A adoção de soluções automatizadas é uma tendência crescente entre as empresas que buscam maximizar seu retorno financeiro e aumentar a eficiência operacional. No entanto, para garantir que a implementação dessas soluções seja vantajosa, é fundamental realizar uma análise detalhada e precisa do retorno sobre o investimento (ROI). É nesse contexto que a Calculadora de ROI 2.0 se destaca como uma ferramenta indispensável.
Análise Abrangente em Todas as Fases
A Calculadora de ROI 2.0 foi projetada para fornecer uma visão abrangente e detalhada das diversas fases envolvidas na adoção de uma nova solução de automatização. Essas fases incluem:
Aquisição: Esta fase envolve a compra e implementação inicial da solução. A calculadora considera todos os custos associados, desde o preço de compra até os custos de instalação e configuração.
Setup: Nesta fase, são avaliados os custos e recursos necessários para preparar a solução para operação plena, incluindo treinamento de equipe, customizações necessárias e testes iniciais.
Operação: Aqui, são considerados os custos operacionais contínuos, como manutenção, suporte técnico e upgrades de software. A calculadora também avalia os benefícios operacionais, como a redução de tempo e custos em processos automatizados.
Pós-Operação: Esta fase abrange a análise dos impactos a longo prazo da solução, incluindo a evolução dos custos operacionais e os benefícios contínuos obtidos, como a melhoria contínua da eficiência e o aumento da produtividade.
Valores Atualizados e Critérios Detalhados
Uma das principais vantagens da Calculadora de ROI 2.0 é a utilização de valores atualizados e critérios de análise detalhados, baseados em situações reais. Isso proporciona uma base sólida para a tomada de decisões, garantindo que as empresas possam confiar nos números apresentados durante a análise de ROI.
Os critérios de análise incluem, entre outros, a comparação entre os custos atuais e os esperados, a análise de cenários de diferentes horizontes temporais (curto, médio e longo prazo) e a identificação de possíveis riscos e benefícios não financeiros, como a melhoria na satisfação do cliente ou a capacidade de resposta às mudanças do mercado.
Benefícios Estratégicos
A Calculadora de ROI 2.0 oferece uma visão estratégica que vai além da simples análise financeira. Ao considerar todas as fases da adoção de uma solução de automatização, ela permite que as empresas planejem de forma mais eficaz, identificando oportunidades para maximizar o retorno financeiro e melhorar a eficiência operacional. Isso inclui a possibilidade de ajustar planos de ação de acordo com os resultados obtidos em cada fase, garantindo uma adaptação contínua e uma melhoria constante.
Baixe agora a Calculadora de ROI 2.0 e veja como aplicá-la na realidade do seu negócio:
O workflow é a sequência de etapas definidas previamente para que uma tarefa ou processo seja realizado de maneira eficiente.
Basicamente, é uma definição sobre o quê, quando e como uma ação deve ser executada, otimizando tempo e recursos. Essa designação permite que os conhecimentos e regras possam ser transmitidos para todas as pessoas igualmente.
Além disso, quanto mais clareza e organização houver, maior será a produtividade e a qualidade. Favorecendo, inclusive, a implementação de novos recursos e tecnologias, como a automação de processos.
Saiba tudo sobre essa diretriz abrangente para a execução das atividades internas da companhia.
O que é Workflow?
Um workflow pode ser entendido como uma lista de tarefas organizada de acordo com uma sequência lógica de execução.
O fluxo de trabalho sistematizado garante melhores resultados por haver uma ordem de realização, cada etapa é iniciada com o término da outra. A passagem entre elas deve ocorrer de forma descomplicada, sem incidência de gargalos ou falhas.
As atividades não podem ser definidas aleatoriamente. Devem refletir a sistemática interna, o cotidiano das equipes e as melhores práticas para garantir agilidade e produtividade.
A fluidez das atividades deve ser organizada em fluxogramas que refletem o mapeamento dos processos. Dessa forma, as equipes possuem uma representação visual para entender a subsequência das atividades.
As empresas que optam por adotar soluções tecnologias, como plataformas para otimizar os processos, têm a vantagem de usar regras específicas para delimitar o término de uma etapa, sinalizando que a próxima poderá ser iniciada.
Embora possam parecer similares, o workflow se difere dos processos por ser mais estruturado e planejado em cadeia de tarefas. Os processos dentro desse fluxo são executados de maneira inteligente.
É um método que modela e automatiza a sequência para que os processos alcancem os objetivos traçados de forma clara e transparente.
Tipos de fluxo de atividade
Como cada empresa possui suas atividades e rotinas distintas, o workflow pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do processo, etapas e pessoas.
Existem inúmeras formas para organizar as etapas, principalmente quando se visa automatizar os processos. De maneira geral, os tipos de workflow são:
ad hoc: processos executados de maneira simples, com itens que podem ser alterados ou movidos de acordo com regras estabelecidas pela empresa. As alterações podem ocorrer mesmo que o processo já esteja em andamento;
produtivo: se refere a processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Abrange alto volume de dados, e procedimentos ocorrem sem mudanças ou alterações;
administrativo: abrange tarefas menos complexas, contínuas, previsíveis e coordenadas por regras simples. Exemplos desse tipo de fluxo são o tratamento de documentação e preenchimento de formulários. As atividades são facilmente automatizadas;
colaborativo: são fluxos que tendem a ser mais complexos e demandam da colaboração e envolvimento de mais de um setor ou departamento da empresa;
transacionais: reúne atividades de diferentes origens que são desenvolvidas de maneira correlata. É fundamental usar softwares capazes de centralizar informações para que não haja disparidade ou desatualização dos dados.
Quais os benefícios do Workflow?
Embora não seja um requisito obrigatório, a automatização do fluxo de trabalho é, inegavelmente, um grande auxiliador para a realização das atividades. Essa é a base fundamental de um workflow eficiente.
Por ser fundamental para a gestão empresarial, o workflow garante benefícios como:
Implementar um workflow adequado consiste em seguir algumas recomendações simples e práticas.
