O workflow é a sequência de etapas definidas previamente para que uma tarefa ou processo seja realizado de maneira eficiente.

Basicamente, é uma definição sobre o quê, quando e como uma ação deve ser executada, otimizando tempo e recursos. Essa designação permite que os conhecimentos e regras possam ser transmitidos para todas as pessoas igualmente.

Além disso, quanto mais clareza e organização houver, maior será a produtividade e a qualidade. Favorecendo, inclusive, a implementação de novos recursos e tecnologias, como a automação de processos.

Saiba tudo sobre essa diretriz abrangente para a execução das atividades internas da companhia.

O que é Workflow?

Um workflow pode ser entendido como uma lista de tarefas organizada de acordo com uma sequência lógica de execução.

O fluxo de trabalho sistematizado garante melhores resultados por haver uma ordem de realização,  cada etapa é iniciada com o término da outra. A passagem entre elas deve ocorrer de forma descomplicada, sem incidência de gargalos ou falhas.

As atividades não podem ser definidas aleatoriamente. Devem refletir a sistemática interna, o cotidiano das equipes e as melhores práticas para garantir agilidade e produtividade.

A fluidez das atividades deve ser organizada em fluxogramas que refletem o mapeamento dos processos. Dessa forma, as equipes possuem uma representação visual para entender a subsequência das atividades.  

As empresas que optam por adotar soluções tecnologias, como plataformas para otimizar os processos, têm a vantagem de usar regras específicas para delimitar o término de uma etapa, sinalizando que a próxima poderá ser iniciada.

Embora possam parecer similares, o workflow se difere dos processos por ser mais estruturado e planejado em cadeia de tarefas. Os processos dentro desse fluxo são executados de maneira inteligente. 

É um método que modela e automatiza a sequência para que os processos alcancem os objetivos traçados de forma clara e transparente.

Tipos de fluxo de atividade

Como cada empresa possui suas atividades e rotinas distintas, o workflow pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do processo, etapas e pessoas. 

Existem inúmeras formas para organizar as etapas, principalmente quando se visa automatizar os processos. De maneira geral, os tipos de workflow são:

• ad hoc:  processos executados de maneira simples, com itens que podem ser alterados ou movidos de acordo com regras estabelecidas pela empresa. As alterações podem ocorrer mesmo que o processo já esteja em andamento;
• produtivo: se refere a processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Abrange alto volume de dados, e procedimentos ocorrem sem mudanças ou alterações;
• administrativo: abrange tarefas menos complexas, contínuas, previsíveis e coordenadas por regras simples. Exemplos desse tipo de fluxo são o tratamento de documentação e preenchimento de formulários. As atividades são facilmente automatizadas;
• colaborativo: são fluxos que tendem a ser mais complexos e demandam da colaboração e envolvimento  de mais de um setor ou departamento da empresa;
• transacionais: reúne atividades de diferentes origens que são desenvolvidas de maneira correlata. É fundamental usar softwares capazes de centralizar informações para que não haja disparidade ou desatualização dos dados.

Quais os benefícios do Workflow?

Embora não seja um requisito obrigatório, a automatização do fluxo de trabalho é, inegavelmente, um grande auxiliador para a realização das atividades. Essa é a base fundamental de um workflow eficiente. 

Por ser fundamental para a gestão empresarial, o workflow garante benefícios como:

• melhor gerenciamento de recursos;
• maior eficiência e produtividade aumentada;
• ciclos de trabalhos mais rápidos e enxutos;
• identificar novas soluções;
• reconhecer falhas e resolvê-las em tempo hábil;
• melhora na comunicação interna;
• integração entre áreas;
• centralização de informações em um só lugar;
• profissionais cientes de seus obrigações;
• redução de erros e falhas;
• automatização de tarefas;
• alinhamento de estratégias entre as equipes;
• melhoria contínua dos processos.

Implementando o workflow 

Implementar um workflow adequado consiste em seguir algumas recomendações simples e práticas.

