem visualizar os contadores de Riscos:
Ativos: incluem aqueles em qualquer etapa, desde Identificar até Reavaliar;
Encerrados: são os que já foram concluídos;
Para Reavaliar: são exclusivamente os que estão na etapa de Reavaliar, monitorando para evitar ocorrências.
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Mapa de Calor dos Riscos
No Mapa de Calor, é possível visualizar a relação Probabilidade x Impacto de todos os riscos filtrados, com o número total em cada quadrante.
A posição de um risco no mapa é baseada na sua situação atual, considerando a última reavaliação. Clicando em um quadrante ou contador, o usuário é redirecionado para a categoria correspondente, onde encontra informações detalhadas sobre o risco.
Em relação a lista de como os itens são apresentados, a ordem permanece conforme configurada na Central de Riscos. O filtro, por sua vez, segue as definições estabelecidas no Painel de Riscos.
Por que é fundamental executar a gestão de riscos?
A gestão de riscos é uma peça crucial no cenário empresarial atual, onde desafios variados podem afetar a continuidade e o sucesso das organizações.
Com o lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform, uma série de vantagens significativas se apresenta para empresas de todos os portes e setores.
Como você pode perceber, esse novo recurso oferece uma abordagem abrangente para identificar, avaliar, mitigar e monitorar riscos. É capaz de capacitar as organizações para enfrentar desafios com confiança e a aproveitar oportunidades com segurança.
A funcionalidade do Painel de Riscos fornece uma visão instantânea do panorama de riscos da organização, permitindo que gestores identifiquem áreas de preocupação, monitorem tendências e avaliem o progresso na mitigação ao longo do tempo.
Com filtros específicos, os usuários podem localizar facilmente os riscos mais relevantes, enquanto os contadores fornecem uma visão geral dos riscos ativos, encerrados e para reavaliar.
Por fim, a integração da identificação de riscos, avaliação de impacto e planejamento estratégico em uma plataforma única e poderosa oferece às organizações uma ferramenta robusta para gerenciá-los de maneira eficaz, promovendo uma cultura de gestão de riscos colaborativa e proativa.
Que tal iniciar a gestão de riscos da sua empresa hoje mesmo? Experimente o Fusion Platform e esteja preparado para alcançar novos patamares de eficiência e resiliência em um ambiente empresarial em constante evolução.
A adoção de soluções automatizadas é uma tendência crescente entre as empresas que buscam maximizar seu retorno financeiro e aumentar a eficiência operacional. No entanto, para garantir que a implementação dessas soluções seja vantajosa, é fundamental realizar uma análise detalhada e precisa do retorno sobre o investimento (ROI). É nesse contexto que a Calculadora de ROI 2.0 se destaca como uma ferramenta indispensável.
Análise Abrangente em Todas as Fases
A Calculadora de ROI 2.0 foi projetada para fornecer uma visão abrangente e detalhada das diversas fases envolvidas na adoção de uma nova solução de automatização. Essas fases incluem:
Aquisição: Esta fase envolve a compra e implementação inicial da solução. A calculadora considera todos os custos associados, desde o preço de compra até os custos de instalação e configuração.
Setup: Nesta fase, são avaliados os custos e recursos necessários para preparar a solução para operação plena, incluindo treinamento de equipe, customizações necessárias e testes iniciais.
Operação: Aqui, são considerados os custos operacionais contínuos, como manutenção, suporte técnico e upgrades de software. A calculadora também avalia os benefícios operacionais, como a redução de tempo e custos em processos automatizados.
Pós-Operação: Esta fase abrange a análise dos impactos a longo prazo da solução, incluindo a evolução dos custos operacionais e os benefícios contínuos obtidos, como a melhoria contínua da eficiência e o aumento da produtividade.
Valores Atualizados e Critérios Detalhados
Uma das principais vantagens da Calculadora de ROI 2.0 é a utilização de valores atualizados e critérios de análise detalhados, baseados em situações reais. Isso proporciona uma base sólida para a tomada de decisões, garantindo que as empresas possam confiar nos números apresentados durante a análise de ROI.
Os critérios de análise incluem, entre outros, a comparação entre os custos atuais e os esperados, a análise de cenários de diferentes horizontes temporais (curto, médio e longo prazo) e a identificação de possíveis riscos e benefícios não financeiros, como a melhoria na satisfação do cliente ou a capacidade de resposta às mudanças do mercado.
