Neomind

Autor: Felipe Bahiense

  • A automação de processos digitais (DPA): definição e benefícios

    A automação de processos digitais (DPA): definição e benefícios

    As inovações tecnológicas estão cada vez mais frequentes e rápidas, sendo capazes de criar inúmeras vantagens competitivas em um ambiente cada vez mais acirrado como o empresarial.

    O recurso mais importante que uma empresa possui são seus dados e informações gerados pelos processos, por isso, é imprescindível utilizar a tecnologia para automatizá-los, gerando maior segurança, facilidade e rapidez de acesso.

    A automatização dos processos digitais é perfeita para organizações empresariais que buscam agilidade, eficiência e eficácia, reduzindo custos, ampliando a produtividade e tornando a atuação dos colaboradores mais estratégica e menos mecanicista em atividades repetitivas.

    O que é automação de processos digitais?

    Primeiramente definimos como automação a utilização de recursos tecnológicos em prol de melhorar a gestão, controles e processos do dia a dia das empresas. Quando as atividades manuais são substituídas por sistemas, softwares, ou outras tecnologias, se realiza a automação de processos digitais.

    A Automação de Processos Digitais – DPA, agrupa diversas tecnologias, gerando uma abordagem holística, baseada no gerenciamento de processos de negócios (BPM), sendo capaz de automatizar as etapas, atividades e tarefas de uma empresa do início ao fim.

    Para que a automação aconteça, é necessário realizar o levantamento e mapeamento de todas as etapas de um processo, compreendendo as atividades correlacionadas e seus responsáveis. Com a descrição de tudo o que acontece para se atingir um determinado objetivo, a observação de gargalos e falhas é facilitada. Em prol de aperfeiçoar e simplificar os processos de uma companhia, o mapeamento deve estar aliado as metodologias de design thinking.

    Como funciona o DPA

    Antes de contratar uma ferramenta capaz de tornar sua empresa digital é preciso compreender qual o melhor tipo de automação, para posteriormente buscar uma alternativa que possa suprir a demanda identificada de forma assertiva, personalizada e amigável aos colaboradores e equipes.

    Dependendo da estrutura da empresa, os processos podem ser definidos por áreas ou setores. Por exemplo, uma empresa que emite muita nota fiscal, pode realizar a automação de tarefas, enquanto que uma indústria de alimentos, realiza automação de ponta a ponta desde a emissão dos pedidos até gestão do estoque.

    Aplicando princípios do BPMN, o DPA é capaz de mapear, simplificar e automatizar os processos de ponta a ponta. Ao serem padronizadas, as atividades são executadas de forma lógica e colaborativa, mesmo que haja inúmeras interações, é possível configurar as tarefas para ocorrerem de forma sequencial ou paralela e as regras específicas de decisão de cada etapa. Além disso, existe o registro e rastreabilidade das informações, tornando mais acessível a visualização de gargalos, reduzindo o tempo de ciclos, e principalmente facilitando a gestão e monitoramento dos processos.

    A definição de quais processos serão automatizados vai depender dos objetivos e das prioridades que a empresa busca. É necessário contar com um fornecedor que possua a ferramenta e o conhecimento técnico necessário para que a implementação seja realizada de forma correta em prol de que os resultados obtidos gerem retorno no investimento aplicado. 

    Minha empresa precisa de DPA? Quais os benefícios?

    Se você gostaria que seus colaboradores pudessem se dedicar e utilizar suas expertises de uma maneira mais estratégica, sem perder tempo com atividades robotizadas e repetitivas, a sua empresa precisa de DPA!

    Engana-se quem acredita que se a empresa já está indo bem, a automação de processos digitais não é necessária. Independente do porte ou estágio de crescimento, adotar um sistema de automação não apenas contribui com a produtividade, mas cria uma cultura inovadora capaz de reforçar sua marca, e ampliar a área/mercado de atuação.

    Os benefícios e vantagens alcançados com a DPA são inúmeros, como a diminuição dos erros, redução de custos e de trabalhos manuais repetitivos, aumento na produtividade e de desempenho, uma vez que a visão holística favorece a substituição de métodos burocráticos e de baixa eficiência por alternativas inovadoras, melhorando os processos rotineiros e diminuição do tempo necessário para atingir as metas estabelecidas.

    Com foco na visão estratégica, a automatização de processos digitais gerencia grande quantidade de informações de forma rápida e organizada, fazendo com que a tomada de decisão seja mais assertiva e acelerada. O DPA também traz benefícios aos clientes, além da rapidez na produção e entrega, a grande quantidade de dados disponibilizado à empresa, proporciona a criação de produtos, serviços e experiências personalizadas, e de maior valor agregado.

    Como se pode verificar, o DPA oferece melhorias em todos os prazos: a curto prazo em rotinas diárias, a médio prazo em relação a visão sistêmica da empresa e a longo prazo, oferecendo alternativas de estudo para planos estratégicos. Em uma visão geral, todo o negócio é beneficiado ocasionando no aumento da lucratividade da companhia.

    Fusion Platform: a transformação digital para a sua empresa

    Percebeu que sua empresa precisa de uma transformação digital?

    O Fusion Platform contempla todas as ferramentas para a gestão do negócio, documentos e indicadores, além disso, é fácil de ser utilizada, há flexibilidade para se adaptar às necessidades de automatização dos processos, independente da complexidade. Possui plataforma integrativa com outros sistemas, colaborativa em relação às equipes e áreas de negócio, e mobilidade: os processos podem ser executados e consultados de qualquer hora ou lugar, para que você não perca tempo!

    Como você percebe, tudo o que elencamos como fatores importantes na hora de escolher o fornecedor para automatização dos processos digitais, o Fusion Platform oferece.

    E ainda tem mais, você pode testar a ferramenta durante 15 dias e conferir como ela é capaz de sanar as suas necessidades e contribuir com a produtividade e a gestão da sua companhia. Comece a testar agora mesmo, ou converse com um dos nossos consultores para esclarecer qualquer dúvida que ainda tenha.

  • Macroprocessos: como ter uma visão macro do seu negócio.

    Macroprocessos: como ter uma visão macro do seu negócio.

    Aqui no blog da Neomind nós sempre falamos muito sobre a automação de processos e como esta ferramenta é capaz de proporcionar diversas vantagens competitivas. Neste material, gostaríamos de explicar o que são os macroprocessos e a importância dessa visão ampliada sobre o negócio.

    Quer tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto? Acompanhe!

    O que são Macroprocessos? Como identificá-los?

    Macroprocessos podem ser definidos como um conjunto de processos e atividades que somados são essenciais para atingir os objetivos estratégicos da companhia. Sua formação se dá por processos que ocorrem em diferentes setores, envolvendo diferentes funções ou cargos. Esses processos podem ocorrer de forma encadeada ou paralela, mas possuem algum grau de similaridade.

    Os Macroprocessos proporcionam uma visão holística e devem estar sempre direcionados e alinhados à missão da empresa, afinal, representam as funções e tudo o que a organização executa para atingir seu core business, ou seja, a sua razão de existir.

    Para identificar os macroprocessos é necessário compreender plenamente o ambiente da empresa. Procure responder alguns questionamentos como: qual demanda que minha empresa atende? O que fazemos e quais são as etapas que seguimos? É preciso envolvimento de mais de um setor? O trabalho é padronizado e a qualidade entregue é sempre a mesma? Quais são os impactos que cada atividade possui no resultado final? 

    Quando há clareza nas respostas para estas questões, há a compreensão quanto a interligações e o grau de complexidade existente nos processos da empresa. A análise minuciosa sobre a importância e o impacto dos processos proporciona enxergar os macroprocessos existentes.

