Neomind

Autor: Farley Niehues

  • Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Buscando um futuro cada vez mais próspero e de sucesso? O Just in Time, ou JIT, é um método adotado por empresas visionárias e eficientes.

    Esse conceito é uma abordagem ampla que envolve não apenas o processo produtivo, mas toda a cadeia de suprimentos, e demais componentes das operações empresariais.

    Ao pé da letra, pode-se traduzir “Just in Time” como “no momento certo” ou “na hora certa”. É o conceito de usar os materiais sem desperdícios evitando manter altos níveis de estoque.

    Essa é uma prática de melhoria contínua que impacta diretamente no desempenho e performance da companhia. Traz ainda mais benefícios quando é associada aos recursos tecnológicos, como softwares de gestão e automação.

    Preparado para mergulhar no mundo da eficiência operacional? Conheça agora o que aborda a gestão Just in Time.

    Como surgiu e o que é Just in Time?

    Just in Time é uma metodologia que surgiu na década de 1970 no Japão, especificamente, na Toyota Motor Company. Foi desenvolvida com o intuito de coordenar a produção para que os recursos naturais limitados fossem usados sem desperdícios.

    Além disso, visava entregar os produtos no tempo adequado, sem atraso. Principalmente, considerando que a indústria automobilística, na época, estava em franco crescimento.

    De maneira resumida o Just in Time considera que nada deve ser adquirido, produzido, transportado ou vendido antes “da hora certa”. Tem como característica conectar produção com a demanda de forma que os estoques sejam reduzidos.

    Com base na metodologia Lean (empresas enxutas que reduzem o desperdícios mantendo a qualidade), o  Just in Time atua de forma que não haja excesso de estoque, seja de produtos prontos ou de matéria-prima. A produção só acontece quando há demanda real efetivada pelo cliente.

    Por essa forte ligação ao controle de estoque, a metodologia auxilia e é auxiliada por plataformas de gestão de processos e abordagens de padronização do fluxo de atividades ao longo de toda a cadeia produtiva.

    Como essa metodologia funciona na prática?

    O Just in Time possui uma série de princípios, mas pode funcionar de diversas maneiras em diferentes indústrias. Os principais aspectos de como essa metodologia funciona, compreende:

    • Produção sob demanda: a produção funciona no sistema puxado, só é acionada quando existe uma demanda real do cliente. Ou seja, apenas o necessário será produzido, evitando armazenamento indevido. Todo o fluxo de atividade é planejado para que haja tempo de as etapas serem completadas antes que a próxima seja iniciada;
    • Mão de obra: o JIT não está relacionado apenas aos insumos físicos, mas abrange a mão de obra que deve responder de forma produtiva e administrativa. A empresa deve focar na mão de obra qualificada, investindo constantemente em atualização, treinamento e desenvolvimento;
    • Estrutura física: para que tudo funcione adequadamente, o espaço físico das empresas deve ser organizado de modo que facilitem o fluxo de trabalho. A estrutura precisa ser planejada facilitando a execução de todo o fluxo de atividades planejado;
    • Qualidade: o controle da qualidade é fundamental em todo o processo produtivo. As empresas devem combinar rapidez e eficiência. Com lotes pequenos, qualquer problema pode ser identificado e corrigido imediatamente;
    • Fornecedores e parceiros: o JIT exige estreito relacionamento e colaboração entre fornecedores e fabricantes. Os fornecedores devem entregar os insumos exatamente quando for necessário para atender determinada demanda. Os relacionamentos devem ser sólidos e confiáveis. 

    Para que essa abordagem realmente funcione, algumas especificações do JIT devem ser respeitadas, como:

    • melhoria contínua dos processos;
    • uso de Kanban para gerenciar as demandas por insumos;
    • interrupção da produção após atendimento da demanda específica;
    • envio imediato do produto acabado aos consumidores.
    • recebimento de insumos em menor quantidade e maior volume de entrega.

    Por que usar o Just in Time?

    Existe uma série de motivos que justificam a implementação da técnica Just in Time nas companhias, com destaque para:

    • redução de custos e desperdícios;
    • processos mais eficientes e efetivos;
    • mapeamento e padronização dos processos;
    • maior produtividade;
    • melhoria contínua;
    • otimização da produção;
    • flexibilidade e agilidade produtiva;
    • aprimoramento da comunicação interna e externa;
    • maior precisão e qualidade;
    • aumento na segurança e redução de riscos;
    • otimização da gestão de estoques;
    • produção limitada;
    • gestão criteriosa da qualidade das mercadorias.

    Soluções tecnológicas são grandes aliadas do Just in Time

    Pela abordagem do Just in Time ser produzir o necessário no momento certo e na quantidade certa, os processos devem ser padronizados.

    A padronização dos processos é a única alternativa para que haja agilidade e cumprimento de prazos curtos. Com o tempo cronometrado, o JIT não permite que haja mudanças constantes nos processos. Todos devem saber exatamente quais são suas atividades e responsabilidades.

    Adotar uma plataforma de gestão de processos possibilita automatizar as tarefas, para que aconteçam adequadamente, sem erros ou gargalos.

    O BPMS é uma funcionalidade do Fusion Platform onde tarefas como pedidos, compras e logística, por exemplo, podem ser executadas e controladas.

    Realizar a gestão de estoques, por exemplo, evita que os produtos fiquem parados. E, a gestão de compras, que os insumos necessários estejam na empresa quando for solicitado.

    O próprio setor produtivo confere os indicadores de Kanban no Fusion Platform e usa a plataforma para enviar uma solicitação de compras. Essa demanda passa por todos os setores correlacionados, como compras, estoque e financeiro.

    O software também permite gerenciar documentos para que orçamentos e contratos com fornecedores sejam realizados. Inclusive, a plataforma conta com assinatura eletrônica nativa, ou seja, os acordos são finalizados prontamente.

    Todas as informações de processos, documentos e indicadores ficam centralizadas no Fusion. Assim, há integração entre informações, permitindo que haja a produção por demanda.