Benefícios Estratégicos
A Calculadora de ROI 2.0 oferece uma visão estratégica que vai além da simples análise financeira. Ao considerar todas as fases da adoção de uma solução de automatização, ela permite que as empresas planejem de forma mais eficaz, identificando oportunidades para maximizar o retorno financeiro e melhorar a eficiência operacional. Isso inclui a possibilidade de ajustar planos de ação de acordo com os resultados obtidos em cada fase, garantindo uma adaptação contínua e uma melhoria constante.
Baixe agora a Calculadora de ROI 2.0 e veja como aplicá-la na realidade do seu negócio:
O workflow é a sequência de etapas definidas previamente para que uma tarefa ou processo seja realizado de maneira eficiente.
Basicamente, é uma definição sobre o quê, quando e como uma ação deve ser executada, otimizando tempo e recursos. Essa designação permite que os conhecimentos e regras possam ser transmitidos para todas as pessoas igualmente.
Além disso, quanto mais clareza e organização houver, maior será a produtividade e a qualidade. Favorecendo, inclusive, a implementação de novos recursos e tecnologias, como a automação de processos.
Saiba tudo sobre essa diretriz abrangente para a execução das atividades internas da companhia.
O que é Workflow?
Um workflow pode ser entendido como uma lista de tarefas organizada de acordo com uma sequência lógica de execução.
O fluxo de trabalho sistematizado garante melhores resultados por haver uma ordem de realização, cada etapa é iniciada com o término da outra. A passagem entre elas deve ocorrer de forma descomplicada, sem incidência de gargalos ou falhas.
As atividades não podem ser definidas aleatoriamente. Devem refletir a sistemática interna, o cotidiano das equipes e as melhores práticas para garantir agilidade e produtividade.
A fluidez das atividades deve ser organizada em fluxogramas que refletem o mapeamento dos processos. Dessa forma, as equipes possuem uma representação visual para entender a subsequência das atividades.
As empresas que optam por adotar soluções tecnologias, como plataformas para otimizar os processos, têm a vantagem de usar regras específicas para delimitar o término de uma etapa, sinalizando que a próxima poderá ser iniciada.
Embora possam parecer similares, o workflow se difere dos processos por ser mais estruturado e planejado em cadeia de tarefas. Os processos dentro desse fluxo são executados de maneira inteligente.
É um método que modela e automatiza a sequência para que os processos alcancem os objetivos traçados de forma clara e transparente.
Tipos de fluxo de atividade
Como cada empresa possui suas atividades e rotinas distintas, o workflow pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do processo, etapas e pessoas.
Existem inúmeras formas para organizar as etapas, principalmente quando se visa automatizar os processos. De maneira geral, os tipos de workflow são:
ad hoc: processos executados de maneira simples, com itens que podem ser alterados ou movidos de acordo com regras estabelecidas pela empresa. As alterações podem ocorrer mesmo que o processo já esteja em andamento;
produtivo: se refere a processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Abrange alto volume de dados, e procedimentos ocorrem sem mudanças ou alterações;
administrativo: abrange tarefas menos complexas, contínuas, previsíveis e coordenadas por regras simples. Exemplos desse tipo de fluxo são o tratamento de documentação e preenchimento de formulários. As atividades são facilmente automatizadas;
colaborativo: são fluxos que tendem a ser mais complexos e demandam da colaboração e envolvimento de mais de um setor ou departamento da empresa;
transacionais: reúne atividades de diferentes origens que são desenvolvidas de maneira correlata. É fundamental usar softwares capazes de centralizar informações para que não haja disparidade ou desatualização dos dados.
Quais os benefícios do Workflow?
Embora não seja um requisito obrigatório, a automatização do fluxo de trabalho é, inegavelmente, um grande auxiliador para a realização das atividades. Essa é a base fundamental de um workflow eficiente.
Por ser fundamental para a gestão empresarial, o workflow garante benefícios como:
Implementar um workflow adequado consiste em seguir algumas recomendações simples e práticas.
O grande sucesso e aumento potencial dos resultados do workflow consiste no mapeamento dos processos atuais, identificação das tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, escolha da plataforma adequada e a integração com os sistemas já usados internamente.
Dessa forma, a implementação é realizada com:
Análise dos fluxos de atividade atuais
Como o workflow trata dos procedimentos e rotinas internas da companhia, a primeira etapa da sua implementação é realizar uma análise completa dos processos atuais.
Escolha um processo primário que deseja organizar. Procure entender como ele funciona, quais etapas não ocorrem de maneira adequada, se há gargalos que podem ser corrigidos e quem são os envolvidos.
