Neomind

Autor: Felipe Bahiense

  • 4 Motivos para optar por uma plataforma de gestão integrada

    4 Motivos para optar por uma plataforma de gestão integrada

    Uma Plataforma de Gestão Integrada é uma ferramenta que unifica o controle dos processos, documentos e indicadores. 

    O dinamismo do mercado e a infinidade de novas tecnologias exigem que os negócios saibam onde e quando investir em novas soluções. Gestores que precisam monitorar e otimizar seus processos, acompanhar resultados, elaborar estratégias precisas e tomar decisões assertivas, encontram na gestão integrada a parceira ideal.

    Com foco em possibilitar uma visão holística, essas plataformas possibilitam que o gerenciamento aconteça de ponta a ponta. Dessa forma, todas as atividades da companhia têm como propósito um objetivo em comum. 

    Por possibilitarem uma comunicação mais eficiente e transparente, essa solução gera benefícios para toda a companhia, potencializando a lucratividade.

    Preparado para saber os 4 principais motivos para optar por uma plataforma de gestão integrada?

    O que é gestão integrada?

    A gestão integrada é uma metodologia em que todo o gerenciamento da companhia é realizado de forma conjunta e centralizada. Essa alternativa proporciona uma visão mais ampla e completa de todas as áreas e seus processos.

    Por unificar as informações, é mais fácil compreender como está o cenário atual, e o desempenho total da companhia. Assim, as decisões são mais assertivas e focam em otimizar o fluxo de trabalho.

    Por sorte, atualmente existem softwares que auxiliam na execução da gestão integrada. Uma Plataforma de Gestão Integrada é capaz de incorporar diversas funções e aplicações em uma única estrutura. Dados dos processos, documentos e indicadores são unificados e acessíveis rapidamente em um só lugar.

    Por causa da integração, se evita que os departamentos usem plataformas separadas ou desconexas para realizar atividades específicas.

    Com tudo agrupado, os dados e estatísticas estão sincronizados e atualizados em tempo real. Esse fator ajuda na condução de esforços, cumprimento de metas e alcance dos objetivos traçados.

    Por que escolher uma Plataforma de Gestão Integrada para o seu negócio?

    Empresas de pequeno, médio e grande porte tem como missão melhorar a execução de suas tarefas com uso adequado dos recursos.

    Essa preocupação vai muito além dos insumos produtivos, abrangendo, principalmente, o tempo gasto na realização do fluxo de atividade.

    A transformação digital obtida ao implementar uma Plataforma de Gestão Integrada é imensa e gera inúmeros benefícios. Confira 4 principais motivos para optar por essa ferramenta: 

    1.      Padronização e Automatização de processos

    Adotar uma plataforma de gestão integrada requer o estudo aprofundado e mapeamento de como os processos são executados atualmente.

    Por proporcionar uma visão amplificada onde todas as áreas da empresa trabalham de forma conectada, torna-se mais simples controlar as etapas dos processos.

    Mesmo que não pareça, uma atividade de uma área pode estar sendo prejudicada pelo atraso de outro departamento correlato.

    Alguns processos, como o de compras, envolve mais de um setor, e, quando não há conexão entre as partes, o todo é prejudicado.

    Ao padronizar os processos, todas as partes integradas sabem quais atividades as convém e como devem ser realizadas. Adotar padrões possibilita alinhar objetivos e eliminar redundâncias e ineficiências reduzindo os gargalos. 

    Com a padronização, as atividades podem ser automatizadas para que a execução seja ainda mais controlada, simples e rápida.

    2.      Aumento da produtividade

    Processos demorados e complexos são agilizados com o uso de uma plataforma de gestão integrada. A centralização de dados, informações e funções evita que seja necessário alterar ou migrar entre softwares para analisar ou executar determinadas atividades.

    Além disso, a unificação faz com que as informações não sejam perdidas pela troca de e-mail, telefonemas e demais meios de comunicação utilizados.

    Quando a plataforma possui assinatura eletrônica, a gestão documental se torna mais aprimorada e segura.

    A centralização proporcionada por essa plataforma potencializa o trabalho, a agilidade de execução e a comunicação entre equipes e departamentos.

    O alcance da maior produtividade requer que o sistema de gestão integrada esteja de acordo com as necessidades e demandas do seu negócio.

    É preciso que haja liberdade para modificar e personalizar as funções conforme seus objetivos e metas. Dessa forma, a solução proporcionará efeitos mais positivos para a companhia.

    3.      Informações centralizadas e confiáveis

    Como a empresa passa a executar seus processos em um único sistema, com possibilidade de integração aos recursos já existentes, todas as informações ficam reunidas e armazenadas em apenas um lugar.

    Essa facilidade proporciona sincronização e atualização em tempo real. Além da agilidade, mobilidade e rapidez de acesso, os dados são confiáveis e refletem a situação da companhia em um determinado período.

    Outra questão importante, é a análise simplificada dos dados. Por não estarem dispersos, a própria ferramenta pode coletar indicadores e elaborar relatórios periódicos de acompanhamento.

    4.      Tomada de decisão rápida e assertiva

    Um sistema de gestão proporciona maior controle dos dados e do desempenho da empresa. Essas informações podem ser apresentadas de forma intuitiva em relatórios relevantes.

    Quando as decisões se baseiam em dados reais, elas se tornam mais assertivas. E, serve como base para se antever às mudanças ou intempéries que podem impactar o negócio.

    A depender das funções da solução, os relatórios podem trazer indicadores de desempenho e  comparativos por períodos, apontando evoluções e fluxos de trabalho que devem ser aperfeiçoados.

    Como as atualizações são constantes, as decisões são mais rápidas e com riscos minimizados. A confiança nos dados possibilita criar cenários com causa e efeito que tornam a decisão mais clara e objetiva.

    Qual sistema de gestão integrada escolher para o seu negócio?

    A resposta para essa questão é bastante simples, a melhor plataforma de gestão integrada é aquela que atende às suas demandas.

    Dessa forma, avalie as necessidades do negócio, confira um checklist e entenda os diferenciais entre os sistemas.

    Uma questão bastante relevante é se a ferramenta permite fácil personalização e garante treinamento aos profissionais internos. Consulte também o tempo de implementação e avalie o custo benefício do investimento.

    Aproveite oportunidades para realizar testes de usabilidade, como experimentar o Fusion Platform na sua realidade.

    O Fusion é uma plataforma de gestão integrada que possibilita verdadeira transformação digital. Gerenciando processos, documentos e indicadores, a solução é amigável, possui mobilidade, usabilidade, integração com sistemas e assinatura eletrônica nativa.

    Comprove  esses e outros motivos que  justificam o uso e a adoção de uma Plataforma de Gestão Integrada.

  • Identificação dos riscos associados às mudanças nos processos

    Identificação dos riscos associados às mudanças nos processos

    As mudanças são inerentes aos negócios que otimizam a maneira como o trabalho é executado em prol do crescimento e competitividade. A gestão de risco é essencial para atenuar os impactos gerados pelas modificações.

    Muitas empresas que optam por aperfeiçoar a execução das atividades, inserem recursos tecnológicos, como a automatização. Essa solução  potencializa e gera maior produtividade à empresa.

    No entanto, é preciso que a automatização possua uma ótima gestão para identificar e atuar nos riscos inerentes às mudanças nos processos.

    Inegavelmente, à medida que os anos passam, houve e ainda haverá significativas mudanças na forma em que o trabalho é executado.