    Na Central Analytics todos os indicadores podem ser consultados e monitorados em tempo real. 

    Como você pode perceber, estamos falando de uma solução completa que contribui com o Just in Time e com a eficiência da empresa como um todo.

    Aproveite a oportunidade e experimente o Fusion Platform. Automatize processos, centralize os dados e integre todos os departamentos da sua empresa rumo ao crescimento constante e ao sucesso.

  • Assinatura eletrônica integrada a processos e documentos

    Assinatura eletrônica integrada a processos e documentos

    No mundo moderno, onde a velocidade e segurança são essenciais, a gestão de processos e documentos tornou-se uma preocupação central para muitas organizações.  A necessidade de garantir a integridade dos documentos, desde sua geração até seu arquivamento e descarte, levanta questões importantes sobre o uso de assinatura eletrônica e digital.

    Assinatura eletrônica e o ciclo de vida de um documento

    Para muitos, a assinatura eletrônica pode parecer a solução definitiva para a segurança e validação de documentos. No entanto, é crucial considerar não apenas o momento da assinatura, mas todo o ciclo de vida do documento. Antes de assinar um documento, é crucial garantir a rastreabilidade do processo que o gerou.

    E depois da assinatura, surge a necessidade de gerenciar o documento em termos de validade, renovação, retenção, entrega e descarte adequados.

    A prática diária revela que os documentos podem ser tanto o resultado quanto o ponto de partida de processos ou ações organizacionais.

    Por exemplo, um contrato pode surgir como resultado de um processo de negociação, enquanto um relatório de despesas pode desencadear um processo de reembolso.

    Portanto, a gestão eficaz de documentos vai além da simples aplicação de uma assinatura eletrônica. Ao considerar a adoção de uma solução de gestão de documentos, é essencial abordar o cenário completo de negócios.

    Isso envolve a definição de requisitos e uma visão abrangente de todo o ciclo de vida do documento. Ignorar essa abordagem holística pode resultar em desafios significativos de conformidade e gestão posteriormente.

    Gerenciamento de documentos com assinatura eletrônica

    Ao gerir documentos que são autocontidos ou que são geradores de processo ou de ato posterior à sua criação, é crucial estabelecer diretrizes claras para o ciclo de vida desses documentos.

    Isso inclui determinar as regras para remoção ou expurgo, aprovação ou publicação, e quem tem autoridade para executar essas ações.

    Além disso, é essencial definir quem pode ou deve assinar os documentos e garantir a rastreabilidade e registro adequados de todas as atividades relacionadas a esses ativos documentais da empresa.

    Em um segundo cenário, no caso de gerenciar documentos que são consequência de um processo ou de ato anterior à sua criação, também é fundamental definir procedimentos adequados para o gerenciamento desse ciclo.

    Isso inclui garantir o cumprimento das alçadas para geração, respeito aos ciclos departamentais, geração de registros e rastreabilidade, e adequação das atribuições de responsabilidade às políticas da empresa.

    Além disso, é necessário estabelecer quem pode ou deve assinar esses documentos e assegurar que todas as partes envolvidas estejam de acordo com o resultado alcançado.

    É importante ressaltar que uma simples assinatura eletrônica ou digital não resolve todos os aspectos da gestão de documentos.

    De fato, em muitos casos, pode gerar problemas adicionais, como perda de rastreabilidade, acesso não autorizado e falta de clareza sobre a versão final do documento.

    Ao avaliar estratégias de conformidade e assinatura de documentos, é crucial adotar uma abordagem abrangente que leve em consideração todo o ciclo de vida do documento. Isso não apenas garante a conformidade com regulamentos e políticas internas, mas também promove a eficiência operacional e a segurança da informação.

    Em suma, a gestão integrada de documentos e assinatura digital não apenas oferece benefícios imediatos em termos de segurança e eficiência, mas também estabelece uma base sólida para a melhoria contínua, redução de custos e desempenho aprimorado das equipes envolvidas.

    É uma abordagem essencial para organizações que buscam se manter ágeis e competitivas em um ambiente empresarial em constante evolução.

    Fusion Platform: plataforma de gestão de documentos e processos com assinatura integrada

    O Fusion Platform é uma solução abrangente de gestão de documentos e processos, oferecendo recursos essenciais para garantir a integridade e segurança dos documentos em todas as etapas de seu ciclo de vida.

     Ao integrar a gestão de documentos e processos, o Fusion Platform permite uma abordagem holística para lidar com a assinatura eletrônica e a rastreabilidade completa do processo que originou o documento.

     Essa integração ajuda as organizações a atender às demandas de conformidade e gestão de forma eficaz, garantindo não apenas a validade dos documentos assinados, mas também a governança adequada em todo o processo documental, desde sua concepção até sua disposição final. Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias.

  • Tomando decisões tecnológicas: profundidade ou quantidade?

    Tomando decisões tecnológicas: profundidade ou quantidade?

    Ao tomar decisões tecnológicas, um dos principais desafios é selecionar a opção que melhor atende às necessidades de um negócio e que proporciona um bom custo-benefício.

    No mercado, existem diversas ferramentas com os mais variados tipos de funcionalidades, apelos de compra, módulos integrados e inúmeras promessas milagrosas que podem facilmente induzir até o mais experiente dos compradores ao erro e a uma compra impensada.

    Como tomar decisões tecnológicas assertivas?

    Para entender os princípios de uma escolha bem-sucedida, é necessário compreender a diferença entre quantidade e profundidade de uma solução tecnológica.

    Profundidade refere-se à capacidade de uma solução em atender às necessidades específicas e resolver problemas com eficácia.

    Uma solução com profundidade é robusta, eficiente e capaz de lidar com os desafios de forma abrangente e significativa.

    Isso implica que a solução foi desenvolvida com uma compreensão sólida do problema que está tentando resolver e foi projetada para oferecer uma resposta adequada.

    Já a quantidade refere-se ao número de recursos, funcionalidades ou opções disponíveis na solução.