Posteriormente, consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para entender sua opinião sobre esse fluxo de trabalho.
Descreva as etapas e responsáveis
A partir do momento em que se toma conhecimento do fluxo de atividade, é preciso organizar a sequência das etapas.
Liste todas as tarefas e possíveis resultados de cada uma das ações. Descreva o fluxo de trabalho usando uma lógica específica para sua continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes.
Nessa fase também será necessário observar se essa rotina está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.
Estabelecer o tempo de duração de cada ação torna as etapas mais produtivas. Com foco mais amplo, inclua os profissionais envolvidos em cada atividade
Desenhe o fluxo de atividade
A partir do momento em que a rotina, seus responsáveis e as interligações são devidamente mapeadas, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado.
Ou seja, as etapas de início, meio e fim que devem ser executadas para atingir determinado objetivo.
Na hora de elaborar o fluxograma, considere todas as ações e possíveis desvios que podem acontecer e as interligações ou relações com outros processos.
Toda etapa ou ação precisa estar ligada a uma ação antecessora e posterior. Nenhuma atividade pode ficar sem ligação.
Escolha as ferramentas para automatizar o workflow
Um dos principais objetivos do workflow é facilitar a rotina diária das empresas. Dessa forma, o uso da tecnologia se tornou fundamental, tanto para melhorar a gestão dos processos, como para atuar diretamente em tarefas repetitivas.
Essas ferramentas de apoio são grandes aliadas tanto na organização e construção de fluxos mais otimizados, como na automatização de tarefas.
Módulos de construção de fluxos, como o BPMN, garantem uma representação visual das etapas e sua sequência, de modo que a compreensão seja total.
Existe uma imensa variedade de ferramentas no mercado, cujas funções se destinam a diferentes objetivos. As mais indicadas são plataformas de gestão integrada capazes de centralizar informações e garantir fluidez aos processos.
Obviamente que o uso adequado dessas soluções requer criar condicionais e ramificações para que as atividades sejam executadas e até concluídas com o uso da tecnologia.
Fusion Platform e a automatização do workflow
O Fusion Platform é uma plataforma para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Centralizando todas as informações em um único local, a solução auxilia na construção de processos mais organizados e fluxos muito mais eficientes, produtivos e que garantem melhores resultados.
Quando o workflow é executado com o auxílio do Fusion há total rastreamento das informações e etapas que foram executadas.
A solução conta com BPMS, uma abordagem que consiste em melhorar continuamente os processos da organização. Envolve identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar o fluxo de atividades para potencializar os resultados.
Também permite o envio de notificações. Ou seja, próximo ao prazo final de uma atividade, o profissional é informado para que possa concluí-la a tempo, evitando gargalos.
A coleta de dados e indicadores acontece em tempo real, sendo possível acompanhar o desempenho e resultados obtidos. Com esses registros há visão macro do fluxo de trabalho, identificando possíveis melhorias.
Unificando funções, todas as modificações que sejam necessárias são facilmente implementadas quando os processos são automatizados com o Fusion Platform.
Além dos processos, a plataforma é capaz de realizar toda a tratativa documental da companhia. Com o GED, se gerencia contratos, análise de fornecedores e clientes, e até a assinatura de acordos com a assinatura eletrônica nativa.
A automatização é a chave para que o workflow seja otimizado, independentemente de as tarefas serem simples ou complexas.
Experimente o Fusion Platform e crie fluxos de trabalho mais eficientes e organizados, para alcançar melhores resultados.
Já pensou em incluir a automatização de processos no seu planejamento para 2023 visando melhorar o desempenho do fluxo de atividades?
Início do ano é sinônimo de planejamento. Afinal, tudo o que for estipulado servirá como base para criar as estratégias que guiarão a maneira de atuar da empresa no ano vigente.
Neste sentido, o foco das estratégias é encontrar meios para melhorar a eficiência e produtividade da empresa como um todo.
De fato, as companhias tendem a buscar alternativas capazes de melhorar os processos internos proporcionando impactos positivos na rentabilidade e lucratividade.
Muitos desses meios de aperfeiçoar a gestão e as atividades são encontradas na tecnologia. Mais especificamente, na automatização de processos.
O que é automatização de processos?
A automatização de processos, de maneira resumida, é usar a tecnologia para potencializar a performance dos processos de negócio.
Ou seja, encontrar ferramentas e soluções para aperfeiçoar a maneira com que as atividades cotidianas são executadas.
