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O que é Gestão de Processos, como o BPM auxilia na otimização dos processos por meio da automatização e por que investir em uma ferramenta BPMS.

Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

Inteligência de mercado: tendências para 2023

O conhecimento é um recurso fundamental dentro de todas as empresas. Neste sentido, a inteligência de mercado se tornou fonte de muitas vantagens competitivas. Inclusive, é considerada por muitos especialistas a mais valiosa commodity das organizações.

Quanto mais a tecnologia se desenvolve, maiores são as alternativas para coletar dados. De fato, são inúmeros terabytes produzidos diariamente que nem sempre são considerados.

No entanto, os dados, por si só, não são um recurso muito útil. É preciso analisar e entender para ser possível criar aplicações práticas.

Neste sentido, a inteligência de mercado é uma estratégia que coleta dados e informações que posteriormente são analisadas proporcionando aos gestores tomar decisões com maiores percentuais de acertos.

De maneira bem simples, a inteligência de mercado é o elo que liga teoria à prática. Assim, há análise e elaboração de plano de ação com definição de estratégias para atingir os mais variados objetivos.

Desta forma, a transformação digital proporcionou extrair conhecimento com a coleta e análise de dados. E, é um recurso imprescindível para que as organizações se expandirem no mercado.

Pensando nisso, saiba quais são as tendências de inteligência de mercado para ficar de olho em 2023

Hiperautomação na inteligência de mercado

Iniciamos com uma tendência que começou a ser destaque em anos anteriores, e continua sendo uma tendência para 2023.

A hiperautomação favorece a inteligência de mercado permitindo coletar os dados de maneira automática.

Desta forma, a automação deve ser considerada de maneira ampla, e empregada em diferentes tipos de processos empresariais.

De fato, a hiperautomação deve ser entendida como uma ferramenta fundamental para a gestão de dados. Afinal, é a junção de inteligência artificial, machine learning e automação de processos.

Assim, as atividades industriais se tornam ainda mais ágeis, sendo possível identificar gargalos e ajustá-los para aumentar a performance dos processos, tornando-os mais assertivos, reduzindo custos e despesas.

Além disso, estes recursos tecnológicos proporcionam criar painéis customizados e automatizados para captura de dados relevantes aos objetivos do seu negócio.

Decision Intelligence

Traduzida como Inteligência de Decisão, esta é uma das inteligência de mercado para ficar de olho em 2023. De fato, é capaz de mudar a forma como as pessoas tomam suas decisões, independentemente da função que exercem.

Basicamente, este método aplica a inteligência artificial no processo de tomada de decisão de todas as áreas da empresa.

Desta forma, reúne um conjunto de ferramentas que visa projetar, modelar, alinhar, executar, monitorar e ajustar os processos de decisão. Além disso, o foco está sempre nos resultados e no cumprimento dos objetivos comerciais.

Neste sentido, Decision Intelligence amplia a capacidade de processamento de informações voltadas às decisões estratégicas. E, como na hiperautomação, aqui também há a combinação com a inteligência artificial e machine learning.

Além de melhorar o desempenho dos negócios, essa ferramenta proporciona otimizar os departamentos.

O Gartner alertou que 33% das grandes organizações, até 2023, irão usar a Inteligência de Decisão para a tomada de decisão. Porém, é válido ressaltar que Decision Intelligence é transformadora para as estratégias em empresas dos mais diversos tamanhos.

Big Data Analytics

Não é de hoje que as ferramentas de Big Data são importantes para as organizações. Neste sentido, continua sendo uma tendência para 2023 por proporcionarem melhores decisões estratégicas, melhor controle dos processos operacionais, amplitude no conhecimento sobre os clientes, e redução de custos.

Como inteligência de mercado, o Big Data Analytics proporciona uma cultura analítica onde as decisões são tomadas baseadas em dados e informações reais e pertinentes.

De fato, esta é uma ferramenta onde, quanto mais dados gerados, maiores são as oportunidades para compreender e aproveitar as dinâmicas do público consumidor.

O Big Data Analytics proporciona às empresas se antever as mudanças que irão ocorrer no mercado em que estão inseridas.

Principalmente, considerando a Data Driven, que é a gestão orientada por dados. Ou seja, monitorando o mercado em tempo real para que a gestão seja orientada com base em informações analisadas e concretas.

Gestão de dados descentralizada

De fato, o mundo será cada vez mais globalizado. As empresas estão presentes em diversos locais, ainda mais com o aumento das atividades home office.

Neste sentido, outra inteligência de mercado para 2023 é a gestão de dados descentralizada. Se, anteriormente, todos os dados eram armazenados e mantidos pela área de tecnologia – um processo muito oneroso para conseguir informação, hoje, existe a descentralização de dados.

Assim, o acesso aos dados e informações se torna muito mais fácil e disponível, favorecendo todos os setores e departamentos.

Desta forma, as demandas são respondidas de maneira mais rápida, proporcionando informações e dados essenciais para as particularidades de cada processo.

Além disso, a transformação digital proporciona às empresas adotarem ferramentas low code, que podem ser personalizadas de acordo com as exigências de cada negócio.

Garantindo autonomia e flexibilidade aos profissionais para analisar os dados conforme os objetivos específicos de cada área, considerando os objetivos estratégicos do negócio.

Governança de dados

Esta inteligência de mercado relaciona as pessoas, processos e tecnologias usadas na aquisição, arquivamento e uso dos dados coletados.

Com as exigências legais advindas com a LGPD, a governança de dados não é apenas uma tendência, mas uma exigência. O uso dos dados deve seguir uma série de regulamentações para que o seu negócio não seja penalizado.

