Neomind

Tag: BPM

Entenda e descubra como o Business Process Management (BPM), ou o Gerenciamento de processos de negócio, pode potencializar a Gestão do seu negócio!

  • Gestão de Riscos: conheça o módulo completo do Fusion Platform

    Gestão de Riscos: conheça o módulo completo do Fusion Platform

    A Gestão de Riscos é fundamental para o mundo dinâmico dos negócios nos dias de hoje. As empresas enfrentam, constantemente, uma série de desafios que podem afetar seus objetivos e sua sustentabilidade a longo prazo. 

    Essa gestão emerge como uma ferramenta vital para proteger os interesses e impulsionar o sucesso das empresas. 

    O recente lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform promete revolucionar a maneira como as organizações de todos os tamanhos e tipos lidam com riscos potenciais.

    Confira mais sobre esse novo recurso e como obter uma série de vantagens significativas.

    O que abrange o novo módulo de Gestão de Riscos?

    Uma das características fundamentais do novo módulo é sua capacidade de ajudar as organizações a identificar e avaliar uma ampla gama de riscos que podem afetar seus objetivos. 

    Desde riscos operacionais até questões financeiras, legais, de conformidade e segurança da informação, o módulo proporciona uma visão abrangente das ameaças que uma organização pode enfrentar. 

    Após a sua identificação, o módulo facilita a avaliação da probabilidade e do impacto de cada um deles. Essa avaliação permite que as organizações priorizem seus esforços e aloquem recursos de forma eficaz, concentrando-se nos itens mais críticos e urgentes.

    Em um ambiente empresarial cada vez mais complexo e volátil, essa gestão se torna uma peça fundamental para o sucesso organizacional. 

    O novo módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform capacita as organizações a enfrentarem os desafios com confiança, aproveitando as oportunidades e protegendo seus interesses de maneira eficaz. 

    Ao integrar a identificação, avaliação, mitigação e monitoramento das ameaças em uma plataforma única e poderosa, o módulo oferece uma abordagem abrangente e proativa para a Gestão de Riscos, ajudando as organizações a alcançarem novos patamares de eficiência e resiliência.

    O módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform

    Para se familiarizar com a solução, a primeira ação é acessar a aba “Gerenciar Contextos” na tela inicial do Fusion Platform.

    Imagem do Fusion Platform

    Nesse ambiente é possível acompanhar e estabelecer um contexto para gerenciar os riscos específicos de processos, questões ou projetos. Métodos de gestão de riscos distintos podem ser criados para cada contexto conforme exigido. 

    Para iniciar um novo contexto, basta clicar no botão “Novo”. Na tela seguinte, será necessário incluir o contexto desse risco. Para isso, insira informações sobre: 

    • Nome: Nome do contexto. Este campo é obrigatório e permite até 255 caracteres;
    • Descrição: Uma breve orientação sobre o uso do contexto. O preenchimento é opcional e permite até 2000 caracteres.

    Ao clicar em “Salvar”, uma mensagem de confirmação aparecerá, informando que o contexto foi criado com sucesso. A partir desse momento, sempre que acessar “Gerenciar Contextos”, esse risco estará listado. 

    Depois de configurar os contextos necessários, você pode criar novas categorias e riscos, associando-os ao contexto criado. Para isso, acesse “Configurações de Categoria”, e “Contextos”, a seguir inclua os dados e definições pertinentes, como os responsáveis pela tarefa.

    Também será necessário cadastrar um tipo de risco. Ao clicar em “Gerenciar Tipos de Riscos” no canto esquerdo da tela, o Fusion Platform irá apresentar uma lista de tipos pré-definidos. 

    Dentre as possibilidades estão os riscos: ambiental, financeiro, mercado, operacional, saúde, segurança, tecnológico, entre outros.

    Mesmo que essa lista consiga cobrir várias áreas da organização, poderá ser editada ou excluída, conforme necessidade. Além disso, o usuário pode criar novos tipos, basta clicar em “Novo” e definir informações como o nome do tipo de risco e a descrição. 

    Ao clicar na mensagem de confirmação, o novo tipo de risco será adicionado às possibilidades.

    Gerenciamento dos Riscos

    Para iniciar a Gestão de Riscos, é preciso identificar quais ameaças já são existentes na organização e analisar alternativas possíveis para solucioná-los.

    Essa abordagem leva em consideração recursos disponíveis, prazos, custos envolvidos e, em alguns casos, acompanhar as ações regularmente.

    Listagem dos Riscos​

    Na Central de Riscos, cada item é indicado por um código e um nome. As informações são apresentadas em forma de lista, e cada elemento pode ser visualizado ou editado por usuários responsáveis que foram indicados na configuração do contexto do risco. 

    Logo abaixo do código e do nome, é apresentado o contexto relacionado a esse risco em potencial.  

    Além disso, o card do risco também inclui um botão de ação. Esse botão direciona o usuário para a edição, permitindo o preenchimento das informações necessárias. 

    O botão sempre exibirá o nome da próxima etapa a ser realizada. Por exemplo, se o risco foi preenchido até a etapa de Identificação, o botão será rotulado como “Analisar”; se estiver na etapa de Análise, será “Avaliar”; e durante a reavaliação, o botão permanecerá como “Reavaliar”.

    Imagem do Fusion Platform

    Configurando Categorias​

    Outro ponto importante da Central de Riscos é a possibilidade de criar uma lista de categorias para estruturar a plataforma de acordo com as necessidades da organização. 

    Por serem personalizadas, podem ser segmentadas pelas cidades das unidades, por áreas funcionais ou como a empresa preferir categorizar.

    Existem casos em que, após criar as categorias, não será possível adicionar riscos a elas. Isso acontece quando:

    1. A categoria não tem nenhum contexto cadastrado. Nesse caso, é necessário cadastrar um contexto dentro da categoria, o que pode ser feito a qualquer momento pelo usuário responsável;
    2. O usuário logado não é responsável por nenhum contexto dentro da categoria criada. Mesmo usuários responsáveis pela categoria não podem adicionar riscos se não forem responsáveis por algum contexto.

    As categorias podem ser organizadas em subcategorias, criando uma hierarquia de até três níveis.

    Para adicionar uma subcategoria, basta selecionar a categoria desejada, clicar no ícone de edição e no ícone “Criar subcategoria” e preencher as informações necessárias em “Configurações de Categoria”, na opção “Dados”.

    Configuração dos Dados

    Na primeira aba, intitulada “Dados”, encontraremos três campos a serem preenchidos:

    • Nome: Insira um nome para a categoria (limite de 64 caracteres). Campo obrigatório;
    • Responsáveis: Selecione grupos, papéis ou usuários responsáveis pela categoria. Eles terão permissão para editar e configurar Contextos e Responsáveis;
    • Descrição: Insira uma descrição para a categoria (limite de 2000 caracteres). Campo opcional.

    Configuração dos Contextos no módulo de Gestão de Riscos:

    Após definir o nome da categoria e seus Responsáveis, é possível criar um ou mais Contextos. É importante notar que uma categoria pode ser salva sem ter um Contexto, mas é necessário ter pelo menos um para criar novos riscos. 

    Os Contextos podem ter responsáveis designados e incluir Usuários de Consulta. Clique em “Adicionar contexto” para configurar um contexto. 

    Nesse momento, alguns campos serão apresentados para preenchimento:

    • Contexto: item obrigatório e algumas sugestões de contextos são exibidas ao digitar algumas palavras. Para sua configuração, é necessário que previamente tenha sido criado o módulo Gerenciar Contextos.

    Após selecionar um contexto, pode-se definir a frequência de reavaliação dos riscos associados. 

    Os responsáveis desempenham um papel fundamental na supervisão e gerenciamento dos riscos, enquanto os usuários de consulta acompanham o status dos riscos, contribuindo para uma gestão mais robusta. 

    Essas definições são cruciais para promover uma cultura de gestão de riscos eficaz e colaborativa.

    Após salvar um contexto, suas informações serão exibidas na tela, incluindo detalhes sobre responsáveis, frequência de reavaliação e usuários de consulta.

    Imagem do Fusion Platform

    Apetite de Risco

    A configuração do Apetite de Risco é o último passo na configuração da categoria. Ela é crucial para definir os níveis de probabilidade e impacto dos riscos, assim como as ações a serem tomadas em cada cenário. 

    O Apetite de Risco funciona como um guia que estabelece os limites em que a empresa está disposta a operar, considerando a probabilidade e o impacto dos riscos. 

    Ao configurá-lo, você pode definir os níveis de probabilidade e impacto, e especificar as ações a serem tomadas em cada cenário. 

    O sistema já possui configurações padrão para ações como “Reter”, “Mitigar” e “Evitar”, mas você pode personalizar esses quadrantes conforme necessário. A personalização para a gestão de riscos pode ser feita clicando no quadrante desejado e selecionando a opção desejada.