    Tipos de Macroprocessos

    Como citamos, os macroprocessos estão relacionados à razão de ser das empresas, por isso, variam conforme seus objetivos estratégicos. No entanto, dentro da metodologia de cadeia de valor, que permite à empresa organizar seus processos buscando gerar valor ao cliente, usualmente os macroprocessos são divididos em três:

    • Macroprocesso primário ou do negócio: é o conjunto de processos que estão relacionados com o propósito de existir da empresa, é como se fosse o coração do negócio, tudo que é executado para cumprir sua missão;
    • Macroprocesso gerenciais: aqui estão relacionados o conjunto de processos que visam monitorar, medir, acompanhar, controlar e gerenciar o presente e o futuro da organização. Se relaciona a gestão nos aspectos estratégicos, operacionais ou financeiros.
    • Macroprocesso de apoio ou suporte: é um grupo de processos que não está diretamente relacionado à atividade fim da empresa, ou seja, diretamente não agregam valor ao cliente. No entanto, são importantes porque dão todo suporte para que os processos primários possam ser realizados de forma mais facilitada e eficiente.

    Apenas uma visão bastante detalhada da empresa poderá definir quais são os macroprocessos. Por exemplo, uma empresa cujo core business seja a construção de casas ecológicas, os processos relacionados à área de TI serão macroprocessos de apoio, enquanto que, para uma empresa fornecedora de soluções tecnológicas, os processos do setor de tecnologia formarão o macroprocesso primário.

    Hierarquia dos processos

    Quando nos preparamos para automatizar processos, consideramos uma hierarquia que está, principalmente, relacionada ao grau de complexidade ou de importância dentro da empresa:

    • Macroprocessos: envolvem um conjunto de processos, de departamentos, funções ou cargos. Como a sua execução impacta diretamente os resultados e funcionamento do negócio, é o topo da hierarquia.
    • Processos: é um conglomerado de atividades de alta complexidade que interligadas são capazes de atingir um objetivo específico. Geralmente é descrito no organograma da organização;
    • Subprocessos: são desencadeados dos processos, por isso, diretamente relacionados. Possuem média ou alta complexidade, e podem ser distintos ou interligados entre si;
    • Atividades: apesar de serem rotineiras, administrativas ou técnicas, possuem objetivo determinado, prazo e menor complexidade se comparado aos níveis hierárquicos superiores;
    • Tarefas: a base da hierarquia, visa o cumprimento de metas, prazos e afins, ou seja, tudo que se relaciona a rotina de trabalho. São executadas para preparar ou acompanhar a execução dos processos.

    Benefícios dos Macroprocessos

    Diferentemente da visão de processos isolados, os macroprocessos fornecem uma visão holística para a gestão da empresa. O gestor é mais assertivo quando precisar tomar alguma decisão uma vez que possui informações concretas e estruturadas referente aos mecanismos utilizados dentro da companhia.

    A visão por macroprocessos proporciona:

    • Análise crítica e visão ampliada;
    • A identificação de problemas, falhas ou gargalos é realizada mais rapidamente;
    • Correção de erros ocorre de forma acelerada, proporcionando agilidade;
    • Diminuição de retrabalho;
    • Economia de recursos financeiros, item fundamental para que os negócios se mantenham e cresçam de forma orgânica e saudável;
    • Maior integração dentro da empresa, se compreende como se dá a interação e interconexão dos processos e dos setores;
    • Compreender como o trabalho é realmente feito e o relacionamento existente entre fornecedor e cliente;
    • Proporciona o monitoramento do desempenho de todas as etapas dos conjuntos de processos.

    Além destas vantagens, uma facilidade quando se olha para os macroprocessos é perceber que, não raro, as tarefas são executadas de maneiras distintas, havendo a necessidade de padronizar os processos em prol de organizar, formalizar e desenvolver um modelo que deve ser seguido, garantindo eficiência e qualidade, tanto do trabalho, como do produto ou serviço que será entregue para suprir uma necessidade identificada.

    Concluindo

    Podemos concluir que a gestão por processos e a visão por macroprocessos, consequentemente sua padronização, é uma prática bastante comum para empresas que buscam se sobressair no mercado, fazendo com que todos os seus recursos sejam utilizados em prol de um objetivo em comum, agregando valor ao seu cliente.

    A maior dificuldade em sua implementação está em modificar a cultura predominante que é bastante enraizada dentro das companhias. É necessário que o gestor esteja aberto e incentive as mudanças benéficas que a padronização dos processos pode proporcionar. Você pode conhecer aqui tudo o que é necessário para implementar uma ferramenta de automação de processo.

    É possível que de primeiro momento haja certa resistência das partes envolvidas, no entanto, quando os profissionais percebem que serão muito mais eficientes em suas atividades e que os gestores coordenam processos inter-relacionados, compartilhando um objetivo em comum, acabam contribuindo e sendo aliados para que todos os processos possíveis sejam automatizados e as metas sejam cumpridas de forma rápida e ágil.

    É claro que, para aproveitar todas as vantagens, a empresa precisa contar com uma ferramenta de gestão que seja simples, integradora e com interface amigável.

    Nós queremos contribuir para que sua empresa tenha uma gestão invejável. Quer conhecer na prática como a visão, a gestão por macroprocessos e sua padronização podem ser essenciais para o seu negócio? Teste o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, e comprove!

  • Já ouviu falar em BPM “inteligente”? Conheça o iBPMS

    Já ouviu falar em BPM “inteligente”? Conheça o iBPMS

    O iBPMS, corresponde a Suíte Integrada de Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma ferramenta transformadora para as empresas. 

    Um sistema desse tipo, integra um conjunto de soluções e softwares que auxiliam as companhias a gerenciar, otimizar e controlar os processos de negócio. 

    Nunca é demais lembrar que processos fazem parte de qualquer negócio. Afinal, funcionam como um checklist de passos a serem seguidos pelas pessoas certas, na hora certa.  

    Uma vez implementados, fornecem consistência, controle e eficiência à organização. 

    Para atender ao desafio de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações, nasceu a metodologia conhecida como BPM (Business Process Management) – em português, Gerenciamento de Processos de Negócio. 

    Essa metodologia é mais facilmente aplicada e utilizada com recursos tecnológicos. Dessa forma, surgiu o BPMS, que alia a gestão de negócios à tecnologia de informação. 

    Como as inovações não são estáticas, a cada dia surgem novas soluções que são adicionadas para maior inteligência nos processos. Em resumo, é essa evolução constante que fez o BPMS ser aperfeiçoado no iBPMS. 

    O que significa iBPMS? 

    Para entendermos o que é iBPMS basta analisarmos um detalhe: a letra “i” antes da sigla vem da palavra “Intelligent”.  

    Logo, iBPMS significa Intelligent Business Process Management Suites, ou Sistema de Gestão de Processos de Negócios Inteligentes.  

    Esta nova direção que caminha o BPM integra os processos diários à tecnologia de ponta – como RPA (Robotic Process Automation) – machine learning, big data e inteligência artificial. 

    Ao contrário do que se pensa, o termo não é tão novo assim. Foi em 2012, durante o Gartner Business Process Management Summit, que ele foi divulgado pela primeira vez.  

    Segundo o Gartner Group, iBPM seria a “próxima geração do BPM”. 

    Ainda nas próprias definições do Gartner, “recursos como validação (simulação de processo, incluindo “what if“) e verificação (conformidade lógica), otimização e a capacidade de obter ideias sobre o desempenho do processo foram incluídos em muitas ofertas de BPMS por vários anos.  