Assim, a automatização de processos é capaz de otimizar a gestão de tempo, deixando a cargo dos softwares as atividades repetitivas, com gargalos ou altos índices de erros.
Desta forma, o foco dos profissionais está nas atividades estratégicas, tendo seu esforço voltado para o core business do negócio.
Quais os benefícios trazidos pela automatização de processos?
Embora um dos mais reconhecidos automatização de processos benefícios seja na redução de custos, o maior impacto está na maneira como a força de trabalho produz.
Indiscutivelmente adotar uma solução tecnológica irá produzir diversas modificações na forma com que as atividades são executadas.
Neste sentido, a automatização de processos proporciona benefícios como:
Produtividade: tarefas que antes eram executadas de maneira trabalhosa e onerosa, são executadas com agilidade e objetividade com o uso da tecnologia. Sendo possível realizar um número muito maior de atividades em menos tempo.
Padronização: na automatização de processos as atividades são mapeadas, descritas e delimitadas. Desta forma, o cliente tem a certeza de sempre receber a mesma qualidade de produto ou serviço.
Redução ou eliminação de erros: devido a padronização no uso da tecnologia para a execução dos processos, o índice de erros é pequeno, ou até mesmo, nulo.
Foco nas estratégias: ganhando agilidade na execução das tarefas com o uso de recursos tecnológicos, os profissionais podem se dedicar primariamente às estratégias do negócio. Dessa forma, encontram-se novas oportunidades de negócio, diferenciais, inovações e alternativas para melhorar a experiência do cliente.
Além desses pontos, os profissionais passam por um processo de transformação positiva de suas atividades.
Afinal, o tempo despendido pela busca de informações é significativamente reduzido com a automatização de processos, sendo possível realocar esse recurso em questões estratégicas e que definem o DNA da empresa.
Dessa forma, os profissionais se sentem mais valorizados e motivados.
Começando 2023 com automatização de processos
A automatização de processos proporciona tantas melhorias que fica difícil não imaginar como seria essa aplicação dentro do seu negócio.
Por isso, para iniciar 2023 com a automatização de processos, será necessário realizar um planejamento.
Antes de iniciar a automatização de processos industriais, automatização de processos administrativos, financeiros, de estoque e tantos outros, será preciso traçar quais são os objetivos que se deseja alcançar.
Essa etapa é fundamental para conseguir saber o que a tecnologia precisará proporcionar para satisfazer as demandas do seu negócio.
Afinal, somente com as metas e objetivos bem traçados é que será possível, após a implementação, avaliar se os benefícios esperados são condizentes ao que foi concretizado.
Neste sentido, tenha em mente que o planejamento irá levar em conta fases completas que irão desde analisar quais atividades automatizar, chegando na mensuração dos resultados e aperfeiçoamento.
Assim, existe uma espécie de passo a passo para ter sucesso na automatização de processos:
1º Passo: Analise e identifique os processos
Embora inegavelmente vantajoso, nem todos os processos podem ou deveriam ser automatizados. Por isso, antes de iniciar a automatização de processos será preciso analisar as tarefas e os setores da empresa.
Dessa forma, inicie elencando os processos que são mais demorados, burocráticos, custosos ou que possuem mais gargalos. Geralmente, estes pontos críticos são solucionados com a automatização de processos.
Além da complexidade e do fluxo das atividades, será preciso descrever as interligações que podem acontecer com outros departamentos.
Por exemplo, imagine o processo de solicitação de viagem. Com a automatização, basta que o colaborador acesse a plataforma, preencha as informações solicitadas e envie para a próxima pessoa responsável.
Nesse fluxo, essa solicitação irá passar – dependendo da configuração de cada empresa, pelo gestor, setor de compras, financeiro, entre outros.
Ao invés de ficar trocando e-mails, todo o fluxo é realizado por uma plataforma. E, todos os envolvidos possuem acesso às informações e andamento da solicitação.
2º Passo: Escolha a ferramenta ideal
Sabendo quais são os seus objetivos e as necessidades da sua empresa, é possível escolher a melhor ferramenta.
Quando falamos sobre automatização de processos, escolher um software adequado é primordial para o sucesso dessa implementação.
Afinal, essa plataforma precisa ser parceira do seu negócio, proporcionando fácil acesso a dados e informações, e simplificando os processos.
Por isso, quanto mais amigável e personalizável essa ferramenta for, melhor. Neste sentido, plataformas low code são a melhor alternativa para conquistar benefícios e não sobrecarregar o departamento de tecnologia.