O grande sucesso e aumento potencial dos resultados do workflow consiste no mapeamento dos processos atuais, identificação das tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, escolha da plataforma adequada e a integração com os sistemas já usados internamente.
Dessa forma, a implementação é realizada com:
Análise dos fluxos de atividade atuais
Como o workflow trata dos procedimentos e rotinas internas da companhia, a primeira etapa da sua implementação é realizar uma análise completa dos processos atuais.
Escolha um processo primário que deseja organizar. Procure entender como ele funciona, quais etapas não ocorrem de maneira adequada, se há gargalos que podem ser corrigidos e quem são os envolvidos.
Posteriormente, consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para entender sua opinião sobre esse fluxo de trabalho.
Descreva as etapas e responsáveis
A partir do momento em que se toma conhecimento do fluxo de atividade, é preciso organizar a sequência das etapas.
Liste todas as tarefas e possíveis resultados de cada uma das ações. Descreva o fluxo de trabalho usando uma lógica específica para sua continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes.
Nessa fase também será necessário observar se essa rotina está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.
Estabelecer o tempo de duração de cada ação torna as etapas mais produtivas. Com foco mais amplo, inclua os profissionais envolvidos em cada atividade
Desenhe o fluxo de atividade
A partir do momento em que a rotina, seus responsáveis e as interligações são devidamente mapeadas, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado.
Ou seja, as etapas de início, meio e fim que devem ser executadas para atingir determinado objetivo.
Na hora de elaborar o fluxograma, considere todas as ações e possíveis desvios que podem acontecer e as interligações ou relações com outros processos.
Toda etapa ou ação precisa estar ligada a uma ação antecessora e posterior. Nenhuma atividade pode ficar sem ligação.
Escolha as ferramentas para automatizar o workflow
Um dos principais objetivos do workflow é facilitar a rotina diária das empresas. Dessa forma, o uso da tecnologia se tornou fundamental, tanto para melhorar a gestão dos processos, como para atuar diretamente em tarefas repetitivas.
Essas ferramentas de apoio são grandes aliadas tanto na organização e construção de fluxos mais otimizados, como na automatização de tarefas.
Módulos de construção de fluxos, como o BPMN, garantem uma representação visual das etapas e sua sequência, de modo que a compreensão seja total.
Existe uma imensa variedade de ferramentas no mercado, cujas funções se destinam a diferentes objetivos. As mais indicadas são plataformas de gestão integrada capazes de centralizar informações e garantir fluidez aos processos.
Obviamente que o uso adequado dessas soluções requer criar condicionais e ramificações para que as atividades sejam executadas e até concluídas com o uso da tecnologia.
Fusion Platform e a automatização do workflow
O Fusion Platform é uma plataforma para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Centralizando todas as informações em um único local, a solução auxilia na construção de processos mais organizados e fluxos muito mais eficientes, produtivos e que garantem melhores resultados.
Quando o workflow é executado com o auxílio do Fusion há total rastreamento das informações e etapas que foram executadas.
A solução conta com BPMS, uma abordagem que consiste em melhorar continuamente os processos da organização. Envolve identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar o fluxo de atividades para potencializar os resultados.
Também permite o envio de notificações. Ou seja, próximo ao prazo final de uma atividade, o profissional é informado para que possa concluí-la a tempo, evitando gargalos.
A coleta de dados e indicadores acontece em tempo real, sendo possível acompanhar o desempenho e resultados obtidos. Com esses registros há visão macro do fluxo de trabalho, identificando possíveis melhorias.
Unificando funções, todas as modificações que sejam necessárias são facilmente implementadas quando os processos são automatizados com o Fusion Platform.
Além dos processos, a plataforma é capaz de realizar toda a tratativa documental da companhia. Com o GED, se gerencia contratos, análise de fornecedores e clientes, e até a assinatura de acordos com a assinatura eletrônica nativa.
A automatização é a chave para que o workflow seja otimizado, independentemente de as tarefas serem simples ou complexas.
Experimente o Fusion Platform e crie fluxos de trabalho mais eficientes e organizados, para alcançar melhores resultados.
Buscando um futuro cada vez mais próspero e de sucesso? O Just in Time, ou JIT, é um método adotado por empresas visionárias e eficientes.
Esse conceito é uma abordagem ampla que envolve não apenas o processo produtivo, mas toda a cadeia de suprimentos, e demais componentes das operações empresariais.
Ao pé da letra, pode-se traduzir “Just in Time” como “no momento certo” ou “na hora certa”. É o conceito de usar os materiais sem desperdícios evitando manter altos níveis de estoque.
Essa é uma prática de melhoria contínua que impacta diretamente no desempenho e performance da companhia. Traz ainda mais benefícios quando é associada aos recursos tecnológicos, como softwares de gestão e automação.
Preparado para mergulhar no mundo da eficiência operacional? Conheça agora o que aborda a gestão Just in Time.
Como surgiu e o que é Just in Time?
Just in Time é uma metodologia que surgiu na década de 1970 no Japão, especificamente, na Toyota Motor Company. Foi desenvolvida com o intuito de coordenar a produção para que os recursos naturais limitados fossem usados sem desperdícios.
Além disso, visava entregar os produtos no tempo adequado, sem atraso. Principalmente, considerando que a indústria automobilística, na época, estava em franco crescimento.
De maneira resumida o Just in Time considera que nada deve ser adquirido, produzido, transportado ou vendido antes “da hora certa”. Tem como característica conectar produção com a demanda de forma que os estoques sejam reduzidos.
Com base na metodologia Lean (empresas enxutas que reduzem o desperdícios mantendo a qualidade), o Just in Time atua de forma que não haja excesso de estoque, seja de produtos prontos ou de matéria-prima. A produção só acontece quando há demanda real efetivada pelo cliente.
Por essa forte ligação ao controle de estoque, a metodologia auxilia e é auxiliada por plataformas de gestão de processos e abordagens de padronização do fluxo de atividades ao longo de toda a cadeia produtiva.