Neste sentido, a governança de dados se refere a implementação de regras e estruturas para gerenciar, monitorar e proteger as informações, proporcionando maior controle e organização das estratégias de negócios.

Entre as principais vantagens da governança de dados estão a confiabilidade, a gestão de riscos, organização das informações e favorecimento na tomada de decisão.

Análise em tempo real

Se tudo muda muito rápido, a análise em tempo real, sem dúvida, é uma forte tendência da inteligência de mercado não apenas em 2023, mas pelos próximos anos.

De fato, as crescentes e rápidas mudanças advindas com a tecnologia, e principalmente com as redes sociais, tornaram a análise não apenas uma forma de aproveitar oportunidades, mas, um recurso para elaborar medidas preventivas.

Neste sentido, o uso de painéis personalizados proporciona uma ação de resposta muito mais ágil e assertiva.

Indiscutivelmente, a transformação digital trouxe consigo essa alta velocidade de acesso aos dados e informações necessárias.

Atualmente é basicamente impensável – e frustrante, precisar esperar mais do que uma hora para obter uma resposta à uma questão.

Outras tendências para a área de tecnologia

Indiscutivelmente a tecnologia é um recurso presente em nosso cotidiano. Por isso, cada vez mais faremos uso da internet das coisas, realidade virtual e aumentada, blockchain, 5G, entre outros recursos.

Da mesma maneira, haverá mais foco na experiência imersiva do cliente, com o uso de metaverso, tokens, NFTs e dCommerce.

Outra questão apontada pela Gartner é a tecnologia sustentável. Essa tendência usa os recursos de rastreabilidade, análise, software de gerenciamento e inteligência artificial para monitorar a sustentabilidade de uma empresa.

Aqui na Neomind, estamos sempre atentos às tendências e inteligência de mercado para atender melhor os nossos clientes. E o seu negócio, já está preparado para o futuro?

A Neomind caminha junto e é parceira do seu negócio. Ficou com alguma dúvida ou gostaria de contribuir com suas experiências? Escreva para nós nos comentários!

18/11/2022
A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

Transformação Digital na Construção Civil: como a tecnologia é aliada do setor

A transformação digital na construção civil não se trata apenas de inovações tecnológicas por meio de softwares. Mas, a construção de uma cultura em torno de uma série de costumes que são empregados no dia a dia dos trabalhadores.

Neste sentido, aborda todos os envolvidos como operários, mestre de obra e engenheiros que gerenciam o funcionamento de uma obra.

A implementação da transformação digital na construção civil requer muita maturidade da organização. Assim, viabiliza a entrada de novas ideias de modo que toda a operação seja executada da maneira mais dinâmica, certeira e otimizada.

Para que essa transformação seja feita de maneira correta, é preciso compreender alguns assuntos que possibilitam a sincronia impecável com o mundo digital.

Afinal, quais são esses assuntos que englobam uma Transformação Digital?

1 – Agilidade

Com a utilização de um software para gerenciar toda a regra do negócio voltada para a área da construção civil é possível garantir agilidade.

Neste sentido, possibilita reduzir o tempo perdido em atividades que eram feitas através de trabalhos manuais.

Essa otimização de tempo foi instrumento de um estudo da Autodesk. Como resultado, a análise mostrou que 35% do tempo de gestão de obra é gasto com atividades que não agregam valores significativos. Ou seja, representa uma média de 14 horas semanais.

Além disso, o mesmo estudo, mostrou que 13% do tempo gasto é procurando dados ou informações sobre processos vigentes. Ou seja, aproximadamente 5 horas semanais apenas para levantamento de informações.

Com a transformação digital na construção civil, é possível gerenciar tudo isso de maneira otimizada. Neste sentido, há ganho de tempo para a execução dos serviços e projetos.

2 – Organização

Existem diversas maneiras de implantar a transformação digital na construção civil, uma delas é optar por um software de gerenciamento paperless.

Desta forma, é possível cuidar de documentos, arquivos, projetos e assinaturas, tudo de maneira interativa, em uma única plataforma.

Então, não há mais necessidade ou preocupação em perder tempo manuseando uma infinidade de papéis.

Todos os dados coletados por uma solução tecnológica podem ficar armazenados na nuvem. Assim, ficam acessíveis para uma variedade de dispositivos, de maneira prática, rápida e organizada.

3 – Previsibilidade

Dependendo da ferramenta escolhida para auxiliar nesse processo de transformação digital você pode ter acesso ao Analytics. Esta funcionalidade trata de apontar dados dos processos em andamento em tempo real.

Neste sentido, este recurso é muito importante para analisar os comportamentos de determinadas ações possibilitando que a tomada de decisão seja mais apurada e certeira

Além disso, a ferramenta permite verificar e prever possíveis problemas ou inconsistências observando gráficos detalhados.

Na construção civil, são infinitas as possibilidades de aplicação das inovações da transformação digital. De fato, é muito importante que o gestor de uma obra tenha acessibilidade aos dados. Assim, a aplicação do conhecimento é mais rápida e útil para a finalização de um projeto.

4 – Economia

Todo esse conjunto de fatores são importantes para justificar a importância da transformação digital na construção civil. Assim como em outros setores e organizações, tempo é dinheiro.

De fato, usar um software de automatização de processos permite otimização do tempo. Além de padronizar a maneira de executar as tarefas, há maior organização e economia de recursos.

Neste sentido, você tem controle de todas as etapas dos processos que sua organização executa. Ou seja, está um passo à frente e pode se planejar para o caso de surgir algum problema.

Ademais, até a tomada de decisão se torna uma economia de tempo. Afinal, com acesso a relatórios e dados reais, definir uma estratégia ou optar por determinada alternativa se torna muito mais acelerado e prático.