    Imagem do Fusion Platform

    Se a sua estratégia de gestão de riscos for única e exigir uma abordagem diferente, personalize as configurações para refletir essa abordagem, incluindo a possibilidade de alterar as nomenclaturas de probabilidade e impacto. 

    As configurações de Probabilidade e Impacto definidas na categoria servirão como referência para a criação de riscos. 

    O Apetite de Risco tem um efeito significativo no monitoramento contínuo de riscos, orientando as decisões de gestão e priorização de recursos.

    Por exemplo, se a probabilidade de um novo produto falhar no mercado for “alta” e o impacto financeiro “muito alto”, a ação recomendada pode ser “Evitar” seu lançamento. 

    Essa ferramenta permite à empresa definir limites de tolerância ao risco e tomar decisões informadas. Após configurado, basta clicar em “Salvar” para criar a nova categoria.

    Configurando um novo risco no módulo de Gestão de Riscos​

    Após criar e configurar uma nova categoria, o próximo passo é criar um novo risco. Volte à Central de Risco e clique no botão “Novo risco” no canto superior direito da tela.

    No processo de cadastro de um risco, há as etapas de: identificação, análise, avaliação de gravidade e impacto, e planejamento estratégico. 

    Etapa Identificar no módulo de Gestão de Riscos ​

    Esta fase é essencial para configurar o risco de maneira completa. Para começar, preencha todos os campos relacionados ao risco, assegurando a inclusão de informações essenciais, como:

    • Nome: Identificação do risco (obrigatório, até 255 caracteres);
    • Código: Valor único, não editável (sequencial);
    • Descrição: Descrição do risco (opcional, até 2000 caracteres);
    • Contexto: Seleção de contexto (obrigatório, autocompletar);
    • Tipo de Risco: Seleção do tipo de risco (obrigatório, autocompletar);
    • Origem: Indicação da origem do risco (interna ou externa).

    Após preencher todos os campos necessários, avance para a próxima etapa ou salve e preencha as etapas seguintes posteriormente.

    A realização da análise SWOT auxilia na compreensão dos processos e identificação de possíveis ameaças.

    Etapa Analisar no módulo de Gestão de Riscos ​

    Após identificar um risco, é essencial analisar suas causas e consequências. 

    Por exemplo, a falta de mão de obra pode ser causada pela rápida expansão do mercado, sobrecarregando os funcionários e levando a atrasos nas entregas e queda na qualidade do serviço.  Isso pode resultar na perda de clientes e oportunidades de negócio, prejudicando a reputação da empresa. 

    Portanto, uma análise minuciosa é essencial para implementar medidas eficazes de prevenção e mitigação.

    Clique na aba “Analisar” e descreva as causas e consequências desse risco. Os campos são obrigatórios e têm um limite de 100.000 caracteres. 

    Após preencher todos os itens necessários nesta etapa, avance para a próxima etapa ou salve o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.

    Etapa Avaliar no módulo de Gestão de Riscos ​

    Na fase de Avaliação, é necessário preencher os campos de Probabilidade e Impacto, ambos obrigatórios e do tipo selecionável. Os valores desses campos são especificados nas configurações da categoria.

    Imagem do Fusion Platform
    • Probabilidade: Indique a chance de o risco ocorrer, com opções padrão como: Muito baixa, Baixa, Média, Alta e Muito alta, ajustáveis nas configurações da categoria;
    • Impacto: Descreva o efeito do risco na empresa, com opções padrão como: Muito baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito alto, ajustáveis nas configurações da categoria.

    Após selecionar as opções adequadas, o sistema determinará a ação necessária para o risco: Reter, Mitigar ou Evitar.

    Após preencher todos os campos necessários nesta etapa,  clique em avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.

    Etapa Planejar no módulo de Gestão de Riscos ​

    Essa etapa não é obrigatória. Portanto, é possível avançar normalmente sem a necessidade de cadastrar nenhum plano de ação. 

    No entanto, as ações podem ser realizadas para contribuir com um monitoramento adequado e eficaz dos riscos.

    Para iniciar a implementação das ações que irão orientar a gestão deste risco, basta clicar no botão “Nova Ação”, localizado no canto superior direito da tela. Isso abrirá uma nova janela para preencher os campos obrigatórios. 

    O plano de ação segue o método 5w2h. Ou seja, deve ser delimitado quem, o quê, como, por quê, onde, até quando, custo e tipo de ação.

    Assim que concluir a configuração deste novo risco, o plano de ação será criado e estará pronto para ser iniciado, caso o risco já tenha sido salvo anteriormente. Caso contrário, será necessário salvá-lo para iniciar o plano de ação.

    Etapa Anexos no módulo de Gestão de Riscos ​

    Os anexos se referem a qualquer tipo de arquivo que pode ser adicionado ao novo risco, e fica disponível em qualquer etapa do processo. Essa alternativa oferece vantagens significativas para o gerenciamento de riscos. 

    Por exemplo, ao lidar com o risco de uma expansão repentina do mercado, anexar documentos relevantes, como relatórios de análise de mercado, pode fornecer contexto valioso para a tomada de decisões sobre estratégias de mitigação. 

    Além disso, anexos de documentos são capazes de garantir a conformidade com políticas e procedimentos, ajudando a empresa a alinhar suas atividades com as práticas recomendadas.

    A possibilidade de compartilhar informações eficientemente entre membros da equipe e utilizar os arquivos anexados como evidências em auditorias também são benefícios importantes. 

    Manter um histórico completo de documentos anexados permite rastreamento das atividades relacionadas ao risco ao longo do tempo. 

    Anexar arquivos enriquece o processo de tomada de decisão, promove a colaboração, garante conformidade e transparência, e fornece histórico completo das atividades relacionadas ao risco. 

    Para anexar um documento, basta clicar no botão “Novo anexo” no canto superior direito da tela. Em seguida, é só selecionar um arquivo em seu dispositivo local ou arrastá-lo para a janela.

    O anexo é a etapa final da criação do novo risco. Ao retornar à Central de Riscos, o item que foi criado será exibido na categoria correspondente. 

    Com o novo risco criado, é possível editá-lo, visualizá-lo ou removê-lo do sistema. E, também, pode ser reavaliado, permitindo que o plano de ação seja revisado e analisado repetidamente, gerando um histórico a cada revisão.

    Após o risco ser salvo pela primeira vez, a etapa Avaliar se transformará em Reavaliar. Para reavaliar uma ação, basta clicar em “Reavaliar”.

    Imagem do Fusion Platform

    Etapa Reavaliar no módulo de Gestão de Riscos ​

    Esta é a última fase do risco, destinada ao acompanhamento regular dos riscos identificados, detectando possíveis mudanças e avaliando a eficácia das medidas de tratamento implementadas.

    Ao clicar sobre “Reavaliar”, serão exibidas opções para avaliar o impacto e as probabilidades desse risco acontecer. Assim, no canto esquerdo da tela, tem-se:

    Imagem do Fusion Platform
    • Probabilidade e Impacto: Funcionam da mesma forma que na etapa de Avaliação. Na primeira visita, serão preenchidos com as opções definidas anteriormente. Nas visitas subsequentes, mostrarão os últimos valores salvos na própria fase de Reavaliação. Conforme esses valores, o quadrante é automaticamente ajustado;
    • Próxima etapa: Campo obrigatório e selecionável. Permite definir a ação ao salvar o risco. “Manter em reavaliação” mantém o risco aberto e editável, após salvar, o campo é limpo para nova avaliação. “Encerrar risco” finaliza-o, tornando-o inalterável;
    • Justificativa: Campo obrigatório, com limite de 2000 caracteres. Deve-se justificar as mudanças no risco, não apenas nesta fase, mas em todas as anteriores. Após salvar, o campo é limpo para nova avaliação;
    • Histórico de Avaliações: Armazena informações de cada nova avaliação dos riscos e as decisões tomadas. Inclui dados do usuário, data e campos preenchidos. O primeiro registro é da etapa de Avaliação, onde os campos “Próxima Etapa” e “Justificativa” permanecem vazios, pois não são preenchidos.

    Encerrar Risco no módulo de Gestão de Riscos ​

    O risco é concluído quando não é mais uma ameaça significativa ou quando as medidas de mitigação foram eficazes em reduzi-lo ou eliminá-lo. Isso ocorre durante a etapa de Reavaliação, ao selecionar “Encerrar risco” na opção “Próxima etapa”.

    Ao clicar em “Concluir”, o risco será finalizado. A ausência de um plano de ação será exibida como um campo não editável na visualização da etapa Planejar.

    Processo de Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos​

    Apenas identificar um risco não é o suficiente para que o negócio seja saudável e possa encarar o mercado competitivo. 

    Pensando nisso, a Neomind criou no Fusion Platform recurso para que seja possível elaborar um plano de ação para conter e reverter esse risco em oportunidade.

    Assim, o processo começa na etapa de Planejamento do registro de riscos, através da tabela de Plano de Ação. 