    Os iBPMSs adicionaram suporte aprimorado à colaboração humana, como integração com mídia social, tarefas de processo habilitadas para dispositivos móveis, análise de fluxo contínuo e gerenciamento de decisões em tempo real”. 

    Em termos simples, o BPM inteligente utiliza todas as vantagens de um Business Process Management e acrescenta tecnologia como inteligência artificial para melhorar a eficiência.  

    Sendo assim, a ferramenta ajuda empresas a automatizar dinamicamente mais tipos de experiências e produzir análises de dados automatizadas. 

    Por isso, especialistas consideram que enquanto o BPM ajuda organizações a planejarem e automatizarem seus processos complexos, o iBPM vai um passo além, porque constrói um ambiente de tecnologia dinâmica. 

    O que há de tão especial no iBPMS? 

    Desde o surgimento do termo já estava claro que otimizar processos para obter mais eficiência e reduzir custos, não era mais suficiente. 

    A partir daquela época já se sabia que as empresas precisariam ser mais flexíveis às mudanças de mercado. E, terem agilidade para decidir, estrategicamente, os próximos passos. 

    A transformação digital somada às novas tecnologias mostraram a importância da análise de dados em tempo real para tomadas de decisões mais precisas.  

    Dessa maneira, o foco do iBPMS não são os processos, mas a informação. Assim, é possível dizer que o que há de especial é a transformação de dados em informações úteis. 

    Com informações em mãos, o conhecimento da empresa se expande. Como consequência,  passa a ter muito mais insights para atuar na melhoria de processos.  

    O resultado disso é a melhoria contínua nos processos de negócios, que se traduz na melhoria no atendimento ao cliente final. 

    Por utilizarem tecnologias como big data, aprendizado de máquina e inteligência artificial, sistemas de iBPMS melhoram a experiência do processo, sua escalabilidade, flexibilidade e automação. 

    Conforme Jim Sinur, autor do livro “Intelligent BPM Systems: Impact and Opportunity”, “o gerenciamento inteligente de processos de negócios é a próxima geração de BPM empresarial, aproveitando os avanços tecnológicos recentes para atingir um grau de capacidade de resposta operacional que não era possível com a plataforma de processos de negócios de ontem”. 

    Em suma, o iBPMS enriquece o BPM, expandindo seu escopo. 

    Principais características do iBPMS 

    Dentre os principais atributos do iBPMS, o mais expressivo é a análise de negócios em tempo real.  

    Por possibilitar a identificação de correlações significativas em dados estruturados ou não estruturados, melhora a visibilidade do processo. E, portanto, a capacidade da tomada de decisão. 

    Em relação ao uso de dados no contexto externo e social (como opinião de especialista e cliente), o iBPMS auxilia no futuro. Ou seja, capacita os usuários a anteciparem as demandas do cliente, e traçarem as próximas ações.  

    Mais uma vez, a precisão na tomada de decisão é o foco. 

    Outra característica do Intelligent Business Process Management Suites são as tecnologias expandidas para apoiar a mobilidade.  

    As plataformas móveis possibilitam que os colaboradores tenham acesso instantâneo aos processos de negócios, independentemente de onde estejam.  

    Essa prática melhora a eficiência e garante maior agilidade ao processo como um todo.   

    Tudo o que abordamos são vantagens importantes do iBPMS. Mas, há um atributo que traz maior valor a longo prazo. 

    Estamos falando do Processamento de Eventos Complexos (CEP, do inglês Deep complex-event processing). O CEP analisa grandes volumes de dados para monitorar padrões inesperados e responder às oportunidades e riscos em evolução. 

    Justamente porque melhora os recursos de tomada de decisão, o iBPMS é capaz de beneficiar diversos setores. Ou seja, favorece empresas de diferentes portes, e processos dos mais variados níveis de complexidade.   

    Para que tipo de organização o iBPM é indicado? 

    Qualquer organização ou sistema pode se beneficiar da tecnologia avançada e das análises de um iBPMS.  

    Por exemplo, para o desenvolvimento de produtos, graças aos dados coletados de feedback de usuários, o iBPMS possibilita que a empresa consiga atender às necessidades de seus clientes.  

    Como benefícios estão os custos reduzidos no desenvolvimento de produtos e aumento da aceitação do mercado. 

    O Intelligent Business Process Management, usando análise de dados em tempo real, detecta problemas antes que eles ocorram. Disponibilizando à organização, os dados de que precisa para agir proativamente e evitar uma experiência negativa ao cliente.  

    Para a área financeira, os usuários conseguem avaliar prontamente o impacto de uma ameaça, ou uma oportunidade potencial. Dessa forma, poderão elaborar um plano de contingência. 

    Enfim, os exemplos são os mais variados. O foco é que todas as empresas, e todos os seus setores, podem ganhar muito com a adoção do iBPMS. 

    Como adotar um software iBPMS? 

    Essa “nova” abordagem do BPM não é tão nova assim. Por se tratar de uma visão mais avançada, é preciso ter sabedoria ao escolher dentre tantos sistemas disponíveis no mercado. 

    O Fusion Platform é uma ferramenta que engloba todos os requisitos de uma solução iBPM, sendo uma plataforma de gestão integrada. Ou seja, com apenas uma plataforma a empresa consegue gerenciar processos, documentos e indicadores. 

    No decorrer desse material, explicamos que um dos benefícios do iBPMS é a agilidade para executar os processos.  

    Com o Fusion Mobile, as solicitações, atividades pendentes e tarefas podem ser executadas a qualquer hora e em qualquer lugar. A mobilidade disponibilizada pela plataforma garante maior controle, eficiência e produtividade. 

    Além disso, a agilidade no processo de tomada de decisão é promovida através da criação de ações rápidas como aprovação, reprovação, entre outras. 

    O Fusion é uma solução personalizável pelo próprio usuário, já que é desenvolvida no conceito de baixo código. Assim, é adaptada à realidade de cada profissional, e também da companhia. Outra questão importante é que o Fusion possui integração com outros sistemas. 

    Já para análise e extração de informações, possui todo suporte para consultar e gerar relatórios sobre os indicadores dos processos. Com a solução de Analytics, os usuários criam data warehouses, conectando diversos tipos de bancos de dados ou web services.  

    Todas as informações relativas ao fluxo de atividades da organização ficam centralizadas, consolidadas e em total segurança.  

    Em resumo, o Fusion Platform tem as ferramentas do iBPMS possibilitando a tomada de decisão mais ágil, rápida e precisa. 

    Experimente o Fusion Platform e comprove como, essa plataforma, irá revolucionar a forma como sua empresa executa e gerencia os processos. 

    A Neomind quer que a sua empresa percorra os caminhos benéficos do uso da tecnologia rumo à eficiência empresarial. 

  • Por que sua empresa precisa de indicadores de desempenho?

    Por que sua empresa precisa de indicadores de desempenho?

    Cada dia mais presente nas empresas, os indicadores de desempenho – também conhecidos como KPIs ou Key Performance Indicators –, refletem o desejo de gerenciar e controlar o andamento de um ou mais processos. O objetivo é o de verificar se as metas determinadas no planejamento organizacional estão sendo devidamente cumpridas. 

    Nesse contexto, podemos dizer que os indicadores formam uma série de referências que possibilitam uma avaliação contínua da posição e evolução de uma atividade ou processo em uma empresa. Através deles é possível obter informações estratégicas que auxiliam na melhoria contínua e atuação proativa, além de darem transparência à empresa, sendo geralmente expressos de forma clara por percentuais e probabilidades.