    Enquanto a profundidade se concentra na qualidade e na eficácia, a quantidade está mais relacionada à variedade e à abrangência das características oferecidas.

    Uma solução com uma grande quantidade de recursos pode parecer atraente à primeira vista, mas pode ser excessivamente complexa ou desnecessária, especialmente se esses recursos não agregarem valor real ou se tornarem redundantes.

    Profundidade x quantidade: prós e contras

    Ao decidir entre profundidade e quantidade, é importante considerar questões como os objetivos de longo prazo da empresa e os custos associados a cada opção.

    Uma solução com maior profundidade pode exigir um investimento inicial mais alto, mas pode proporcionar economia a longo prazo, evitando gastos adicionais com soluções complementares ou mudanças futuras.

    Por outro lado, uma solução com maior quantidade de recursos pode parecer mais acessível no início, mas pode resultar em custos adicionais devido a necessidades de personalização e atualizações frequentes ou a questões internas, como spin-offs, dificuldades de reconsolidar, nova mudança de cultura nos times da organização, nova curva de maturidade e adoção, por exemplo.

    O resultado de uma decisão desse porte pode ter um impacto significativo nos resultados de uma empresa.

    Quando essa escolha é feita corretamente, alinhada com a estratégia da empresa e adaptada ao momento e às características da equipe, especialmente se for uma equipe altamente produtiva, ela influenciará todas as decisões subsequentes relacionadas à tecnologia na organização.

    Isso permitirá que os gestores se concentrem em novas estratégias e ações no médio e longo prazo, minimizando retrabalhos e a necessidade de reinvestimento em um curto espaço de tempo.

    Além disso, uma decisão bem tomada aumenta as chances de manter a equipe engajada e com uma visão clara da continuidade e evolução dos negócios.

    Portanto, ao fazer uma escolha entre profundidade e quantidade ao selecionar uma solução tecnológica, é essencial considerar não apenas as necessidades imediatas da empresa, mas também seus objetivos de longo prazo e os custos associados a cada opção.

    Uma decisão bem informada pode fazer toda a diferença no sucesso futuro do negócio.

    Tomando decisões tecnológicas ao escolher uma ferramenta de gestão de processos e documentos

    No contexto da gestão de processos e documentos, a decisão entre profundidade e quantidade de recursos tecnológicos é crucial para garantir a eficácia e a eficiência operacional de uma empresa.

    Ao contrário de abordagens meramente quantitativas, o Fusion Platform, ferramenta aqui da Neomind, se destaca pela sua profundidade de funcionalidades, oferecendo uma abordagem holística e robusta para gestão de processos e documentos.

    O Fusion Platform não se limita apenas a fornecer uma variedade de recursos superficiais, mas é desenvolvido com uma compreensão sólida das necessidades específicas das empresas.

    Sua capacidade de oferecer soluções abrangentes e significativas reflete-se na forma como ele lida com os desafios operacionais, promovendo eficácia e agilidade nos processos empresariais.

    Entre as suas funcionalidades, o Fusion Platform oferece recursos avançados de automação de fluxo de trabalho, gestão documental inteligente, colaboração em tempo real e insights analíticos poderosos.

    Ao priorizar a profundidade sobre a quantidade, o Fusion Platform proporciona uma solução que não apenas atende às necessidades imediatas das empresas, mas também se adapta aos seus objetivos de longo prazo, garantindo um retorno significativo sobre o investimento.

    Experimente agora mesmo o Fusion Platform dentro da realidade da sua empresa.

  • QFD e o Fusion Platform na gestão de processos e documentos

    QFD e o Fusion Platform na gestão de processos e documentos

    Você sabe o que seu cliente quer? Sua empresa usa o QFD para integrar a voz do cliente no desenvolvimento ou aprimoramento de produtos e serviços? 

    Nos dias de hoje é impossível pensar em oferecer qualquer tipo de insumo ao consumidor sem questionar o que ele quer receber. Com ampla variedade de itens disponíveis, é preciso entregar o que agrega valor ao cliente.

    Mais do que entender as necessidades, é preciso traduzi-las e materializá-las em produtos e serviços.

    Mas como isso é feito? Com o Desdobramento da Função da Qualidade.

    Se sua empresa quer atender melhor seus clientes, alavancar a receita, ter mais vendas e sucesso, entenda como uma pequena sigla pode potencializar tudo isso. Conheça o QFD.

    O que é QFD?

    QFD é a sigla relativa a Quality Function Deployment, ou Desdobramento da Função da Qualidade. A metodologia consiste no desenvolvimento sistemático de insumos e processos para que produtos e serviços sejam projetados com a “Voz do Cliente”. 

    Em outras palavras, traduzir as exigências dos clientes em especificações que serão implementadas nos produtos ou serviços. 

    Nesse sentido, o método é um excelente aliado para que seu negócio ofereça o que proporcionará satisfação aos clientes. 

    Originária do Japão, em 1966, o QFD começou a se popularizar em 1983 quando a Ford e a Xerox começaram a usá-la. A ferramenta surgiu como uma forma de minimizar os impactos da industrialização e garantir personalização à manufatura moderna.  

    Com a produção em massa, atingir a completa satisfação do cliente é algo bastante complexo. Afinal, são diferentes pessoas a serem atendidas com o mesmo produto.

    Por isso que o QFD surgiu, para ouvir a voz do público fazendo com que as solicitações se materializassem em produtos e serviços capazes de deixar os clientes realizados. E isso pode incluir a otimização e automatização dos processos industriais. 

    Com os avanços, a ferramenta foi aperfeiçoada e melhorada. Hoje é entendida como uma técnica de gestão que auxilia no gerenciamento de projetos.

    Alguns autores resumem QFD como “um método para o desenvolvimento do planejamento estratégico que visa vender aquilo que o cliente quer comprar, no momento em que ele quer e antes que a concorrência o faça”.

    Onde usar o QFD?

    Em qualquer tipo de produto ou serviço, bem como, em processos, sistemas e plataformas de diferentes níveis. 