    Apenas os responsáveis pelo risco podem iniciar o processo, configurados na categoria à qual o risco está vinculado, dentro do contexto atribuído. 

    Em termos mais detalhados, ao criar uma categoria, é necessário especificar os contextos associados a ela.

    Cada contexto tem seus próprios responsáveis, que serão os gestores de riscos na categoria correspondente. Eles terão autoridade para criar, iniciar e cancelar os Planos de Ação nesta etapa do registro de riscos.

    Para iniciar o procedimento, pressione o botão “Iniciar”. O usuário responsável que inicia o processo do plano de ação é designado como o solicitante desse processo em particular.

    Imagem do Fusion Platform

    Especificando o Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos

    Os dados inseridos nos campos do Plano de Ação são transferidos para a primeira etapa do fluxo, utilizando campos correspondentes. Isso envia automaticamente a primeira atividade, e o fluxo prossegue para a segunda etapa, destinada ao executor. 

    O executor é determinado pelo usuário indicado no campo “Quem?” durante o preenchimento do Plano de Ação.

    Os gestores do processo incluem todos os usuários responsáveis pelo risco na categoria/contexto. 

    Os usuários de consulta são aqueles designados para consultar o risco nessa categoria/contexto. Ao pressionar “Iniciar”, o status muda para “Em execução”, sinalizando que o plano de ação está ativo.

    Após iniciar o processo, uma tarefa é automaticamente atribuída e encaminhada à pessoa que foi definida como “Quem” no plano de ação.

    Essa tarefa estará disponível na Central de Tarefas do usuário que deverá clicar em “Executar Ação” para acessá-la. 

    Na próxima tela, o usuário poderá conferir as informações desse risco, assim como, poderá detalhar as ações que foram realizadas.

    Imagem do Fusion Platform

    A opção de “Executar tarefa?” é um campo obrigatório e que irá determinar as ações que serão desencadeadas. Caso seja selecionado “Sim”, será preciso descrever as ações realizadas. Para a opção “Não”, deverá ser preenchido os motivos que fizeram essa tarefa não ser executada.

    Após preencher os detalhes, basta clicar em “Enviar” que uma mensagem confirmará a conclusão do processo e a execução bem-sucedida da tarefa. Lembrando que o autor do processo receberá uma notificação informando que o processo foi executado.

    Painel de Riscos

    O Painel de Riscos é uma ferramenta disponível para usuários com permissões de Gestão de Riscos. Oferece uma visão geral das informações dos riscos aos quais o usuário tem acesso, com permissão de edição ou visualização.  O acesso é restrito aos riscos específicos para os quais o usuário tem permissões atribuídas.

    Imagem do Fusion Platform

    Ao optar por essa funcionalidade, o usuário será redirecionado para o Painel de Riscos, onde terá acesso a diversos aspectos e informações sobre os riscos pertinentes ao seu perfil e permissões. 

    Ao abrir o Painel pela primeira vez, os valores serão exibidos como zerados, pois ainda não há dados cadastrados. Após a primeira visita ao Painel de Riscos, os usuários terão acesso a uma visão geral dos riscos na organização.

    Essa síntese abrange os riscos ativos, em reavaliação e encerrados. A função oferece uma rápida compreensão do panorama de riscos, destacando áreas de preocupação, tendências emergentes e progresso na mitigação. 

    Com essa visão geral, gestores e tomadores de decisão podem agir proativamente na gestão de riscos para proteger os interesses da organização. 

    Usando filtros de visualização 

    Os usuários podem usar filtros por critérios como período, categoria, contexto e tipo, tornando a localização mais fácil.  Para isso, basta clicar em “Filtrar”, abrindo uma janela com os campos disponíveis para filtragem.

    Imagem do Fusion Platform

    Os filtros do Painel de Riscos incluem:

    • Período: dois campos de data permitem inserir o período dos riscos, especificando a data de início e de término;
    • Categoria: seleção está limitada a categorias ou subcategorias das quais o usuário é responsável ou está associado a algum contexto dentro delas;
    • Contexto: são exibidos somente após a seleção de uma categoria, mostrando apenas as opções para as quais o usuário é responsável;
    • Tipo de Risco: as opções são apresentadas após a seleção de uma categoria, mostrando todos os tipos existentes.

    Os campos “Período” e “Categoria” são essenciais para a filtragem do Painel de Riscos, sendo obrigatórios. Ou seja, não é possível gerar o painel sem preencher esses campos. 

    Após clicar em “Aplicar”, o status dos riscos será exibido na tela. Caso queira remover os filtros aplicados, basta usar a opção “Limpar”.

    Após aplicar um filtro, ele será automaticamente salvo. Quando o usuário retornar ao Painel de Riscos, o último filtro utilizado estará aplicado. 

    Na parte inferior da tela, os usuários podem visualizar os contadores de Riscos:

    • Ativos: incluem aqueles em qualquer etapa, desde Identificar até Reavaliar;
    • Encerrados: são os que já foram concluídos;
    • Para Reavaliar: são exclusivamente os que estão na etapa de Reavaliar, monitorando para evitar ocorrências. 
    Imagem do Fusion Platform

    Mapa de Calor dos Riscos 

    No Mapa de Calor, é possível visualizar a relação Probabilidade x Impacto de todos os riscos filtrados, com o número total em cada quadrante.

    A posição de um risco no mapa é baseada na sua situação atual, considerando a última reavaliação. Clicando em um quadrante ou contador, o usuário é redirecionado para a categoria correspondente, onde encontra informações detalhadas sobre o risco.

    Em relação a lista de como os itens são apresentados, a ordem permanece conforme configurada na Central de Riscos. O filtro, por sua vez, segue as definições estabelecidas no Painel de Riscos.

    Por que é fundamental executar a gestão de riscos?

    A gestão de riscos é uma peça crucial no cenário empresarial atual, onde desafios variados podem afetar a continuidade e o sucesso das organizações. 

    Com o lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform, uma série de vantagens significativas se apresenta para empresas de todos os portes e setores.

    Como você pode perceber, esse novo recurso oferece uma abordagem abrangente para identificar, avaliar, mitigar e monitorar riscos. É capaz de  capacitar as organizações para enfrentar desafios com confiança e a aproveitar oportunidades com segurança.

    A funcionalidade do Painel de Riscos fornece uma visão instantânea do panorama de riscos da organização, permitindo que gestores identifiquem áreas de preocupação, monitorem tendências e avaliem o progresso na mitigação ao longo do tempo. 

    Com filtros específicos, os usuários podem localizar facilmente os riscos mais relevantes, enquanto os contadores fornecem uma visão geral dos riscos ativos, encerrados e para reavaliar.

    Por fim, a integração da identificação de riscos, avaliação de impacto e planejamento estratégico em uma plataforma única e poderosa oferece às organizações uma ferramenta robusta para gerenciá-los de maneira eficaz, promovendo uma cultura de gestão de riscos colaborativa e proativa. 

    Que tal iniciar a gestão de riscos da sua empresa hoje mesmo? Experimente o Fusion Platform e esteja preparado para alcançar novos patamares de eficiência e resiliência em um ambiente empresarial em constante evolução.

  • Calculadora de ROI 2.0 para automatização de processos

    Calculadora de ROI 2.0 para automatização de processos

    A adoção de soluções automatizadas é uma tendência crescente entre as empresas que buscam maximizar seu retorno financeiro e aumentar a eficiência operacional. No entanto, para garantir que a implementação dessas soluções seja vantajosa, é fundamental realizar uma análise detalhada e precisa do retorno sobre o investimento (ROI). É nesse contexto que a Calculadora de ROI 2.0 se destaca como uma ferramenta indispensável.

    Análise Abrangente em Todas as Fases

    A Calculadora de ROI 2.0 foi projetada para fornecer uma visão abrangente e detalhada das diversas fases envolvidas na adoção de uma nova solução de automatização. Essas fases incluem:

    1. Aquisição: Esta fase envolve a compra e implementação inicial da solução. A calculadora considera todos os custos associados, desde o preço de compra até os custos de instalação e configuração.
    2. Setup: Nesta fase, são avaliados os custos e recursos necessários para preparar a solução para operação plena, incluindo treinamento de equipe, customizações necessárias e testes iniciais.
    3. Operação: Aqui, são considerados os custos operacionais contínuos, como manutenção, suporte técnico e upgrades de software. A calculadora também avalia os benefícios operacionais, como a redução de tempo e custos em processos automatizados.
    4. Pós-Operação: Esta fase abrange a análise dos impactos a longo prazo da solução, incluindo a evolução dos custos operacionais e os benefícios contínuos obtidos, como a melhoria contínua da eficiência e o aumento da produtividade.

    Valores Atualizados e Critérios Detalhados

    Uma das principais vantagens da Calculadora de ROI 2.0 é a utilização de valores atualizados e critérios de análise detalhados, baseados em situações reais. Isso proporciona uma base sólida para a tomada de decisões, garantindo que as empresas possam confiar nos números apresentados durante a análise de ROI.