Quais as dificuldades de se adaptar com a Transformação Digital na Construção Civil?

Uma dificuldade bem comum para a transformação digital na construção civil, é a mente fechada dos gestores das organizações.

De fato, este ramo tem uma dificuldade maior em “se entregar” às novidades. Afinal, se trata de um ramo antigo com muitos dogmas e crenças referentes ao jeito de se realizar as tarefas e buscar informações.

Por isso, o ideal é que os gestores se abram a novas ideias, viabilizando a entrada de uma cultura nova. Neste sentido, se desconstrói ideias antigas que não atendem os requisitos atuais em termos de tecnologia.

Além disso, a transformação digital na construção civil é capaz de proporcionar inúmeras vantagens competitivas.

Qual ferramenta devo utilizar para fazer a Transformação Digital na Construção Civil?

Atualmente o mercado possui diversas ferramentas que auxiliam a trazer o mundo digital para qualquer organização.

Assim, para que a transformação ocorra de maneira certeira, será necessário analisar qual é a principal regra de negócio da organização. A partir desta definição será possível analisar e realizar as demais atividades.

Em segundo lugar, dependendo do software adquirido, é possível dinamizar a área de atuação da organização.

Com o Fusion Platform, é viável agilizar toda a parte de Processos (BPM), Gestão eletrônica de documentos (ECM), assinaturas digitais, Analytics, etc. Neste sentido, todos estes módulos podem ser adaptados conforme a necessidade do seu negócio.

Com o Fusion o gestor da organização terá controle integral do funcionamento de sua regra de negócio de maneira prática e intuitiva.

Conclusão

De fato, a Transformação Digital na Construção Civil pode impactar positivamente qualquer organização do setor.

Por isso, é interessante destacar os muitos benefícios que a transformação e as plataformas tecnológicas trazem para as empresas.

Sem dúvida, estamos caminhando para um mundo cada vez mais digital. E mesmo ramos antigos, como o da construção civil, precisam se atualizar para não perder espaço no mercado.

Neste sentido, não fique para trás, dê o pontapé inicial para a Transformação Digital na Construção Civil.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, é só escrever nos comentários. Ou entrar em contato com nossos consultores.

E, para se aprofundar no assunto, saiba sobre a gestão de processos e gestão de documentos.

26/10/2022
Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio
Os processos de negócio são impulsionadores do sucesso das organizações. O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é a ferramenta que garante a eficiência, produtividade e competitividade.

Esses processos são responsáveis por transformar ideias e objetivos em resultados positivos. Devido à complexidade do mercado atual, gerenciá-los é fundamental para que a empresa alcance a excelência operacional.

Quando uma empresa decide otimizar o fluxo das atividades obtêm benefícios em diversos âmbitos. Desde a gestão interna até a satisfação dos clientes.

Com a automação de processos, o gerenciamento de processos otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo custos, falhas e gargalos.

Para que sua empresa possa atuar no mercado atual e inicie a jornada da automação, entenda tudo sobre o gerenciamento de processos de negócios, o BPM.

O que é BPM?

Antes de abordar o BPM, é preciso entender o que são processos. Elemento básico nas empresas dos mais variados tamanhos e setores, um processo pode ser uma atividade ou um conjunto de atividades executadas em prol de atingir determinado objetivo.

Esse fluxo de atividade é uma parte fundamental na rotina das empresas, justificando a importância de implementar soluções capazes de aumentar a produtividade. É isso se reflete no BPM, um método que padroniza a interação entre as etapas do processo.

O BPM, Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina ajustável com o objetivo gerenciar os processos organizacionais. A solução proporciona analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar, controlar e automatizar o fluxo de atividade de todos os setores.

É uma metodologia onde a gestão do processo é realizada com maior praticidade, precisão, acessibilidade e segurança. Para que seja efetivamente capaz de trazer melhorias, o gerenciamento de processos de negócios é aplicado com o auxílio de tecnologias, em especial o BPMS.

Categorias de gerenciamento de processos

A aplicação desse modelo de gestão de processos é bastante ampla e envolve o uso de inúmeras ferramentas. Algumas teorias categorizam o gerenciamento como:
- Focado no sistema: aqui o BPM se concentra em processos que envolvem fluxo de trabalho que operam sem muita intervenção humana. Geralmente os processos são automatizados em sistemas;
- Focado no ser humano: neste caso a ferramenta BPM tem como foco criar recursos para melhorar a interação humana, como interface projetada, alertas e notificações;
- Focado em documentos: aqui abrange tudo sobre processos como a formatação, assinatura e verificação de contratos;
As ferramentas BPM mais avançadas e atualizadas são capazes de absorver e solucionar a demanda de todas estas categorias uniformemente.

Com o Fusion Platform a empresa pode personalizar notificações, realizar a assinatura eletrônica de documentos, automatizar tarefas e muito mais.

Qual é a importância de gerenciar processos de negócio?

O gerenciamento de processos estrutura as etapas do processo para que sua execução traga resultados consistentes.

Com isso, a gestão pode analisar o desempenho, visualizando elos fracos, gargalos e falhas que podem prejudicar o atingimento das metas e que devem ser corrigidos.

Consequentemente, quando um processo é mal desenhado ou gerenciado, há ineficiência, e impactos negativos em todo o ecossistema da companhia.

Uma ferramenta BPM, padroniza as operações e facilita a execução das atividades, permitindo que o foco esteja no core business do negócio.

Além disso, as inovações são acrescentadas à medida que o negócio avança, sem comprometer a operação atual.

Benefícios da ferramenta BPM

As vantagens de adotar uma ferramenta BPM são inúmeras. Quando o processo é desenhado detalhadamente, a execução se torna mais eficiente, produtiva e organizada, cooperando para melhores resultados e satisfação dos clientes.