    O método atua com fatores internos como desenvolvimento de novos produtos, expansão para novos mercados, novidades na gestão, etc. E, fatores externos, nas demandas do mercado e consumidor, mudanças regulatórias, potenciais ameaças, entre outros.

    Especificamente nos processos produtivos, o QFD pode ser usado para identificar e priorizar áreas que precisam ser melhoradas. Essa análise é feita com base nas características do produto ou serviço mais importantes para o cliente.

    Nos processos administrativos, pode ser aplicado para aperfeiçoar a gestão de inventário ou logística. Assim como, ajudar a identificar oportunidades de melhorias para as áreas.

    Já na prestação de serviço, o QFD avalia se aquilo que está sendo oferecido atende às expectativas dos clientes. Como, por exemplo, melhorar a experiência do check-in e embarque nas companhias aéreas.

    É válido ressaltar que nem sempre quando se fala sobre clientes estamos falando de uma pessoa externa. Os colaboradores ou profissionais internos também podem ser vistos como clientes.

    Como funciona o QFD?

    A análise do Desdobramento da Função de Qualidade foca na tradução das necessidades em características de qualidade que devem ser incorporadas aos produtos ou serviços. Ou seja, que seu desenvolvimento seja orientado ao cliente. 

    É fundamentada em 7 pilares, sendo:

    • Requisito dos clientes: define quais requisitos os clientes consideram importantes para que sua experiência seja o mais satisfatória possível;
    • Importância: classificação dos requisitos em grau de importância para os clientes;
    • Benchmarking competitivo: analisar o desempenho dos concorrentes em relação a perspectiva e satisfação dos clientes;
    • Requisito do projeto: quais especificações e características precisam conter;
    • Matriz de relacionamento: avalia as relações entre os requisitos que agregam valor ao cliente e os requisitos técnicos do produto, em prol de identificar quais têm maior relevância para o cliente;
    • Qualificação dos requisitos do produto: analisa a intensidade e importância de cada um dos itens do produto;
    • Matriz de correlação: onde são feitas as correlações entre todos os requisitos do projeto.

    QFD e a gestão de processos e documentos

    O QFD irá definir os parâmetros dos processos considerando os desdobramentos de qualidade, tecnologia, confiabilidade e custos. 

    Ou seja, com base em tudo que foi identificado, o QFD pode estipular e desenhar processos para que cheguem a um determinado resultado.

    Outra questão é a gestão dos documentos e informações. Ao ouvir o cliente a empresa possui uma infinidade de dados que poderão ser usados. Nesse sentido, gerenciar esse conhecimento requer adequada estrutura para permitir acesso e obter bons frutos.

    Uma das práticas do QFD é implementar soluções tecnológicas que possibilitam melhor funcionamento dos processos, documentos, e da empresa como um todo.

    O Fusion Platform é uma Plataforma de Gestão Integrada que possibilita o gerenciamento de processos, documentos e indicadores em um só lugar.

    Enquanto as práticas do QFD coletam informações sobre necessidade e requisitos dos clientes, o Fusion mantém os dados centralizados no sistema, possibilitando acesso de todos os integrantes das equipes envolvidas.

    Outro ponto é que o Fusion Platform possibilita registrar e monitorar o que foi identificado como prioridade de requisitos. Assim, tem-se a garantia de que os recursos mais importantes serão abordados durante o desenvolvimento ou entrega do produto ou serviço.

    As características desejadas ou requisitos identificados com o QFD podem ser desdobradas em tarefas e atividades específicas dentro do Fusion Platform. Há a possibilidade de atividades, e incluir prazos e responsabilidades para que tudo seja implementado de maneira eficaz e oportuna.

    Na Central Analytics todos os dados podem ser observados em gráficos que auxiliam a compreensão, ou em relatórios perspicazes e completos.

    Ou seja, as métricas de satisfação da matriz QFD podem ser integradas para que haja uma análise mais aprofundada, identificando melhorias ou ajustes necessários. 

    A junção entre QFD e o Fusion Platform impulsiona a melhoria contínua em diversos aspectos, dentro e até fora da companhia. 

    Benefícios do uso do Desdobramento da Função da Qualidade

    O método QFD quando usado com sucesso gera benefícios como:

    • Processos, produtos e serviços com maior qualidade;
    • Redução nas modificações de projeto e tempo de desenvolvimento;
    • Melhor estruturação e documentação, com projeto flexível às alterações;
    • Maior conhecimento e entendimento do mercado;
    • Prever como o cliente perceberá valor nos produtos e serviços;
    • Melhor relacionamento entre departamentos e comunicação interna;
    • Redução de custos com falhas e reclamação dos clientes;
    • Identificação de gargalos;
    • Priorização de recursos para áreas críticas;
    • Construção de base de dados com documentação gerada pelo QFD;
    • Maior nível de satisfação dos clientes e vantagem competitiva.

    Quer aumentar sua competitividade e aproveitar todos os benefícios do QFD? 

    Experimente o Fusion Platform e tenha auxílio para coletar e processar dados que irão propiciar a criação de produtos ou oferta de serviços capazes de satisfazer as necessidades de seus clientes.

    Implemente o Fusion Platform e gerencie, em um só lugar, seus processos, documentos e indicadores.

  • Guia passo a passo para elaborar a documentação de processos

    Guia passo a passo para elaborar a documentação de processos

    A documentação de processos é uma ferramenta essencial para que as companhias possam manter a consistência, transparência e eficiência em suas operações.

    Pense por um instante, um novo colaborador tem conhecimento sobre os detalhes do processo? Tem um documento para entender o que deve fazer ou quais procedimentos a serem seguidos? E mais, sabe quais departamentos e responsáveis estão relacionados?

    Quando a companhia cria um documento interno especificando as atividades e etapas, fornece informações essenciais. Essa riqueza de detalhes explica, do início ao fim, como realizar uma tarefa.

    Mas, o que eu preciso para documentar os processos? Confira tudo neste guia passo a passo.

    O que é a documentação de processos?

    A documentação de processos é a formalização e explicação detalhada das tarefas e etapas necessárias para implementar e executar um processo. 