    Os critérios de análise incluem, entre outros, a comparação entre os custos atuais e os esperados, a análise de cenários de diferentes horizontes temporais (curto, médio e longo prazo) e a identificação de possíveis riscos e benefícios não financeiros, como a melhoria na satisfação do cliente ou a capacidade de resposta às mudanças do mercado.

    Benefícios Estratégicos

    A Calculadora de ROI 2.0 oferece uma visão estratégica que vai além da simples análise financeira. Ao considerar todas as fases da adoção de uma solução de automatização, ela permite que as empresas planejem de forma mais eficaz, identificando oportunidades para maximizar o retorno financeiro e melhorar a eficiência operacional. Isso inclui a possibilidade de ajustar planos de ação de acordo com os resultados obtidos em cada fase, garantindo uma adaptação contínua e uma melhoria constante.

    Baixe agora a Calculadora de ROI 2.0 e veja como aplicá-la na realidade do seu negócio:

  • Workflow: o que é e como implantá-lo

    Workflow: o que é e como implantá-lo

    O workflow é a sequência de etapas definidas previamente para que uma tarefa ou processo seja realizado de maneira eficiente.

    Basicamente, é uma definição sobre o quê, quando e como uma ação deve ser executada, otimizando tempo e recursos. Essa designação permite que os conhecimentos e regras possam ser transmitidos para todas as pessoas igualmente.

    Além disso, quanto mais clareza e organização houver, maior será a produtividade e a qualidade. Favorecendo, inclusive, a implementação de novos recursos e tecnologias, como a automação de processos.

    Saiba tudo sobre essa diretriz abrangente para a execução das atividades internas da companhia.

    O que é Workflow?

    Um workflow pode ser entendido como uma lista de tarefas organizada de acordo com uma sequência lógica de execução.

    O fluxo de trabalho sistematizado garante melhores resultados por haver uma ordem de realização,  cada etapa é iniciada com o término da outra. A passagem entre elas deve ocorrer de forma descomplicada, sem incidência de gargalos ou falhas.

    As atividades não podem ser definidas aleatoriamente. Devem refletir a sistemática interna, o cotidiano das equipes e as melhores práticas para garantir agilidade e produtividade.

    A fluidez das atividades deve ser organizada em fluxogramas que refletem o mapeamento dos processos. Dessa forma, as equipes possuem uma representação visual para entender a subsequência das atividades.  

    As empresas que optam por adotar soluções tecnologias, como plataformas para otimizar os processos, têm a vantagem de usar regras específicas para delimitar o término de uma etapa, sinalizando que a próxima poderá ser iniciada.

    Embora possam parecer similares, o workflow se difere dos processos por ser mais estruturado e planejado em cadeia de tarefas. Os processos dentro desse fluxo são executados de maneira inteligente. 

    É um método que modela e automatiza a sequência para que os processos alcancem os objetivos traçados de forma clara e transparente.

    Tipos de fluxo de atividade

    Como cada empresa possui suas atividades e rotinas distintas, o workflow pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do processo, etapas e pessoas. 

    Existem inúmeras formas para organizar as etapas, principalmente quando se visa automatizar os processos. De maneira geral, os tipos de workflow são:

    • ad hoc:  processos executados de maneira simples, com itens que podem ser alterados ou movidos de acordo com regras estabelecidas pela empresa. As alterações podem ocorrer mesmo que o processo já esteja em andamento;
    • produtivo: se refere a processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Abrange alto volume de dados, e procedimentos ocorrem sem mudanças ou alterações;
    • administrativo: abrange tarefas menos complexas, contínuas, previsíveis e coordenadas por regras simples. Exemplos desse tipo de fluxo são o tratamento de documentação e preenchimento de formulários. As atividades são facilmente automatizadas;
    • colaborativo: são fluxos que tendem a ser mais complexos e demandam da colaboração e envolvimento  de mais de um setor ou departamento da empresa;
    • transacionais: reúne atividades de diferentes origens que são desenvolvidas de maneira correlata. É fundamental usar softwares capazes de centralizar informações para que não haja disparidade ou desatualização dos dados.

    Quais os benefícios do Workflow?

    Embora não seja um requisito obrigatório, a automatização do fluxo de trabalho é, inegavelmente, um grande auxiliador para a realização das atividades. Essa é a base fundamental de um workflow eficiente. 

    Por ser fundamental para a gestão empresarial, o workflow garante benefícios como:

    • melhor gerenciamento de recursos;
    • maior eficiência e produtividade aumentada;
    • ciclos de trabalhos mais rápidos e enxutos;
    • identificar novas soluções;
    • reconhecer falhas e resolvê-las em tempo hábil;
    • melhora na comunicação interna;
    • integração entre áreas;
    • centralização de informações em um só lugar;
    • profissionais cientes de seus obrigações;
    • redução de erros e falhas;
    • automatização de tarefas;
    • alinhamento de estratégias entre as equipes;
    • melhoria contínua dos processos.

    Implementando o workflow 

    Implementar um workflow adequado consiste em seguir algumas recomendações simples e práticas.

    O grande sucesso e aumento potencial dos resultados do workflow consiste no mapeamento dos processos atuais, identificação das tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, escolha da plataforma adequada e a integração com os sistemas já usados internamente.

    Dessa forma, a implementação é realizada com: 

    Análise dos fluxos de atividade atuais

    Como o workflow trata dos procedimentos e rotinas internas da companhia, a primeira etapa da sua implementação é realizar uma análise completa dos processos atuais.

    Escolha um processo primário que deseja organizar. Procure entender como ele funciona, quais etapas não ocorrem de maneira adequada, se há gargalos que podem ser corrigidos e quem são os envolvidos.

    Posteriormente, consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para entender sua opinião sobre esse fluxo de trabalho.

    Descreva as etapas e responsáveis

    A partir do momento em que se toma conhecimento do fluxo de atividade, é preciso organizar a sequência das etapas. 

    Liste todas as tarefas e possíveis resultados de cada uma das ações. Descreva o fluxo de trabalho usando uma lógica específica para sua continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes.

    Nessa fase também será necessário observar se essa rotina está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. 

    Estabelecer o tempo de duração de cada ação torna as etapas mais produtivas. Com foco mais amplo, inclua os profissionais envolvidos em cada atividade

    Desenhe o fluxo de atividade

    A partir do momento em que a rotina, seus responsáveis e as interligações são devidamente mapeadas, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado. 

    Ou seja, as etapas de início, meio e fim que devem ser executadas para atingir determinado objetivo.

    Na hora de elaborar o fluxograma, considere todas as ações e possíveis desvios que podem acontecer e as interligações ou relações com outros processos.

    Toda etapa ou ação precisa estar ligada a uma ação antecessora e posterior. Nenhuma atividade pode ficar sem ligação.

    Escolha as ferramentas para automatizar o workflow

    Um dos principais objetivos do workflow é facilitar a rotina diária das empresas. Dessa forma, o uso da tecnologia se tornou fundamental, tanto para melhorar a gestão dos processos, como para atuar diretamente em tarefas repetitivas.

    Essas ferramentas de apoio são grandes aliadas tanto na organização e construção de fluxos mais otimizados, como na automatização de tarefas.

    Módulos de construção de fluxos, como o BPMN, garantem uma representação visual das etapas e sua sequência, de modo que a compreensão seja total.

    Existe uma imensa variedade de ferramentas no mercado, cujas funções se destinam a diferentes objetivos. As mais indicadas são plataformas de gestão integrada capazes de centralizar informações e garantir fluidez aos processos. 

    Obviamente que o uso adequado dessas soluções requer criar condicionais e ramificações para que as atividades sejam executadas e até concluídas com o uso da tecnologia.

    Fusion Platform e a automatização do workflow 

    O Fusion Platform é uma plataforma para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Centralizando todas as informações em um único local, a solução auxilia na construção de processos mais organizados e fluxos muito mais eficientes, produtivos e que garantem melhores resultados.

    Quando o workflow é executado com o auxílio do Fusion há total rastreamento das informações e etapas que foram executadas. 

    A solução conta com BPMS, uma abordagem que consiste em melhorar continuamente os processos da organização. Envolve identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar o fluxo de atividades para potencializar os resultados. 

    Também permite o envio de notificações. Ou seja, próximo ao prazo final de uma atividade, o profissional é informado para que possa concluí-la a tempo, evitando gargalos.

    A coleta de dados e indicadores acontece em tempo real, sendo possível acompanhar o desempenho e resultados obtidos. Com esses registros há visão macro do fluxo de trabalho, identificando possíveis melhorias. 

    Unificando funções, todas as modificações que sejam necessárias são facilmente implementadas quando os processos são automatizados com o Fusion Platform.

    Além dos processos, a plataforma é capaz de realizar toda a tratativa documental da companhia. Com o GED, se gerencia contratos, análise de fornecedores e clientes, e até a assinatura de acordos com a assinatura eletrônica nativa. 