E, para agilizar essa escolha, faça um comparativo entre plataformas usando um checklistde avaliação.
Separe um bom tempo para realizar a escolha com atenção. Nem sempre, optar pela primeira oferta, ou pelo preço mais baixo trará os resultados esperados.
Ou seja, a automatização de processos precisa ser vista como uma maneira de melhorar o desempenho de toda organização. Por isso, escolha com cautela e precisão.
Será com o auxílio dos consultores da plataforma que as atividades poderão ser remodeladas para melhorar a execução.
E agora, já estou pronto para a automatização de processos?
Escolhida a ferramenta ideal, é hora de acompanhar a implementação. Muito importante quando se fala da adoção de uma ferramenta para automatização de processos é a remodelagem e implementação.
Neste sentido, é importante que esse passo seja realizado em parceria com os profissionais diretamente ligados à execução desse processo. Como eles irão usar a ferramenta, são eles que precisam aprovar e ver as vantagens da adoção.
Outra questão é criar um ambiente multiplicador de conhecimento, assim, um profissional repassa o que sabe aos próximos. Essa transparência também favorece a implementação dos ajustes necessários.
De fato, a análise contínua dos resultados obtidos com a automatização de processos é fundamental. Afinal, essa é uma aplicação que não se encerra.
Constantemente há novos processos ou atividades para melhorar o desempenho.
Como os processos são mutáveis com o tempo, leis, adesão de novos recursos, entre outros, adotar a melhoria contínua possibilita extrair ao máximo os benefícios disponibilizados pela automatização dos processos.
Por isso, use os relatórios fornecidos pelas plataformas para conferir se os indicadores condizem com as metas e objetivos estipulados.
Além disso, esses relatórios são primordiais para que a tomada de decisão seja mais assertiva.
E agora, você está pronto para implementar a automatização de processos e aproveitar todas as vantagens dentro do seu negócio?
A automatização de processos nos pequenos negócios é capaz de otimizar o fluxo de atividades, proporcionando maior produtividade e eficiência.
Pequenos negócios, geralmente, tendem a ter a gestão e controle centralizada. Da mesma forma, é comum que todas as atividades sejam executadas por pessoas.
Mas, será que isso é necessário? Mesmo em pequenos negócios, existem uma série de tarefas que poderiam ser executadas de maneira automatizada.
Investir em tecnologia para melhorar os processos é uma maneira real para executar o fluxo de atividade com qualidade e produtividade.
Muitas vezes, quando um ser humano executa tarefas de forma repetitiva é comum que haja um aumento no índice de erros e retrabalhos.
Da mesma forma, não é raro encontrar gestores de pequenas empresas que não sabem como implementar ou porque deveriam investir na automatização de processos.
Por que meu negócio deveria considerar a automatização de processos?
Embora haja certa resistência de pequenos negócios em investir em automatização de processos, a tecnologia é uma grande parceria, principalmente para a competitividade.
Se engana quem pensa que pensar em melhorar os processos é algo que só cabe aos grandes negócios.
Quando uma pequena empresa resolve aplicar a automatização de processos, os índices de sucesso são ainda maiores.
Acontece que pelo tamanho reduzido, é mais fácil acompanhar e controlar as melhorias. Bem como, encontrar novas oportunidades para aplicar a automatização.
Além disso, proporcionar mais tempo para que os profissionais possam se dedicar às questões estratégicas, é um passo rumo à maior competitividade.
Outra questão corriqueira é que o gestor de uma pequena empresa tem receio em realizar investimentos. Afinal, o orçamento é bastante apertado.
Porém, uma ferramenta de automatização de processos proporciona a gestão ser orientada por dados e rastrear com eficiência o ROI, fator fundamental para quem tem orçamento restrito
Ademais, o preço do erro humano é muito alto para ser pago. Quanto do seu processo não é prejudicado, e quanto se perde quando ocorre um erro ou uma falha?
Com a automatização de processos as atividades sempre são executadas da mesma maneira, eliminando erros e retrabalhos. Ou seja, também contribui para o aumento da produtividade.
Indiscutivelmente, a automatização de processos faz com que todas as decisões sejam baseadas em dados reais.
Principalmente quando falamos sobre BPM pequenos negócios, onde o uso de uma aplicação eficiente gera relatórios que sintetizam uma série de dados e os transformam em informação útil.