    Trata-se de um conjunto de informações, que serve como guia para que os colaboradores tirem suas dúvidas, considerando as etapas, responsáveis, recursos e demais informações que descrevem como um fluxo de atividade devem ser executadas dentro da organização.

    Esses documentos são úteis tanto para processos  já existentes, como para incluir e monitorar o progresso de novos processos.  Da mesma forma, abrange processos simples aos mais complexos.

    A documentação de processos amplia a visão de quantas tarefas paralelas e simultâneas acontecem na companhia. Também possibilita entender quais atividades irrelevantes podem ser removidas para aumentar a produtividade.

    Cada companhia pode adotar a metodologia que preferir para a documentação de processos. Assim, esse arquivo pode assumir a configuração de uma lista de verificação, fluxogramas, manuais de treinamento, tutoriais, instruções de trabalho, entre outros.

    Para se aprofundar no tema, recomendamos que você confira o nosso infográfico sobre documentação de processos.

    Documentação e mapeamento de processos são a mesma coisa?

    Embora haja muita semelhança e conceitos relacionados, a documentação e o mapeamento de processos possuem propósitos diferentes.

    A documentação de processos registra as informações e detalhes dos processos. É um guia completo para execução consistente e eficiente, considerando etapas, procedimentos, responsabilidades, recursos, instruções, formulários, polícias relacionadas e demais aspectos.

    Já o mapeamento de processos tem como foco a representação visual ou diagramação de como o fluxo de atividades acontece. Assim, apresenta as etapas, decisões, fluxo de informações e interações entre os elementos em uma visão mais ampla e holística.

    Embora tenham suas particularidades, as duas ferramentas são essenciais para o gerenciamento e eficiência de uma organização.

    Guia para criar um documento de processos

    Agora que você já entendeu o conceito, é hora de entender, na prática, como criar esse documento:

    1.    Identifique o processo que será documentado

    Ao implementar essa metodologia em sua companhia, é importante estipular qual será o primeiro processo a ser documentado. 

    Faça uma lista de todos os processos potenciais considerando os mais críticos, operacionais, administrativos, fluxos de trabalho específicos, entre outros.

    Assim que definida, crie um pequeno esboço sobre as informações pertinentes à realização dessas atividades elencando participantes, cronograma, prioridades, e demais informações.

    Quanto mais claro for este levantamento, mais detalhado será o documento, e mais compreensível aos envolvidos.

    2.    Determine os objetivos e o tipo de documentação

    A segunda etapa é entender os motivos desse processo existir, quais são seus objetivos e se está relacionado diretamente a razão de ser da companhia.

    Esse esclarecimento fornece entendimento sobre como as atividades se relacionam e compreensão sobre até onde vai cada uma das responsabilidades.

    Como mencionamos, há diversos tipos de documento, ao estabelecer os objetivos e ter um escopo, será simples definir como organizar o conteúdo.

    Um processo complexo, por exemplo, é mais facilmente explicado adotando um diagrama de fluxo. Enquanto que um processo simples pode ser documentado em um checklist.

    Nessa etapa também deve ser estipulado se o documento será dividido em seções, capítulos, por área, departamento, níveis hierárquicos, sequência lógica, entre outras.

    3.    Indique os limites do processo 

    Muitos fluxos de atividade interagem com outras tarefas e equipes. Por isso, é importante delimitar o que cada um deve realizar. Essa limitação será importante para definir as ações que desencadeiam o início e término desse processo específico. 

    Quando essas fronteiras são delimitadas, se estabelece as diretrizes para interligar processos distintos.  

    4.    Identifique as entradas e saídas do processo

    Paralelo aos limites, elenque o que é necessário para que esse processo comece e termine. Não apenas as ações, mas os recursos exigidos.

    Considere que as entradas são todos os recursos requeridos para a execução, e as saídas são os resultados esperados com a conclusão.

    Essa prática possibilita definir metas que devem ser cumpridas e facilita o acompanhamento para mensurar se os objetivos traçados estão sendo alcançados.

    5.    Organize as etapas do processo

    A fase seguinte é listar como essas entradas serão transformadas em saídas. Reúna os colaboradores e a equipe para entender todas as etapas e seus responsáveis.

    Tenha como base o que foi estipulado como os limites do processo e as dependências de atividade. Por exemplo, para que uma solicitação de compras avance, será necessária a aprovação de um gestor. 

    Procure listar as partes principais do processo, listando cada tarefa de forma prática e simples, de preferência, em sequência.

    6.    Atribua responsabilidades e relacione os participantes

    A partir da definição da estrutura e passos do processo, atribua quais são os responsáveis por cada tarefa. 

    É importante que cada membro da equipe saiba o que se espera dele, e a quem recorrer em caso de necessidade.

    Em uma Plataforma de Gestão Integrada que automatiza as atividades, o fluxo poderá ser construído com base nessa estrutura, estipulando que cada responsável receberá uma notificação para aprovar uma solicitação e dar continuidade ao processo.

    7.    Teste o processo e busque feedback dos colaboradores

    A etapa final da construção da documentação de processos é usar o guia para testar a execução. Essa é a oportunidade ideal para realizar mudanças que otimizam o processo ou identificar pontos falhos e possíveis problemas.

    Nesse ponto, é importante que o teste seja realizado pela equipe que irá realizar esse fluxo de atividades diariamente. Assim, será avaliada a construção, se faz sentido, se é entendível ou se há etapas faltantes que não foram descritas.

    É aqui também que devem ser observadas e descritas as exceções que podem ocorrer e como os profissionais devem agir nesses momentos.

    Mantenha as informações desses testes e das melhorias implementadas arquivadas para que possam ser acessadas e revisadas posteriormente, se houver necessidade.

    Melhores práticas para a documentação de processos

    Assim como a empresa, os processos mudam à medida que novas tecnologias e metodologias são aplicadas. Por isso, reveja esses documentos continuamente para que se mantenham condizentes e reflitam os processos.

