Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?

Uma pergunta que sempre carrego comigo é: Por que a grande maioria dos gestores ainda não conhece ou não possui uma gestão efetiva por processos? Para começar nossa análise, proponho outra pergunta: Qual é a missão de um gestor? É senso comum que todos os gestores devem promover resultados em suas equipes e buscar quatro pilares básicos:

• Atender seus clientes com excelência;
• Executar as atividades com maior rapidez;
• Assertividade na execução;
• Reduzir custos.

Como os gestores agem para conquistar esses resultados mínimos?

É fácil perceber que a maioria dos gestores está focada no dia a dia das ações gerenciais, levando seus colaboradores a resolverem problemas urgentes e importantes naquele momento. Assim, entram em um círculo vicioso e não têm nem tempo para inovações, nem para buscar por melhores soluções.

Muitos gestores só lembram de inovar na semana do planejamento estratégico. Como resultado, a bolha faz com que as pessoas se acomodem em suas posições e acabem contabilizando ganhos e diferenciais temporários.

Mas, onde está a verdadeira solução? Como diria Falconi, a solução é buscar o “óbvio”. Esse óbvio, no meu ponto de vista, está em entender e executar todas as tarefas de forma excelente, atribuindo responsabilidades e sempre norteando os envolvidos com regras pré-estabelecidas e controladas automaticamente, com o mínimo de intervenção humana.

Exemplos de utilização da informação a partir da sua origem

Além de vender, um vendedor deve disponibilizar a proposta comercial assinada. Se o cliente for novo, o vendedor ainda deve obter o CNPJ, contrato social e demais documentos – além de já promover o pré-cadastro, a área de contratos e faturamento – e, então, receberá a informação original.

Um recrutador que atua na seleção para contratação de um novo colaborador, ao disponibilizar em um sistema os documentos dos melhores candidatos e suas informações básicas, auxilia o gestor responsável pela contratação a avaliar a melhor a escolha com muito mais eficiência e eficácia.

O processo* somente pode caminhar para a próxima fase após o executor responsável informar todos os dados e anexar todos os documentos necessários. Um princípio simples e que gera resultados.

*Processo: (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Fonte: Wikipédia

Como chegamos neste patamar de automação?

Para isso, temos alguns passos a seguir:

1. Devemos definir qual é a missão e quais são os objetivos do seu time ou área, e o que esse grupo de pessoas efetivamente deverá entregar para os clientes e/ou para as outras áreas da empresa.
2. Mapear, modelar e definir as regras do que deve ser feito para atingir os resultados esperados, independentemente de como o processo é executado hoje. Mapear um processo parece uma tarefa simples, mas não é!
   Trata-se do momento crítico de sucesso, pois é quando as pessoas conhecedoras do processo devem se reunir para definir todas as situações possíveis. Ao reunir os integrantes da equipe deve-se detalhar cada atividade.
   Neste momento será fácil perceber que existem muitas regras e situações não contempladas no processo original, ou que ficam à mercê do bom entendimento do executor. De fato, são estas as situações que geram estresse no dia a dia, passando desapercebidas, e são elas as principais causas de riscos e desgastes de relacionamentos. Pela minha experiência esta é a fase de maiores dificuldades e é primordial para a efetiva conquista de um novo patamar de gestão automatizada.
3. Considerando que você concluiu a fase 2 com sucesso, a atividade agora é automatizar o processo com uma solução de BPM e GED. Com a gestão efetiva de processos (BPM) os gestores podem conquistar processos eficientes e garantir a notoriedade para sua equipe.

Quer saber mais?

No início citei os quatro pilares básicos que gestores buscam (atender seus clientes com excelência; executar as atividades com maior rapidez; assertividade na execução e redução de custos). Para alcançar esses resultados, acredito que gestores devem garantir que suas equipes tenham as ferramentas necessárias para alavancarem a produtividade, o que nos leva, inevitavelmente, à questão da automação.

Para se aprofundar mais no que foi tratado neste artigo, deixo algumas sugestões de leitura:

• 7 motivos para investir em uma solução de ECM
• O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
• Mapeamento de Processos: por onde começar?
• Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)