    Neste artigo, você compreenderá melhor o que são os indicadores de desempenho e conhecerá os mais utilizados. Continue a leitura e confira!

    Por que é importante definir indicadores?

    “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Esse velho ditado permanece sempre atual, pois verificar constantemente os resultados obtidos é essencial para uma boa gestão. 

    Dessa maneira, se torna mais fácil detectar ameaças e oportunidades, medir a relevância de cada ação, identificar a necessidade de ajustes pontuais, comparar informações, analisar os possíveis efeitos de uma estratégia, entre outros aspectos. Inclusive, o uso de indicadores em projetos permite comprovar a eficiência de um planejamento e gera insights valiosos.

    Além disso, os KPIs são fundamentais para o trabalho de gestão de pessoas e engajamento dos colaboradores dentro da equipe. Com métricas bem definidas, é mais simples entender quais são as responsabilidades de cada um e também o impacto que cada profissional traz para a empresa, beneficiando o clima organizacional.

    Quais são os tipos de indicadores?

    Atualmente, existem diversos tipos de indicadores de desempenho à disposição dos diretores e gestores da empresa. Dessa maneira, fica a critério de cada um escolher quais se encaixam melhor nos objetivos da organização, de acordo com as exigências e planejamento do negócio.

    Para simplificar o processo de escolha, um dos métodos mais utilizados é o dos Indicadores de Desempenho, que quando colocados em prática, permitem integrar elementos Estratégicos, Operacionais e Organizacionais da empresa.

    Sendo assim, para definir os indicadores de desempenho que mais se adequam à estratégia da organização, é importante considerar os principais tipos de indicadores, divididos em quatro categorias:

    Indicadores de qualidade

    Tudo que diz respeito à eficiência, eficácia e efetividade dos processos da empresa e dos serviços oferecidos ao cliente fazem parte dos indicadores de qualidade. Os indicadores dessa categoria são parâmetros que, dentro de uma gestão, permitem mensurar de maneira precisa e objetiva o progresso do negócio no que se refere à qualidade dos seus resultados.

    Indicadores de produtividade

    Diferentemente dos indicadores de qualidade, que são apresentados com números percentuais, os de produtividade medem os resultados da relação entre o que foi produzido e os recursos investidos para isso. Esses indicadores são os responsáveis por manter os gestores cientes de como anda o desempenho do seu negócio e dão base para saber o que pode ser otimizado e quais melhorias podem ser feitas em um processo.

    Indicadores de capacidade

    É muito comum os profissionais exercerem suas atividades sem saber exatamente quanto tempo levam em cada uma delas. Para isso existem os indicadores de capacidade, que medem qual a capacidade de produzir em um determinado período de tempo. Eles são essenciais para entender quando é necessário aumentar a equipe ou até investir em novos equipamentos.

    Indicadores estratégicos

    Por último, temos indicadores que analisam e monitoram o desempenho da empresa ao longo do tempo, mostrando o panorama em que a organização se encontra na atualidade, como tempo, recursos e energia empregados para o desenvolvimento dos seus processos. A aplicação desse indicador traz à tona o cumprimento dos objetivos e metas estabelecidas pela gestão, auxiliando na tomada de decisão. 

    A dica é: um KPI deve ser mais do que números avulsos. Eles precisam expressar algo estratégico sobre o que sua empresa está tentando alcançar. Em outras palavras, um KPI deve refletir claramente seu modelo de negócio.

    Quais são as vantagens dos indicadores de desempenho?

    Depois de conhecer os principais indicadores de desempenho, saiba que trabalhar com eles gera vantagens competitivas importantes para que sua organização direcione seus esforços. Quem mensura as atividades e se preocupa em otimizar processos tem benefícios que permeiam desde a gestão até o operacional da empresa.

    Por fim, vale enfatizar que é de suma importância monitorar os indicadores periodicamente. Por meio da análise contínua é possível medir – como um termômetro – se a sua organização está ou não indo no caminho certo. Lembre-se que as informações que nascem da avaliação dos indicadores são fundamentais para guiar planejamentos e áreas, promovendo resultados cada vez mais claros e precisos.

    Agora que você já sabe tudo sobre a gestão por indicadores, que tal começar a aplicá-la em seu negócio e alavancar seus resultados? O Fusion Platform oferece uma ferramenta de Analytics que permite o acompanhamento dos KPIs de uma maneira ágil, intuitiva e rápida. Então não perca tempo e experimente a ferramenta gratuitamente agora mesmo!

  • Low-Code: o detalhe que pode fazer a diferença

    Low-Code: o detalhe que pode fazer a diferença

    Não existem dúvidas de que a tecnologia tem sido cada vez mais importante para as empresas nos últimos tempos. Além dos exemplos óbvios, como trabalho remoto e reuniões online, vamos um pouco além para entendermos seu impacto nos negócios.

    Imagine, por exemplo, que a equipe de TI seja a responsável por melhorar os fluxos de trabalho no software de BPM da sua empresa a fim de que as necessidades do negócio sejam atendidas. O problema é que em um determinado momento essa equipe está sobrecarregada com essa e outras demandas ainda mais estratégicas. 

    Como resultado, ao invés de a solução que sua empresa investiu se adaptar ao seu negócio, são vocês que precisam se adaptar ao software, pois sem programadores com conhecimento será impossível fazer as modificações necessárias.

    Isso não aconteceria se o software do nosso exemplo adotasse uma abordagem conhecida como low-code, isto é, com baixa necessidade de programação. Como queremos que você não passe pelo problema que mostramos no nosso exemplo, entenda o que é, por que o low-code é importante e como um detalhe “simples” pode fazer toda a diferença em um ambiente competitivo.

    Sobre o low-code

    Como explicado neste post, “low-code é um conceito que dá liberdade a um usuário sem experiência e nem conhecimento em programação criar suas próprias aplicações”. Isso significa que a abordagem permite que não desenvolvedores concebam, criem e testem novas ideias com clientes e partes interessadas.

    Graças ao conceito, em vez de escrever linhas e linhas de código e sintaxe complexos, qualquer usuário consegue criar formulários para qualquer situação – inclusive as complexas. Em outros termos, o desenvolvimento low-code não precisa de profissionais da área de TI nem para dar o toque final. Por ser flexível para atender às necessidades operacionais da empresa, bem como poderoso o suficiente para se adaptar aos projetos corporativos, o low-code dá à empresa muito mais controle. 

    Um bom exemplo para você entender bem o conceito são as plataformas para desenvolver sites, como o WordPress CMS. Ao utilizá-la, o próprio usuário é quem seleciona um layout predefinido para seu site e em seguida tem a oportunidade de inserir texto e várias mídias, criar menus, adaptar layout etc. 

    Como é uma plataforma projetada tanto para iniciantes, sem habilidades de programação, quanto para desenvolvedores reais, pode ser utilizada por qualquer um. E é este o princípio que segue o desenvolvimento low-code: dar ao usuário o poder de realizar as adaptações que necessita para atender suas próprias demandas.

    O que sua empresa ganha ao utilizar um software low-code?

    Entendemos que uma plataforma low-code se concentra no desenvolvimento de software com codificação mínima. Desse modo, uma das vantagens mais expressivas é que se trata de um método de programação voltado para que pessoas com conhecimento limitado possam codificar seus próprios aplicativos, conforme suas necessidades e sem que para isso precisem depender de outras pessoas e do departamento de TI.

    Por possuir funções simples, como de arrastar e soltar, é fácil trabalhar com softwares com funcionalidade low-code, pois além de tudo, a abordagem é extremamente intuitiva. Outro recurso atraente da tecnologia é a sua facilidade de manutenção. 