    Entenda que pessoas variadas terão acesso a esses guias – quanto mais simples forem, mais entendíveis. 

    Essa documentação deve ser facilmente acessada e disponibilizada. Por isso, adotar uma plataforma de gerenciamento de documentos faz com que esses documentos sejam encontrados mais rapidamente, independentemente do local ou hora de acesso.

    Outro ponto que deve ser destacado é a importância de usar softwares adequados para essa documentação. 

    O Fusion Platform é uma Plataforma de ponta a ponta que possibilita a gestão dos processos e dos documentos. Ou seja, o colaborador pode consultar a forma de fazer e já executar o processo, na mesma ferramenta.

    Dessa forma, os erros são consideravelmente reduzidos, os processos não possuem perdas e há total clareza sobre etapas, objetivos e resultados esperados.

    O trabalho repetitivo também é reduzido, os recursos são bem alocados, há melhora e clareza na comunicação, tudo isso contribui para o processo se tornar mais eficiente.

    A documentação de processos é uma ferramenta que aperfeiçoa os processos, e o uso do Fusion potencializa os resultados dos processos e da empresa no geral.

    Experimente o Fusion Platform para criar, armazenar e dar acessibilidade a documentação de processos da sua companhia.

  • Como otimizar a Gestão de Ativos

    Como otimizar a Gestão de Ativos

    A Gestão de Ativos é uma importante ferramenta para que as organizações possam usar adequadamente todos seus recursos em prol de alcançar seus objetivos estratégicos.

    É bastante óbvio que quanto mais eficiente uma empresa for, maiores serão suas chances de sucesso, e isso está inteiramente relacionado ao uso de seus ativos, desde a compra, até o descarte.

    A preocupação em gerenciar os ativos oportuniza o prolongamento da vida útil, identificando momentos para realizar manutenções preditivas ou substituições necessárias.

    Além de maximizar o uso e reduzir custos, há garantia de conformidade e adequação aos regulamentos e padrões exigidos.

    Todas essas questões dão maior segurança aos clientes, investidores e colaboradores das empresas. Afinal, todos os esforços e ativos estão alinhados aos objetivos do negócio, impulsionando o crescimento e aumentando as vantagens competitivas.

    O que são ativos?

    Em uma explicação simplificada, um ativo é tudo que a empresa tem e pode controlar. Ou seja, se trata de objetos físicos ou não, conhecidos como tangíveis e intangíveis.

    Os ativos tangíveis são palpáveis, que podem visualizar materialmente. Já os intangíveis não são físicos, e consistem em questões intelectuais, direitos autorais, a marca, entre outros.

    Embora todas as empresas possuam ativos, há diferenciações de acordo com o setor e a natureza do negócio.  Por exemplo:

    • Tecnologia: propriedade intelectual, patentes, marca registrada, códigos de programação, softwares, algoritmos, equipamentos, servidores e hardwares;
    • Financeiro: ações, títulos, carteira de clientes, contratos, licenças, prédios, agências;
    • Saúde: propriedade intelectual sobre os tratamentos médicos, patente de medicamentos, equipamentos médicos, instalações hospitalares e seus insumos;
    • Varejo: marcas, reputação da empresa, estoque de produtos, instalações, centros de distribuição;
    • Indústria: marcas, patentes de processos, equipamentos, maquinários, estoques de matéria-prima, produtos acabados.

    Tanto ativos tangíveis como intangíveis são fundamentais para embasar e sustentar o crescimento das companhias. 

    Nesse sentido, a Gestão de Ativos é uma atividade indispensável para o bom desempenho, coerência e uso dos recursos no desenvolvimento dos negócios.

    Quer saber mais sobre a Gestão de Ativos e como o Fusion Platform é um grande aliado para a sua empresa? 

    Siga em frente, baixe o material gratuito e boa leitura!

  • 8 passos para uma maior eficiência na área Administrativa

    8 passos para uma maior eficiência na área Administrativa

    Começamos com um questionamento: o que é eficiência operacional? A eficiência operacional é uma prática que visa encontrar melhor e maior rendimento nos processos operacionais com uso adequado dos recursos, incluindo tempo e esforços.Uma das áreas que mais demanda de uma maior eficiência operacional é a Administrativa. Mas por que preciso me preocupar com a eficiência da área administrativa? A eficiência na área administrativa está ligada à adoção de medidas que tornam os processos mais enxutos, processos que são aprimorados e padronizados geram menos problemas.

    Alguns dos benefícios que são obtidos quando se atinge a eficiência na área administrativa são:

    · Redução de custos e desperdícios;

    · Economia a curto, médio e longo prazo;

    · Aumento da produtividade;

    · Prevenção de erros;

    · Padronização processos;

    · Melhora na comunicação;

    · Melhora na qualidade;

    · Gestão de tempo;

    · Lucratividade;

    · Visão holística;

    · Gerenciamento com base em dados reais e em tempo real.

    Preciso me preocupar com a eficiência com a eficiência desta área?

    Como comentamos, essa área é o cérebro da companhia. Então, para manter o negócio saudável e contínuo, é necessário, constantemente, melhorar a eficiência do setor administrativo. É importante buscar uma visão analítica
    para melhorar os processos e o fluxo de atividades. A eficiência no setor administrativo está ligada à adoção de medidas que tornam os processos mais enxutos, inclusive com reduzido tempo gasto na execução do fluxo de
    atividades. Além de aumentar a performance e desempenho, processos que são aprimorados e padronizados geram menos problemas

    Como garantir esta eficiência?

    Acessando o Ebook 8 Passos para uma maior eficiência na área administrativa você consegue ter uma melhor visão de qual caminho seguir. 

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  • Automatização de processos: Utilização de tecnologias de gestão integrada para automatizar tarefas e fluxos de trabalho

    Automatização de processos: Utilização de tecnologias de gestão integrada para automatizar tarefas e fluxos de trabalho

    A automatização de processos é um recurso indispensável para que as organizações modernas mantenham a eficiência e produtividade.