    A automatização é a chave para que o workflow seja otimizado, independentemente de as tarefas serem simples ou complexas.

    Experimente o Fusion Platform e crie fluxos de trabalho mais eficientes e organizados, para alcançar  melhores resultados. 

  • Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Just in Time: o que é e quais os benefícios

    Buscando um futuro cada vez mais próspero e de sucesso? O Just in Time, ou JIT, é um método adotado por empresas visionárias e eficientes.

    Esse conceito é uma abordagem ampla que envolve não apenas o processo produtivo, mas toda a cadeia de suprimentos, e demais componentes das operações empresariais.

    Ao pé da letra, pode-se traduzir “Just in Time” como “no momento certo” ou “na hora certa”. É o conceito de usar os materiais sem desperdícios evitando manter altos níveis de estoque.

    Essa é uma prática de melhoria contínua que impacta diretamente no desempenho e performance da companhia. Traz ainda mais benefícios quando é associada aos recursos tecnológicos, como softwares de gestão e automação.

    Preparado para mergulhar no mundo da eficiência operacional? Conheça agora o que aborda a gestão Just in Time.

    Como surgiu e o que é Just in Time?

    Just in Time é uma metodologia que surgiu na década de 1970 no Japão, especificamente, na Toyota Motor Company. Foi desenvolvida com o intuito de coordenar a produção para que os recursos naturais limitados fossem usados sem desperdícios.

    Além disso, visava entregar os produtos no tempo adequado, sem atraso. Principalmente, considerando que a indústria automobilística, na época, estava em franco crescimento.

    De maneira resumida o Just in Time considera que nada deve ser adquirido, produzido, transportado ou vendido antes “da hora certa”. Tem como característica conectar produção com a demanda de forma que os estoques sejam reduzidos.

    Com base na metodologia Lean (empresas enxutas que reduzem o desperdícios mantendo a qualidade), o  Just in Time atua de forma que não haja excesso de estoque, seja de produtos prontos ou de matéria-prima. A produção só acontece quando há demanda real efetivada pelo cliente.

    Por essa forte ligação ao controle de estoque, a metodologia auxilia e é auxiliada por plataformas de gestão de processos e abordagens de padronização do fluxo de atividades ao longo de toda a cadeia produtiva.

    Como essa metodologia funciona na prática?

    O Just in Time possui uma série de princípios, mas pode funcionar de diversas maneiras em diferentes indústrias. Os principais aspectos de como essa metodologia funciona, compreende:

    • Produção sob demanda: a produção funciona no sistema puxado, só é acionada quando existe uma demanda real do cliente. Ou seja, apenas o necessário será produzido, evitando armazenamento indevido. Todo o fluxo de atividade é planejado para que haja tempo de as etapas serem completadas antes que a próxima seja iniciada;
    • Mão de obra: o JIT não está relacionado apenas aos insumos físicos, mas abrange a mão de obra que deve responder de forma produtiva e administrativa. A empresa deve focar na mão de obra qualificada, investindo constantemente em atualização, treinamento e desenvolvimento;
    • Estrutura física: para que tudo funcione adequadamente, o espaço físico das empresas deve ser organizado de modo que facilitem o fluxo de trabalho. A estrutura precisa ser planejada facilitando a execução de todo o fluxo de atividades planejado;
    • Qualidade: o controle da qualidade é fundamental em todo o processo produtivo. As empresas devem combinar rapidez e eficiência. Com lotes pequenos, qualquer problema pode ser identificado e corrigido imediatamente;
    • Fornecedores e parceiros: o JIT exige estreito relacionamento e colaboração entre fornecedores e fabricantes. Os fornecedores devem entregar os insumos exatamente quando for necessário para atender determinada demanda. Os relacionamentos devem ser sólidos e confiáveis. 

    Para que essa abordagem realmente funcione, algumas especificações do JIT devem ser respeitadas, como:

    • melhoria contínua dos processos;
    • uso de Kanban para gerenciar as demandas por insumos;
    • interrupção da produção após atendimento da demanda específica;
    • envio imediato do produto acabado aos consumidores.
    • recebimento de insumos em menor quantidade e maior volume de entrega.

    Por que usar o Just in Time?

    Existe uma série de motivos que justificam a implementação da técnica Just in Time nas companhias, com destaque para:

    • redução de custos e desperdícios;
    • processos mais eficientes e efetivos;
    • mapeamento e padronização dos processos;
    • maior produtividade;
    • melhoria contínua;
    • otimização da produção;
    • flexibilidade e agilidade produtiva;
    • aprimoramento da comunicação interna e externa;
    • maior precisão e qualidade;
    • aumento na segurança e redução de riscos;
    • otimização da gestão de estoques;
    • produção limitada;
    • gestão criteriosa da qualidade das mercadorias.

    Soluções tecnológicas são grandes aliadas do Just in Time

    Pela abordagem do Just in Time ser produzir o necessário no momento certo e na quantidade certa, os processos devem ser padronizados.

    A padronização dos processos é a única alternativa para que haja agilidade e cumprimento de prazos curtos. Com o tempo cronometrado, o JIT não permite que haja mudanças constantes nos processos. Todos devem saber exatamente quais são suas atividades e responsabilidades.

    Adotar uma plataforma de gestão de processos possibilita automatizar as tarefas, para que aconteçam adequadamente, sem erros ou gargalos.

    O BPMS é uma funcionalidade do Fusion Platform onde tarefas como pedidos, compras e logística, por exemplo, podem ser executadas e controladas.

    Realizar a gestão de estoques, por exemplo, evita que os produtos fiquem parados. E, a gestão de compras, que os insumos necessários estejam na empresa quando for solicitado.

    O próprio setor produtivo confere os indicadores de Kanban no Fusion Platform e usa a plataforma para enviar uma solicitação de compras. Essa demanda passa por todos os setores correlacionados, como compras, estoque e financeiro.

    O software também permite gerenciar documentos para que orçamentos e contratos com fornecedores sejam realizados. Inclusive, a plataforma conta com assinatura eletrônica nativa, ou seja, os acordos são finalizados prontamente.

    Todas as informações de processos, documentos e indicadores ficam centralizadas no Fusion. Assim, há integração entre informações, permitindo que haja a produção por demanda.

    Na Central Analytics todos os indicadores podem ser consultados e monitorados em tempo real. 

    Como você pode perceber, estamos falando de uma solução completa que contribui com o Just in Time e com a eficiência da empresa como um todo.

    Aproveite a oportunidade e experimente o Fusion Platform. Automatize processos, centralize os dados e integre todos os departamentos da sua empresa rumo ao crescimento constante e ao sucesso.

  • Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos para os pequenos negócios

    Automatização de processos nos pequenos negócios

    A automatização de processos nos pequenos negócios é capaz de otimizar o fluxo de atividades, proporcionando maior produtividade e eficiência.

    Pequenos negócios, geralmente, tendem a ter a gestão e controle centralizada. Da mesma forma, é comum que todas as atividades sejam executadas por pessoas.

    Mas, será que isso é necessário? Mesmo em pequenos negócios, existem uma série de tarefas que poderiam ser executadas de maneira automatizada.

    Investir em tecnologia para melhorar os processos é uma maneira real para executar o fluxo de atividade com qualidade e produtividade.

    Muitas vezes, quando um ser humano executa tarefas de forma repetitiva é comum que haja um aumento no índice de erros e retrabalhos.

    Da mesma forma, não é raro encontrar gestores de pequenas empresas que não sabem como implementar ou porque deveriam investir na automatização de processos.

    Por que meu negócio deveria considerar a automatização de processos?

    Embora haja certa resistência de pequenos negócios em investir em automatização de processos, a tecnologia é uma grande parceria, principalmente para a competitividade.

    Se engana quem pensa que pensar em melhorar os processos é algo que só cabe aos grandes negócios.

    Quando uma pequena empresa resolve aplicar a automatização de processos, os índices de sucesso são ainda maiores.

    Acontece que pelo tamanho reduzido, é mais fácil acompanhar e controlar as melhorias. Bem como, encontrar novas oportunidades para aplicar a automatização.

    Além disso, proporcionar mais tempo para que os profissionais possam se dedicar às questões estratégicas, é um passo rumo à maior competitividade.

    Outra questão corriqueira é que o gestor de uma pequena empresa tem receio em realizar investimentos. Afinal, o orçamento é bastante apertado.

    Porém, uma ferramenta de automatização de processos proporciona a gestão ser orientada por dados e rastrear com eficiência o ROI, fator fundamental para quem tem orçamento restrito

    Ademais, o preço do erro humano é muito alto para ser pago. Quanto do seu processo não é prejudicado, e quanto se perde quando ocorre um erro ou uma falha?

    Com a automatização de processos as atividades sempre são executadas da mesma maneira, eliminando erros e retrabalhos. Ou seja, também contribui para o aumento da produtividade.

    Indiscutivelmente, a automatização de processos faz com que todas as decisões sejam baseadas em dados reais.