    Grande parte das plataformas utilizadas em low-code foi projetada para se adaptar às particularidades de cada empresa. Mas, qual é a diferença entre soluções low-code e soluções que dizem atender às necessidades de um setor?

    Aqui é importante entender que, mesmo que um software ofereça diversas funcionalidades e diz se adaptar aos processos do seu negócio, isso só será possível se a plataforma permitir que sua empresa automatize fluxos de trabalho sem precisar esperar que alguém técnico (ou até mesmo o próprio desenvolvedor) o faça. 

    Traduzindo, a abordagem low-code é prática (e como explicamos neste post, existe uma diferença entre ser prático e ser funcional). 

    O que esperar de um BPM low-code?

    A tendência de plataformas low-code surgiu justamente porque cada empresa tem suas demandas específicas. Se pegarmos duas organizações de um mesmo setor, veremos que embora as funcionalidades que elas esperam de um BPM (ou de um outro software de gestão, como ECM) possam até ser as mesmas, as necessidades são outras.

    Isso porque cada empresa tem seus próprios processos, demandas e clientes. Em um momento em que cada vez mais precisamos ser rápidos para atender às mudanças de mercado, o low-code é ideal para quem não tem tempo para depender da equipe de TI para fazer cada mudança, por menor que seja. 

    Assim, entendemos que um software BPM que permite ao usuário assumir o controle de seus próprios processos e fazer a automação por conta própria, não é apenas mais uma moda. Pelo contrário, veio para ficar por muito tempo. 

    Para que você entenda bem, reforçamos que o low-code oferece um grau de personalização maior em um tempo muito menor. Ou, ainda, torna mais fácil programar um software BPM e oferece resultados profissionais sem exigir um longo processo de aprendizado. 

    Esses são os principais pontos que tornaram o desenvolvimento de low-code um método atraente, tanto em termos de tempo quanto de custo. Então, tenha em mente que a abordagem faz com que empresas sejam ágeis para responder rapidamente às mudanças nas necessidades de seus negócios e clientes.

    Concluindo

    Diante da expectativa de imediatismo de seus clientes, seu departamento de TI consegue acompanhar o ritmo? Essa é uma pergunta a se fazer na hora de pesquisar sobre softwares de gestão.  

    Importante deixar claro que uma solução low-code não elimina a necessidade de uma equipe de desenvolvimento interna e/ou de programadores. Como explicamos aqui, para aplicações muito complexas pode haver uma dificuldade maior para integrar a ferramenta na sua empresa. Nesse caso, será necessário contar com o auxílio de um profissional.

    Todavia, por dar conta das adaptações consideradas menos complexas, além de evitar gastos financeiros que a empresa teria com o desenvolvimento tradicional, a abordagem low-code garante que a organização atenda suas necessidades internas e externas em um curto espaço de tempo.

    Além disso, para organizações que querem estar dentro da transformação digital, contar com soluções low-code é essencial. Por fim, se você ainda tem alguma dúvida, grave que: soluções com baixa necessidade de programação reúnem velocidade e potência para atender às necessidades do cliente.

    O Fusion Platform adota o conceito low-code e, portanto, de uma forma bem dinâmica permite aos usuários desenvolverem seus processos de gestão empresarial, criar os campos que são necessários e fluxo e regras do que deve acontecer. Quer saber mais? Visite nosso site e entre em contato! 

    E se este artigo foi útil, compartilhe em suas redes. 

    Ainda não conhece o Fusion Platform? Teste gratuitamente durante 15 dias.

    Você sabe a diferença entre Low-code e No-code? Se liga nesse vídeo que a gente explica pra você:

  • Tchau arquivo morto!

    Tchau arquivo morto!

    Quando uma empresa está nos seus primeiros anos, é normal (apesar de não indicado) ela manter arquivos de clientes e fornecedores nas gavetas para serem acessados com apenas uma esticada da mão. Mas conforme o negócio vai crescendo, aumenta também a quantidade de papel e, se antes os registros podiam ser deixados até mesmo nas mesas do escritório, agora isso passa a ser impossível por questão de espaço.

    Muitos desses documentos são os chamados registros ativos, que são justamente os documentos que ainda estão sendo usados ativamente por uma empresa. Geralmente, são acessados diária ou mensalmente. Referem-se aos tipos de documentos que, se estiverem impressos, localizam-se em um local de fácil acesso.

    Com o passar do tempo, muitos deles passam a não serem mais usados, mas isso não significa que perderam a importância seja para a empresa, seja por questões legais.

    Nas grandes organizações, esses registros podem ser um verdadeiro problema, pois o espaço para armazenar algo que não é usado constantemente pode representar um alto custo. O dilema fica maior ainda quando muitos desses documentos já podem ser descartados, mas ninguém nem se lembra disso.

    A boa notícia é que com a automatização da gestão de documentos é possível dar adeus ao arquivo morto. Aprenda como neste artigo.

    O que é um arquivo morto?

    Todo documento que não é mais necessário nas operações diárias de uma organização, mas que deve ser mantido para fins históricos, administrativos ou legais, é conhecido por arquivo morto.

    Existem alguns motivos pelos quais uma empresa precisa reter esse tipo de arquivo. São eles:

    • Alguns documentos precisarão ser acessados em algum momento e, portanto, devem ser guardados;
    • Alguns registros podem precisar ser mantidos permanentemente por questões legais, contábeis, fiscais etc.;
    • Alguns documentos podem servir como referência para criação de um novo ou até para atualizações;
    • Muitos documentos devem ser retidos até atingirem seu ciclo de vida definido no planejamento de retenção de registros.

    Esses documentos – os arquivos mortos – podem apresentar uma infinidade de desafios para as nossas empresas. Quando armazenados fisicamente, os mais expressivos dos desafios são os altos custos de manutenção, o espaço para armazenamento e o tempo perdido para gerenciá-los.

    Sobre a manutenção, não podemos esquecer os riscos envolvidos, como é o caso das violações de segurança de dados e problemas que podem acontecer caso a empresa passe por um desastre como incêndio e alagamento, resultando na perda dos registros.

    Outra questão importante a considerar está no fato de que dentro do arquivo morto há aqueles documentos que tornaram-se inúteis e podem ser descartados. No entanto, se a empresa não tem controle desses documentos, é muito provável que eles acabem sendo armazenados por anos, ocupando um espaço que não precisaria.

    Para reverter esse necessário, é preciso – desculpe a brincadeira – “matar o arquivo morto”.

    Como dar um fim ao arquivo morto?

    Arquivos mortos consistem em documentos e outras informações que não são mais necessárias para conduzir os negócios diariamente. Ou seja, entendemos que são aqueles registros que sua empresa precisa guardar, mas que poderão ser utilizados apenas eventualmente, ou que perderam a validade mas que continuam tomando espaço.

    Confira, a seguir, o que fazer para dar um jeito nessa situação:

    Digitalize os documentos

    A primeira etapa é desenvolver um sistema de gerenciamento de armazenamento de arquivo morto que:

    • Seja fácil de ser recuperado, isto é, caso alguém precise do documento inativo ele deve ser fácil de ser encontrado;
    • Que seja descartado caso não tenha utilidade.

    Para isso, todos os documentos da sua empresa devem passar por um processo de digitalização. O ideal nesse ponto é contar com uma ferramenta de ECM (sigla para Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial). Dentre outras funções, um software de ECM captura documentos e os armazena de modo seguro, mantendo-os acessíveis e organizados.

