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A assinatura eletrônica é um recurso tecnológico que proporciona firmar acordos de maneira digital com todo respaldo jurídico e agilidade.
As assinaturas desempenham um papel importante em nosso cotidiano, seja para formalizar um negócio ou expressar concordância com determinado assunto. Hoje em dia, a assinatura evoluiu e deixou de ser feita apenas em papel, migrando para o meio eletrônico.
No âmbito empresarial, a gestão de assinaturas de documentos e sua validade jurídica tornou-se um tema amplamente debatido. O uso de plataformas de assinatura está se tornando cada vez mais comum.
A integração das assinaturas eletrônicas com o gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma valiosa aliada para as empresas. Afinal, traz diversos benefícios que aumentam a eficiência e a segurança das operações empresariais.
As principais razões que demonstram a importância da assinatura eletrônica
Por substituir os documentos tradicionais, dentro de um fluxo de atividades automatizado é possível relacionar uma lista de assinantes que podem firmar o documento.
Outra questão referente às assinaturas eletrônicas nativas das Plataformas de Gestão Integrada é o envio de notificações aos envolvidos. Além de segurança, garante maior agilidade e rapidez aos processos.
Confira cinco principais razões que destacam a importância da assinatura eletrônica nos processos automatizados:
1. Automação e agilidade
A assinatura eletrônica permite automatizar o processo de assinatura de documentos, eliminando a necessidade de impressão e assinaturas manuais.
Isso torna o fluxo de trabalho mais produtivo e ágil, reduzindo o tempo necessário para obter as assinaturas requeridas.
2. Rastreabilidade e controle
Com a integração da assinatura eletrônica em uma Plataforma de Gestão Integrada, é possível rastrear e auditar todo o processo de assinatura de um documento.
Cada etapa, desde a criação do documento até a geração do protocolo de assinatura, é registrada e monitorada eletronicamente. Isso garante transparência, controle e conformidade com as políticas internas da empresa.
3. Segurança e integridade
As assinaturas eletrônicas utilizam criptografia e técnicas de segurança para proteger a integridade dos documentos assinados na plataforma.
Isso evita adulterações e garante a validade jurídica das assinaturas, oferecendo um alto nível de segurança para as transações.
4. Conveniência e acessibilidade:
Com a assinatura eletrônica, as partes envolvidas podem assinar documentos de forma remota, a qualquer momento e em qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet.
Dessa forma, se elimina a necessidade de reuniões presenciais ou envio de documentos físicos. Ou seja, torna o processo mais conveniente e acessível para todas as partes.
5. Sustentabilidade ambiental
A assinatura eletrônica contribui para a preservação do meio ambiente, pois reduz a necessidade de documentos físicos e o consumo de papel.
Essa ação tem como resultado a diminuição do consumo de matéria-prima, economia de recursos naturais e redução de resíduos. Toda essa redução contribui para a sustentabilidade ambiental.
Ao aproveitar os benefícios da assinatura eletrônica nos processos de BPM, as empresas podem otimizar suas operações, melhorar a eficiência, fortalecer a segurança e promover práticas mais sustentáveis.
Essas vantagens se tornam ainda mais evidentes em uma Plataforma de Gestão Integrada que compreende a metodologia BPM, com assinatura eletrônica nativa, como o Fusion Platform.
Por proporcionar uma gestão de ponta a ponta, o Fusion integra a assinatura eletrônica em seus módulos de processos e documentos. Além disso, oferece uma Central de Assinaturas que facilita o gerenciamento dos status dos arquivos que requerem assinatura.
Central de Assinaturas Eletrônicas: Organização, Eficiência e Segurança em um único lugar
A Central de Assinaturas Eletrônicas do Fusion Platform oferece uma solução abrangente e eficiente para o gerenciamento de assinaturas em um ambiente de BPM.
Essa central proporciona aos usuários uma visualização rápida dos arquivos que necessitam de sua assinatura. A plataforma possui acessibilidade com todas as informações detalhadas sobre quem solicitou, quando e onde foi feita a solicitação. Além disso, é possível acessar o histórico completo de assinaturas desses arquivos, garantindo um controle preciso e seguro.
Uma das principais vantagens da Central de Assinaturas é acompanhar os arquivos para os quais o usuário solicitou a assinatura de outras partes. Isso permite uma gestão mais ágil das tarefas, facilitando a conclusão e a publicação de documentos.
Com a implementação da Central de Assinaturas Eletrônicas, as organizações desfrutam de benefícios como centralização e organização das assinaturas. Também gera eficiência e produtividade aprimoradas, controle e segurança reforçados, com total conformidade legal e regulatória.
Além disso, a colaboração e a acessibilidade são facilitadas, proporcionando uma experiência mais positiva para colaboradores e clientes.