    A implementação de uma plataforma de gestão integrada transforma positivamente uma companhia. Mas, é comum que haja alguns desafios que devem ser  gerenciados para o sucesso da automatização.

    Ao compreender os possíveis riscos associados às mudanças nos processos as companhias podem se preparar adequadamente. Esse preparo inclui medidas preventivas capazes de minimizar os possíveis impactos.

    A gestão de risco desempenha um papel fundamental nas mudanças dos processos. Principalmente, quando mencionamos as melhores práticas e estratégias para mitigar riscos e enfrentar desafios das mudanças dos processos.

    Quais são os riscos associados às mudanças nos processos?

    Identificar os riscos associados às mudanças nos processos é uma parte fundamental para a gestão de riscos. Essa análise detalhada permite que a companhia esteja pronta para enfrentar as intempéries que possam surgir. 

    Nesse sentido, alguns riscos comuns que devem ser considerados na gestão de riscos, são:

    • resistências às mudanças: inquestionavelmente esse é um dos riscos mais corriqueiros. Por mais benefícios que sejam obtidos, é  completamente normal que os colaboradores possuam uma postura crítica. Esse risco pode levar desde a falta de cooperação, a questões mais sérias como boicotes. Para minimizar, é preciso criar um caminho transparente de comunicação. Explicar os benefícios, integrar a equipe nas etapas de implementação, realizar treinamentos  e fornecer suporte, são ações que mitigam esse risco;
    • falta de habilidade ou conhecimento: o gerenciamento de risco também precisa considerar que a falta de conhecimento por parte dos colaboradores em relação às mudanças poderá acarretar em dificuldades operacionais. É preciso que os profissionais estejam familiarizados e confortáveis com as ferramentas adotadas e novas formas de executar as atividades. Apenas assim, poderão ser obtidos os ganhos propostos;
    • interrupção das atividades: quando as mudanças envolvem novas tecnologias, pode haver interrupções temporárias nas operações. Para reduzir esse empecilho, planejar a implementação das ferramentas é essencial;
    • no produto ou serviços: as mudanças nos processos podem acarretar impactos na qualidade dos produtos ou serviços.  Planejamento e testes antecipados evitam esse tipo de ocorrência e mantêm a reputação do negócio.

    Outros riscos que podem ser enfrentados compreendem a mudança de escopo, falta de clareza, aumento nos custos, prazos muito curtos, entre outros.

    Como classificar um risco?

    A gestão de risco se preocupa em identificar um evento, a consequência e as causas ou situações que permitiram que algo acontecesse. Partindo desse princípio, os riscos podem ser avaliados como alto, médio ou baixo, a depender de seus impactos.

    Como uma representação gráfica, esses riscos podem assumir tonalidades, como vermelho, amarelo e verde. A classificação de risco é bastante variável e deve ser considerada dentro do ambiente da empresa. 

    As companhias, mesmo que no mesmo ramo, possuem particularidades. Dessa forma, o que para uma pode ser um risco alto, para outra não.

    Assim, para correta classificação será necessário avaliar os impactos no processo, a probabilidade de ocorrência, a seriedade: resultados em danos financeiros ou violação de regulamentações, a urgência de solução, e a relevância.

    A gestão de risco precisa considerar cada categoria separadamente para indicar uma classificação com base no contexto da organização. Essa análise deve ser realizada tanto por especialistas como por envolvidos nos processos. 

    Quem possui conhecimento sobre a execução, poderá apontar com maior propriedade a probabilidade de cada risco ocorrer.

    Gestão de risco e automatização 

    O Gerenciamento de Processos de Negócios, também conhecido como BPM auxilia a amenizar os riscos associados às mudanças de processos.

    A automatização mapeia e padroniza os processos para que o fluxo de atividades seja consistente e realizado sempre da mesma maneira. Dessa forma, há definição da sequência lógica, regras e padrões para correta execução, reduzindo riscos de erros e variações.

    Outro ponto é que o uso de soluções BPMS proporcionam uma gestão de risco mais concisa, baseada em dados em tempo real.

    O controle proporcionado por essa tecnologia permite acompanhar todo o processo, de ponta a ponta. Incluindo a implementação de mudanças e suas causas. Dessa forma, as medida preventivas são fundamentadas em relatórios detalhados sobre a atuação e produtividade.

    Os registos detalhados e relatórios que permitem a rastreabilidade possibilita identificar riscos potenciais, detectar anomalias e oportunizar a implementação de melhorias.

    No entanto, para que tudo isso seja possível, a plataforma de automatização precisa ser adaptável ao seu negócio, incluindo as mudanças que serão aplicadas aos processos.

    Um dos grandes riscos do uso da tecnologia é não ter liberdade para modificar a execução interna devido a uma solução engessada.

    O Fusion Platform é uma plataforma inteiramente low code, amigável, que está pronta para ser configurada e ajustada para atender as especificidades do seu negócio. 

    Além disso, possui mobilidade de acesso, integração com outras soluções, e atualizações constantes. Afinal, a Neomind busca oferecer os melhores recursos tecnológicos para seus clientes.

    Experimente o Fusion Platform, para garantir maior eficiência e rapidez aos seus processos. Reduza o tempo de processamento e os riscos associados às mudanças dos processos.

    Aproveite a plataforma para elevar a gestão de riscos e aumentar a capacidade adaptativa às mudanças necessárias. Garanta que a transição nos processos seja sinônimo de sucesso para o seu negócio com o Fusion Platform.

  • A importância da empatia com os usuários nas mudanças de processos

    A importância da empatia com os usuários nas mudanças de processos

    A mudança de processo é uma transformação que, embora traga resultados positivos e potencialize os resultados, afeta diretamente os usuários.

    Comumente o ser humano é avesso a modificações. Na realidade, o desconhecido pode assustar algumas pessoas. Quando se trata de mudanças em um ambiente importante da vida, como no trabalho, o impacto acaba sendo ainda maior.

    É nessas horas que ter a capacidade de se colocar no lugar do outro, compreender suas emoções e expectativas é essencial.

    Por ser tão importante, saiba como praticar a empatia com os usuários na hora da mudança de processo.

    Por que a empatia é tão importante na mudança de processo?

    De maneira geral, a empatia é uma ferramenta que aproxima e estreita as relações entre as pessoas. É claro, isso acontece apenas quando o sentimento é genuíno e verdadeiro.

    A partir do momento em que uma empresa busca implementar uma mudança no processo é preciso ter maior atenção e incluir os usuários durante toda execução.

    Obviamente, a decisão da mudança parte do gestor com foco em atingir determinados objetivos, como melhores resultados, produtividade, otimização, entre outros.

    No entanto, essas modificações precisam ser explicadas e compreendidas pelos usuários. Enfatizando, principalmente, as vantagens que essas transformações irão proporcionar na forma que o trabalho é realizado.

    Ao incluir os usuários na implementação das mudanças, garante-se uma comunicação mais assertiva, onde há validação das opiniões. Além disso, a participação favorece a familiarização com as novas ferramentas.

    Outro ponto que deve ser levado em consideração é que a empatia proporciona um compreender profundamente o usuário. Dessa forma, facilita a identificação de exigências ou potenciais problemas impactantes na mudança de processo.

    Entender as preocupações proporciona implementar ajustes para que os planos de implementação sejam bem-sucedidos. Pense, por exemplo, na implementação de uma solução para a gestão de processos. Tanto mapeamento, como a criação de um novo fluxo de trabalho, se torna mais assertivo e coerente com a participação dos usuários.