    Além disso – e algo pra destacar – é que como o ECM gerencia conteúdo de modo geral, contar com ele significa não apenas ter um documento digitalizado, mas ter todo o seu conteúdo reconhecido, pois bons softwares de ECM contam com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), a qual serve para reconhecer textos nos documentos digitalizados, e BarCoding (Código de Barras),

    Entenda o ciclo de vida dos seus documentos

    Conforme explicamos neste outro artigo, todo documento tem as seguintes fases:

    1.  Criação:produção de formulários e utilização de tecnologias modernas ao processo.
    2.  Utilização:contempla a utilização dos documentos para realizar atividades de uma organização. Aborda a gestão dos arquivos, aperfeiçoamento dos sistemas de arquivo e automação dos processos.
    3.  Arquivamento:aborda os processos de conservação e preservação dos documentos, a construção de políticas de acesso e criação de metadados.
    4.  Descarte:contempla a tomada de decisão a respeito da conservação do documento e a criação de programas de retenção.

    Na última etapa, portanto, é que se define se o registro será eliminado ou se será arquivado, podendo ser transformado em arquivo morto.

    Entenda que a decisão de quando um documento torna-se inativo e quais tipos de documentos receberão esse status, depende muito da necessidade e do documento propriamente dito. Isso nos leva ao próximo passo.

    Determine quando o registro será um arquivo morto e o que fazer com ele

    Você pode fazer esse controle manualmente em uma planilha, por exemplo, mas, assim como comentamos na fase de digitalização, contar com a tecnologia irá acelerar o trabalho. Após os documentos serem digitalizados e as fases terem sido entendidas, é necessário definir em que ponto um registro será considerado como arquivo morto.

    Aqui destacamos outra etapa no ECM, que é a preservação do conteúdo. Nela, definem-se os cuidados a longo prazo. Em outros termos, é nesta fase que se define sobre o arquivamento, pensando sempre na proteção do conteúdo e no seu fácil acesso para o caso de alguém precisar do documento em questão.

    E sempre que um documento puder ser eliminado, o próprio sistema, que está ligado a um processo, pode enviar uma notificação e um usuário responsável poderá dar um fim definitivo a ele.

    Mantenha sempre uma trilha de auditoria

    Basicamente, por meio da trilha de auditoria disponível em software de ECM consegue-se saber quem fez o que em um documento em todo o seu ciclo de vida. Como comentamos, um arquivo morto pode ser aquele tipo de registro que você nunca mais irá visualizar, mas pode ser algo que ocasionalmente será acessado.

    Principalmente para fins legais, é muito importante que mesmo o arquivo sendo “morto” sua empresa possa garantir que tem o controle sobre suas alterações ou até mesmo sobre as revisões. Isso é inclusive fundamental para questões de compliance.

    E então, chega de arquivo morto?

    Se encontrar documentos é um trabalho sem fim e armazená-los requer um espaço que sua empresa não tem, já passou da hora de considerar automatizar a gestão documental da sua organização.

    Caso um registro não tenha mais que ser guardado pela sua empresa, então é preciso eliminá-lo. Como fazer isso manualmente pode ser muito trabalhoso, sem contar que você corre o risco de eliminar algum documento que não podia ser descartado, a melhor maneira é contar com a tecnologia.

    Neste artigo explicamos de maneira bem simples o processo de arquivamento de um documento e como um software de ECM pode ajudar (ou de GED – Gestão Eletrônica de Documentos).

    Para saber mais, experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform! E se tiver qualquer dúvida, entre em contato conosco!

  • Por que automatizar documentos utilizando o ECM?

    Por que automatizar documentos utilizando o ECM?

    É grande a quantidade de dados que flui por uma organização e, exatamente por isso, gerenciá-los exige um método eficaz. Se você parar um pouco para pensar, são as propostas, os contratos, as faturas e os pedidos de venda que mostram que seu negócio está funcionando.

    Para dar conta de tanta informação circulando, seja qual for o setor em que sua empresa ou indústria opera, automatizar documentos garantirá que ela tenha um sistema que centraliza dados. Isso facilitará a criação, aprovação e distribuição de todos os documentos. Em outras palavras, a automatização é o que manterá sua empresa prosperando.

    Mas se você ainda não está convencido, ou se precisa entender um pouco mais o que queremos dizer, elencamos alguns benefícios que sua organização terá ao automatizar documentos:

    1 – Otimização de tempo

    Sem dúvidas, o tempo é o nosso recurso mais precioso. Por que sacrificá-lo tendo que gerenciar documentos manualmente? Se olharmos alguns departamentos em especial, como o financeiro, qual é o número de horas perdidas pelos profissionais por terem que inserir dados na mão?

    Como as finanças são importantes para a empresa e a boa governança exige transparência nas informações, até que toda a papelada termine todas as outras tarefas que os profissionais da área precisam realizar são colocadas em segundo plano.

    Demos o exemplo da área financeira, mas o mesmo pode ser aplicado a todos os demais departamentos de uma organização. Quando a gestão dos documentos é automatizada e tudo segue um processo, os colaboradores ficam livres para se concentrar em tarefas importantes.

    Ao invés de perderem tempo com detalhes como sair atrás de uma assinatura, eles podem investir o tempo em projetos globais que trarão melhores resultados. Ao invés de revisar as declarações de fluxo de caixa, podem executar pedidos. No lugar de saber onde está uma proposta comercial, podem se comunicar com os clientes e criar relacionamentos duradouros.

    Não importa como suas equipes investem o tempo extra que a automatização de documentos possibilita, o fato é que há inúmeras tarefas em uma organização que são muito mais valiosas do que a entrada manual de dados.

    2 – Garantia de conformidade

    Muitas vezes negligenciada, a conformidade (ou compliance) é um componente indispensável da eficiência operacional. Sua equipe pode ser mais produtiva ou mais eficaz e eficiente que a de seus concorrentes, todavia, se seus documentos não estiverem adequados, o trabalho árduo de todos se torna desnecessário.

    Para garantir que a organização esteja em conformidade com as regulamentações do seu segmento, deve-se criar padrões e controles que vão desde códigos de conduta até procedimentos, normas e políticas.

    Sistemas para automatizar documentos facilitam o atingimento aos requisitos de conformidade, uma vez que criam padrões para documentos, estabelecem controles de acesso e de edição, e os distribuem conforme a necessidade.

    3 – Gerenciamento de todo o ciclo de vida

    Todo documento tem um ciclo de vida. Pense, por exemplo, na gestão de contratos. Ele inicia com a solicitação e se encerra com a assinatura. No meio do caminho, existem outras etapas a serem seguidas.

    Automatizar documentos significa que eles seguirão um fluxo de trabalho definido pela sua empresa. Esse fluxo é todo determinado dentro de um processo, o qual automaticamente finaliza uma atividade assim que ela é concluída, e envia-a para o responsável da etapa seguinte.

    Na prática, significa dizer que nenhum documento físico passará de mãos em mãos, ou nenhuma informação se perderá no meio de e-mails. Ou, ainda, significa que nunca mais uma certidão ou procuração terá a data de validade expirada e pegará todos de surpresa.

    São detalhes aparentemente pequenos, mas que farão com que a organização seja muito mais produtiva, transparente nos relacionamentos com funcionários, clientes e fornecedores, e (mais uma vez) consiga estar sempre em conformidade com as normas do seu setor.

    4 – Garantia de precisão

    Uma vírgula errada em uma fatura, ou um pedido de venda com um zero a menos pode fazer um estrago imenso na empresa. Imagine ainda você enviar uma proposta a um cliente e logo em seguida perceber que a versão enviada a ele não era a última. Será perda de credibilidade na certa, concorda?