Como essa metodologia funciona na prática?
O Just in Time possui uma série de princípios, mas pode funcionar de diversas maneiras em diferentes indústrias. Os principais aspectos de como essa metodologia funciona, compreende:
Produção sob demanda: a produção funciona no sistema puxado, só é acionada quando existe uma demanda real do cliente. Ou seja, apenas o necessário será produzido, evitando armazenamento indevido. Todo o fluxo de atividade é planejado para que haja tempo de as etapas serem completadas antes que a próxima seja iniciada;
Mão de obra: o JIT não está relacionado apenas aos insumos físicos, mas abrange a mão de obra que deve responder de forma produtiva e administrativa. A empresa deve focar na mão de obra qualificada, investindo constantemente em atualização, treinamento e desenvolvimento;
Estrutura física: para que tudo funcione adequadamente, o espaço físico das empresas deve ser organizado de modo que facilitem o fluxo de trabalho. A estrutura precisa ser planejada facilitando a execução de todo o fluxo de atividades planejado;
Qualidade: o controle da qualidade é fundamental em todo o processo produtivo. As empresas devem combinar rapidez e eficiência. Com lotes pequenos, qualquer problema pode ser identificado e corrigido imediatamente;
Fornecedores e parceiros: o JIT exige estreito relacionamento e colaboração entre fornecedores e fabricantes. Os fornecedores devem entregar os insumos exatamente quando for necessário para atender determinada demanda. Os relacionamentos devem ser sólidos e confiáveis.
Para que essa abordagem realmente funcione, algumas especificações do JIT devem ser respeitadas, como:
Soluções tecnológicas são grandes aliadas do Just in Time
Pela abordagem do Just in Time ser produzir o necessário no momento certo e na quantidade certa, os processos devem ser padronizados.
A padronização dos processos é a única alternativa para que haja agilidade e cumprimento de prazos curtos. Com o tempo cronometrado, o JIT não permite que haja mudanças constantes nos processos. Todos devem saber exatamente quais são suas atividades e responsabilidades.
Adotar uma plataforma de gestão de processos possibilita automatizar as tarefas, para que aconteçam adequadamente, sem erros ou gargalos.
O BPMS é uma funcionalidade do Fusion Platform onde tarefas como pedidos, compras e logística, por exemplo, podem ser executadas e controladas.
Realizar a gestão de estoques, por exemplo, evita que os produtos fiquem parados. E, a gestão de compras, que os insumos necessários estejam na empresa quando for solicitado.
O próprio setor produtivo confere os indicadores de Kanban no Fusion Platform e usa a plataforma para enviar uma solicitação de compras. Essa demanda passa por todos os setores correlacionados, como compras, estoque e financeiro.
O software também permite gerenciar documentos para que orçamentos e contratos com fornecedores sejam realizados. Inclusive, a plataforma conta com assinatura eletrônica nativa, ou seja, os acordos são finalizados prontamente.
Todas as informações de processos, documentos e indicadores ficam centralizadas no Fusion. Assim, há integração entre informações, permitindo que haja a produção por demanda.
Na Central Analytics todos os indicadores podem ser consultados e monitorados em tempo real.
Como você pode perceber, estamos falando de uma solução completa que contribui com o Just in Time e com a eficiência da empresa como um todo.
Aproveite a oportunidade e experimente o Fusion Platform. Automatize processos, centralize os dados e integre todos os departamentos da sua empresa rumo ao crescimento constante e ao sucesso.
A automatização de processos nos pequenos negócios é capaz de otimizar o fluxo de atividades, proporcionando maior produtividade e eficiência.
Pequenos negócios, geralmente, tendem a ter a gestão e controle centralizada. Da mesma forma, é comum que todas as atividades sejam executadas por pessoas.
Mas, será que isso é necessário? Mesmo em pequenos negócios, existem uma série de tarefas que poderiam ser executadas de maneira automatizada.
Investir em tecnologia para melhorar os processos é uma maneira real para executar o fluxo de atividade com qualidade e produtividade.
Muitas vezes, quando um ser humano executa tarefas de forma repetitiva é comum que haja um aumento no índice de erros e retrabalhos.
Da mesma forma, não é raro encontrar gestores de pequenas empresas que não sabem como implementar ou porque deveriam investir na automatização de processos.
Por que meu negócio deveria considerar a automatização de processos?
Embora haja certa resistência de pequenos negócios em investir em automatização de processos, a tecnologia é uma grande parceria, principalmente para a competitividade.
Se engana quem pensa que pensar em melhorar os processos é algo que só cabe aos grandes negócios.
Quando uma pequena empresa resolve aplicar a automatização de processos, os índices de sucesso são ainda maiores.
Acontece que pelo tamanho reduzido, é mais fácil acompanhar e controlar as melhorias. Bem como, encontrar novas oportunidades para aplicar a automatização.
Além disso, proporcionar mais tempo para que os profissionais possam se dedicar às questões estratégicas, é um passo rumo à maior competitividade.
Outra questão corriqueira é que o gestor de uma pequena empresa tem receio em realizar investimentos. Afinal, o orçamento é bastante apertado.
Porém, uma ferramenta de automatização de processos proporciona a gestão ser orientada por dados e rastrear com eficiência o ROI, fator fundamental para quem tem orçamento restrito
Ademais, o preço do erro humano é muito alto para ser pago. Quanto do seu processo não é prejudicado, e quanto se perde quando ocorre um erro ou uma falha?
Com a automatização de processos as atividades sempre são executadas da mesma maneira, eliminando erros e retrabalhos. Ou seja, também contribui para o aumento da produtividade.
Indiscutivelmente, a automatização de processos faz com que todas as decisões sejam baseadas em dados reais.
Principalmente quando falamos sobre BPM pequenos negócios, onde o uso de uma aplicação eficiente gera relatórios que sintetizam uma série de dados e os transformam em informação útil.