    Essa explicação se justifica porque é o usuário que realiza as atividades diariamente e é quem melhor consegue descrever a lógica e as etapas detalhadamente. Ou, quais são os pontos onde deveriam haver melhorias, adicionar tomadas de decisão, excluir tarefas irrelevantes e relacionar os responsáveis.

    É preciso desenvolver a empatia

    Ter empatia pelos usuários na mudança de processo faz com que as suposições sejam excluídas e impulsiona o trabalho colaborativo.

    Para desenvolver, é preciso entender que existem três tipos principais de empatia:

    · Reflexiva: basicamente é uma resposta às emoções e motivações da outra pessoa;

    · Emocional: aqui é importante conhecer e agir conforme os sentimentos dos outros;

    · Cognitiva: é a mais complexa, porém, mais importante. Nesse tipo de empatia a pessoa tem a capacidade de assumir e compreender a perspectiva da outra, considerando sua experiência.

    Indiscutivelmente, é a empatia cognitiva que precisa ser desenvolvida para compreender como o usuário irá agir com as mudanças. E também, permite que a modelagem de processos tenha maior nível de assertividade.

    Focando na empatia cognitiva

    Algumas atitudes simples ampliam o desenvolvimento da empatia cognitiva:

    · Seja paciente: pode acontecer que aquilo que o usuário acredita ser um problema, em sua visão, não seja. É importante ser paciente, explicar e estar aberto a entender as preocupações;

    · Interaja: outra forma de desenvolvimento é observar e interagir com o usuário em seu ambiente de trabalho. Opte por adotar uma postura de um novo colega, assim será mais fácil entender como os usuários agem e quais são seus objetivos;

    · Crie cenários: às vezes a observação pode ser intimidante. Para entender o cotidiano do usuário, crie situações similares àquelas que eles enfrentam e as execute conforme a mentalidade e conhecimento de um novo integrante;

    · Antes de implementar, considere os impactos: qualquer mudança de processo precisa atender as necessidades do usuário. Por isso, analise detalhadamente como as modificações irão ressoar em seu cotidiano;

    · Evite julgamentos: busque a compreensão e a escuta ativa. Se demonstre aberto e interessado ao que o usuário tem a falar.

    Obviamente, a empatia é uma forma de se aproximar das necessidades do usuário. Infelizmente, ninguém terá, em totalidade, a percepção do usuário. Porém, agir na prática, buscando aplicar as mesmas condições e conhecimento, é uma forma de se aproximar do cotidiano do usuário.

    Maneira práticas de aplicar a empatia

    A primeira questão é conhecer os usuários, suas perspectivas e o clima organizacional ao qual está inserido.

    Ao conhecer os usuários são identificadas questões que sozinho, não seriam diagnosticadas. Será em decorrência de diferentes visões que haverá novas ideias para incrementar e otimizar os processos.

    Já em relação a interação, pode ocorrer por intermédio de entrevistas. No entanto, é preciso objetividade nas perguntas.

    O questionário precisa ser preparado previamente para captar informações sem rodeios. Tenha atenção em manter as perguntas abertas para que as respostas sejam aprofundadas.

    Outra prática da empatia é o espelhamento. Ou seja, consiste em repetir o que o usuário falou conforme o seu entendimento. O espelhamento é ótimo para aumentar a conexão com uma comunicação mais clara e assertiva. Além disso, ajuda a reduzir a resistência às mudanças.

    Se não puder estar presente para observar a experiência do usuário com a mudança de processo, peça para que eles descrevam detalhadamente a vivência. Hoje, também é possível solicitar vídeos e fotografias da execução.

    Usar analogias ou exemplos de outros lugares também cria laços mais empáticos. Ao saber que outros colegas, ou outros departamentos também passaram por essas transformações, a comparação positiva reforça o encorajamento.

    Implementando novas tecnologias na mudança de processo

    A mudança de processo, especificamente, requer um parceiro que esteja pronto para se comunicar e entender os usuários. Será com o auxílio de consultores experientes que a empatia cognitiva será aprofundada. Principalmente, ao serem realizados treinamentos que foquem em explicar as novas ferramentas de maneira objetiva e simplificada.

    E, cabe a empresa, escolher a solução que melhor atenda às suas necessidades. Sem esquecer de considerar a familiarização do usuário ao novo recurso. A Neomind constantemente está realizando modificações e atualizações para que o Fusion Platform possa atender, cada vez mais, as urgências dos usuários de maneira personalizada.

    Inclusive, o Fusion é totalmente intuitivo, uma ferramenta low code para que cada usuário possa adaptá-lo conforme suas demandas.

    Converse com nossos consultores e saiba sobre como agimos com empatia para realizar mudança de processo.

  • Como começar 2023 automatizando processos do seu negócio?

    Como começar 2023 automatizando processos do seu negócio?

    Como começar 2023 automatizando seus processos?

    Já pensou em incluir a automatização de processos no seu planejamento para 2023 visando melhorar o desempenho do fluxo de atividades?

    Início do ano é sinônimo de planejamento. Afinal, tudo o que for estipulado servirá como base para criar as estratégias que guiarão a maneira de atuar da empresa no ano vigente. 

    Neste sentido, o foco das estratégias é encontrar meios para melhorar a eficiência e produtividade da empresa como um todo.

    De fato, as companhias tendem a buscar alternativas capazes de melhorar os processos internos proporcionando impactos positivos na rentabilidade e lucratividade.

    Muitos desses meios de aperfeiçoar a gestão e as atividades são encontradas na tecnologia. Mais especificamente, na automatização de processos.

    O que é automatização de processos?

    A automatização de processos, de maneira resumida, é usar a tecnologia para potencializar a performance dos processos de negócio.

    Ou seja, encontrar ferramentas e soluções para aperfeiçoar a maneira com que as atividades cotidianas são executadas.

    Assim, a automatização de processos é capaz de otimizar a gestão de tempo, deixando a cargo dos softwares as atividades repetitivas, com gargalos ou altos índices de erros.

    Desta forma, o foco dos profissionais está nas atividades estratégicas, tendo seu esforço voltado para o core business do negócio.

    Quais os benefícios trazidos pela automatização de processos?

    Embora um dos mais reconhecidos automatização de processos benefícios seja na redução de custos, o maior impacto está na maneira como a força de trabalho produz.

    Indiscutivelmente adotar uma solução tecnológica irá produzir diversas modificações na forma com que as atividades são executadas.

    Neste sentido, a automatização de processos proporciona benefícios como:

    • Produtividade: tarefas que antes eram executadas de maneira trabalhosa e onerosa, são executadas com agilidade e objetividade com o uso da tecnologia. Sendo possível realizar um número muito maior de atividades em menos tempo.
    • Padronização: na automatização de processos as atividades são mapeadas, descritas e delimitadas. Desta forma, o cliente tem a certeza de sempre receber a mesma qualidade de produto ou serviço.  
    • Redução ou eliminação de erros: devido a padronização no uso da tecnologia para a execução dos processos, o índice de erros é pequeno, ou até mesmo, nulo.
    • Foco nas estratégias: ganhando agilidade na execução das tarefas com o uso de recursos tecnológicos, os profissionais podem se dedicar primariamente às estratégias do negócio. Dessa forma, encontram-se novas oportunidades de negócio, diferenciais, inovações e alternativas para melhorar a experiência do cliente.
    • Garantir acessibilidade aos dados e informações: a automatização de processos proporciona uma melhor gestão dos documentos. Se, antes era necessário vasculhar diversas caixas do arquivo, com o BPMS, tudo fica armazenado e acessível via plataforma. Dessa forma, basta uma busca simples, digitando o desejado no campo específico para encontrar determinado documento.