O BPM contribui para que as empresas ofereçam produtos ou serviços melhores com menor custo. Quando a abordagem é voltada para a automação, há agilidade na adaptação e menor resistência às mudanças.

Pontualmente, outros benefícios que a metodologia oferece para as organizações são:
- Rápida constatação de problemas e redução de erros;
- Acompanhamento de processos com relatórios de produtividade e procedimentos;
- Redução de gastos e desperdícios;
- Mais segurança para dados, com proteção extra para documentos e informações;
- Automação de processos;
- Aumento na performance, produtividade e eficiência.
Recursos e benefícios de um software com módulo BPM

Como comentamos, uma das melhores práticas para implementar a gestão de processos é usando uma plataforma de gestão integrada. Um BPMS tem como recursos:
- Construir formulários para coletar, exibir e analisar dados e informações relevantes;
- Automatizar o fluxo de trabalho, atribuindo tarefas, definindo prazos, regras e permissionamento;
- Notificações e alertas personalizados, sendo possível acompanhar o status da tarefa;
- Criação e edição de formulários eletrônicos para agilizar processos e melhorar a precisão de informações;
- Desenvolvimento low code com design amigável onde as adaptações são feitas de acordo com as preferências ou necessidades internas;
- Controle e mobilidade de acesso;
- Integração com outros softwares que a organização já adota;
- Relatório e análises com as métricas e resultados dos processos;
- Monitoramento de atividades em painéis personalizáveis.
Com estes e outros recursos, uma solução BPMS é capaz de influenciar positivamente a produtividade do negócio. Principalmente, quando consideramos a usabilidade, suporte, funcionalidades, capacidade de customização e integração.

Ferramenta BPM com foco no futuro

A gestão de processos de negócios caminha para um viés cada vez mais tecnológico, dinâmico e prático.

Neste sentido, um software que use o BPM deve ser adaptado para trazer soluções mais vantajosas para as companhias. Ao mesmo tempo em que amplia o uso para que mais usuários possam identificar, implantar e avaliar novas maneiras de realizar seus processos.

Além disso, há franco crescimento na automação inteligente, incorporando inteligência artificial, RPA e aprendizado de máquina, para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.

Outra questão é incluir, no BPM business, aplicativos de negócios, o gerenciamento adaptativo de processos e a modelagem interativa. Todos estes recursos fazem com que a automação de processos seja mais flexível e otimizada.

Uma das estratégias mais inteligentes é investir em uma Plataforma de Gestão de Processos, Documentos e Indicadores.

O Fusion Platform é uma tecnologia completa para que sua empresa possa gerenciar os processos tendo total controle e centralização de informações.

Contando com módulo de automação, a solução aumenta a performance do fluxo de atividades com a modelagem e padronização de processos.

Tome decisões com base em dados concretos e acompanhe o desempenho interno da sua companhia em tempo real usando o modo Analytics. E, use o GED para gerenciar toda a parte documental como contratos, requisições e solicitações.

O que está esperando? Otimize agora mesmo seus processos! Experimente o Fusion Platform, automatize e simplifique o fluxo de atividade para conquistar diferenciais competitivos para o seu negócio.
10/10/2022
Como otimizar os resultados através de Gestão Remota

Atualmente, estamos enfrentando situações extremamente diferentes do que já vivemos anteriormente. Em tempos de crise, é necessário dar a devida atenção a muitos conceitos, regras e ações dentro de uma companhia, principalmente a gestão remota.

As companhias tiveram que “aprender” e aprimorar suas formas de resolver as demandas. Diversos paradigmas a serem quebrados, equipes a serem motivadas e problemas a serem resolvidos, em um curto espaço de tempo, exigindo agilidade.

Por esta razão, muitas empresas estão com muitas dificuldades de realizar sua gestão, sejam elas quaisquer, um processo, uma atividade cotidiana, uma documentação. Mas tudo tem uma solução, iremos explicar como você pode minimizar ou mesmo acabar com estas dificuldades e otimizar os resultados obtidos através de uma gestão remota de informações.

Desafios da Gestão Remota

Diariamente, lidamos com grandes quantidades de informações, que na maioria das vezes não são levadas em conta, justamente por estarem em uma rotina de trabalho.
Grande parte das empresas, não dão a devida importância as informações pelo simples fato de que os processos organizacionais “funcionaram”, até o momento em que se deparam com um problema e este terá que ser resolvido em caráter de urgência ou emergencial e a partir daí, não localizam determinada informação e no pior caso, identificam que nem possuem a mesma.

Um problema comum é a comunicação, sabemos que a comunicação é a chave do sucesso para uma equipe. É essencial reunir as informações de todos os colaboradores e ter uma visão geral sobre o andamento das tarefas e o desempenho das equipes, oferecendo uma comunicação centralizada e descomplicada.

Ter o controle das atividades e da produtividade das equipes é fundamental, esses dados podem auxiliar gerentes e entregar insights necessários para uma gestão eficaz.

Gestão Remota de Informações

Neste cenário, fica ainda mais evidente a importância do gerenciamento de processos, comunicação entre equipes, atividades cotidianas, documentações, análises dos dados, entre outros. É possível ter na palma da mão, informações em tempo real permitindo atribuir ações imediatas sobre estas.

A gestão remota garante as companhias, maior flexibilidade, produtividade e satisfação dos colaboradores.

Já apresentamos Como o Fusion Platform pode auxiliar na gestão em tempos de crise, plataformas como o Fusion Platform permitem que essa gestão aconteça de qualquer lugar, com maior confiabilidade e integridade das informações, bem como sua rastreabilidade, com todos os seus registros e evidências para que a rotina de trabalho, mesmo que executadas remotamente, nenhuma informação se perca, nenhum trabalho deixe de ser executado eficazmente.