Processos que podem ser automatizados nos pequenos negócios
São diversos os ambientes, departamentos e atividades que automatização de processos pode atuar. Internamente, os pequenos negócios podem se beneficiar da automatização de processos usando, por exemplo, para:
Gerenciamento de estoque;
Relacionamento e satisfação do cliente;
Controle de notas e outras obrigações fiscais;
Disparo de e-mails;
Busca por informações no banco de dados;
Obter relatórios sobre os processos e operações.
Como implementar a automatização de processos nos pequenos negócios?
A sequência para implementar a automatização de processos não varia por uma empresa ser grande ou pequena. Na realidade, independentemente do tamanho ou complexidade, as etapas seguem com;
1. Identificar a oportunidade de automatização de processos
Implementar a automatização de processos inicia com a verificação de todos os processos existentes. Para isso, será necessário observar e questionar as pessoas envolvidas sobre as dificuldades e gargalos existentes.
Ao levantar os dados sobre os processos será mais fácil escolher quais tarefas deseja automatizar. Ao primeiro momento, considere aquele fluxo de atividade mais simples, principalmente as tarefas repetitivas e demoradas.
À medida que o negócio obtiver os benefícios da automatização de processos, será possível entender melhor como essa ferramenta funciona. Por consequência, se evolui para abranger processos mais complexos.
Tenha atenção apenas em não tentar automatizar as atividades que exigem pensamento criativo ou estratégico.
2. Escolher a ferramenta de automatização
Ao identificar e elencar os processos que serão automatizados, é hora de buscar a ferramenta ideal para suprir suas necessidades. Neste sentido, essa ferramenta, de maneira geral, tem a missão de simplificar os processos críticos.
Uma boa prática nesse caso é investir em bpm pequenos negócios, realizando uma busca por possíveis fornecedores. Dessa forma, aproveite o momento para agendar apresentações ou realizar testes, quando possível.
Também faça uma lista de tudo que o pequeno negócio demanda e compare as plataformas utilizando um checklist.
Com a ferramenta de automatização de processos adequada, será possível remodelar as atividades para que sejam executadas com maior eficiência operacional e produtividade.
3. Definir as metas para atingir com a automação
Sempre que um negócio investe em uma nova ferramenta, busca obter vantagens. Por isso, defina quais são as metas e objetivos que devem ser alcançados.
Com essas delimitações, posteriormente, será possível avaliar o sucesso das aplicações. Da mesma forma que contribui para que cada vez mais os processos sejam melhorados.
Assim, as metas devem ser mensuráveis para validar o impacto positivo do bpm pequenas empresas.
A automatização de processos proporciona que as atividades sejam feitas mais rapidamente. Ou seja, redirecione os colaboradores para áreas mais estratégicas, de inovação e com foco no core business.
4. Analisar e acompanhar os resultados
A automatização de processos é uma aplicação que não termina nunca. Por isso, é necessário que o software de automação forneça relatórios para análise úteis e aprofundadas.
Os processos internos são mutáveis de acordo com as políticas internas, inovação, novos produtos, mudanças nas leis governamentais, e vários outros fatores.
Neste sentido, a revisão é sempre importante para que os processos sejam refinados e melhorados. Proporcionando multiplicar a execução das tarefas, o que reduz os custos e contribuem com a lucratividade.
Dessa forma, implemente a melhoria contínua. Quanto mais oportunidades de melhorias são encontradas, maiores serão os resultados possíveis. E, maior será o retorno sobre o investimento.
Escolhendo a plataforma de automatização de processos para o pequeno negócio
A ferramenta ideal de automatização de processos é aquela que faz ou realiza tudo aquilo que o pequeno negócio exige. Por isso, elenque todas as necessidades e demandas, ou, tudo que gostaria que o software fizesse.
Considerando as pequenas empresas, é normal que o orçamento seja apertado. Assim, fazer um cálculo do ROI é a maneira mais eficaz para adquirir a melhor ferramenta dentro do seu orçamento.
A escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração. Dessa forma, o software estará constantemente atualizado e desenvolvido para atender às futuras demandas do pequeno negócio.
Uma boa plataforma de automatização deve possuir integração com outras tecnologias que o negócio já utiliza.
E, por se tratar de pequeno negócio, plataformas low code são mais simples de serem manuseadas. Principalmente considerando que o departamento de tecnologia em uma pequena empresa, é reduzido.
O Fusion Platform é uma ferramenta que pode ser aplicada em empresas de diferentes portes, independentemente de seu ramo de atuação, ou complexidade dos processos.
Tendo como objetivo criar fluxos de trabalho mais concisos e com maiores benefícios, o Fusion é a ferramenta ideal para a transformação digital do pequeno negócio.
Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância
Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.
Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.
No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.
De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional.
Definindo eficiência operacional
A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.
No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.
Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido.
De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.
Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento?
A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.
Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional?
Como medir a eficiência operacional
Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.
Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.
Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.
Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.
Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.
Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.
É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.
Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.
Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional
Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.
Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:
Redução de custos;
Economia a curto, médio e longo prazo;
Redução de custos e desperdícios;
Aumento de produtividade;
Prevenção de erros;
Padronização;
Melhora na comunicação.
Ações para aumentar a eficiência operacional
Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.
Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema. Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:
Defina objetivos e metas
Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.
Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis.
Mapeie os processos
O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.
De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.
Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.
Remodelagem
O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.
Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.
Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.
Padronização
Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.
Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.
Acompanhamento de resultados e melhoria contínua
É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.
As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.
Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.
Investir em tecnologia
Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.
Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes.
De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.
Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.
O Fusion Platform pode transformar a sua empresa, trazendo os resultados que você sempre quis. Favorecendo a melhoria da eficiência operacional.
O conhecimento é um recurso fundamental dentro de todas as empresas. Neste sentido, a inteligência de mercado se tornou fonte de muitas vantagens competitivas. Inclusive, é considerada por muitos especialistas a mais valiosa commodity das organizações.
Quanto mais a tecnologia se desenvolve, maiores são as alternativas para coletar dados. De fato, são inúmeros terabytes produzidos diariamente que nem sempre são considerados.
No entanto, os dados, por si só, não são um recurso muito útil. É preciso analisar e entender para ser possível criar aplicações práticas.