    Além desses pontos, os profissionais passam por um processo de transformação positiva de suas atividades.

    Afinal, o tempo despendido pela busca de informações é significativamente reduzido com a automatização de processos, sendo possível realocar esse recurso em questões estratégicas e que definem o DNA da empresa.

    Dessa forma, os profissionais se sentem mais valorizados e motivados.

    Começando 2023 com automatização de processos

    A automatização de processos proporciona tantas melhorias que fica difícil não imaginar como seria essa aplicação dentro do seu negócio.

    Por isso, para iniciar 2023 com a automatização de processos, será necessário realizar um planejamento. 

    Antes de iniciar a automatização de processos industriais, automatização de processos administrativos, financeiros, de estoque e tantos outros, será preciso traçar quais são os objetivos que se deseja alcançar.

    Essa etapa é fundamental para conseguir saber o que a tecnologia precisará proporcionar para satisfazer as demandas do seu negócio.

    Afinal, somente com as metas e objetivos bem traçados é que será possível, após a implementação, avaliar se os benefícios esperados são condizentes ao que foi concretizado.

    Neste sentido, tenha em mente que o planejamento irá levar em conta fases completas que irão desde analisar quais atividades automatizar, chegando na mensuração dos resultados e aperfeiçoamento.

    Assim, existe uma espécie de passo a passo para ter sucesso na automatização de processos:

    1º Passo: Analise e identifique os processos

    Embora inegavelmente vantajoso, nem todos os processos podem ou deveriam ser automatizados. Por isso, antes de iniciar a automatização de processos será preciso analisar as tarefas e os setores da empresa.

    Dessa forma, inicie elencando os processos que são mais demorados, burocráticos, custosos ou que possuem mais gargalos. Geralmente, estes pontos críticos são solucionados com a automatização de processos.

    Além da complexidade e do fluxo das atividades, será preciso descrever as interligações que podem acontecer com outros departamentos.

    Por exemplo, imagine o processo de solicitação de viagem. Com a automatização, basta que o colaborador acesse a plataforma, preencha as informações solicitadas e envie para a próxima pessoa responsável.

    Nesse fluxo, essa solicitação irá passar – dependendo da configuração de cada empresa, pelo gestor, setor de compras, financeiro, entre outros.

    Ao invés de ficar trocando e-mails, todo o fluxo é realizado por uma plataforma. E, todos os envolvidos possuem acesso às informações e andamento da solicitação.

    2º Passo: Escolha a ferramenta ideal

    Sabendo quais são os seus objetivos e as necessidades da sua empresa, é possível escolher a melhor ferramenta.

    Quando falamos sobre automatização de processos, escolher um software adequado é primordial para o sucesso dessa implementação.

    Afinal, essa plataforma precisa ser parceira do seu negócio, proporcionando fácil acesso a dados e informações, e simplificando os processos.

    Por isso, quanto mais amigável e personalizável essa ferramenta for, melhor. Neste sentido, plataformas low code são a melhor alternativa para conquistar benefícios e não sobrecarregar o departamento de tecnologia.

    Como todas mudanças causam um certo nível de resistência, quando for considerar seu fornecedor, busque por aqueles em que é possível experimentar as funcionalidades gratuitamente.

    E, para agilizar essa escolha, faça um comparativo entre plataformas usando um checklist de avaliação.

    Separe um bom tempo para realizar a escolha com atenção. Nem sempre, optar pela primeira oferta, ou pelo preço mais baixo trará os resultados esperados.

    Ou seja, a automatização de processos precisa ser vista como uma maneira de melhorar o desempenho de toda organização. Por isso, escolha com cautela e precisão.

    Será com o auxílio dos consultores da plataforma que as atividades poderão ser remodeladas para melhorar a execução.

    E agora, já estou pronto para a automatização de processos?

    Escolhida a ferramenta ideal, é hora de acompanhar a implementação. Muito importante quando se fala da adoção de uma ferramenta para automatização de processos é a remodelagem e implementação.

    Neste sentido, é importante que esse passo seja realizado em parceria com os profissionais diretamente ligados à execução desse processo. Como eles irão usar a ferramenta, são eles que precisam aprovar e ver as vantagens da adoção.

    Outra questão é criar um ambiente multiplicador de conhecimento, assim, um profissional repassa o que sabe aos próximos. Essa transparência também favorece a implementação dos ajustes necessários.

    De fato, a análise contínua dos resultados obtidos com a automatização de processos é fundamental. Afinal, essa é uma aplicação que não se encerra.

    Constantemente há novos processos ou atividades para melhorar o desempenho.

    Como os processos são mutáveis com o tempo, leis, adesão de novos recursos, entre outros, adotar a melhoria contínua possibilita extrair ao máximo os benefícios disponibilizados pela automatização dos processos.

    Por isso, use os relatórios fornecidos pelas plataformas para conferir se os indicadores condizem com as metas e objetivos estipulados.

    Além disso, esses relatórios são primordiais para que a tomada de decisão seja mais assertiva.

    E agora, você está pronto para implementar a automatização de processos e aproveitar todas as vantagens dentro do seu negócio?

    Se tiver ficado com alguma dúvida, é só escrever aqui nos comentários ou conversar com nossos consultores.

  • Governança de TI: Guia Completo para as Empresas

    Governança de TI: Guia Completo para as Empresas

    Indiscutivelmente a tecnologia é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Foi justamente por essa relevância que a Governança de TI surgiu.

    Gerenciar e alinhar a infraestrutura e insumos tecnológicos aos objetivos estratégicos é algo bastante complexo. Mas, adotando um conjunto de práticas, processos e estruturas adequadas, as empresas garantem um futuro de sucesso.

    Com a governança de TI, as companhias podem controlar o negócio e mensurar os resultados de suas decisões e investimentos. Além disso, mantém o alinhamento estratégico, aumentando a competitividade.

    Sua aplicação é abrangente, e traz consigo benefícios como melhoria e automatização dos processos, segurança cibernética, redução de custos e riscos, entre outros.

    Por ser tão significativo, preparamos esse guia completo com todo conhecimento necessário sobre a governança de TI.

    O que é Governança de TI?

    A Governança de TI é um conjunto de melhores práticas e procedimentos que usam estruturas recomendadas para garantir que o setor de tecnologia esteja alinhado aos objetivos estratégicos da organização. 

    Para isso, abrange todos os recursos empregados, como hardware, software e profissionais. Nesse sentido, a governança de TI é indispensável para a gestão, controle e qualidade dos processos, produtos e serviços. 

    Essa atuação envolve:

    • Alinhamento estratégico: correlaciona as estratégias de TI e as estratégias do negócio;
    • Entrega de valor: uso adequado dos investimentos em tecnologia – entregar o máximo de valor com uma parcela aceitável de risco. É necessário clareza sobre onde o dinheiro será investido, e qual o retorno esperado;
    • Gestão e avaliação de risco: identifica, avalia e comunica os riscos para toda a empresa.  É fundamental para garantir a continuidade dos negócios, principalmente, o cumprimento dos requisitos legais;
    • Definição e gerenciamento dos recursos da área de tecnologia, incluindo pessoas e infraestrutura;
    • Segurança da informação e compliance: proteção de dados e sistemas contra acesso indevido ou não autorizado. Conformidade com leis, regulamentações e normas vigentes;
    • Mensuração de desempenho e melhoria contínua: todas as práticas devem ser analisadas, revisadas e aprimoradas constantemente;
    • Cultura de governança de TI: valorizar a importância da tecnologia da informação, envolvendo gestores e acionistas na gestão. 