    A busca por realizar o fluxo de atividade em menos tempo é recorrente no ambiente empresarial. Porém, é a transformação digital que garante resultados valorosos em produtividade.

    De fato, o uso da tecnologia atualmente é essencial. No entanto, apenas a ferramenta adequada pode proporcionar uma gestão assertiva e alcance dos objetivos.

    Soluções de Gestão Integrada reúnem diversas funcionalidades em apenas um ambiente. Centralizam  informações, proporcionam maior controle, visão holística e assertividade nas decisões. 

    Essas plataformas oferecem a automatização de processos, gestão de documentos e indicadores. Dessa forma, a empresa elimina a necessidade de possuir múltiplas ferramentas e sistemas, garantindo maior desempenho das atividades.

    Mas afinal, como usar a tecnologia de gestão integrada para automatização de processos?

    O que é a automatização de processos?

    A automatização de processos consiste em realizar um fluxo de atividades em menor tempo. Para isso, se aplica recursos tecnológicos em prol de tornar os processos mais ágeis e eficientes. 

    Essa importante mudança na forma de executar as atividades cotidianas é capaz de gerar diferenciais competitivos, valor ao cliente e destaque frente aos concorrentes.

    Automatizar processos permite que as atividades manuais sejam realizadas por softwares, ou, que os sistemas deem apoio às diversas atividades corriqueiras da companhia.

    Inúmeros fluxos de atividades podem ser otimizados com o uso da tecnologia.

    Pense, por exemplo, no processo de férias. Ao invés das solicitações terem altos índices de perda devida à constante troca de e-mail ou telefonemas, ou demorarem para ser finalizadas devido aos  retornos e encaminhamentos, tudo é realizado em uma plataforma, com formulários e documentações centralizadas.

    Ao se usar uma Plataforma de Gestão Integrada há total controle para acompanhar o andamento dos processos em tempo real, por todas as partes envolvidas. 

    Por que automatizar o fluxo de trabalho com tecnologias de gestão integrada?

    Além do maior controle, centralização de informações e transparência na comunicação, automatizar os processos com uma plataforma de gestão de ponta a ponta é essencial para garantir vantagens, como: 

    • maior velocidade de execução;
    • produtividade e praticidade;
    • eficiência;
    • redução de custos;
    • redução de retrabalho;
    • confiabilidade de informação;
    • melhora a comunicação interna;
    • melhora a experiência do cliente;
    • fortalecimento da marca.

    Automatizar tarefas com tecnologias de gestão integrada  

    A gestão integrada é capaz de controlar toda a companhia, ampliando a visão sistêmica para que todos os esforços sejam alocados para o mesmo resultado.

    No quesito tecnologia, uma Plataforma de Gestão Integrada permite que a empresa centralize todos os processos, documentos e indicadores em apenas uma solução. Além da praticidade, ter todas as funcionalidades em uma única ferramenta reduz os custos com licenças e manutenção.

    Uma das principais vantagens é que essa unificação potencializa o trabalho conjunto e em equipe. Os envolvidos, como os profissionais e setores, compreendem a empresa como um negócio único. Ou seja, todos estão envolvidos em prol de alcançar o mesmo objetivo ou resultado.

    Implementar essa solução requer da empresa metas e objetivos bem traçados. Outra questão é a identificação de todas as necessidades ou demandas. Considere quais são os principais desafios enfrentados cotidianamente, e como poderiam ser solucionados com a tecnologia.

    Essa ação de observar e analisar o fluxo de trabalho é conhecida como mapeamento dos processos. O método analisa como os processos são executados, seus responsáveis, setores envolvidos ou correlatos. Por proporcionar uma visão ampla do funcionamento e das prioridades, permite implementar estratégias que otimizem os processos, como a automatização.

    Em relação à Plataforma de Gestão Integrada é preciso se certificar que a solução irá atender a todas as necessidades e demandas da companhia. Pela tecnologia ser um insumo cada vez mais abrangente, busque por soluções low code que possuem facilidade de uso e interface amigável.

    Ademais, é necessário que o software realmente garanta a gestão de ponta a ponta, atendendo as exigências diárias para otimizar os processos. Quando se adota uma plataforma incompleta, a empresa terá que contratar outros sistemas, dificultando o uso e aumentando os custos.

    O que o Fusion Platform, uma Plataforma de Gestão Integrada completa, oferece?

    O Fusion Platform é uma Plataforma de Gestão Integrada que realiza a real transformação digital do seu negócio. Ao invés de adotar diferentes softwares, a solução da Neomind centraliza tudo em um só. 

    Independentemente do setor ou da complexidade do fluxo de trabalho, o Fusion melhora e acelera os processos. Com a solução, você gerencia processos, aprova solicitações, envia documentos e acompanha indicadores.

    Para o mundo corrido e gestores que vivem em viagem, ou para facilitar as modalidades de trabalho híbrido, a ferramenta possui mobilidade. Dessa forma, realize suas atividades através do Fusion Mobile, a qualquer hora e em qualquer lugar.

    A plataforma contempla nativamente todas as ferramentas necessárias para gerenciar processos, documentos e indicadores.

    O Fusion disponibiliza dashboards e templates que auxiliam na visualização das métricas. Também possui flexibilidade e personalização que seu negócio precisa para se adequar ao mercado e as demandas recorrentes.

    A plataforma tem facilidade de integração com outros sistemas que a sua empresa já usa. E, tem interface intuitiva, amigável e fácil de usar. A tecnologia usada para sua configuração é de baixo código. Ou seja, usuários sem conhecimentos avançados conseguem personalizar as operações.

    Experimente o Fusion Platform e confira, na sua realidade, todos os benefícios gerados por uma Plataforma de Gestão Integrada.

    Obtenha os resultados que sempre quis alcançar. Conte com a  Neomind para te oferece tudo que é necessário para a automatização de processos do seu negócio.

  • Automação no setor de energia: uma revitalização necessária

    Automação no setor de energia: uma revitalização necessária

    Automação no setor de energia é uma ferramenta que proporciona inúmeros benefícios como otimização de processos, relatórios de desempenho em tempo real e proteção de dados.