Processos que podem ser automatizados nos pequenos negócios
São diversos os ambientes, departamentos e atividades que automatização de processos pode atuar. Internamente, os pequenos negócios podem se beneficiar da automatização de processos usando, por exemplo, para:
Gerenciamento de estoque;
Relacionamento e satisfação do cliente;
Controle de notas e outras obrigações fiscais;
Disparo de e-mails;
Busca por informações no banco de dados;
Obter relatórios sobre os processos e operações.
Como implementar a automatização de processos nos pequenos negócios?
A sequência para implementar a automatização de processos não varia por uma empresa ser grande ou pequena. Na realidade, independentemente do tamanho ou complexidade, as etapas seguem com;
1. Identificar a oportunidade de automatização de processos
Implementar a automatização de processos inicia com a verificação de todos os processos existentes. Para isso, será necessário observar e questionar as pessoas envolvidas sobre as dificuldades e gargalos existentes.
Ao levantar os dados sobre os processos será mais fácil escolher quais tarefas deseja automatizar. Ao primeiro momento, considere aquele fluxo de atividade mais simples, principalmente as tarefas repetitivas e demoradas.
À medida que o negócio obtiver os benefícios da automatização de processos, será possível entender melhor como essa ferramenta funciona. Por consequência, se evolui para abranger processos mais complexos.
Tenha atenção apenas em não tentar automatizar as atividades que exigem pensamento criativo ou estratégico.
2. Escolher a ferramenta de automatização
Ao identificar e elencar os processos que serão automatizados, é hora de buscar a ferramenta ideal para suprir suas necessidades. Neste sentido, essa ferramenta, de maneira geral, tem a missão de simplificar os processos críticos.
Uma boa prática nesse caso é investir em bpm pequenos negócios, realizando uma busca por possíveis fornecedores. Dessa forma, aproveite o momento para agendar apresentações ou realizar testes, quando possível.
Também faça uma lista de tudo que o pequeno negócio demanda e compare as plataformas utilizando um checklist.
Com a ferramenta de automatização de processos adequada, será possível remodelar as atividades para que sejam executadas com maior eficiência operacional e produtividade.
3. Definir as metas para atingir com a automação
Sempre que um negócio investe em uma nova ferramenta, busca obter vantagens. Por isso, defina quais são as metas e objetivos que devem ser alcançados.
Com essas delimitações, posteriormente, será possível avaliar o sucesso das aplicações. Da mesma forma que contribui para que cada vez mais os processos sejam melhorados.
Assim, as metas devem ser mensuráveis para validar o impacto positivo do bpm pequenas empresas.
A automatização de processos proporciona que as atividades sejam feitas mais rapidamente. Ou seja, redirecione os colaboradores para áreas mais estratégicas, de inovação e com foco no core business.
4. Analisar e acompanhar os resultados
A automatização de processos é uma aplicação que não termina nunca. Por isso, é necessário que o software de automação forneça relatórios para análise úteis e aprofundadas.
Os processos internos são mutáveis de acordo com as políticas internas, inovação, novos produtos, mudanças nas leis governamentais, e vários outros fatores.
Neste sentido, a revisão é sempre importante para que os processos sejam refinados e melhorados. Proporcionando multiplicar a execução das tarefas, o que reduz os custos e contribuem com a lucratividade.
Dessa forma, implemente a melhoria contínua. Quanto mais oportunidades de melhorias são encontradas, maiores serão os resultados possíveis. E, maior será o retorno sobre o investimento.
Escolhendo a plataforma de automatização de processos para o pequeno negócio
A ferramenta ideal de automatização de processos é aquela que faz ou realiza tudo aquilo que o pequeno negócio exige. Por isso, elenque todas as necessidades e demandas, ou, tudo que gostaria que o software fizesse.
Considerando as pequenas empresas, é normal que o orçamento seja apertado. Assim, fazer um cálculo do ROI é a maneira mais eficaz para adquirir a melhor ferramenta dentro do seu orçamento.
A escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração. Dessa forma, o software estará constantemente atualizado e desenvolvido para atender às futuras demandas do pequeno negócio.
Uma boa plataforma de automatização deve possuir integração com outras tecnologias que o negócio já utiliza.
E, por se tratar de pequeno negócio, plataformas low code são mais simples de serem manuseadas. Principalmente considerando que o departamento de tecnologia em uma pequena empresa, é reduzido.
O Fusion Platform é uma ferramenta que pode ser aplicada em empresas de diferentes portes, independentemente de seu ramo de atuação, ou complexidade dos processos.