    A importância da Governança de TI

    A tecnologia é uma ferramenta poderosa e que contribui para que as empresas alcancem suas metas, sendo eficiente e eficaz no curto, médio e longo prazo.

    Com o foco em melhorar a gestão de TI, a governança aumenta o valor e reconhecimento da companhia, trazendo benefícios como:

    • maior segurança da informação;
    • cumprimento das obrigações legais;
    • otimização de recursos e redução de custos;
    • aumento da produtividade;
    • melhoria na comunicação interna;
    • redução de riscos, erros e falhas nos processos;
    • facilitar e aumentar o retorno sobre os investimentos em tecnologia;
    • maior confiança e satisfação dos clientes e partes interessadas;
    • entregar valor aos investidores; 
    • agilidade na tomada de decisão e implementação de soluções;
    • monitorar as decisões de capacidade de TI;
    • gerenciar o desempenho e indicadores da empresa.

    Estrutura de Governança de TI

    As estruturas servem como base para que as empresas possam criar um sistema de governança de TI.  E existem algumas possibilidades.

    Dependendo dos objetivos, é possível implementar e usar mais de uma estrutura. Os principais frameworks de governança de TI são:

    • ITIL: biblioteca de infraestrutura de TI, é considerada o padrão de todas as estruturas.  Auxilia a visualizar todo o ciclo de vida e também a eficácia da governança de TI. Garante que os serviços de tecnologia forneçam o suporte necessário aos processos do negócio;
    • Estrutura ISO 20000: norma internacional para a gestão de serviços de TI. Fornece orientação sobre as melhores práticas e métodos de TI, e mede o nível de implementação do ITIL;
    • COBIT: permite a criação de controles para a governança de TI. Ajuda a desenvolver direções estratégicas baseadas nos pontos fortes da tecnologia da empresa;
    • COSO: análise de controles internos da empresa, avaliando aspectos relacionados aos negócios, como a gestão de riscos e a discussão de fraudes;
    • FAIR: análise de fatores de risco de informação que o departamento de TI pode enfrentar. Tem o objetivo de aumentar a segurança cibernética e reduzir o risco operacional;
    • Balanced Scorecard: quadro de indicadores para analisar e avaliar o desempenho da organização em relação aos processos internos e aspectos de aprendizado; 
    • CMII: escala que mede o desempenho, qualidade e nível de maturidade dos processos de gerenciamento de TI, identificando oportunidades de aprimoramento. 

    Impactos positivos da governança de TI

    Quando a governança de TI possui como foco a otimização e eficiência, os ganhos são muitos, podendo destacar:

    Automação de processos 

    A governança corporativa em TI visa usar os recursos e ativos de maneira mais inteligente e acertada. Ou seja, implementar melhores práticas para executar as tarefas.

    Por isso, a análise detalhada sobre os processos possibilita redesenhar o fluxo das atividades para que as tarefas repetitivas ou com alto índice de falhas, possam ser automatizadas.  

    Essa visão sobre os processos identifica oportunidades onde o uso desse recurso proporcionará ganhos de eficiência e produtividade.

    A automatização dos processos e a padronização agregam valor aos processos internos e contribuem para que os clientes sempre recebam a mesma qualidade de produtos ou serviços.

    Redução de custos

    Como a governança de TI gerencia os recursos e investimentos, há uma busca incessante por alternativas que tragam melhores retornos às demandas da empresa.

    Implementar ferramentas capazes de melhorar a produtividade, como o BPMS, é um investimento com altíssimo retorno e ganhos. 

    Especificamente sobre os recursos, soluções tecnológicas aperfeiçoam a gestão de ativos de TI, para que todos os recursos sejam usados adequadamente. 

    Segurança da informação

    Este é um dos pilares da gestão e precisa ser gerenciado em todos os tipos de negócio. A governança de TI diminui os riscos de ataques ou falhas. Também proporciona uma visão holística sobre como os dados são estruturados, armazenados, utilizados e acessados.

    Esse controle total permite que as empresas atuem com segurança e de acordo com as normas e leis vigentes. 

    Aumento na competitividade

    Alinhar as ferramentas tecnológicas às estratégias e metas do negócio possibilita que os resultados desejados sejam alcançados mais rapidamente. Essa também é uma maneira eficaz de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.

    Outro benefício é que com a alta adaptabilidade e personalização, plataformas tecnológicas permitem que as empresas possam aproveitar as oportunidades e novas demandas do mercado.

    O uso dessas ferramentas é uma forma de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.  

    A única questão é saber como escolher as ferramentas ideais e capazes de proporcionar uma governança em TI adequada às necessidades e objetivos do seu negócio.

    O uso do Fusion Platform na Governança de TI

    O Fusion Platform é uma Plataforma de Gestão Integrada que aprimora a governança de TI ao centralizar o gerenciamento de processos, documentos e indicadores em um único ambiente.

    Com recursos específicos e personalizados, a solução fornece uma visão holística de tudo que envolve e afeta o desempenho das tecnologias.

    Para implementar a automatização, o Fusion Platform realiza uma análise aprofundada, mapeando processos para identificar gargalos e meios de otimizar e simplificar o fluxo de atividade. 

    E mais, como os processos estão sendo gerenciados, qualquer mudança que seja necessária será facilmente implementada.

    Em relação aos documentos, todos os dados ficam centralizados, fazendo com que a comunicação e compartilhamento de informações seja aprimorada.

    Além disso, o Fusion Platform possui ferramentas de rastreamento, onde qualquer acesso ou modificação nas informações fica registrado. 

    Além da configuração para que apenas pessoas específicas acessem dados sensíveis. Isso assegura a proteção de dados e a conformidade regulatória, principalmente em relação à LGPD.

    A plataforma é totalmente personalizável para as necessidades do seu negócio, com escalabilidade e adaptação a outros sistemas.

    Na Central Analytics é possível criar métricas e indicadores para gerenciar e manter todos os esforços voltados aos objetivos da empresa. Incluindo o monitoramento e análise do desempenho da área de tecnologia de informação.

    Resumidamente, somar o Fusion Platform com a governança de TI, promove uma gestão mais ágil, adaptável e com foco nos resultados.

    Que tal comprovar como, em pouco tempo, o Fusion Platform é capaz de contribuir com a governança de TI da sua empresa?  Experimente o Fusion Platform e gerencie processos, documentos e indicadores da área de TI e de toda sua empresa.  

  • Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância

    Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.

    Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.

    No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.

    De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional. 

    Definindo eficiência operacional

    A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.

    No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.

    Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido. 

    De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.

    Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento? 

    A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.

    Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional? 

    Como medir a eficiência operacional

    Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.

    Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.

    Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.

    Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.

    Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.

    Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.

    É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.

    Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.

    Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional

    Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.

    Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:

    • Redução de custos;
    • Economia a curto, médio e longo prazo;
    • Redução de custos e desperdícios;
    • Aumento de produtividade;
    • Prevenção de erros;
    • Padronização;
    • Melhora na comunicação.

    Ações para aumentar a eficiência operacional

    Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.

    Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema.  Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:

    Defina objetivos e metas

    Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.

    Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis. 

    Mapeie os processos

    O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.

    De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.

    Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.

    Remodelagem

    O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.

    Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.

    Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.

    Padronização

    Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.

    Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.

    Acompanhamento de resultados e melhoria contínua

    É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.

    As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.

    Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.

    Investir em tecnologia

    Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.

    Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes. 

    De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.

    Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.