    Um erro de digitação ou uma informação desatualizada é o que pode acontecer nos casos em que as entradas de dados em documentos são feitas manualmente. Quando um deslize desse ocorre ninguém gosta, claro, mas como somos humanos e na maioria das vezes sobrecarregados de coisas para fazer, erros acontecem.

    No entanto, isso não pode ser desculpa para sua organização deixar deslizes passarem e muito menos aceitar erros. Ao automatizar documentos os dados são inseridos automaticamente e de forma correta, dando a toda a empresa a tranquilidade de que as informações estão precisas e que a versão sendo trabalhada é a última.

    5 – Aumento na colaboração

    Uma pessoa na sua empresa está esperando os dados de um cliente para gerar o contrato. A outra aguarda o contrato propriamente dito para enviar ao cliente. Por sua vez, o cliente está na espera da assinatura. Nesse caso, novamente temos tempo perdido para todo mundo.

    Ao automatizar documentos, as tarefas são concluídas com mais rapidez e eficiência. Isso porque algumas atividades não dependem de outras para começar, e quando há dependência, o próprio sistema de automatização envia notificações para a pessoa responsável por realizar a tarefa. E sempre que uma atividade está sendo realizada com eficiência, a receita da empresa cresce.

    A colaboração é algo super importante na criação de muitos documentos de uma organização, já que dependendo do caso várias áreas são responsáveis por criá-los. Como por meio de um sistema próprio para automatizar documentos a colaboração é um benefício, várias pessoas autorizadas podem trabalhar em um mesmo documento, sendo que tudo que é feito nele pode ser facilmente rastreado.

    Então, como automatizar documentos?

    Até aqui você entendeu alguns dos benefícios da automatização de documentos. Mas agora precisa saber como fazê-lo.

    A resposta está no sistema para gestão de documentos. Um software de ECM (sigla que vem do inglês para Enterprise Contente Management, ou Gestão do Conteúdo Empresarial, em português) não é apenas uma tecnologia ou uma metodologia.

    Como diz a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

    Portanto, para automatizar documentos sua empresa precisará de uma solução de ECM. A fim de que você possa entender bem o que é a Gestão do Conteúdo Empresarial e as vantagens para sua empresa, recomendamos a leitura do e-book O que é ECM? Tudo sobre o Enterprise Content Management.

    E caso tenha alguma dúvida sobre o que foi abordado neste artigo, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! Se este post foi útil, compartilhe-o em suas redes.

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  • Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?

    Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?

    Um software de Gestão de Documentos permite que os documentos de uma empresa sejam organizados graças a uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas. É por meio da gestão documental que a empresa ganha em produtividade e diminui os custos.

    E quem é que não quer uma organização mais produtiva e lucrativa? Apesar de a resposta ser óbvia, infelizmente nem todas as empresas consideram as despesas em que incorrem diariamente devido o tempo e o esforço desperdiçados na localização e controle de documentos .

    Como sabemos que você quer uma história diferente para sua organização, conheça a importância da gestão de documentos.

    Para começar: o que acontece quando uma empresa não automatiza a gestão de seus documentos?

    A fim de que você entenda bem a importância da gestão de documentos nas organizações, vamos compreender alguns dos riscos que uma empresa se expõe ao não ter um sistema de gerenciamento documental.

    Um dos maiores riscos – especialmente nos dias de hoje em que se discute a segurança da informação – está na possibilidade de exposição de dados importantes. Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização para tal.

    Isso sem contar quando documentos críticos ficam armazenados em laptops que podem ser roubados, perdidos, ou danificados a qualquer momento. Nesse caso, ou informações importantes se perdem, ou podem ser acessadas por qualquer pessoa.

    E para entender ainda mais da importância da gestão de documentos, temos um outro ponto a acrescentar: sem ela é impossível saber quem visualizou e/ou editou um documento. Dessa maneira, caso queira auditar um processo de negócios para descobrir erros ou ineficiências, a tarefa será impossível.

    Entendido o que acontece com empresas que não fazem a gestão de documentos, agora veremos o cenário oposto.

    O que acontece em uma empresa que automatiza a gestão de seus documentos?

    Um software para gestão documental permite a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a entrega de documentos. Em outras palavras, empresas que investem em ECM têm a possibilidade de:

    • Capturar qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente do local;
    • Rastrear as alterações nas documentações;
    • Organizar de forma eficaz qualquer tipo de informação;
    • Permitir que seus colaboradores procurem e encontrem informações de forma ágil;
    • Melhorar a publicação e entrega dos processos.

    Com os pontos acima você consegue ter uma ideia da importância da gestão de documentos, mas podemos detalhar um pouco mais.

    Uma empresa que utiliza ECM reduz custos com impressão, envio e armazenamento de papel. Além da redução de custos, também citamos no início deste artigo o ganho de produtividade.

    Tarefas repetitivas podem ser automatizadas diretamente em um software de gestão de documento. Isso libera funcionários de modo que estejam disponíveis para executar tarefas com valor agregado real para a empresa.

    Um assunto que tem se discutido bastante dentro e fora das organizações é a colaboração. O ECM auxilia no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar (o que também acaba promovendo a mobilidade da equipe).

    Além disso, os colaboradores terão acesso a documentos autorizados e, se necessário, poderão modificar/validar/excluí-los facilmente. Não podemos deixar de ressaltar a segurança, mais um item relevante para descrever a importância da gestão de documentos nas empresas.

    Para completar, toda informação armazenada no software de ECM é segura e, ao contrário do papel, não corre o risco de ser perdida e/ou danificadas. Além de que, logicamente, o acesso é todo on-line.

    Mas, como funciona uma ferramenta para gestão de documentos?

    Com o objetivo de que você entenda como é possível que tudo isso aconteça, vamos à uma explicação simplificada.

    Em primeiro lugar, é preciso capturar o documento para que o usuário possa encontrá-lo quando precisar. Um bom sistema de ECM permite capturar documentos físicos, e-mails, relatórios e outros.

    No entanto, a captura, por si só, não serve de muita coisa. É aí que, uma vez capturado,  o documento é indexado para que possa ser facilmente localizado (afinal, a importância da gestão de documentos também está no ganho de tempo em localizá-los, certo?).

    Essencialmente, a indexação é um jeito de classificar um documento. O usuário adiciona termos aos metadados do documento (como número do pedido ou número do cliente) e são eles (os termos) que facilitarão a localização. Ainda, em um software para gestão documental é possível dar as devidas permissões de acesso a cada um dos documentos.

    Todo documento capturado e indexado é armazenado em um repositório central, o que facilitará o acesso e garantirá a segurança do arquivo. Adicionalmente, sistemas de gerenciamento de documentos devem possibilitar a recuperação e distribuição de documentos para garantir que eles sejam utilizados e compartilhados caso haja permissão para tal.

    Destacamos que essa recuperação deve ser rápida e fácil; caso contrário, será totalmente inútil. Bons softwares de gestão documental oferecem recursos de pesquisa por palavra-chave (isso é possível graças à indexação que comentamos).

    Outro fator essencial para qualquer sistema de gerenciamento de documentos é a distribuição dos mesmos. É assim que um usuário conseguirá enviar documentos para clientes, fornecedores e até funcionários.

    E, claro, em um software de ECM é possível arquivar ou até mesmo deletar um documento.

    Bom, mas para fechar com chave de ouro e você compreender bem a importância da gestão de documentos, falta um item que não podemos esquecer:

    Automação de processos e fluxos de trabalho

    A distribuição de documentos é apenas a ponta do iceberg em um ECM. Sistemas de gestão documental que trazem resultados possuem a capacidade de automatizar processos e fluxos de trabalho.