Tendo como objetivo criar fluxos de trabalho mais concisos e com maiores benefícios, o Fusion é a ferramenta ideal para a transformação digital do pequeno negócio.
Indiscutivelmente a tecnologia é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Foi justamente por essa relevância que a Governança de TI surgiu.
Gerenciar e alinhar a infraestrutura e insumos tecnológicos aos objetivos estratégicos é algo bastante complexo. Mas, adotando um conjunto de práticas, processos e estruturas adequadas, as empresas garantem um futuro de sucesso.
Com a governança de TI, as companhias podem controlar o negócio e mensurar os resultados de suas decisões e investimentos. Além disso, mantém o alinhamento estratégico, aumentando a competitividade.
Sua aplicação é abrangente, e traz consigo benefícios como melhoria e automatização dos processos, segurança cibernética, redução de custos e riscos, entre outros.
Por ser tão significativo, preparamos esse guia completo com todo conhecimento necessário sobre a governança de TI.
O que é Governança de TI?
A Governança de TI é um conjunto de melhores práticas e procedimentos que usam estruturas recomendadas para garantir que o setor de tecnologia esteja alinhado aos objetivos estratégicos da organização.
Para isso, abrange todos os recursos empregados, como hardware, software e profissionais. Nesse sentido, a governança de TI é indispensável para a gestão, controle e qualidade dos processos, produtos e serviços.
Essa atuação envolve:
Alinhamento estratégico: correlaciona as estratégias de TI e as estratégias do negócio;
Entrega de valor: uso adequado dos investimentos em tecnologia – entregar o máximo de valor com uma parcela aceitável de risco. É necessário clareza sobre onde o dinheiro será investido, e qual o retorno esperado;
Gestão e avaliação de risco: identifica, avalia e comunica os riscos para toda a empresa. É fundamental para garantir a continuidade dos negócios, principalmente, o cumprimento dos requisitos legais;
Definição e gerenciamento dos recursos da área de tecnologia, incluindo pessoas e infraestrutura;
Segurança da informação e compliance: proteção de dados e sistemas contra acesso indevido ou não autorizado. Conformidade com leis, regulamentações e normas vigentes;
Mensuração de desempenho e melhoria contínua: todas as práticas devem ser analisadas, revisadas e aprimoradas constantemente;
Cultura de governança de TI: valorizar a importância da tecnologia da informação, envolvendo gestores e acionistas na gestão.
A importância da Governança de TI
A tecnologia é uma ferramenta poderosa e que contribui para que as empresas alcancem suas metas, sendo eficiente e eficaz no curto, médio e longo prazo.
Com o foco em melhorar a gestão de TI, a governança aumenta o valor e reconhecimento da companhia, trazendo benefícios como:
As estruturas servem como base para que as empresas possam criar um sistema de governança de TI. E existem algumas possibilidades.
Dependendo dos objetivos, é possível implementar e usar mais de uma estrutura. Os principais frameworks de governança de TI são:
ITIL: biblioteca de infraestrutura de TI, é considerada o padrão de todas as estruturas. Auxilia a visualizar todo o ciclo de vida e também a eficácia da governança de TI. Garante que os serviços de tecnologia forneçam o suporte necessário aos processos do negócio;
Estrutura ISO 20000: norma internacional para a gestão de serviços de TI. Fornece orientação sobre as melhores práticas e métodos de TI, e mede o nível de implementação do ITIL;
COBIT: permite a criação de controles para a governança de TI. Ajuda a desenvolver direções estratégicas baseadas nos pontos fortes da tecnologia da empresa;
COSO: análise de controles internos da empresa, avaliando aspectos relacionados aos negócios, como a gestão de riscos e a discussão de fraudes;
FAIR: análise de fatores de risco de informação que o departamento de TI pode enfrentar. Tem o objetivo de aumentar a segurança cibernética e reduzir o risco operacional;
Balanced Scorecard: quadro de indicadores para analisar e avaliar o desempenho da organização em relação aos processos internos e aspectos de aprendizado;
CMII: escala que mede o desempenho, qualidade e nível de maturidade dos processos de gerenciamento de TI, identificando oportunidades de aprimoramento.
Impactos positivos da governança de TI
Quando a governança de TI possui como foco a otimização e eficiência, os ganhos são muitos, podendo destacar:
Automação de processos
A governança corporativa em TI visa usar os recursos e ativos de maneira mais inteligente e acertada. Ou seja, implementar melhores práticas para executar as tarefas.
Por isso, a análise detalhada sobre os processos possibilita redesenhar o fluxo das atividades para que as tarefas repetitivas ou com alto índice de falhas, possam ser automatizadas.