    O Fusion Platform pode transformar a sua empresa, trazendo os resultados que você sempre quis. Favorecendo a melhoria da eficiência operacional.

    Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, ou converse com um de nossos consultores.

    Ficou com alguma dúvida? Use o campo dos comentários e escreva para nós.

  • Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para 2023

    O conhecimento é um recurso fundamental dentro de todas as empresas. Neste sentido, a inteligência de mercado se tornou fonte de muitas vantagens competitivas. Inclusive,  é considerada por muitos especialistas a mais valiosa commodity das organizações.

    Quanto mais a tecnologia se desenvolve, maiores são as alternativas para coletar dados. De fato, são inúmeros terabytes produzidos diariamente que nem sempre são considerados.

    No entanto, os dados, por si só, não são um recurso muito útil. É preciso analisar e entender para ser possível criar aplicações práticas.

    Neste sentido, a inteligência de mercado é uma estratégia que coleta dados e informações que posteriormente são analisadas proporcionando aos gestores tomar decisões com maiores percentuais de acertos. 

    De maneira bem simples, a inteligência de mercado é o elo que liga teoria à prática. Assim, há análise e elaboração de plano de ação com definição de estratégias para atingir os mais variados objetivos.

    Desta forma, a transformação digital proporcionou extrair conhecimento com a coleta e análise de dados. E, é um recurso imprescindível para que as organizações se expandirem no mercado.

    Pensando nisso, saiba quais são as tendências de inteligência de mercado para ficar de olho em 2023

    Hiperautomação na inteligência de mercado

    Iniciamos com uma tendência que começou a ser destaque em anos anteriores, e continua sendo uma tendência para 2023.

    A hiperautomação favorece a inteligência de mercado permitindo coletar os dados de maneira automática.

    Desta forma, a automação deve ser considerada de maneira ampla, e empregada em diferentes tipos de processos empresariais.

    De fato, a hiperautomação deve ser entendida como uma ferramenta fundamental para a gestão de dados. Afinal, é a junção de inteligência artificial, machine learning e automação de processos.

    Assim, as atividades industriais se tornam ainda mais ágeis, sendo possível identificar gargalos e ajustá-los para aumentar a performance dos processos, tornando-os mais assertivos, reduzindo custos e despesas.

    Além disso, estes recursos tecnológicos proporcionam criar painéis customizados e automatizados para captura de dados relevantes aos objetivos do seu negócio.

    Decision Intelligence

    Traduzida como Inteligência de Decisão, esta é uma das inteligência de mercado para ficar de olho em 2023. De fato, é capaz de mudar a forma como as pessoas tomam suas decisões, independentemente da função que exercem.

    Basicamente, este método aplica a inteligência artificial no processo de tomada de decisão de todas as áreas da empresa.

    Desta forma, reúne um conjunto de ferramentas que visa projetar, modelar, alinhar, executar, monitorar e ajustar os processos de decisão. Além disso, o foco está sempre nos resultados e no cumprimento dos objetivos comerciais.

    Neste sentido, Decision Intelligence amplia a capacidade de processamento de informações voltadas às decisões estratégicas.  E, como na hiperautomação, aqui também há a combinação com a inteligência artificial e machine learning.

    Além de melhorar o desempenho dos negócios, essa ferramenta proporciona otimizar os departamentos.

    O Gartner alertou que 33% das grandes organizações, até 2023, irão usar a Inteligência de Decisão para a tomada de decisão. Porém, é válido ressaltar que Decision Intelligence é transformadora para as estratégias em empresas dos mais diversos tamanhos.

    Big Data Analytics

    Não é de hoje que as ferramentas de Big Data são importantes para as organizações. Neste sentido, continua sendo uma tendência para 2023 por proporcionarem melhores decisões estratégicas, melhor controle dos processos operacionais, amplitude no conhecimento sobre os clientes, e redução de custos.

    Como inteligência de mercado, o Big Data Analytics proporciona uma cultura analítica onde as decisões são tomadas baseadas em dados e informações reais e pertinentes.

    De fato, esta é uma ferramenta onde, quanto mais dados gerados, maiores são as oportunidades para compreender e aproveitar as dinâmicas do público consumidor.

    O Big Data Analytics proporciona às empresas se antever as mudanças que irão ocorrer no mercado em que estão inseridas.

    Principalmente, considerando a Data Driven, que é a gestão orientada por dados. Ou seja, monitorando o mercado em tempo real para que a gestão seja orientada com base em informações analisadas e concretas.

    Gestão de dados descentralizada

    De fato, o mundo será cada vez mais globalizado. As empresas estão presentes em diversos locais, ainda mais com o aumento das atividades home office.

    Neste sentido, outra inteligência de mercado para 2023 é a gestão de dados descentralizada. Se, anteriormente, todos os dados eram armazenados e mantidos pela área de tecnologia – um processo muito oneroso para conseguir informação, hoje, existe a descentralização de dados.

    Assim, o acesso aos dados e informações se torna muito mais fácil e disponível, favorecendo todos os setores e departamentos.

    Desta forma, as demandas são respondidas de maneira mais rápida, proporcionando informações e dados essenciais para as particularidades de cada processo.

    Além disso, a transformação digital proporciona às empresas adotarem ferramentas low code, que podem ser personalizadas de acordo com as exigências de cada negócio. 

    Garantindo autonomia e flexibilidade aos profissionais para analisar os dados conforme os objetivos específicos de cada área, considerando os objetivos estratégicos do negócio.

    Governança de dados

    Esta inteligência de mercado relaciona as pessoas, processos e tecnologias usadas na aquisição, arquivamento e uso dos dados coletados.

    Com as exigências legais advindas com a LGPD, a governança de dados não é apenas uma tendência, mas uma exigência. O uso dos dados deve seguir uma série de regulamentações para que o seu negócio não seja penalizado.

    Neste sentido, a governança de dados se refere a implementação de regras e estruturas para gerenciar, monitorar e proteger as informações, proporcionando maior controle e organização das estratégias de negócios.

    Entre as principais vantagens da governança de dados estão a confiabilidade, a gestão de riscos, organização das informações e favorecimento na tomada de decisão.

    [Ebook] LGPD e ferramentas de automação de processos

    Análise em tempo real

    Se tudo muda muito rápido, a análise em tempo real, sem dúvida, é uma forte tendência da inteligência de mercado não apenas em 2023, mas pelos próximos anos.

    De fato, as crescentes e rápidas mudanças advindas com a tecnologia, e principalmente com as redes sociais, tornaram a análise não apenas uma forma de aproveitar oportunidades, mas, um recurso para elaborar medidas preventivas.

    Neste sentido, o uso de painéis personalizados proporciona uma ação de resposta muito mais ágil e assertiva.

    Indiscutivelmente, a transformação digital trouxe consigo essa alta velocidade de acesso aos dados e informações necessárias.

    Atualmente é basicamente impensável – e frustrante, precisar esperar mais do que uma hora para obter uma resposta à uma questão.

    Outras tendências para a área de tecnologia

    Indiscutivelmente a tecnologia é um recurso presente em nosso cotidiano. Por isso, cada vez mais faremos uso da internet das coisas, realidade virtual e aumentada, blockchain, 5G, entre outros recursos.

    Da mesma maneira, haverá mais foco na experiência imersiva do cliente, com o uso de metaverso, tokens, NFTs e dCommerce.

    Outra questão apontada pela Gartner é a tecnologia sustentável. Essa tendência usa os recursos de rastreabilidade, análise, software de gerenciamento e inteligência artificial para monitorar a sustentabilidade de uma empresa.