    Principalmente quando falamos sobre BPM pequenos negócios, onde o uso de uma aplicação eficiente gera relatórios que sintetizam uma série de dados e os transformam em informação útil.

    Processos que podem ser automatizados nos pequenos negócios

    São diversos os ambientes, departamentos e atividades que automatização de processos pode atuar. Internamente, os pequenos negócios podem se beneficiar da automatização de processos usando, por exemplo, para:

    • Gerenciamento de estoque;
    • Relacionamento e satisfação do cliente;
    • Controle de notas e outras obrigações fiscais;
    • Disparo de e-mails;
    • Busca por informações no banco de dados;
    • Obter relatórios sobre os processos e operações.

    Como implementar a automatização de processos nos pequenos negócios?

    A sequência para implementar a automatização de processos não varia por uma empresa ser grande ou pequena. Na realidade, independentemente do tamanho ou complexidade, as etapas seguem com;

    1.      Identificar a oportunidade de automatização de processos

    Implementar a automatização de processos inicia com a verificação de todos os processos existentes. Para isso, será necessário observar e questionar as pessoas envolvidas sobre as dificuldades e gargalos existentes.

    Ao levantar os dados sobre os processos será mais fácil escolher quais tarefas deseja automatizar. Ao primeiro momento, considere aquele fluxo de atividade mais simples, principalmente as tarefas repetitivas e demoradas.

    À medida que o negócio obtiver os benefícios da automatização de processos, será possível entender melhor como essa ferramenta funciona. Por consequência, se evolui para abranger processos mais complexos.

    Tenha atenção apenas em não tentar automatizar as atividades que exigem pensamento criativo ou estratégico.

    2.      Escolher a ferramenta de automatização

    Ao identificar e elencar os processos que serão automatizados, é hora de buscar a ferramenta ideal para suprir suas necessidades. Neste sentido, essa ferramenta, de maneira geral, tem a missão de simplificar os processos críticos.

    Uma boa prática nesse caso é investir em bpm pequenos negócios, realizando uma busca por possíveis fornecedores. Dessa forma, aproveite o momento para agendar apresentações ou realizar testes, quando possível.

    Também faça uma lista de tudo que o pequeno negócio demanda e compare as plataformas utilizando um checklist.

    Com a ferramenta de automatização de processos adequada, será possível remodelar as atividades para que sejam executadas com maior eficiência operacional e produtividade.

    3.      Definir as metas para atingir com a automação

    Sempre que um negócio investe em uma nova ferramenta, busca obter vantagens. Por isso, defina quais são as metas e objetivos que devem ser alcançados. 

    Com essas delimitações, posteriormente, será possível avaliar o sucesso das aplicações. Da mesma forma que contribui para que cada vez mais os processos sejam melhorados.

    Assim, as metas devem ser mensuráveis para validar o impacto positivo do bpm pequenas empresas.

    A automatização de processos proporciona que as atividades sejam feitas mais rapidamente. Ou seja, redirecione os colaboradores para áreas mais estratégicas, de inovação e com foco no core business.

    4.      Analisar e acompanhar os resultados

    A automatização de processos é uma aplicação que não termina nunca. Por isso, é necessário que o software de automação forneça relatórios para análise úteis e aprofundadas.

    Os processos internos são mutáveis de acordo com as políticas internas, inovação, novos produtos, mudanças nas leis governamentais, e vários outros fatores.

    Neste sentido, a revisão é sempre importante para que os processos sejam refinados e melhorados. Proporcionando multiplicar a execução das tarefas, o que reduz os custos e contribuem com a lucratividade. 

    Dessa forma, implemente a melhoria contínua. Quanto mais oportunidades de melhorias são encontradas, maiores serão os resultados possíveis. E, maior será o retorno sobre o investimento.

    Escolhendo a plataforma de automatização de processos para o pequeno negócio

    A ferramenta ideal de automatização de processos é aquela que faz ou realiza tudo aquilo que o pequeno negócio exige. Por isso, elenque todas as necessidades e demandas, ou, tudo que gostaria que o software fizesse.

    Considerando as pequenas empresas, é normal que o orçamento seja apertado. Assim, fazer um cálculo do ROI é a maneira mais eficaz para adquirir a melhor ferramenta dentro do seu orçamento.

    A escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração. Dessa forma, o software estará constantemente atualizado e desenvolvido para atender às futuras demandas do pequeno negócio.

    Uma boa plataforma de automatização deve possuir integração com outras tecnologias que o negócio já utiliza.

    E, por se tratar de pequeno negócio, plataformas low code são mais simples de serem manuseadas. Principalmente considerando que o departamento de tecnologia em uma pequena empresa, é reduzido.

    O Fusion Platform é uma ferramenta que pode ser aplicada em empresas de diferentes portes, independentemente de seu ramo de atuação, ou complexidade dos processos.

    Tendo como objetivo criar fluxos de trabalho mais concisos e com maiores benefícios, o Fusion é a ferramenta ideal para a transformação digital do pequeno negócio.

    Aproveite para experimentar o Fusion gratuitamente por 15 dias diretamente no seu negócio. 

    Ou, em caso de dúvida, escreva para nós aqui nos comentários.

  • Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância

    Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.

    Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.

    No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.

    De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional. 

    Definindo eficiência operacional

    A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.

    No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.

    Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido. 

    De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.

    Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento? 

    A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.

    Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional? 

    Como medir a eficiência operacional

    Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.

    Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.

    Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.

    Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.

    Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.

    Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.

    É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.

    Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.

    Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional

    Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.

    Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:

    • Redução de custos;
    • Economia a curto, médio e longo prazo;
    • Redução de custos e desperdícios;
    • Aumento de produtividade;
    • Prevenção de erros;
    • Padronização;
    • Melhora na comunicação.

    Ações para aumentar a eficiência operacional

    Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.

    Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema.  Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:

    Defina objetivos e metas

    Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.

    Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis. 

    Mapeie os processos

    O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.

    De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.

    Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.

    Remodelagem

    O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.

    Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.

    Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.

    Padronização

    Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.

    Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.

    Acompanhamento de resultados e melhoria contínua

    É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.

    As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.

    Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.

    Investir em tecnologia

    Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.

    Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes. 

    De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.

    Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.

    O Fusion Platform pode transformar a sua empresa, trazendo os resultados que você sempre quis. Favorecendo a melhoria da eficiência operacional.

    Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, ou converse com um de nossos consultores.

    Ficou com alguma dúvida? Use o campo dos comentários e escreva para nós.

  • Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para 2023

    O conhecimento é um recurso fundamental dentro de todas as empresas. Neste sentido, a inteligência de mercado se tornou fonte de muitas vantagens competitivas. Inclusive,  é considerada por muitos especialistas a mais valiosa commodity das organizações.

    Quanto mais a tecnologia se desenvolve, maiores são as alternativas para coletar dados. De fato, são inúmeros terabytes produzidos diariamente que nem sempre são considerados.

    No entanto, os dados, por si só, não são um recurso muito útil. É preciso analisar e entender para ser possível criar aplicações práticas.

    Neste sentido, a inteligência de mercado é uma estratégia que coleta dados e informações que posteriormente são analisadas proporcionando aos gestores tomar decisões com maiores percentuais de acertos. 

    De maneira bem simples, a inteligência de mercado é o elo que liga teoria à prática. Assim, há análise e elaboração de plano de ação com definição de estratégias para atingir os mais variados objetivos.

    Desta forma, a transformação digital proporcionou extrair conhecimento com a coleta e análise de dados. E, é um recurso imprescindível para que as organizações se expandirem no mercado.

    Pensando nisso, saiba quais são as tendências de inteligência de mercado para ficar de olho em 2023

    Hiperautomação na inteligência de mercado

    Iniciamos com uma tendência que começou a ser destaque em anos anteriores, e continua sendo uma tendência para 2023.

    A hiperautomação favorece a inteligência de mercado permitindo coletar os dados de maneira automática.

    Desta forma, a automação deve ser considerada de maneira ampla, e empregada em diferentes tipos de processos empresariais.

    De fato, a hiperautomação deve ser entendida como uma ferramenta fundamental para a gestão de dados. Afinal, é a junção de inteligência artificial, machine learning e automação de processos.

    Assim, as atividades industriais se tornam ainda mais ágeis, sendo possível identificar gargalos e ajustá-los para aumentar a performance dos processos, tornando-os mais assertivos, reduzindo custos e despesas.

    Além disso, estes recursos tecnológicos proporcionam criar painéis customizados e automatizados para captura de dados relevantes aos objetivos do seu negócio.

    Decision Intelligence

    Traduzida como Inteligência de Decisão, esta é uma das inteligência de mercado para ficar de olho em 2023. De fato, é capaz de mudar a forma como as pessoas tomam suas decisões, independentemente da função que exercem.

    Basicamente, este método aplica a inteligência artificial no processo de tomada de decisão de todas as áreas da empresa.