Conclusão

Implementar uma solução para Gestão de Processos (BPM), Documentos (GED), Indicadores (BI/Analytics) é fundamental para que remotamente ou não, seja possível mapear e estabelecer uma visão, compreensão detalhada e ampla dos processos.

O Monitoramento, ações corretivas, desenvolvimentos, planos de ações e outras oportunidades podem estar em qualquer lugar (via Web) e na palma das mãos (App Mobile) através do Fusion Platform, transformando em tempos de crise às expectativas, as dúvidas, o anseio, o medo em realidade!

Os processos podem sim serem otimizados e tornar os resultados ainda melhores, com as atividades sendo realizadas remotamente, desde que haja apoio de ferramentas que permitam tal sucesso para essa gestão.

Leia também: Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça a Padronização de Processos.

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19/05/2020
Como melhorar os processos de RH da sua empresa

Uma gestão efetiva de RH vai muito além de recrutar novos colaboradores. Os profissionais dessa área também precisam estar preparados para lidar com uma variedade de rotinas, incluindo integração, treinamento, remuneração e benefícios, avaliação de desempenho, entre outros. O que aconteceu durante muito tempo foi que, o excesso de burocracia nessas rotinas ocupava muito tempo e impedia a atenção a questões mais estratégicas, como o desenvolvimento e a manutenção do clima organizacional. Diante desse cenário percebeu-se a necessidade de criar estratégias de otimização dos processos de RH, fazendo com que o trabalho nas diversas frentes fosse administrado de maneira mais objetiva e rendesse melhores resultados. Para que isso seja possível, é fundamental saber reconhecer e compreender quais são os principais processos e identificar onde existem oportunidades para melhorias.

Mas como fazer isso? Como otimizar processos e impulsionar a produtividade de uma equipe de RH? Abaixo listamos algumas ações para implementar a melhoria de processos e ter mais eficiência na gestão de pessoas da sua empresa!

Mapeie os processos de RH

Admissão e desligamento de um colaborador, solicitação de viagem e requisição pessoal são alguns dos processos que ao serem mapeados, se tornam um grande aliado da área de RH. Uma vez decidido quais processos devem ser mapeados, certifique-se de entender o motivo da sua existência, qual é sua função dentro da empresa e o seu grau de importância. A próxima etapa é coletar as informações sobre eles. Entrevistar os colaboradores envolvidos, coletar documentos, formulários, templates, e tabelas podem ajudar muito a compreender melhor como o fluxo de trabalho funciona e onde estão os principais gargalos. Com esta base, é possível criar uma representação fiel do processo em questão, permitindo sua mensuração e estabelecendo uma busca por melhorias.

Envolva a equipe

Manter a sinergia na equipe é indispensável para alavancar a produtividade da empresa como um todo, já que pessoas engajadas desenvolvem uma postura mais cooperativa, empenhada e disposta. Por isso é importante estabelecer uma cultura de comunicação. Garanta sempre que todos entendam sua função dentro de um processo, desde aqueles que lidam com o processo diariamente até aqueles que são afetados por ele. Se todos enxergarem como essas melhorias vão afetar seu trabalho, se torna muito mais fácil. Para isso, se comunique de maneira clara e dê o exemplo!

Invista em tecnologia

A grande maioria das empresas ainda traz práticas antigas ligadas a área de RH. Processos lentos, burocráticos e complexos que demandam tempo e comprometem a agilidade da equipe. A automatização é a solução mais rápida para aumentar a produtividade e transformar etapas que antes eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos dinâmicos e organizados. O mercado oferece várias opções de ferramentas e soluções para as empresas que desejam investir em Gestão de Processos (BPM). Uma delas é o Fusion Platform da Neomind, que permite gerenciar todas as tarefas que englobam as principais atividades de RH, desde envio de documentos e contratos até aprovações necessárias.

Quer saber como o BPM pode ser o diferencial dentro da Gestão de Pessoas da sua empresa? Então baixe nosso ebook!

Monitore os resultados

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que a otimização deve ser um processo contínuo. Faça um panorama anterior à implementação dos novos processos e um posterior. Compare os indicadores dentro do setor periodicamente, verificando o que ainda pode ser aprimorado e o que está funcionando perfeitamente. Com o monitoramento regular, você mantém todos focados nos resultados e pode agir proativamente avaliando a eficiência dos processos em tempo real.

Mudanças sempre aparentam ser desafiantes no início. Porém, com o modo correto de aplicá-las nas práticas do RH da sua empresa, podem se tornar um diferencial, o ponto mais forte que a companhia possui.

Então, agora que você já sabe que mudanças podem trazer benefícios diversos, é o momento de analisar quais processos carecem de melhorias, pesquisar o que pode ser implementado e, enfim, trazer soluções mais efetivas.

Leia mais: CTPS Digital e a tecnologia nos processos de admissão.

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12/05/2020
Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?
Não existe segredo no fato de que o bom atendimento ao cliente é hoje obrigatório a empresas que querem ser bem-sucedidas. Tampouco há dúvidas de que um atendimento inadequado pode resultar na perda de clientes (e em uma fonte de publicidade negativa).

Com toda certeza, perder clientes ou estar mal posicionado são itens que você não deseja para sua empresa, certo? Apesar de sabermos que o atendimento é um aspecto básico de qualquer negócio, ainda existem muitas organizações que enfrentam problemas, como:
- Clientes sendo transferidos para várias pessoas até conseguir encontrar uma resposta;
- Profissionais não sabem como resolver um problema e não sabem para quem recorrer;
- Clientes demoram para obter respostas;
- Processos de atendimento ao cliente não estão alinhados com a jornada do cliente;
- Inexistência de processos;
- Entre outros.
Para melhorar o atendimento ao cliente – e sanar os problemas citados – algumas ações podem ser tomadas. A primeira delas é a criação de processos.