    Aqui na Neomind, estamos sempre atentos às tendências e inteligência de mercado para atender melhor os nossos clientes. E o seu negócio, já está preparado para o futuro?

    A Neomind caminha junto e é parceira do seu negócio. Ficou com alguma dúvida ou gostaria de contribuir com suas experiências? Escreva para nós nos comentários!

  • Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Os processos de negócio são impulsionadores do sucesso das organizações. O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é a ferramenta que garante a eficiência, produtividade e competitividade. 

    Esses processos são responsáveis por transformar ideias e objetivos em resultados positivos. Devido à complexidade do mercado atual, gerenciá-los é fundamental para que a empresa alcance a excelência operacional.

    Quando uma empresa decide otimizar o fluxo das atividades obtêm benefícios em diversos âmbitos. Desde a gestão interna até a satisfação dos clientes. 

    Com a automação de processos, o gerenciamento de processos otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo custos, falhas e gargalos.

    Para que sua empresa possa atuar no mercado atual e inicie a jornada da automação, entenda tudo sobre o gerenciamento de processos de negócios, o BPM.

    O que é BPM? 

    Antes de abordar o BPM, é preciso entender o que são processos. Elemento básico nas empresas dos mais variados tamanhos e setores, um processo pode ser uma atividade ou um conjunto de atividades executadas em prol de atingir determinado objetivo.

    Esse fluxo de atividade é uma parte fundamental na rotina das empresas, justificando a importância de implementar soluções capazes de aumentar a produtividade. É isso se reflete no BPM, um método que padroniza a interação entre as etapas do processo.

    O BPM, Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina ajustável com o objetivo gerenciar os processos organizacionais. A solução proporciona  analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar, controlar e automatizar o fluxo de atividade de todos os setores.

    É uma metodologia onde a gestão do processo é realizada com maior praticidade, precisão, acessibilidade e segurança. Para que seja efetivamente capaz de trazer melhorias, o gerenciamento de processos de negócios é aplicado com o auxílio de tecnologias, em especial o BPMS.

    Categorias de gerenciamento de processos

    A aplicação desse modelo de gestão de processos é bastante ampla e envolve o uso de inúmeras ferramentas. Algumas teorias categorizam o gerenciamento como:

    • Focado no sistema: aqui o BPM se concentra em processos que envolvem fluxo de trabalho que operam sem muita intervenção humana. Geralmente os processos são automatizados em sistemas;
    • Focado no ser humano: neste caso a ferramenta BPM tem como foco criar recursos para melhorar a interação humana, como interface projetada, alertas e notificações;
    • Focado em documentos: aqui abrange tudo sobre processos como a formatação, assinatura e verificação de contratos;

    As ferramentas BPM mais avançadas e atualizadas são capazes de absorver e solucionar a demanda de todas estas categorias uniformemente. 

    Com o Fusion Platform a empresa pode personalizar notificações, realizar a assinatura eletrônica de documentos, automatizar tarefas e muito mais.

    Qual é a importância de gerenciar processos de negócio?

    O gerenciamento de processos estrutura as etapas do processo para que sua execução traga resultados consistentes.  

    Com isso, a gestão pode analisar o desempenho, visualizando elos fracos, gargalos e falhas que podem prejudicar o atingimento das metas e que devem ser corrigidos.

    Consequentemente, quando um processo é mal desenhado ou gerenciado, há ineficiência, e impactos negativos em todo o ecossistema da companhia. 

    Uma ferramenta BPM, padroniza as operações e facilita a execução das atividades, permitindo que o foco esteja no core business do negócio. 

    Além disso, as inovações são acrescentadas à medida que o negócio avança, sem comprometer a operação atual.

    Benefícios da ferramenta BPM

    As vantagens de adotar uma ferramenta BPM são inúmeras. Quando o processo é desenhado detalhadamente, a execução se torna mais eficiente, produtiva e organizada, cooperando para melhores resultados e satisfação dos clientes.

    O BPM contribui para que as empresas ofereçam produtos ou serviços melhores com menor custo. Quando a abordagem é voltada para a automação, há agilidade na adaptação e menor resistência às mudanças.

    Pontualmente, outros benefícios que a metodologia oferece para as organizações são:

    • Rápida constatação de problemas e redução de erros;
    • Acompanhamento de processos com relatórios de produtividade e procedimentos;
    • Redução de gastos e desperdícios;
    • Mais segurança para dados, com proteção extra para documentos e informações;
    • Automação de processos;
    • Aumento na performance, produtividade e eficiência.

    Recursos e benefícios de um software com módulo BPM

    Como comentamos, uma das melhores práticas para implementar a gestão de processos é usando uma plataforma de gestão integrada. Um BPMS tem como recursos:

    • Construir formulários para coletar, exibir e analisar dados e informações relevantes;
    • Automatizar o fluxo de trabalho, atribuindo tarefas, definindo prazos, regras e permissionamento;
    • Notificações e alertas personalizados, sendo possível acompanhar o status da tarefa;
    • Criação e edição de formulários eletrônicos para agilizar processos e melhorar a precisão de informações;
    • Desenvolvimento low code com design amigável onde as adaptações são feitas de acordo com as preferências ou necessidades internas;
    • Controle e mobilidade de acesso;
    • Integração com outros softwares que a organização já adota;
    • Relatório e análises com as métricas e resultados dos processos;
    • Monitoramento de atividades em painéis personalizáveis.

    Com estes e outros recursos, uma solução BPMS é capaz de influenciar positivamente a produtividade do negócio. Principalmente, quando consideramos a usabilidade, suporte, funcionalidades, capacidade de customização e integração.

    Ferramenta BPM com foco no futuro

    A gestão de processos de negócios caminha para um viés cada vez mais tecnológico, dinâmico e prático.

    Neste sentido, um software que use o BPM deve ser adaptado para trazer soluções mais vantajosas para as companhias. Ao mesmo tempo em que amplia o uso para que mais usuários possam identificar, implantar e avaliar novas maneiras de realizar seus processos.

    Além disso, há franco crescimento na automação inteligente, incorporando inteligência artificial, RPA e aprendizado de máquina, para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.

    Outra questão é incluir, no BPM business, aplicativos de negócios, o gerenciamento adaptativo de processos e a modelagem interativa. Todos estes recursos fazem com que a automação de processos seja mais flexível e otimizada.

    Uma das estratégias mais inteligentes é investir em uma Plataforma de Gestão de Processos, Documentos e Indicadores. 

    O Fusion Platform é uma tecnologia completa para que sua empresa possa gerenciar os processos tendo total controle e centralização de informações. 

    Contando com módulo de automação, a solução aumenta a performance do fluxo de atividades com a modelagem e padronização de processos.

    Tome decisões com base em dados concretos e acompanhe o desempenho interno da sua companhia em tempo real usando o modo Analytics. E, use o GED para gerenciar toda a parte documental como contratos, requisições e solicitações. 

    O que está esperando? Otimize agora mesmo seus processos! Experimente o Fusion Platform, automatize e simplifique o fluxo de atividade para conquistar diferenciais competitivos para o seu negócio.

  • Gestão Integrada: transforme a gestão do seu negócio

    Gestão Integrada: transforme a gestão do seu negócio

    A Gestão Integrada é um método essencial para unificar e otimizar a administração de todos os aspectos do seu negócio. Este método oferece uma visão global e holística, favorecendo a tomada de decisões estratégicas e eficientes.

    Desta forma, a ideia é centralizar a gestão, unificando dados de todos os departamentos, incluindo seus processos e complexidades.