Neste sentido, a inteligência de mercado é uma estratégia que coleta dados e informações que posteriormente são analisadas proporcionando aos gestores tomar decisões com maiores percentuais de acertos.
De maneira bem simples, a inteligência de mercado é o elo que liga teoria à prática. Assim, há análise e elaboração de plano de ação com definição de estratégias para atingir os mais variados objetivos.
Desta forma, a transformação digital proporcionou extrair conhecimento com a coleta e análise de dados. E, é um recurso imprescindível para que as organizações se expandirem no mercado.
Pensando nisso, saiba quais são as tendências de inteligência de mercado para ficar de olho em 2023
Hiperautomação na inteligência de mercado
Iniciamos com uma tendência que começou a ser destaque em anos anteriores, e continua sendo uma tendência para 2023.
A hiperautomação favorece a inteligência de mercado permitindo coletar os dados de maneira automática.
Desta forma, a automação deve ser considerada de maneira ampla, e empregada em diferentes tipos de processos empresariais.
De fato, a hiperautomação deve ser entendida como uma ferramenta fundamental para a gestão de dados. Afinal, é a junção de inteligência artificial, machine learning e automação de processos.
Assim, as atividades industriais se tornam ainda mais ágeis, sendo possível identificar gargalos e ajustá-los para aumentar a performance dos processos, tornando-os mais assertivos, reduzindo custos e despesas.
Além disso, estes recursos tecnológicos proporcionam criar painéis customizados e automatizados para captura de dados relevantes aos objetivos do seu negócio.
Decision Intelligence
Traduzida como Inteligência de Decisão, esta é uma das inteligência de mercado para ficar de olho em 2023. De fato, é capaz de mudar a forma como as pessoas tomam suas decisões, independentemente da função que exercem.
Basicamente, este método aplica a inteligência artificial no processo de tomada de decisão de todas as áreas da empresa.
Desta forma, reúne um conjunto de ferramentas que visa projetar, modelar, alinhar, executar, monitorar e ajustar os processos de decisão. Além disso, o foco está sempre nos resultados e no cumprimento dos objetivos comerciais.
Neste sentido, Decision Intelligence amplia a capacidade de processamento de informações voltadas às decisões estratégicas. E, como na hiperautomação, aqui também há a combinação com a inteligência artificial e machine learning.
Além de melhorar o desempenho dos negócios, essa ferramenta proporciona otimizar os departamentos.
O Gartner alertou que 33% das grandes organizações, até 2023, irão usar a Inteligência de Decisão para a tomada de decisão. Porém, é válido ressaltar que Decision Intelligence é transformadora para as estratégias em empresas dos mais diversos tamanhos.
Big Data Analytics
Não é de hoje que as ferramentas de Big Data são importantes para as organizações. Neste sentido, continua sendo uma tendência para 2023 por proporcionarem melhores decisões estratégicas, melhor controle dos processos operacionais, amplitude no conhecimento sobre os clientes, e redução de custos.
Como inteligência de mercado, o Big Data Analytics proporciona uma cultura analítica onde as decisões são tomadas baseadas em dados e informações reais e pertinentes.
De fato, esta é uma ferramenta onde, quanto mais dados gerados, maiores são as oportunidades para compreender e aproveitar as dinâmicas do público consumidor.
O Big Data Analytics proporciona às empresas se antever as mudanças que irão ocorrer no mercado em que estão inseridas.
Principalmente, considerando a Data Driven, que é a gestão orientada por dados. Ou seja, monitorando o mercado em tempo real para que a gestão seja orientada com base em informações analisadas e concretas.
Gestão de dados descentralizada
De fato, o mundo será cada vez mais globalizado. As empresas estão presentes em diversos locais, ainda mais com o aumento das atividades home office.
Neste sentido, outra inteligência de mercado para 2023 é a gestão de dados descentralizada. Se, anteriormente, todos os dados eram armazenados e mantidos pela área de tecnologia – um processo muito oneroso para conseguir informação, hoje, existe a descentralização de dados.
Assim, o acesso aos dados e informações se torna muito mais fácil e disponível, favorecendo todos os setores e departamentos.
Desta forma, as demandas são respondidas de maneira mais rápida, proporcionando informações e dados essenciais para as particularidades de cada processo.
Além disso, a transformação digital proporciona às empresas adotarem ferramentas low code, que podem ser personalizadas de acordo com as exigências de cada negócio.
Garantindo autonomia e flexibilidade aos profissionais para analisar os dados conforme os objetivos específicos de cada área, considerando os objetivos estratégicos do negócio.
Governança de dados
Esta inteligência de mercado relaciona as pessoas, processos e tecnologias usadas na aquisição, arquivamento e uso dos dados coletados.
Com as exigências legais advindas com a LGPD, a governança de dados não é apenas uma tendência, mas uma exigência. O uso dos dados deve seguir uma série de regulamentações para que o seu negócio não seja penalizado.
Neste sentido, a governança de dados se refere a implementação de regras e estruturas para gerenciar, monitorar e proteger as informações, proporcionando maior controle e organização das estratégias de negócios.
Entre as principais vantagens da governança de dados estão a confiabilidade, a gestão de riscos, organização das informações e favorecimento na tomada de decisão.
Análise em tempo real
Se tudo muda muito rápido, a análise em tempo real, sem dúvida, é uma forte tendência da inteligência de mercado não apenas em 2023, mas pelos próximos anos.
De fato, as crescentes e rápidas mudanças advindas com a tecnologia, e principalmente com as redes sociais, tornaram a análise não apenas uma forma de aproveitar oportunidades, mas, um recurso para elaborar medidas preventivas.
Neste sentido, o uso de painéis personalizados proporciona uma ação de resposta muito mais ágil e assertiva.
Indiscutivelmente, a transformação digital trouxe consigo essa alta velocidade de acesso aos dados e informações necessárias.
Atualmente é basicamente impensável – e frustrante, precisar esperar mais do que uma hora para obter uma resposta à uma questão.