Como os processos podem ajudar a melhorar o atendimento ao cliente?

Quando realizamos um atendimento ao cliente temos que seguir um processo que inicia no primeiro contato do usuário e se encerra com a resolução do problema. Às vezes, uma empresa não tem um processo mapeado, mas os profissionais que trabalham na área seguem um passo a passo.

Acontece que, nesse passo a passo informal, no qual cada um “mais ou menos faz o que tem que ser feito”, e um profissional passa a bola para o outro (fazendo com que o cliente seja transferido para praticamente toda a área), é onde encontra-se o maior perigo.

Quando a equipe de atendimento conta com processos formalizados que mostram um workflow que precisa ser seguido, e funcionam de forma automatizada, melhorar o atendimento ao cliente é uma consequência.

Para a automatização de processos, existe a ferramenta chamada de BPM (Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócios).

Melhorando o atendimento ao cliente com o BPM

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é a prática de alinhar metas e processos à medida que os negócios evoluem. Um software de BPM ajuda as organizações a definir as etapas necessárias à realização do atendimento ao cliente para, em seguida, simplificar ou aprimorar os processos a fim de que essas etapas sejam executadas com mais eficiência.

Como os negócios são dinâmicos, os processos devem estar em constante evolução. Esse é o motivo pelo qual o gerenciamento de processos de negócios deve ser encarado como uma prática contínua, e não como um evento pontual.

Entendido isso, vamos à importância do BPM para melhorar o atendimento ao cliente:

“Cada vez mais, o BPM e a mudança de processos estão focados em facilitar a colaboração entre funcionários, clientes, parceiros e ‘coisas’”. A frase foi dita por Rob Koplowitz, analista principal da Forrester Research, em texto publicado pelo site CIO.

A publicação ainda aponta que: “o foco do BPM era obter economia de custos, aumentar a eficiência e aumentar o valor para os negócios. Mas (…) as prioridades de BPM mudaram esmagadoramente para os clientes”. Koplowitz complementa, dizendo que “as organizações que consideram as iniciativas de BPM estão fazendo isso para servir os clientes, e não para cortar custos”.

O BPM é, portanto,considerado como uma maneira de melhorar o atendimento ao cliente. A ferramenta traz muitos benefícios em casos como:

Melhoria no produto, na qualidade do atendimento e nos prazos de entrega

Partindo do ponto de vista do cliente, o BPM melhora a qualidade geral do atendimento. Como comentado, os processos são criados pensando desde o primeiro contato do usuário.

Sempre que tratamos de BPM, temos que entender que para a gestão de processos a necessidade do cliente vem em primeiro lugar. Por isso, os fluxos são definidos de modo a agilizarem o processo de atendimento e trazerem uma resposta mais rápida ao cliente.

Adicionalmente, conforme discutido em outra oportunidade, o BPM também promove inovação nas empresas, e isso inclui inovação em produtos.

Mais personalização

Estruturas organizacionais tradicionais dividem as pessoas em departamentos. Empresas separadas em silos são compostas por departamentos ao invés de pessoas. O resultado disso é simples: experiências negativas para o cliente.

A boa notícia é que o BPM ajuda a unificar os pontos de contato do cliente, já que ele consegue fazer com que as diversas áreas de uma empresa se comuniquem. Isso acaba levando a um tipo de personalização que, consequentemente, acarreta maior satisfação do cliente.

Tomada de decisão centrada no cliente

Embora muitas organizações tomem decisões apenas em vista de como isso afeta seus resultados, o BPM traz o foco de volta às pessoas que compõem a organização.

Com essa mudança de visão, uma empresa consegue visualizar o impacto de uma decisão específica partindo do ponto de vista dos clientes. Como resultado, a organização passa a ter uma imagem mais completa das implicações de uma decisão, pois vai além das considerações financeiras.

Menor custo de operação

O BPM simplifica os processos em uma organização para que os mesmos sejam facilmente compreendidos e gerenciados, e também para que os riscos possam ser mitigados e o desperdício reduzido. Desse modo, há economia de custos.

Não esqueça: para melhorar o atendimento, foque na melhoria contínua

A gestão de processos é um ciclo contínuo, o que significa que uma vez desenhado um processo, o mesmo sempre deverá ser avaliado e melhorado.

A fim de conseguir isso, existe o mapeamento de processos. Por meio dele é possível identificar os gargalos e pontos críticos, bem como os pontos que precisam ser aprimorados. Muitas vezes, para melhorar o atendimento ao cliente basta apenas alterar o fluxo, incluir ou eliminar alguma etapa.

Tenha em mente que a experiência que você entrega é inteiramente composta pelos processos que você possui, sejam eles projetados ou não. Tão logo os processos tenham sido definidos, é fundamental que eles sejam constantemente analisados da perspectiva do cliente.

Por fim, lembre-se que para melhorar o atendimento ao cliente não faça com que seus processos respondam apenas aos problemas internos da sua empresa, mas, sim, que atendam às necessidades de seus clientes em primeiro lugar.

Caso queira saber mais sobre o BPM, baixe nosso e-book gratuito. No material mostramos como a ferramenta ajuda empresas a obterem o aumento da transparência, agilidade, controle de performance, produtividade e redução de custos nos negócios. Acesse!