    Para isso, basta que o usuário configure um processo. Por exemplo, a área comercial recebe uma fatura. Pelo processo, essa fatura será enviada para o contas a pagar. Caso o sistema detecte um problema, uma notificação será enviada. Do contrário, a fatura será paga e o iniciador do processo receberá um aviso de processo concluído.

    Isso mostra um dos maiores benefícios da gestão de documentos: você não precisa mais perseguir todos os documentos em um processo de aprovação. O sistema faz todo o trabalho para você.

    Precisa saber mais sobre a importância da gestão de documentos?

    Se você sente que precisa entender mais do assunto, uma dica é ficar por dentro de alguns conteúdos que podem ajudar:

    E caso tenha alguma dúvida, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! E se este artigo foi útil, compartilhe-o em suas redes.

  • 6 sinais de que sua empresa precisa de ECM

    6 sinais de que sua empresa precisa de ECM

    Se você é leitor do nosso blog já deve ter visto por aqui alguns conteúdos sobre ECM (do inglês Enterprise Content Managament, ou na tradução: Gestão do Conteúdo Empresarial). Em caso afirmativo, já deve estar familiarizado com o conceito, mas daremos uma rápida refrescada na sua memória.

    De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

    Muitas empresas precisam de ECM e nem se deram conta ainda. Outras, acham que o ECM morreu. Há ainda aqueles gestores que têm dúvidas se um software de Gestão do Conteúdo Empresarial realmente é a melhor opção.

    Se você se enquadra nesses casos, então pegue seu café, sente-se confortavelmente em sua cadeira e conheça os principais sinais indicativos de que uma empresa precisa de ECM.

    Sua empresa precisa de ECM quando…

    Antes de começar, tenha em mente que são vários os motivos pelos quais uma empresa precisa de ECM. Existem também diversos casos particulares, mas aqui neste artigo daremos um apanhado geral em algumas situações bem comuns que vemos por aí. Vamos lá?

    1 – …documentos estão desorganizados e espalhados

    Documentos estão na sua mesa, na gaveta do colega, dentro de arquivos físicos, enfim….em todo lugar. Especialmente para áreas administrativas, como RH, isso pode ser um problema e tanto.

    O que acontece se você não achar o contrato de um fornecedor? Ou um pedido de venda? Ou, ainda: o que ocorre se você achar, mas ter que revirar a empresa inteira para conseguir? Isso pode ser banal, mas quando lidamos com documentos em papel, se formos somar o tempo gasto procurando-os, com certeza ficaremos preocupados e veremos o quanto deixamos de ser produtivos.

    Sem contar no custo envolvido para armazenar documentos físicos, pois a manutenção manual de registros é cara. Entre custos com espaço de armazenamento, suprimentos e manutenção de equipamentos, e aqueles que envolvem mão de obra e tempo perdido, sua organização pode estar gastando muito dinheiro sem nem perceber. Um sistema de ECM eficaz pode praticamente eliminar esses custos.

    Ok, você pode dizer: “mas meus documentos estão todos escaneados e disponibilizados em pastas compartilhadas no computador”. Se esse for o seu caso, a situação melhorou um pouco, porque pelo menos você já entende da importância de ser uma empresa paperless.

    No entanto, como fica a organização? Com o ECM, todos os seus documentos são organizados. Não há necessidade de se preocupar com convenções de nomes diferentes entre os funcionários ou com o preenchimento incorreto de um documento.

    2 – …há dificuldade em encontrar os documentos certos

    Este é um sinal bem evidente de que sua empresa precisa de ECM, e para explicar, temos uma pergunta: o que acontece se você necessita de um documento específico que traz uma informação em especial?

    Caso possua um sistema de ECM, você não precisará pegar documento por documento para procurar tal informação. Basta apenas entrar na solução, pesquisar um termo (ou uma data, um autor etc.) que o sistema faz todo o trabalho e encontra o que você procura em questão de segundos.

    3 – …qualquer desastre pode significar perda de informação

    Está certo que não queremos pensar nisso, mas o que aconteceria se hoje alguns documentos da sua empresa fossem roubados? Ou se houvesse algum desastre (um incêndio, por exemplo)?

    Mais uma vez, não é algo que nos preocupamos (e claro que também não desejamos), mas se sua organização tem gestão de riscos, a proteção da informação é algo que não deve ficar de fora (e caso não faça gestão de riscos, é hora de implantá-la na sua empresa!) .

    Tenha em mente que com um sistema de recuperação de desastres em vigor a probabilidade de que você possa continuar os negócios normalmente aumenta, mesmo após um eventual problema. Isso porque com um ECM suas informações estão protegidas.

    4 – … não há controle sobre quem acessou quais documentos

    Parece até um contrassenso falar sobre segurança da informação em uma época em que discutimos tanto sobre isso. No entanto, um dos sinais de que uma empresa precisa de ECM é quando ela não tem controle de acesso sobre seus documentos.

    Um software de Gestão do Conteúdo Empresarial permite que o autor do documento atribua permissões para ele, como: permissão de quem pode acessá-lo, alterá-lo, imprimir, entre outras.

    Isso sem contar que é comum vermos organizações armazenarem informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada. Ou – acredite – na área de trabalho de um colaborador.

    Sem um local central para armazenar essas informações, como gerenciar com eficiência a distribuição de informação para funcionários novos e existentes? Como fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram (ou não)?

    Sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo resolvem todos esses problemas. Bons softwares possuem funções que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários e quem acessou o quê. A dica aqui é investir em um ECM que inclua fluxo de trabalho facilmente configurável que notifique automaticamente os funcionários – e outras partes interessadas – quando uma ação precisa ser realizada em um documento.

    Isso nos leva a um outro ponto:

    5 – …é difícil identificar em que etapa do processo um documento se encontra

    Está aí um outro motivo de que sua empresa precisa de ECM para ontem: imagine que tenha sido criado um contrato para um cliente. Existe todo um processo que deve ser respeitado, o qual inicia na criação do documento e encerra com a assinatura do cliente.

    Imagine que, por algum motivo, o documento está esquecido na gaveta de alguém. O que você faz? Cria um novo contrato?

    Principalmente se o ECM tem integração total com um BPM (Gestão de Processos) é possível criar fluxos específicos para qualquer evento a ser realizado sobre um documento. Além disso, com uma ferramenta de Gestão do Conteúdo Empresarial o usuário consegue identificar com quem o documento se encontra, em que etapa do processo está e se há alguma atividade em atraso (como por exemplo, assinatura do contrato).

    6 – …está com dificuldade em garantir conformidade

    Toda organização tem algum padrão de conformidade que deve manter, que pode ser em nível interno, estadual ou federal. A implementação de um ECM com recursos de segurança, como controle de acesso e trilhas de auditoria, ajuda as empresas a garantir que estejam em total conformidade e permite evitar multas e penalidades severas.

    Além disso, bons sistemas de ECM permitem assinatura eletrônica de documentos com certificados no padrão ICP-BRASIL e liberação em formato PDF/A.

    Para fechar: os sinais de que sua empresa precisa de ECM chamaram sua atenção?

    Caso você tenha identificado sua empresa nos itens acima, temos dois convites. O primeiro é para acessar o nosso checklist para ter certeza de que está na hora de investir em ECM.

    O segundo é para você entender melhor sobre os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo:

    E caso tenha ficado com alguma dúvida, ou queria saber mais sobre ECM, acesse nosso site e entre em contato conosco. Para mais conteúdo como este, não deixe também de acessar o blog da Neomind.

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