    Não é de hoje que as empresas estão aderindo à tecnologia para conquistar melhores resultados. E, embora seja uma ferramenta capaz de revitalizar e transformar beneficamente esse setor, nem todos os negócios estão preparados para automação.

    Mas, o que exatamente a automação de processos pode fazer pelo setor de energia?

    É isso que iremos te explicar nesse material. Vamos lá!

    O que é a automação de processos?

    De maneira bastante simplista, a automação de processos é usar a tecnologia para automatizar tarefas em prol de aumentar a produtividade e a geração de valor.

    Nesse sentido, inúmeras ferramentas tecnologias podem fazer parte da automação e da transformação de um negócio.

    Mesmo que pareça, a automação não busca substituir um profissional, mas otimizar a forma de trabalho, gerando melhores e maiores resultados. Quando se trata especificamente dos processos de negócio, uma ferramenta BPMS é a alternativa ideal para a automação no setor de energia.

    A Automatização de Processos de Negócio (BPM) é uma metodologia que organiza, facilita, automatiza e otimiza os processos organizacionais. Assim, tem como foco definir, executar, analisar, avaliar, mensurar, otimizar e monitorar os processos da empresa.

    Um processo é um fluxo de atividades executadas em sequência, ou paralelo, para que se atinja um determinado objetivo.

    Já o BPMS é uma solução tecnológica que permite implementar a metodologia BPM.

    Por que implementar a automação no setor de energia?

    Existe uma imensidão de justificativas para adotar a automação no setor de energia. De fato, implementar uma solução BPMS é a possibilidade de otimizar a gestão, os processos e garante maior controle. A principal questão do BPM é simplificar o fluxo de atividade, interligando áreas e departamentos, efetivando que o trabalho conjunto resultará no sucesso da companhia. Assim, os processos não são vistos de maneira isolada, mas pequenos pedaços de um todo em prol de melhores resultados.

    Especificamente a automação no setor de energia proporciona benefícios desde a geração de energia até a distribuição. Principalmente quando consideramos o uso da tecnologia para otimizar processos e melhorar a experiência do consumidor.

    Como existem relatórios de performance, gargalos e possíveis falhas são facilmente identificadas. Dessa forma, um operador pode atuar a distância e evitar que um consumidor fique sem energia.

    Outra questão é que o uso de BPMS de maneira remota, proporciona maior supervisão e controle de subestações.

    A automação também aumenta a precisão do trabalho, reduzindo custos, esforços e tempo para executar as atividades. Assim, os profissionais podem focar em atividades estratégicas voltadas ao core business do negócio.

    Na implementação do BPM, os processos são mapeados e otimizados com foco na padronização. Ou seja, as atividades são sempre realizadas da mesma forma.

    Nesse ponto, a automação no setor de energia proporciona maior controle, compliance e conformidade com regras, normas e legislação.

    Os benefícios gerados pela automação no setor de energia são capazes de melhorar a operação e a competitividade.

    Benefícios obtidos com a automação no setor de energia

    De maneira geral o BPMS melhora a gestão com a otimização dos processos, padronização, agilidade e redução de erros e custos.

    A transparência, melhora na comunicação e tomada de decisão mais assertiva também são vantagens da implementação da automação de processos.

    Particularmente a automação no setor de energia pode aumentar as operações e oferecer dados exatos e relatórios de performance em tempo real. Essa questão dos dados é fundamental para que as respostas sejam mais rápidas e a operação melhorada.

    A automação permite rastreio de informações, facilitando a identificação de erros, desvios e não conformidades. Assim, além de indicadores de desempenho, os integrantes dos processos sabem em qual fase está a sua solicitação.

    Ao usar uma ferramenta BPMS o gestor tem total controle dos processos da empresa. E soluções como o Fusion Platform, permitem centralizar dados e informações que podem ser acessadas, se houver permissionamento, de qualquer lugar ou hora.

    Por ser uma ferramenta completa, o Fusion proporciona gerenciar processos, indicadores e documentos. A questão documental é muito importante no setor, principalmente considerando sua preservação, a segurança, conformidade e compliance.

    Como o setor elétrico brasileiro é bem suscetível às regulamentações, qualquer modificação nas leis é rapidamente implementada com o BPMS.

    Uma importante ferramenta da automação no setor de energia é a melhoria contínua. Ou seja, melhorar o fluxo de atividade até que a sequência lógica usada seja a melhor versão com o máximo de otimização possível para o usuário e a companhia.

    Implemente a automação no setor de energia para um futuro de sucesso

    Por ser um setor com muitas raízes, as transformações, mesmo que positivas, demandam de uma mudança de pensamento. É completamente normal que haja resistências às novas formas de trabalho.

    Por isso, é importante explicar para a equipe todos os benefícios que serão obtidos. Assim como, incluir os profissionais no processo, para que sejam partes participantes e opinantes.

    Implementar a automação no setor de energia demanda de escolher as soluções que condizem com as estratégias e objetivos do negócio.

    E, que sejam atualizadas e escalonáveis já que estamos falando do futuro do seu negócio no setor de energia.

    A necessidade da transformação digital faz com que as tecnologias sejam inseridas e que “conversem” entre si.

    Por isso, é importante que a automação no setor de energia conte com soluções que tenham integração com outras ferramentas.

    E, que possua centralização para que os próprios usuários possam personalizá-la. Ou seja, uma ferramenta low code, onde, com pouco conhecimento técnico é possível criar melhorias para o fluxo de processos. Tudo isso, sem depender da equipe de TI.

    O Fusion Platform oferece isso e muito mais. No centro de comando, o gestor acompanha todas as informações dos processos, documentos e indicadores corporativos em um ambiente intuitivo e colaborativo. Está preparado para iniciar a automação do setor de energia? Experimente agora mesmo o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias ou converse com nossos consultores para esclarecer dúvidas pertinentes.

    Possui algum questionamento sobre o tema? Escreva para nós aqui nos comentários.

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