Outras tendências para a área de tecnologia
Indiscutivelmente a tecnologia é um recurso presente em nosso cotidiano. Por isso, cada vez mais faremos uso da internet das coisas, realidade virtual e aumentada, blockchain, 5G, entre outros recursos.
Da mesma maneira, haverá mais foco na experiência imersiva do cliente, com o uso de metaverso, tokens, NFTs e dCommerce.
Outra questão apontada pelaGartner é a tecnologia sustentável. Essa tendência usa os recursos de rastreabilidade, análise, software de gerenciamento e inteligência artificial para monitorar a sustentabilidade de uma empresa.
Aqui na Neomind, estamos sempre atentos às tendências e inteligência de mercado para atender melhor os nossos clientes. E o seu negócio, já está preparado para o futuro?
A Neomind caminha junto e é parceira do seu negócio. Ficou com alguma dúvida ou gostaria de contribuir com suas experiências? Escreva para nós nos comentários!
Transformação Digital na Construção Civil: como a tecnologia é aliada do setor
A transformação digital na construção civil não se trata apenas de inovações tecnológicas por meio de softwares. Mas, a construção de uma cultura em torno de uma série de costumes que são empregados no dia a dia dos trabalhadores.
Neste sentido, aborda todos os envolvidos como operários, mestre de obra e engenheiros que gerenciam o funcionamento de uma obra.
A implementação da transformação digital na construção civil requer muita maturidade da organização. Assim, viabiliza a entrada de novas ideias de modo que toda a operação seja executada da maneira mais dinâmica, certeira e otimizada.
Para que essa transformação seja feita de maneira correta, é preciso compreender alguns assuntos que possibilitam a sincronia impecável com o mundo digital.
Afinal, quais são esses assuntos que englobam uma Transformação Digital?
1 – Agilidade
Com a utilização de um software para gerenciar toda a regra do negócio voltada para a área da construção civil é possível garantir agilidade.
Neste sentido, possibilita reduzir o tempo perdido em atividades que eram feitas através de trabalhos manuais.
Essa otimização de tempo foi instrumento de um estudo da Autodesk. Como resultado, a análise mostrou que 35% do tempo de gestão de obra é gasto com atividades que não agregam valores significativos. Ou seja, representa uma média de 14 horas semanais.
Além disso, o mesmo estudo, mostrou que 13% do tempo gasto é procurando dados ou informações sobre processos vigentes. Ou seja, aproximadamente 5 horas semanais apenas para levantamento de informações.
Com a transformação digital na construção civil, é possível gerenciar tudo isso de maneira otimizada. Neste sentido, há ganho de tempo para a execução dos serviços e projetos.
2 – Organização
Existem diversas maneiras de implantar a transformação digital na construção civil, uma delas é optar por um software de gerenciamento paperless.
Desta forma, é possível cuidar de documentos, arquivos, projetos e assinaturas, tudo de maneira interativa, em uma única plataforma.
Então, não há mais necessidade ou preocupação em perder tempo manuseando uma infinidade de papéis.
Todos os dados coletados por uma solução tecnológica podem ficar armazenados na nuvem. Assim, ficam acessíveis para uma variedade de dispositivos, de maneira prática, rápida e organizada.
3 – Previsibilidade
Dependendo da ferramenta escolhida para auxiliar nesse processo de transformação digital você pode ter acesso ao Analytics. Esta funcionalidade trata de apontar dados dos processos em andamento em tempo real.
Neste sentido, este recurso é muito importante para analisar os comportamentos de determinadas ações possibilitando que a tomada de decisão seja mais apurada e certeira
Além disso, a ferramenta permite verificar e prever possíveis problemas ou inconsistências observando gráficos detalhados.
Na construção civil, são infinitas as possibilidades de aplicação das inovações da transformação digital. De fato, é muito importante que o gestor de uma obra tenha acessibilidade aos dados. Assim, a aplicação do conhecimento é mais rápida e útil para a finalização de um projeto.
4 – Economia
Todo esse conjunto de fatores são importantes para justificar a importância da transformação digital na construção civil. Assim como em outros setores e organizações, tempo é dinheiro.
De fato, usar um software de automatização de processos permite otimização do tempo. Além de padronizar a maneira de executar as tarefas, há maior organização e economia de recursos.
Neste sentido, você tem controle de todas as etapas dos processos que sua organização executa. Ou seja, está um passo à frente e pode se planejar para o caso de surgir algum problema.
Ademais, até a tomada de decisão se torna uma economia de tempo. Afinal, com acesso a relatórios e dados reais, definir uma estratégia ou optar por determinada alternativa se torna muito mais acelerado e prático.
Quais as dificuldades de se adaptar com a Transformação Digital na Construção Civil?
Uma dificuldade bem comum para a transformação digital na construção civil, é a mente fechada dos gestores das organizações.
De fato, este ramo tem uma dificuldade maior em “se entregar” às novidades. Afinal, se trata de um ramo antigo com muitos dogmas e crenças referentes ao jeito de se realizar as tarefas e buscar informações.
Por isso, o ideal é que os gestores se abram a novas ideias, viabilizando a entrada de uma cultura nova. Neste sentido, se desconstrói ideias antigas que não atendem os requisitos atuais em termos de tecnologia.
Além disso, a transformação digital na construção civil é capaz de proporcionar inúmeras vantagens competitivas.
Qual ferramenta devo utilizar para fazer a Transformação Digital na Construção Civil?
Atualmente o mercado possui diversas ferramentas que auxiliam a trazer o mundo digital para qualquer organização.
Assim, para que a transformação ocorra de maneira certeira, será necessário analisar qual é a principal regra de negócio da organização. A partir desta definição será possível analisar e realizar as demais atividades.
Em segundo lugar, dependendo do software adquirido, é possível dinamizar a área de atuação da organização.
Com o Fusion Platform, é viável agilizar toda a parte de Processos (BPM), Gestão eletrônica de documentos (ECM), assinaturas digitais, Analytics, etc. Neste sentido, todos estes módulos podem ser adaptados conforme a necessidade do seu negócio.