E agora conte para nós: você acha que o BPM melhora o atendimento ao cliente? Deixe um comentário com a sua opinião. Para ficar atualizado de nossos materiais, siga-nos em nossas redes.
10/10/2019
Melhoria contínua na gestão de processos

Quando falamos de melhoria contínua, estamos falando de evolução de métodos de trabalho: encurtar tempos, maximizar resultados, eliminar gargalos e desperdícios. A melhoria contínua na gestão de processos tem a ver com encontrar os pontos de melhorias em um fluxo. Como podemos fazer isso? A resposta é simples: com o uso de indicadores.

Pense em um processo de montagem, no qual todos os parafusos são colocados manualmente com uma chave de fenda. Numa situação hipotética, observando os indicadores concluímos que levamos 10 segundos para cada parafuso e uns 3 segundos de transição.

Assim, a partir da análise desses indicadores o analista de processos verificou que se a tarefa fosse automatizada (utilizando uma parafusadeira, por exemplo), levariam 2 segundos para cada parafuso, com 2 segundos de transição. Ou seja: o tempo seria bem menor.

Mas, conforme veremos, não só adquirindo novas metodologias, tecnologias ou ferramentas podemos melhorar um processo.

Gestão de Processos: melhoria contínua

Muitas vezes, após um mapeamento de processos podemos perceber que a melhoria pode ser feita alterando o fluxo ou incluindo novas etapas. Porém, para isso precisamos gerar métricas com as informações geradas no uso do dia a dia, identificando os pontos críticos.

Estas ferramentas de métricas, conhecidas comumente como BPA, podem nos auxiliar a entender os pontos onde devemos trabalhar na melhoria dos processos. Claro que muitas vezes não dependemos somente da aplicação de tecnologia para aprimorar um processo, podemos contar também com metodologias de trabalho.

Existem metodologias já eficientes para aplicação de melhoria continua, uma delas é conhecida como PDCA. Também temos outras, como o mapeamento AS-IS TO-BE, no qual podemos realizar a reestruturação de um processo a fim de melhorá-lo.

Além do PDCA e do Mapeamento AS-IS TO-BE, há as seguintes metodologias:

Ferramenta BPM

BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma metodologia que nos ajuda a tratar os processos de uma empresa. Ele visa a integração entre os atores do processo e automatização das tarefas.

No mapeamento dos processos a primeira tarefa a ser realizada é a identificação de gargalos, problemas, pontos de automação e melhorias. Após a sua implantação, aplicamos a melhoria contínua e o acompanhamento para identificar a viabilidade da automação. O analista de processos deve estar sempre atento às oportunidades de melhoria para obter melhores resultados.

Pareto

De acordo com o princípio de Pareto (também conhecido como regra do 80/20, lei dos poucos vitais ou princípio de escassez do fator),^,aproximadamente 80% dos efeitos de um evento vêm de 20% das causas.

No mundo da gestão de processos o princípio de Pareto auxilia. Isso ocorre porque, quando encontramos uma melhoria e aplicamos o princípio de Pareto, conseguimos 80% de melhoria no nosso processo.

Conclusão

Podemos concluir que a melhoria de processos é uma rotina de acompanhamento e análise de processos. Dependendo dos resultados e métricas, gera-se a necessidade de mais acompanhamento ou reestruturação de processos. Tudo isso para continuamente aumentarmos a eficiência e gerarmos mais resultados.

27/08/2019
Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?
Existem diversas soluções que simplificam a gestão empresarial. Dentre elas estão duas que costumam causar uma certa confusão na cabeça de muitos gestores: BPM e ERP. A confusão é normal, já que a implementação de ambos os sistemas visa ao aumento da eficiência e do lucro, e à redução de custos. No entanto, apesar das semelhanças, existem diferenças entre BPM e ERP.

Neste artigo, procuramos esclarecer os principais pontos entre ERP e BPM. Ao final, esperamos poder ajudar você a definir o que é melhor para o seu negócio. E para iniciar, analisaremos a seguir uma breve explicação sobre BPM e ERP.

O que é ERP?

Enterprise Resource Management (ERP), ou em português Sistema de Gestão Empresarial, é um software que integra um conjunto de programas para coletar e gerenciar dados. É composto de módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

O ERP é utilizado para controlar e organizar as informações da organização, integrar e gerenciar recursos e processos com o intuito de otimizar a gestão das empresas, reduzir custos e minimizar riscos. Outros benefícios do ERP incluem melhora na percepção do negócio, uma vez que é possível extrair do sistema informações em tempo real; e mais eficiência e colaboração de usuários que compartilham dados em contratos, requisições e pedidos.

O que é BPM?

Se você acompanha nosso blog, já deve ter lido alguns de nossos artigos sobre Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio ou simplesmente BPM). O Gartner define o BPM como um meio de melhorar o desempenho e a agilidade operacional da empresa. Graças à solução, a informação flui melhor e os processos ganham mais consistência. Consequentemente, a empresa entrega mais valor aos clientes.

O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.

Como comentamos neste post, a disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada.

Entre as principais vantagens em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

Como o foco do artigo são as diferenças entre BPM e ERP não iremos nos aprofundar em conceitos. Mas caso você se interesse em saber mais, recomendamos a leitura do post: O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

Quais as diferenças entre BPM e ERP?

Para começar, ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local. Já o BPMS é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação.

Dentre as diferenças entre BPM e ERP, a principal é que enquanto soluções de BPM são mais focadas no processo, os ERPs se limitam às funções organizacionais. Ainda, com um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já softwares de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.

Também como diferenças entre BPM e ERP é importante ressaltar que o ERP geralmente precisa do BPM para obter seu valor total. Além disso, soluções de Business Process Management são mais flexíveis e geralmente exigem menos esforço para implementação.