Essa visão sobre os processos identifica oportunidades onde o uso desse recurso proporcionará ganhos de eficiência e produtividade.
A automatização dos processos e a padronização agregam valor aos processos internos e contribuem para que os clientes sempre recebam a mesma qualidade de produtos ou serviços.
Redução de custos
Como a governança de TI gerencia os recursos e investimentos, há uma busca incessante por alternativas que tragam melhores retornos às demandas da empresa.
Implementar ferramentas capazes de melhorar a produtividade, como o BPMS, é um investimento com altíssimo retorno e ganhos.
Especificamente sobre os recursos, soluções tecnológicas aperfeiçoam a gestão de ativos de TI, para que todos os recursos sejam usados adequadamente.
Segurança da informação
Este é um dos pilares da gestão e precisa ser gerenciado em todos os tipos de negócio. A governança de TI diminui os riscos de ataques ou falhas. Também proporciona uma visão holística sobre como os dados são estruturados, armazenados, utilizados e acessados.
Esse controle total permite que as empresas atuem com segurança e de acordo com as normas e leis vigentes.
Aumento na competitividade
Alinhar as ferramentas tecnológicas às estratégias e metas do negócio possibilita que os resultados desejados sejam alcançados mais rapidamente. Essa também é uma maneira eficaz de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.
Outro benefício é que com a alta adaptabilidade e personalização, plataformas tecnológicas permitem que as empresas possam aproveitar as oportunidades e novas demandas do mercado.
O uso dessas ferramentas é uma forma de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.
A única questão é saber como escolher as ferramentas ideais e capazes de proporcionar uma governança em TI adequada às necessidades e objetivos do seu negócio.
O uso do Fusion Platform na Governança de TI
O Fusion Platform é uma Plataforma de Gestão Integrada que aprimora a governança de TI ao centralizar o gerenciamento de processos, documentos e indicadores em um único ambiente.
Com recursos específicos e personalizados, a solução fornece uma visão holística de tudo que envolve e afeta o desempenho das tecnologias.
Para implementar a automatização, o Fusion Platform realiza uma análise aprofundada, mapeando processos para identificar gargalos e meios de otimizar e simplificar o fluxo de atividade.
E mais, como os processos estão sendo gerenciados, qualquer mudança que seja necessária será facilmente implementada.
Em relação aos documentos, todos os dados ficam centralizados, fazendo com que a comunicação e compartilhamento de informações seja aprimorada.
Além disso, o Fusion Platform possui ferramentas de rastreamento, onde qualquer acesso ou modificação nas informações fica registrado.
Além da configuração para que apenas pessoas específicas acessem dados sensíveis. Isso assegura a proteção de dados e a conformidade regulatória, principalmente em relação à LGPD.
A plataforma é totalmente personalizável para as necessidades do seu negócio, com escalabilidade e adaptação a outros sistemas.
Na Central Analytics é possível criar métricas e indicadores para gerenciar e manter todos os esforços voltados aos objetivos da empresa. Incluindo o monitoramento e análise do desempenho da área de tecnologia de informação.
Resumidamente, somar o Fusion Platform com a governança de TI, promove uma gestão mais ágil, adaptável e com foco nos resultados.
Que tal comprovar como, em pouco tempo, o Fusion Platform é capaz de contribuir com a governança de TI da sua empresa? Experimente o Fusion Platform e gerencie processos, documentos e indicadores da área de TI e de toda sua empresa.
Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância
Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.
Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.
No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.
De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional.
Definindo eficiência operacional
A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.
No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.
Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido.
De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.
Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento?
A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.
Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional?
Como medir a eficiência operacional
Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.
Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.
Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.
Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.
Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.
Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.
É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.
Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.
Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional
Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.
Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:
Redução de custos;
Economia a curto, médio e longo prazo;
Redução de custos e desperdícios;
Aumento de produtividade;
Prevenção de erros;
Padronização;
Melhora na comunicação.
Ações para aumentar a eficiência operacional
Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.
Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema. Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:
Defina objetivos e metas
Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.
Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis.
Mapeie os processos
O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.
De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.
Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.
Remodelagem
O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.
Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.
Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.
Padronização
Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.
Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.
Acompanhamento de resultados e melhoria contínua
É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.
As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.
Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.
Investir em tecnologia
Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.
Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes.
De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.
Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.
O Fusion Platform pode transformar a sua empresa, trazendo os resultados que você sempre quis. Favorecendo a melhoria da eficiência operacional.