Com o Fusion o gestor da organização terá controle integral do funcionamento de sua regra de negócio de maneira prática e intuitiva.
Conclusão
De fato, a Transformação Digital na Construção Civil pode impactar positivamente qualquer organização do setor.
Por isso, é interessante destacar os muitos benefícios que a transformação e as plataformas tecnológicas trazem para as empresas.
Sem dúvida, estamos caminhando para um mundo cada vez mais digital. E mesmo ramos antigos, como o da construção civil, precisam se atualizar para não perder espaço no mercado.
Neste sentido, não fique para trás, dê o pontapé inicial para a Transformação Digital na Construção Civil.
Os processos de negócio são impulsionadores do sucesso das organizações. O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é a ferramenta que garante a eficiência, produtividade e competitividade.
Esses processos são responsáveis por transformar ideias e objetivos em resultados positivos. Devido à complexidade do mercado atual, gerenciá-los é fundamental para que a empresa alcance a excelência operacional.
Quando uma empresa decide otimizar o fluxo das atividades obtêm benefícios em diversos âmbitos. Desde a gestão interna até a satisfação dos clientes.
Com a automação de processos, o gerenciamento de processos otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo custos, falhas e gargalos.
Para que sua empresa possa atuar no mercado atual e inicie a jornada da automação, entenda tudo sobre o gerenciamento de processos de negócios, o BPM.
O que é BPM?
Antes de abordar o BPM, é preciso entender o que são processos. Elemento básico nas empresas dos mais variados tamanhos e setores, um processo pode ser uma atividade ou um conjunto de atividades executadas em prol de atingir determinado objetivo.
Esse fluxo de atividade é uma parte fundamental na rotina das empresas, justificando a importância de implementar soluções capazes de aumentar a produtividade. É isso se reflete no BPM, um método que padroniza a interação entre as etapas do processo.
O BPM, Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina ajustável com o objetivo gerenciar os processos organizacionais. A solução proporciona analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar, controlar e automatizar o fluxo de atividade de todos os setores.
É uma metodologia onde a gestão do processo é realizada com maior praticidade, precisão, acessibilidade e segurança. Para que seja efetivamente capaz de trazer melhorias, o gerenciamento de processos de negócios é aplicado com o auxílio de tecnologias, em especial o BPMS.
Categorias de gerenciamento de processos
A aplicação desse modelo de gestão de processos é bastante ampla e envolve o uso de inúmeras ferramentas. Algumas teorias categorizam o gerenciamento como:
Focado no sistema: aqui o BPM se concentra em processos que envolvem fluxo de trabalho que operam sem muita intervenção humana. Geralmente os processos são automatizados em sistemas;
Focado no ser humano: neste caso a ferramenta BPM tem como foco criar recursos para melhorar a interação humana, como interface projetada, alertas e notificações;
Focado em documentos: aqui abrange tudo sobre processos como a formatação, assinatura e verificação de contratos;
As ferramentas BPM mais avançadas e atualizadas são capazes de absorver e solucionar a demanda de todas estas categorias uniformemente.
Com o Fusion Platform a empresa pode personalizar notificações, realizar a assinatura eletrônica de documentos, automatizar tarefas e muito mais.
Qual é a importância de gerenciar processos de negócio?
O gerenciamento de processos estrutura as etapas do processo para que sua execução traga resultados consistentes.
Com isso, a gestão pode analisar o desempenho, visualizando elos fracos, gargalos e falhas que podem prejudicar o atingimento das metas e que devem ser corrigidos.
Consequentemente, quando um processo é mal desenhado ou gerenciado, há ineficiência, e impactos negativos em todo o ecossistema da companhia.
Uma ferramenta BPM, padroniza as operações e facilita a execução das atividades, permitindo que o foco esteja no core business do negócio.
Além disso, as inovações são acrescentadas à medida que o negócio avança, sem comprometer a operação atual.
Benefícios da ferramenta BPM
As vantagens de adotar uma ferramenta BPM são inúmeras. Quando o processo é desenhado detalhadamente, a execução se torna mais eficiente, produtiva e organizada, cooperando para melhores resultados e satisfação dos clientes.
O BPM contribui para que as empresas ofereçam produtos ou serviços melhores com menor custo. Quando a abordagem é voltada para a automação, há agilidade na adaptação e menor resistência às mudanças.
Pontualmente, outros benefícios que a metodologia oferece para as organizações são:
Rápida constatação de problemas e redução de erros;
Acompanhamento de processos com relatórios de produtividade e procedimentos;
Redução de gastos e desperdícios;
Mais segurança para dados, com proteção extra para documentos e informações;
Automação de processos;
Aumento na performance, produtividade e eficiência.
Recursos e benefícios de um software com módulo BPM
Como comentamos, uma das melhores práticas para implementar a gestão de processos é usando uma plataforma de gestão integrada. Um BPMS tem como recursos:
Construir formulários para coletar, exibir e analisar dados e informações relevantes;
Notificações e alertas personalizados, sendo possível acompanhar o status da tarefa;
Criação e edição de formulários eletrônicos para agilizar processos e melhorar a precisão de informações;
Desenvolvimento low code com design amigável onde as adaptações são feitas de acordo com as preferências ou necessidades internas;
Controle e mobilidade de acesso;
Integração com outros softwares que a organização já adota;
Relatório e análises com as métricas e resultados dos processos;
Monitoramento de atividades em painéis personalizáveis.
Com estes e outros recursos, uma solução BPMS é capaz de influenciar positivamente a produtividade do negócio. Principalmente, quando consideramos a usabilidade, suporte, funcionalidades, capacidade de customização e integração.
Ferramenta BPM com foco no futuro
A gestão de processos de negócios caminha para um viés cada vez mais tecnológico, dinâmico e prático.
Neste sentido, um software que use o BPM deve ser adaptado para trazer soluções mais vantajosas para as companhias. Ao mesmo tempo em que amplia o uso para que mais usuários possam identificar, implantar e avaliar novas maneiras de realizar seus processos.