É importante dizer que tanto BPM quanto ERP são utilizados para gerenciar processos e ambos até podem resolver problemas semelhantes. As reais diferenças entre BPM e ERP podem ser mais visíveis quando uma ferramenta de BPM (BPMS) é integrada ao ERP. Nesse caso, o BPMS pode unir sistemas, aplicativos e repositórios aos quais um sistema ERP pode não ter acesso.

Para complementar as diferenças entre BPM e ERP, ressaltamos que uma solução de Business Process Management resolve o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

Qual é o ideal para meu negócio: BPM ou ERP?

Em suma, pelas diferenças entre BPM e ERP que analisamos, podemos dizer que soluções de BPM têm foco nos processos, já os ERPs seguem um caminho paralelo e centrado na tarefa.

Um ERP pode até ajudar seus colaboradores na automação de tarefas, mas caso você sinta que esteja na hora da sua empresa orquestrar várias tarefas encadeadas e obter informações táticas e estratégicas, sem dúvidas será o BPM que cumprirá essa missão com excelência.

É igualmente importante destacarmos que, conforme mencionamos no artigo Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs), softwares de Business Process Management devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio.

Por fim, caso sua organização já utilize um ERP e não esteja conseguindo atingir as metas descritas no início da implementação, é bem provável que a culpa não seja totalmente do sistema. Existe uma grande probabilidade de as falhas do ERP estarem nos processos. Nesse caso, ao implementar uma solução de Business Process Management você conseguirá observar melhorias nos resultados em seu sistema ERP. Tenha em mente que uma solução de BPM é um requisito para ajudar a criar um sistema ERP bem-sucedido.

Concluindo (com bônus)

Como nosso objetivo neste artigo é o de tirar suas dúvidas sobre diferenças entre BPM e ERP, acompanhe nosso resumão:
- BPM é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação. ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local.
- O BPM preenche uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão.
- Soluções de BPM são mais focadas no processo, enquanto que os ERPs se limitam às funções organizacionais.
- Em um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já soluções de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.
- Softwares de BPM são mais flexíveis e na maioria dos casos exigem menos esforço para implementação.
- O ERP geralmente precisa do BPM para ajudar a obter seu valor total.
- Soluções de BPM costumam resolver o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.
Esperamos que você tenha conseguido entender as principais diferenças entre BPM e ERP. Caso você ainda esteja avaliando se sua empresa precisa mesmo de um sistema de gestão, recomendamos um infográfico que desenvolvemos especialmente para mostrar a você as opções disponíveis no mercado. No material, apresentamos o que significa e qual é o foco das soluções de HRM, Analytics, ECM, SCM, CRM, MES e, claro, BPM e ERP, Acesse!

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27/12/2018
Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?
Não é novidade que as empresas buscam otimizar seu tempo para obterem melhores resultados. Porém, você já parou pra pensar na quantidade de vezes que os processos do seu negócio foram interrompidos para encontrar uma informação? Cada minuto gasto por um colaborador para realizar alguma tarefa manual que poderia ser automatizada, acaba se tornando prejuízo para a sua empresa.

Um dos recursos mais conhecidos para auxiliar na melhoria dessas situações é a automatização de processos. Entretanto, é comum quando se pensa no assunto, logo vir à mente os custos que essa mudança de cultura traz (orientada a processos).

Software, mão de obra, consultoria, licenças de uso, além da manutenção… você provavelmente já pensou em automatizar processos, mas ainda não o fez por dúvidas sobre os custos relacionados à implementação? Contamos a você neste artigo.

Qual o custo da automatização de processos?

Para pensarmos em custos de automação devemos ter em mente as seguintes perguntas:
- O que sua empresa quer automatizar (quais processos, setores…)?;
- As ferramentas a serem adquiridas para a automação destes processos;
- Quantidade de licenças necessárias para uso do software;
- Serviços relacionados às contratações, como licença, consultoria, SLA de manutenção, entre outros…
A partir dessas informações você poderá ter uma estimativa do custo de investir na automatização de processos. Para auxiliar nesta mensuração, confira essa calculadora de projetos de automatização de processos.

O próximo passo é colocar na balança e comparar com os benefícios para provar o valor da automatização de processos.

Como provar o valor da automatização de processos?

Sabemos que a automatização dos processos de negócio acarretam custos. Por outro lado, ela é diretamente responsável pela redução dos mesmos. Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para execução das tarefas, e consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para concluí-las. Ou seja, automatização permite que você realize mais, com menos recursos.

Além disso, tarefas manuais do dia a dia são cansativas, e por serem feitas por seres humanos, podem acarretar em erros. Erros estes que demandam tempo para serem consertados, e custos para a sua organização.

Assim, automatizar os processos também acaba sendo uma excelente saída para reduzir a chance de falhas de rotina.

Além da redução de custos, o investimento na automatização de processos traz benefícios como:
- A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS;
- A realização das atividades previstas é garantida;
- Garantia das condições necessárias para encerramento de cada atividade;
- Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão);
- Controle de papéis e responsabilidade;
- Padronização do produto/serviço;
Confira mais neste artigo todos os benefícios da automatização

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Concluindo

A partir do momento que seu negócio passa a contar com a automatização dos processos, a satisfação do seu cliente só tende a aumentar. Com a agilidade na gestão dos processos, os colaboradores passam a focar apenas nas atividades essenciais. Garantindo assim a satisfação dos mesmos, que consequentemente, irão voltar a adquirir o seu produto/serviço. Inclusive recomendá-lo.

Portanto, em um contexto em que há a busca constante pelo sucesso do seu cliente, a adoção acabará sendo um investimento assertivo a longo prazo.

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14/12/2018

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