    Desta forma, reúne um conjunto de ferramentas que visa projetar, modelar, alinhar, executar, monitorar e ajustar os processos de decisão. Além disso, o foco está sempre nos resultados e no cumprimento dos objetivos comerciais.

    Neste sentido, Decision Intelligence amplia a capacidade de processamento de informações voltadas às decisões estratégicas.  E, como na hiperautomação, aqui também há a combinação com a inteligência artificial e machine learning.

    Além de melhorar o desempenho dos negócios, essa ferramenta proporciona otimizar os departamentos.

    O Gartner alertou que 33% das grandes organizações, até 2023, irão usar a Inteligência de Decisão para a tomada de decisão. Porém, é válido ressaltar que Decision Intelligence é transformadora para as estratégias em empresas dos mais diversos tamanhos.

    Big Data Analytics

    Não é de hoje que as ferramentas de Big Data são importantes para as organizações. Neste sentido, continua sendo uma tendência para 2023 por proporcionarem melhores decisões estratégicas, melhor controle dos processos operacionais, amplitude no conhecimento sobre os clientes, e redução de custos.

    Como inteligência de mercado, o Big Data Analytics proporciona uma cultura analítica onde as decisões são tomadas baseadas em dados e informações reais e pertinentes.

    De fato, esta é uma ferramenta onde, quanto mais dados gerados, maiores são as oportunidades para compreender e aproveitar as dinâmicas do público consumidor.

    O Big Data Analytics proporciona às empresas se antever as mudanças que irão ocorrer no mercado em que estão inseridas.

    Principalmente, considerando a Data Driven, que é a gestão orientada por dados. Ou seja, monitorando o mercado em tempo real para que a gestão seja orientada com base em informações analisadas e concretas.

    Gestão de dados descentralizada

    De fato, o mundo será cada vez mais globalizado. As empresas estão presentes em diversos locais, ainda mais com o aumento das atividades home office.

    Neste sentido, outra inteligência de mercado para 2023 é a gestão de dados descentralizada. Se, anteriormente, todos os dados eram armazenados e mantidos pela área de tecnologia – um processo muito oneroso para conseguir informação, hoje, existe a descentralização de dados.

    Assim, o acesso aos dados e informações se torna muito mais fácil e disponível, favorecendo todos os setores e departamentos.

    Desta forma, as demandas são respondidas de maneira mais rápida, proporcionando informações e dados essenciais para as particularidades de cada processo.

    Além disso, a transformação digital proporciona às empresas adotarem ferramentas low code, que podem ser personalizadas de acordo com as exigências de cada negócio. 

    Garantindo autonomia e flexibilidade aos profissionais para analisar os dados conforme os objetivos específicos de cada área, considerando os objetivos estratégicos do negócio.

    Governança de dados

    Esta inteligência de mercado relaciona as pessoas, processos e tecnologias usadas na aquisição, arquivamento e uso dos dados coletados.

    Com as exigências legais advindas com a LGPD, a governança de dados não é apenas uma tendência, mas uma exigência. O uso dos dados deve seguir uma série de regulamentações para que o seu negócio não seja penalizado.

    Neste sentido, a governança de dados se refere a implementação de regras e estruturas para gerenciar, monitorar e proteger as informações, proporcionando maior controle e organização das estratégias de negócios.

    Entre as principais vantagens da governança de dados estão a confiabilidade, a gestão de riscos, organização das informações e favorecimento na tomada de decisão.

    [Ebook] LGPD e ferramentas de automação de processos

    Análise em tempo real

    Se tudo muda muito rápido, a análise em tempo real, sem dúvida, é uma forte tendência da inteligência de mercado não apenas em 2023, mas pelos próximos anos.

    De fato, as crescentes e rápidas mudanças advindas com a tecnologia, e principalmente com as redes sociais, tornaram a análise não apenas uma forma de aproveitar oportunidades, mas, um recurso para elaborar medidas preventivas.

    Neste sentido, o uso de painéis personalizados proporciona uma ação de resposta muito mais ágil e assertiva.

    Indiscutivelmente, a transformação digital trouxe consigo essa alta velocidade de acesso aos dados e informações necessárias.

    Atualmente é basicamente impensável – e frustrante, precisar esperar mais do que uma hora para obter uma resposta à uma questão.

    Outras tendências para a área de tecnologia

    Indiscutivelmente a tecnologia é um recurso presente em nosso cotidiano. Por isso, cada vez mais faremos uso da internet das coisas, realidade virtual e aumentada, blockchain, 5G, entre outros recursos.

    Da mesma maneira, haverá mais foco na experiência imersiva do cliente, com o uso de metaverso, tokens, NFTs e dCommerce.

    Outra questão apontada pela Gartner é a tecnologia sustentável. Essa tendência usa os recursos de rastreabilidade, análise, software de gerenciamento e inteligência artificial para monitorar a sustentabilidade de uma empresa.

    Aqui na Neomind, estamos sempre atentos às tendências e inteligência de mercado para atender melhor os nossos clientes. E o seu negócio, já está preparado para o futuro?

    A Neomind caminha junto e é parceira do seu negócio. Ficou com alguma dúvida ou gostaria de contribuir com suas experiências? Escreva para nós nos comentários!

  • A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    Transformação Digital na Construção Civil: como a tecnologia é aliada do setor

    A transformação digital na construção civil não se trata apenas de inovações tecnológicas por meio de softwares. Mas, a construção de uma cultura em torno de uma série de costumes que são empregados no dia a dia dos trabalhadores. 

    Neste sentido, aborda todos os envolvidos como operários, mestre de obra e engenheiros que gerenciam o funcionamento de uma obra.

    A implementação da transformação digital na construção civil requer muita maturidade da organização. Assim, viabiliza a entrada de novas ideias de modo que toda a operação seja executada da maneira mais dinâmica, certeira e otimizada.

    Para que essa transformação seja feita de maneira correta, é preciso compreender alguns assuntos que possibilitam a sincronia impecável com o mundo digital.

    Afinal, quais são esses assuntos que englobam uma Transformação Digital?

    1 – Agilidade

    Com a utilização de um software para gerenciar toda a regra do negócio voltada para a área da construção civil é possível garantir agilidade.

    Neste sentido, possibilita reduzir o tempo perdido em atividades que eram feitas através de trabalhos manuais.

    Essa otimização de tempo foi instrumento de um estudo da Autodesk. Como resultado, a análise mostrou que 35% do tempo de gestão de obra é gasto com atividades que não agregam valores significativos. Ou seja, representa uma média de 14 horas semanais. 

    Além disso, o mesmo estudo, mostrou que 13% do tempo gasto é procurando dados ou informações sobre processos vigentes. Ou seja, aproximadamente 5 horas semanais apenas para levantamento de informações.

    Com a transformação digital na construção civil, é possível gerenciar tudo isso de maneira otimizada. Neste sentido, há ganho de tempo para a execução dos serviços e projetos.

    2 – Organização

    Existem diversas maneiras de implantar a transformação digital na construção civil, uma delas é optar por um software de gerenciamento paperless. 

    Desta forma, é possível cuidar de documentos, arquivos, projetos e assinaturas, tudo de maneira interativa, em uma única plataforma. 

    Então, não há mais necessidade ou preocupação em perder tempo manuseando uma infinidade de papéis.

    Todos os dados coletados por uma solução tecnológica podem ficar armazenados na nuvem. Assim, ficam acessíveis para uma variedade de dispositivos, de maneira prática, rápida e organizada. 

    3 – Previsibilidade

    Dependendo da ferramenta escolhida para auxiliar nesse processo de transformação digital você pode ter acesso ao Analytics. Esta funcionalidade trata de apontar dados dos processos em andamento em tempo real. 

    Neste sentido, este recurso é muito importante para analisar os comportamentos de determinadas ações possibilitando que a tomada de decisão seja mais apurada e certeira 

    Além disso, a ferramenta permite verificar e prever possíveis problemas ou inconsistências observando gráficos detalhados.

    Na construção civil, são infinitas as possibilidades de aplicação das inovações da transformação digital. De fato, é muito importante que o gestor de uma obra tenha acessibilidade aos dados. Assim, a aplicação do conhecimento é mais rápida e útil para a finalização de um projeto.

    4 – Economia

    Todo esse conjunto de fatores são importantes para justificar a importância da transformação digital na construção civil. Assim como em outros setores e organizações, tempo é dinheiro.

    De fato, usar um software de automatização de processos permite otimização do tempo. Além de padronizar a maneira de executar as tarefas, há maior organização e economia de recursos.

    Neste sentido, você tem controle de todas as etapas dos processos que sua organização executa. Ou seja, está um passo à frente e pode se planejar para o caso de surgir algum problema.

    Ademais, até a tomada de decisão se torna uma economia de tempo. Afinal, com acesso a relatórios e dados reais, definir uma estratégia ou optar por determinada alternativa se torna muito mais acelerado e prático. 

    Quais as dificuldades de se adaptar com a Transformação Digital na Construção Civil?

    Uma dificuldade bem comum para a transformação digital na construção civil, é a mente fechada dos gestores das organizações. 