Além disso, há franco crescimento na automação inteligente, incorporando inteligência artificial, RPA e aprendizado de máquina, para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.
Outra questão é incluir, no BPM business, aplicativos de negócios, o gerenciamento adaptativo de processos e a modelagem interativa. Todos estes recursos fazem com que a automação de processos seja mais flexível e otimizada.
Uma das estratégias mais inteligentes é investir em uma Plataforma de Gestão de Processos, Documentos e Indicadores.
O Fusion Platform é uma tecnologia completa para que sua empresa possa gerenciar os processos tendo total controle e centralização de informações.
Contando com módulo de automação, a solução aumenta a performance do fluxo de atividades com a modelagem e padronização de processos.
Tome decisões com base em dados concretos e acompanhe o desempenho interno da sua companhia em tempo real usando o modo Analytics. E, use o GED para gerenciar toda a parte documental como contratos, requisições e solicitações.
O que está esperando? Otimize agora mesmo seus processos! Experimente o Fusion Platform, automatize e simplifique o fluxo de atividade para conquistar diferenciais competitivos para o seu negócio.
Os processos logísticos são responsáveis por controlar e planejar toda a parte logística dos produtos. Engloba desde a compra de material até a venda do produto. Tudo isso deve ser bem planejado, executado e principalmente controlado para que os processos não sofram gargalos no meio do caminho e sejam concluídos com sucesso.
Por que automatizar os processos logísticos?
A área logística da empresa é responsável por cuidar desde a entrada de materiais até a saída dos produtos. Se esse processo não é eficiente e ágil, a empresa corre grandes riscos de ter problemas financeiros e organizacionais.
Imagine uma empresa onde há pouca comunicação entre setores e nenhuma automatização. Alguns colaboradores na área de produção estão de férias, os galpões já não são o suficiente e o setor logístico continua pedindo a mesma quantidade de material. Os problemas gerados por conta disso podem ser variados.
Utilizando a automatização ao seu favor
A automatização veio justamente para facilitar qualquer tipo de processo. É capaz de se comunicar entre diferentes áreas, atuar com eficiência e de forma extremamente rápida. Além de que, erros são muito fáceis de ocorrer.
Voltando para o exemplo da empresa acima. Se esse problema se tornar recorrente, como eles poderiam resolver? Contratar novos colaboradores responsáveis por gerenciar o estoque e produção? Sempre pedir menos material para nunca faltar espaço no galpão? A melhor solução é, com certeza, automatizar todo esse processo. Mas como automatizar os processos logísticos?
Montando um processo automatizado
Se você ainda tem receio de usar a tecnologia da automatização. Nesse tópico você vai perceber como ela pode facilitar a vida da empresa. Antes de começar. Não existe processo certo ou errado, existe processo que funciona e que não funciona para cada tipo de empresa.Para modelar um processo automatizado, continuaremos usando o exemplo da empresa acima e explicaremos como melhorar o processo logístico deles. Vamos começar a modelar o processo:
Quando a matéria chega, o responsável pelo armazenamento recebe e já atualiza no sistema a quantidade de matéria recebida. Quando ele leva a matéria para outro setor, ele também deve atualizar. Caso o galpão esteja muito vazio, o departamento logístico recebe uma mensagem dizendo que é necessário comprar mais material;
Quando o colaborador entra de férias, isso fica registrado no sistema;
Quando algum colaborador do setor logístico for pedir mais material, ele terá dados se o galpão possui espaço de armazenamento suficiente e qual a quantidade de colaboradores trabalhando. Aqui também pode ser calculado a quantia de matéria necessária para compra, com base na quantidade de colaboradores e a média da produtividade.
Você percebe quantos processos automatizados? Imagine fazer isso sem a ajuda da automatização, o quão trabalhoso seria. Um setor tendo que ligar para o outro toda vez, calcular a quantidade de matéria necessária, etc.
Esse exemplo foi apenas para você entender melhor como a automatização pode acelerar e melhorar o desempenho dos processos logísticos das empresas. Nesse caso foi usado um processo para compra de material e precisava saber se haveria espaço para guardá-lo e mão de obra suficiente para utilizá-lo. Mas a automatização é aplicável na maioria dos processos logísticos.
Dificuldades e problemas quando não se tem processos logísticos automatizados:
Repetição das tarefas;
Falhas. Pode ser pela complexidade do processo ou por não ter todas informações necessárias;
Muito tempo perdido fazendo os processos manualmente. Além de que alguns processos podem ser bem complexos.
Facilidades e vantagens de automatizar processos logísticos:
Agora, que você sabe um pouco mais sobre a automatização, principalmente no setor logístico, vou lhe apresentar os pontos positivos e porque toda empresa deveria utilizá-la.
Eficiência na comunicação:
O setor logístico não precisa ficar se comunicando com todos os setores da empresa para obterem informações, basta cada setor sempre manter as informações atualizadas no sistema;
Agilidade:
Qualquer nova informação é atualizada em milésimos;
Precisão:
É extremamente difícil ocorrer falhas, salvo quando o colaborador salva informações erradas no sistema. Não vai ter mais o problema de uma informação ser passada para outra errada, perder o registro de algo, calcular errado e ter a desculpa que não sabia de algo;
Comodidade e praticidade:
Tudo pode ser feito através da internet, não é necessário deslocamento algum.
Conclusão:
Depois de conhecer o que a automatização é capaz de fazer pelo setor logístico da empresa, é nítido a diferença com e sem ela. A automatização é capaz de facilitar e agilizar grande parte dos processos e é por isso que vem sendo cada vez mais usada nas empresas. Hoje em dia, quanto mais desenvolvida e automatizado uma empresa é, pode ter certeza, que ela terá melhores resultados, pela agilidade e eficiência.
Através do Fusion, utilizando o BPM, é possível criar qualquer processo logístico, totalmente automatizado. Com certeza esse processo será muito mais fácil de ser executado e gerenciado.
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