    Não raro, quando as informações chegam à gerência de forma isolada, não demonstram a real situação da empresa.

    Assim, a gestão integrada analisa o desempenho completo, como cada departamento está impactando no alcance dos objetivos e quais decisões e soluções precisam ser elaboradas para melhorar o dinamismo interno.

    Para se manter competitiva em um mercado cada vez mais acirrado, as empresas precisam buscar a transformação digital. Por isso, quanto mais a gestão for aliada a tecnologia, maior serão os ganhos.

    A importância de um Sistema de Gestão Integrada

    Um Sistema de Gestão Integrada é capaz de reunir todos os dados pertinentes à organização em um único local.

    Além disso, os melhores sistemas oferecem visualização das informações de forma intuitiva e prática, principalmente com gráficos e relatórios. Desta forma, a base de dados criada favorece a observação de gargalos, atividades e ações que podem ser automatizadas.

    Ademais, a utilização de um software de gestão eficaz proporciona aperfeiçoar o uso de recursos de todos os gêneros. Sendo que as decisões da gestão estão embasadas em dados reais e métricas precisas.

    Com um Sistema de Gestão Integrada é possível acompanhar, mensurar e controlar todas as etapas dos processos diários da empresa, independentemente do nível de complexidade. Mesmo que as atividades aconteçam paralelamente, o acompanhamento acontece em tempo real.

    Assim, exemplificando, imagine que com um sistema integrado o gestor pode acompanhar um processo de compras.

    Apesar de ser iniciado pelo setor de estoque, por exemplo, este processo passa pelo setor de compras, financeiro, controladoria e tantos outros. Com o software o gestor acompanha o decorrer de todas estas etapas.

    De modo resumido, um sistema de gestão integrado contribui para que a empresa atinja seus objetivos e continue trilhando o caminho para o sucesso.

    Benefícios da Gestão Integrada

    A Gestão Integrada oferece múltiplos benefícios, incluindo maior controle e crescimento. Com dados centralizados, você melhora a análise e a tomada de decisão, resultando em aumento da lucratividade e eficiência operacional. 

    Dentre os inúmeros benefícios obtidos, destacamos:  

    Dados e informações centralizados

    A centralização, como já citado, permite facilidade no acesso, uma vez que as informações estão concentradas em um único lugar.

    Neste sentido, há maior controle e compartilhamento, o que proporciona analise para estabelecer como as atividades devem ser realizadas.

    Esta centralização permite que diversas tarefas sejam executadas no mesmo sistema de gestão integrada, proporcionando controle de ponta a ponta.

    Ademais, não se desperdiça recursos adquirindo ferramentas para cada tarefa. Tudo é centralizado, reduzindo consideravelmente os custos.

    Padronização e automatização de processos

    Softwares de gestão integrada proporcionam conhecer e mapear os processos para que sejam realizados sempre da mesma maneira. Assim, é assegurado que as melhores práticas serão utilizadas durante a execução.

    Além disso, como existe a padronização é possível reduzir e até mesmo eliminar trabalhos manuais e repetitivos.

    Ou seja, as atividades são automatizadas garantindo menores erros e redução de tempo, o que permite que os colaboradores sejam utilizados em tarefas estratégicas.

    Basicamente é permitir que a tecnologia execute os processos burocráticos com muito mais segurança e exatidão de informações.

    Aumento de produtividade

    Como a gestão integrada proporciona uma visão total da empresa, aplicar medidas que tornem o desempenho mais eficiente e eficaz se tornam mais simples e assertivas.

    Quando uma empresa investe na padronização e automatização dos processos, consegue um alto nível de performance, aumentando a produtividade.

    Isso se deve a redução de erros e retrabalho, otimização de recursos e aumento na confiabilidade das informações.

    Além dos mais, pelos dados não transitarem entre setores, não há manipulação ou alteração dos dados sem registro. Consequentemente, as informações obtidas são melhor avaliadas, afinal, possuem maior transparência.

    Dados e Informações armazenados em segurança

    Com a atual mudança nas leis, e a necessidade de preservar dados e informações de forma segura, é preciso adotar um sistema que possa resistir a imprevistos.

    Um Sistema de Gestão Integrada de qualidade garante que os dados serão armazenados de maneira segura e com alta tecnologia.

    Por isso, muitas empresas recorrem ao armazenamento em nuvem. Esta estratégia previne que os dados sejam danificados em casos de imprevistos, como incêndios ou roubos.

    Economia de tempo e redução de custos

    Por possuir retroalimentação em tempo integral e transparência de informações, a gestão integrada proporciona economia de tempo.

    Todas as equipes têm a visão do todo, proporcionando melhor comunicação entre setores, reconhecendo as atividades e seus responsáveis.

    Além disso, ao padronizar os processos, eles se tornam mais simples. Aliada a automatização, há melhor uso dos recursos, sejam eles matéria-prima, mão de obra, entre outros.

    Em resumo, a gestão integrada permite conhecer e padronizar os processos. Em consequência há a redução dos custos e despesas.

    Acompanhamento de resultado e assertividade na tomada de decisão

    O fácil acesso a informações fidedignas faz com que todas as decisões sejam tomadas baseado em dados verídicos.

    O uso de dashboards para ilustrar o acompanhamento dos objetivos proporciona uma visualização de como está o rumo da companhia. Ou seja, o gestor e toda equipe acompanham o resultado de toda a organização.

    Será na análise destes dados que a tomada de decisão se torna muito mais assertiva e eficaz. Além do mais, existe a possibilidade de acompanhar metas individuais e gerais, acarretando em melhor relacionamento e trabalho em equipe.

    O gestor e líder que possuem este tipo de informações destinam melhor seus recursos em prol de atingir os objetivos com maior probabilidade de benefícios.

    Fortalecimento da marca

    A soma de todos os benefícios anteriores resulta no fortalecimento da marca. Ou seja, quando existe visão geral, foca-se nas atividades principais e no core business da companhia.

    Neste sentido, surgem novas estratégias que alcancem maiores diferenciais competitivos. Outra questão é que a padronização faz com que as tarefas sejam sempre executadas igualmente.

    Como consequência, há melhoria contínua nos processos, acarretando em maiores índices de satisfação dos clientes.

    Fusion Platform: o Sistema de Gestão Integrada para seu negócio 

    Não é saudável que uma empresa possua gestão separada. Por centralizar as informações em um único lugar, a Gestão Integrada proporciona inúmeros benefícios e vantagens.

    Por conectar todos os processos e departamentos da organização, a rotina e o trabalho se torna mais eficiente e colaborativa.

    No entanto, apenas um software qualificado viabiliza que este modelo de gestão tenha sucesso. O Fusion Platform é uma ferramenta completa que auxilia na gestão integrada e proporciona dashboards e templates que auxiliam na visualização das métricas.

    A solução da Neomind é completa para a gestão de processos, indicadores, riscos e documentos. É capaz de proporcionar: 

    • Visão completa de todos os setores da empresa;
    • Automatização de processos;
    • Melhor comunicação entre departamentos;
    • Aumento da produtividade;
    • Redução de erros e custos;
    • Garante conformidade regulatória;
    • Integração com outros softwares;
    • Personalização conforme necessidades do seu negócio;
    • Assinatura eletrônica e digital.

    Ao adotar o Fusion Platform seu negócio poderá realizar facilmente a gestão de clientes, estoque, financeiro, produção, recursos humanos, e muito mais.

    Experimente o Fusion Platform e descubra como esse sistema de Gestão Integrada transforma e contribui com o sucesso do seu negócio.

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