    De fato, este ramo tem uma dificuldade maior em “se entregar” às novidades. Afinal, se trata de um ramo antigo com muitos dogmas e crenças referentes ao jeito de se realizar as tarefas e buscar informações.

    Por isso, o ideal é que os gestores se abram a novas ideias, viabilizando a entrada de uma cultura nova. Neste sentido, se desconstrói ideias antigas que não atendem os requisitos atuais em termos de tecnologia.

    Além disso, a transformação digital na construção civil é capaz de proporcionar inúmeras vantagens competitivas. 

    Qual ferramenta devo utilizar para fazer a Transformação Digital na Construção Civil?

    Atualmente o mercado possui diversas ferramentas que auxiliam a trazer o mundo digital para qualquer organização.

    Assim, para que a transformação ocorra de maneira certeira, será necessário analisar qual é a  principal regra de negócio da organização. A partir desta definição será possível analisar e realizar as demais atividades. 

    Em segundo lugar, dependendo do software adquirido, é possível dinamizar a área de atuação da organização. 

    Com o Fusion Platform, é viável agilizar toda a parte de Processos (BPM), Gestão eletrônica de documentos (ECM), assinaturas digitais, Analytics, etc. Neste sentido, todos estes módulos podem ser adaptados conforme a necessidade do seu negócio.

    Com o Fusion o gestor da organização terá controle integral do funcionamento de sua regra de negócio de maneira prática e intuitiva.

    Conclusão

    De fato, a Transformação Digital na Construção Civil pode impactar positivamente qualquer organização do setor.

    Por isso, é interessante destacar os muitos benefícios que a transformação e as plataformas tecnológicas trazem para as empresas. 

    Sem dúvida, estamos caminhando para um mundo cada vez mais digital. E mesmo ramos antigos, como o da construção civil, precisam se atualizar para não perder espaço no mercado.

    Neste sentido, não fique para trás, dê o pontapé inicial para  a Transformação Digital na Construção Civil. 

    Caso tenha ficado com alguma dúvida, é só escrever nos comentários. Ou entrar em contato com nossos consultores.

    E, para se aprofundar no assunto, saiba sobre a gestão de processos e gestão de documentos.

  • Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Os processos de negócio são impulsionadores do sucesso das organizações. O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é a ferramenta que garante a eficiência, produtividade e competitividade. 

    Esses processos são responsáveis por transformar ideias e objetivos em resultados positivos. Devido à complexidade do mercado atual, gerenciá-los é fundamental para que a empresa alcance a excelência operacional.

    Quando uma empresa decide otimizar o fluxo das atividades obtêm benefícios em diversos âmbitos. Desde a gestão interna até a satisfação dos clientes. 

    Com a automação de processos, o gerenciamento de processos otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo custos, falhas e gargalos.

    Para que sua empresa possa atuar no mercado atual e inicie a jornada da automação, entenda tudo sobre o gerenciamento de processos de negócios, o BPM.

    O que é BPM? 

    Antes de abordar o BPM, é preciso entender o que são processos. Elemento básico nas empresas dos mais variados tamanhos e setores, um processo pode ser uma atividade ou um conjunto de atividades executadas em prol de atingir determinado objetivo.

    Esse fluxo de atividade é uma parte fundamental na rotina das empresas, justificando a importância de implementar soluções capazes de aumentar a produtividade. É isso se reflete no BPM, um método que padroniza a interação entre as etapas do processo.

    O BPM, Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina ajustável com o objetivo gerenciar os processos organizacionais. A solução proporciona  analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar, controlar e automatizar o fluxo de atividade de todos os setores.

    É uma metodologia onde a gestão do processo é realizada com maior praticidade, precisão, acessibilidade e segurança. Para que seja efetivamente capaz de trazer melhorias, o gerenciamento de processos de negócios é aplicado com o auxílio de tecnologias, em especial o BPMS.

    Categorias de gerenciamento de processos

    A aplicação desse modelo de gestão de processos é bastante ampla e envolve o uso de inúmeras ferramentas. Algumas teorias categorizam o gerenciamento como:

    • Focado no sistema: aqui o BPM se concentra em processos que envolvem fluxo de trabalho que operam sem muita intervenção humana. Geralmente os processos são automatizados em sistemas;
    • Focado no ser humano: neste caso a ferramenta BPM tem como foco criar recursos para melhorar a interação humana, como interface projetada, alertas e notificações;
    • Focado em documentos: aqui abrange tudo sobre processos como a formatação, assinatura e verificação de contratos;

    As ferramentas BPM mais avançadas e atualizadas são capazes de absorver e solucionar a demanda de todas estas categorias uniformemente. 

    Com o Fusion Platform a empresa pode personalizar notificações, realizar a assinatura eletrônica de documentos, automatizar tarefas e muito mais.

    Qual é a importância de gerenciar processos de negócio?

    O gerenciamento de processos estrutura as etapas do processo para que sua execução traga resultados consistentes.  

    Com isso, a gestão pode analisar o desempenho, visualizando elos fracos, gargalos e falhas que podem prejudicar o atingimento das metas e que devem ser corrigidos.

    Consequentemente, quando um processo é mal desenhado ou gerenciado, há ineficiência, e impactos negativos em todo o ecossistema da companhia. 

    Uma ferramenta BPM, padroniza as operações e facilita a execução das atividades, permitindo que o foco esteja no core business do negócio. 

    Além disso, as inovações são acrescentadas à medida que o negócio avança, sem comprometer a operação atual.

    Benefícios da ferramenta BPM

    As vantagens de adotar uma ferramenta BPM são inúmeras. Quando o processo é desenhado detalhadamente, a execução se torna mais eficiente, produtiva e organizada, cooperando para melhores resultados e satisfação dos clientes.

    O BPM contribui para que as empresas ofereçam produtos ou serviços melhores com menor custo. Quando a abordagem é voltada para a automação, há agilidade na adaptação e menor resistência às mudanças.

    Pontualmente, outros benefícios que a metodologia oferece para as organizações são:

    • Rápida constatação de problemas e redução de erros;
    • Acompanhamento de processos com relatórios de produtividade e procedimentos;
    • Redução de gastos e desperdícios;
    • Mais segurança para dados, com proteção extra para documentos e informações;
    • Automação de processos;
    • Aumento na performance, produtividade e eficiência.

    Recursos e benefícios de um software com módulo BPM

    Como comentamos, uma das melhores práticas para implementar a gestão de processos é usando uma plataforma de gestão integrada. Um BPMS tem como recursos:

    • Construir formulários para coletar, exibir e analisar dados e informações relevantes;
    • Automatizar o fluxo de trabalho, atribuindo tarefas, definindo prazos, regras e permissionamento;
    • Notificações e alertas personalizados, sendo possível acompanhar o status da tarefa;
    • Criação e edição de formulários eletrônicos para agilizar processos e melhorar a precisão de informações;
    • Desenvolvimento low code com design amigável onde as adaptações são feitas de acordo com as preferências ou necessidades internas;
    • Controle e mobilidade de acesso;
    • Integração com outros softwares que a organização já adota;
    • Relatório e análises com as métricas e resultados dos processos;
    • Monitoramento de atividades em painéis personalizáveis.

    Com estes e outros recursos, uma solução BPMS é capaz de influenciar positivamente a produtividade do negócio. Principalmente, quando consideramos a usabilidade, suporte, funcionalidades, capacidade de customização e integração.

    Ferramenta BPM com foco no futuro

    A gestão de processos de negócios caminha para um viés cada vez mais tecnológico, dinâmico e prático.

    Neste sentido, um software que use o BPM deve ser adaptado para trazer soluções mais vantajosas para as companhias. Ao mesmo tempo em que amplia o uso para que mais usuários possam identificar, implantar e avaliar novas maneiras de realizar seus processos.

    Além disso, há franco crescimento na automação inteligente, incorporando inteligência artificial, RPA e aprendizado de máquina, para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.

    Outra questão é incluir, no BPM business, aplicativos de negócios, o gerenciamento adaptativo de processos e a modelagem interativa. Todos estes recursos fazem com que a automação de processos seja mais flexível e otimizada.

    Uma das estratégias mais inteligentes é investir em uma Plataforma de Gestão de Processos, Documentos e Indicadores. 

    O Fusion Platform é uma tecnologia completa para que sua empresa possa gerenciar os processos tendo total controle e centralização de informações. 

    Contando com módulo de automação, a solução aumenta a performance do fluxo de atividades com a modelagem e padronização de processos.

    Tome decisões com base em dados concretos e acompanhe o desempenho interno da sua companhia em tempo real usando o modo Analytics. E, use o GED para gerenciar toda a parte documental como contratos, requisições e solicitações. 

    O que está esperando? Otimize agora mesmo seus processos! Experimente o Fusion Platform, automatize e simplifique o fluxo de atividade para conquistar diferenciais competitivos para o seu negócio.

Fale com a gente