O grande sucesso e aumento potencial dos resultados do workflow consiste no mapeamento dos processos atuais, identificação das tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, escolha da plataforma adequada e a integração com os sistemas já usados internamente.

Dessa forma, a implementação é realizada com: 

Análise dos fluxos de atividade atuais

Como o workflow trata dos procedimentos e rotinas internas da companhia, a primeira etapa da sua implementação é realizar uma análise completa dos processos atuais.

Escolha um processo primário que deseja organizar. Procure entender como ele funciona, quais etapas não ocorrem de maneira adequada, se há gargalos que podem ser corrigidos e quem são os envolvidos.

Posteriormente, consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para entender sua opinião sobre esse fluxo de trabalho.

Descreva as etapas e responsáveis

A partir do momento em que se toma conhecimento do fluxo de atividade, é preciso organizar a sequência das etapas. 

Liste todas as tarefas e possíveis resultados de cada uma das ações. Descreva o fluxo de trabalho usando uma lógica específica para sua continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes.

Nessa fase também será necessário observar se essa rotina está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. 

Estabelecer o tempo de duração de cada ação torna as etapas mais produtivas. Com foco mais amplo, inclua os profissionais envolvidos em cada atividade

Desenhe o fluxo de atividade

A partir do momento em que a rotina, seus responsáveis e as interligações são devidamente mapeadas, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado. 

Ou seja, as etapas de início, meio e fim que devem ser executadas para atingir determinado objetivo.

Na hora de elaborar o fluxograma, considere todas as ações e possíveis desvios que podem acontecer e as interligações ou relações com outros processos.

Toda etapa ou ação precisa estar ligada a uma ação antecessora e posterior. Nenhuma atividade pode ficar sem ligação.

Escolha as ferramentas para automatizar o workflow

Um dos principais objetivos do workflow é facilitar a rotina diária das empresas. Dessa forma, o uso da tecnologia se tornou fundamental, tanto para melhorar a gestão dos processos, como para atuar diretamente em tarefas repetitivas.

Essas ferramentas de apoio são grandes aliadas tanto na organização e construção de fluxos mais otimizados, como na automatização de tarefas.

Módulos de construção de fluxos, como o BPMN, garantem uma representação visual das etapas e sua sequência, de modo que a compreensão seja total.

Existe uma imensa variedade de ferramentas no mercado, cujas funções se destinam a diferentes objetivos. As mais indicadas são plataformas de gestão integrada capazes de centralizar informações e garantir fluidez aos processos. 

Obviamente que o uso adequado dessas soluções requer criar condicionais e ramificações para que as atividades sejam executadas e até concluídas com o uso da tecnologia.

Fusion Platform e a automatização do workflow 

O Fusion Platform é uma plataforma para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Centralizando todas as informações em um único local, a solução auxilia na construção de processos mais organizados e fluxos muito mais eficientes, produtivos e que garantem melhores resultados.

Quando o workflow é executado com o auxílio do Fusion há total rastreamento das informações e etapas que foram executadas. 

A solução conta com BPMS, uma abordagem que consiste em melhorar continuamente os processos da organização. Envolve identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar o fluxo de atividades para potencializar os resultados. 

Também permite o envio de notificações. Ou seja, próximo ao prazo final de uma atividade, o profissional é informado para que possa concluí-la a tempo, evitando gargalos.

A coleta de dados e indicadores acontece em tempo real, sendo possível acompanhar o desempenho e resultados obtidos. Com esses registros há visão macro do fluxo de trabalho, identificando possíveis melhorias. 

Unificando funções, todas as modificações que sejam necessárias são facilmente implementadas quando os processos são automatizados com o Fusion Platform.

Além dos processos, a plataforma é capaz de realizar toda a tratativa documental da companhia. Com o GED, se gerencia contratos, análise de fornecedores e clientes, e até a assinatura de acordos com a assinatura eletrônica nativa. 

A automatização é a chave para que o workflow seja otimizado, independentemente de as tarefas serem simples ou complexas.

Experimente o Fusion Platform e crie fluxos de trabalho mais eficientes e organizados, para alcançar  melhores resultados.